คนส่วนใหญ่พูดได้เร็วกว่าพิมพ์ ใช้พลังพิเศษนี้โดยการพิมพ์เอกสารด้วยเสียง (Dictate)! การใช้ Speech-to-text เป็นวิธีที่ยอดเยี่ยมในการจดบันทึกความคิดให้กลายเป็นข้อความอย่างรวดเร็ว เราจะแสดงวิธี Dictate เอกสารใน Microsoft Word บนคอมพิวเตอร์หรือสมาร์ทโฟน
หากคุณใช้ Word เวอร์ชันเดสก์ท็อปบน Mac หรือ Windows คุณจะไม่พบปุ่ม Dictate เว้นแต่คุณจะสมัครสมาชิก Microsoft 365 อย่างไรก็ตาม คุณสามารถใช้ Word เว็บแอป (Web App) ฟรี หรือแอปสมาร์ทโฟนเพื่อ Dictate ได้ตามใจชอบ เราจะสมมติว่าคุณมีอินเทอร์เน็ตที่ดีและอุปกรณ์ที่มีไมโครโฟนเปิดใช้งาน
วิธีใช้ Dictation ใน Word บน Mac, PC, หรือเว็บ
ขั้นตอนในการ Dictate เอกสารใน Word ค่อนข้างเหมือนกัน ไม่ว่าคุณจะใช้แอปเดสก์ท็อปหรือเวอร์ชันเบราว์เซอร์
- เปิดแอป Word ไม่ว่าจะเป็นแอปเดสก์ท็อปบน Mac หรือ PC หรือเว็บแอปบน Chrome, Firefox, หรือ Edge
- ในเมนู Home ให้เลือกไอคอนไมโครโฟน
- หากมีพรอมป์ ให้เลือกปุ่มเพื่อ Allow (อนุญาต) การใช้ไมโครโฟนของคุณ
- ผู้ใช้เว็บแอปจะเห็นแถบเครื่องมือ (toolbar) ที่มีการควบคุมไมโครโฟน เลือกไอคอนไมโครโฟนเพื่อเริ่ม Dictate
- เมื่อไอคอนไมโครโฟนถูกเปิดใช้งานแล้ว คุณสามารถเริ่มพูด และคุณจะเห็นคำของคุณปรากฏในเอกสาร Word
- ผู้ใช้เว็บสามารถเลือกไอคอนเกียร์บนแถบเครื่องมือ Dictation เพื่อเลือกภาษาที่พูด เลือกอุปกรณ์ไมโครโฟนที่ต้องการใช้ และเปิด/ปิด Auto-punctuation และ Profanity filter
- คุณสามารถใช้คีย์บอร์ดหรือคำแนะนำของ Word เพื่อแก้ไขเอกสารได้โดยไม่ต้องปิดไมโครโฟน
- เมื่อเสร็จสิ้น คุณสามารถออกจาก Dictation ได้โดยเลือก Close (X) บนแถบเครื่องมือ Dictation หรือกดปุ่มไมโครโฟนบน Ribbon อีกครั้ง
ข้อมูลข้างต้นเพียงพอสำหรับการเริ่ม Dictate เอกสาร Word บนคอมพิวเตอร์ แต่อ่านต่อเพื่อเคล็ดลับและเทคนิคระดับมืออาชีพ
วิธีใช้ Dictation บนแอป Word ในสมาร์ทโฟน
สมาร์ทโฟนถูกสร้างมาสำหรับ Dictation คุณอาจรู้สึกแปลกที่จะพูดกับตัวเอง แต่นั่นแน่นอนเร็วกว่าการใช้คีย์บอร์ดจอเล็กของโทรศัพท์
เริ่มต้นด้วยเอกสาร Word ใหม่หรือเปิดเอกสารที่มีอยู่ แตะที่หน้าจอที่ต้องการเริ่ม Dictate แล้วเลือกไอคอนไมโครโฟน คุณสามารถเลือกไอคอนไมโครโฟนภายในแอป Word เอง หรือไอคอนบนคีย์บอร์ดอ่อน (Soft keyboard) ทั้งสองทำงานได้
ประโยชน์ของการใช้ไอคอนไมโครโฟนของแอป Word คือ คุณจะเข้าถึงเครื่องมือ Dictation อื่นๆ ได้ คุณจะเห็นแถบเครื่องมือที่มีเครื่องหมายวรรคตอนมาตรฐาน Spacebar และปุ่ม Carriage return (บรรทัดใหม่) บางครั้งการแตะปุ่มเหล่านี้ง่ายกว่าการใช้คำสั่งเสียง
คุณยังจะเข้าถึงไอคอนเกียร์เพื่อปรับการตั้งค่า เช่น ภาษาที่พูด Auto punctuation และ Profanity filter
ครั้งแรกที่คุณเลือกไอคอนไมโครโฟนในแอป Word คุณอาจถูกพรอมป์ให้อนุญาตให้ Word บันทึกเสียงบนโทรศัพท์ คุณสามารถเลือกอนุญาตทุกครั้งที่ใช้แอป หรือเฉพาะครั้งนี้
ทุก lúc คุณสามารถเลือกปุ่ม Help ได้ ซึ่งคุณจะพบข้อมูลเกี่ยวกับคำสั่งเสียงทั้งหมดที่คุณสามารถใช้ได้
เคล็ดลับและเทคนิคสำหรับการ Dictate ใน Microsoft Word
แน่นอน คุณสามารถ Dictate ข้อความของเอกสาร Word ได้ แต่คุณรู้ไหมว่ามีสิ่งอื่นๆ อีกมากที่คุณสามารถทำใน Word ด้วยคำสั่งเสียง? คุณสามารถใช้เสียงเพื่อแก้ไข จัดรูปแบบ สร้างรายการ และเพิ่มความคิดเห็นได้
เคล็ดลับและเทคนิคเรื่องเครื่องหมายวรรคตอน (Punctuation)
คุณจะคุ้นเคยกับการพูดชื่อของเครื่องหมายวรรคตอนและสัญลักษณ์เมื่อ Dictate
- เพิ่มเครื่องหมายวรรคตอนได้โดยการพูดชื่อของเครื่องหมายที่ต้องการแทรก คุณสามารถพูดได้ เช่น Period (จุด), Comma (จุลภาค), New line (บรรทัดใหม่), และ Apostrophe (อโพสโทรฟ)
- พูด Open quotes (เปิดเครื่องหมายคำพูด) และ Close quotes (ปิดเครื่องหมายคำพูด)
- คุณสามารถพูด Ellipsis หรือ Dot dot dot… ขึ้นอยู่กับคุณ!
- สำหรับเครื่องหมายวรรคตอนอย่าง วงเล็บปีกกา (parentheses), วงเล็บเหลี่ยม (brackets), และ วงเล็บปีกกา (braces) คุณสามารถพูด Left หรือ Open bracket (หรือ parentheses หรือ brace) และ Right หรือ Close bracket (หรือ parentheses หรือ brace)
- หากเป็นตัวอักษร คุณอาจ Dictate ได้ ลองคำสั่งเช่น Asterisk (ดอกจัน), M-dash (ขีดยาว), Copyright sign (สัญลักษณ์ลิขสิทธิ์), และ Degree symbol (สัญลักษณ์องศา)
เคล็ดลับและเทคนิคการแก้ไข (Editing)
คิดว่า คุณคือหัวหน้า และ Word คือพนักงานของคุณ เพียงบอก Word ให้ทำสิ่งที่คุณต้องการ
- หากคุณพูด Delete Word จะลบคำสุดท้ายหรือเครื่องหมายวรรคตอนที่ปรากฏก่อนเคอร์เซอร์
- หากคุณพูด Delete that มันจะลบสิ่งที่คุณพูดล่าสุด
- คุณสามารถสั่ง Word ให้ลบคำเฉพาะในกลางประโยคได้ เช่น สมมติคุณ Dictate "You can't judge a book by its awful cover" คุณสามารถพูด Delete awful และคุณจะเหลือ "You can't judge a book by its cover"
- แทนที่จะพูด Backspace ซ้ำๆ เพื่อย้อนหลังหลายช่อง คุณสามารถพูด Backspace [1-100] ได้ กล่าวคือ คุณสามารถพูด Backspace twenty
- หากคุณทำผิดพลาด คุณสามารถพูด Undo ได้เสมอ
เคล็ดลับและเทคนิคการจัดรูปแบบ (Formatting)
เช่นเดียวกับเคล็ดลับการแก้ไข คุณสามารถใช้คำสั่งเสียงเพื่อเพิ่มการจัดรูปแบบให้คำหรือวลีเฉพาะ
- สำหรับการจัดรูปแบบง่ายๆ เช่น Bold, Italics, Underline, และ Strikethrough คุณสามารถจับคู่คำสั่งเหล่านั้นกับคำหรือวลีในเอกสารได้ เช่น ในภาพหน้าจอด้านล่าง เราพูดว่า "Bold phrases" และมันทำได้!
- เพื่อล้างการจัดรูปแบบทั้งหมดจากเอกสาร ให้พูด Clear all formatting
- ใช้คำสั่ง Align เพื่อจัดข้อความชิดซ้าย ขวา หรือกึ่งกลาง
- หากไม่แน่ใจว่าคำสั่งเฉพาะมีอยู่จริง ลองพูดดู เช่น คุณสามารถพูด Underline last sentence และ Word จะเข้าใจทันทีว่าคุณหมายถึงอะไร
- การสร้างรายการง่ายด้วยคำสั่งอย่าง Start list, Start numbered list, และ Exit list
เคล็ดลับและเทคนิค Dictation เพิ่มเติม (Bonus)
ก่อนจะจากไป ดูเคล็ดลับและเทคนิค Dictation สุดท้ายนี้
- พูด Add comment เพื่อสร้างกล่องความคิดเห็นว่างที่คุณสามารถพิมพ์ได้
- ดีกว่านั้น พูดแบบ Add comment I love this paragraph period และมันจะแทรกความคิดเห็นพร้อมข้อความ "I love this paragraph"
- Dictate สัญลักษณ์สกุลเงิน คุณสามารถพูด Dollar sign, Pound sterling sign (อย่าลืมพูด "sterling" ไม่งั้นจะแทรกเครื่องหมาย #), Euro sign, หรือ Yen sign
- แทรก Emoji ยอดนิยม เช่น Smiley face, Winky face, Heart emoji, หรือ Frowny face
หากคุณรู้คำสั่ง Dictate ใน Microsoft Word เพิ่มเติม ให้ทิ้งไว้ในความคิดเห็น!
