Word มีคุณสมบัติที่มีประโยชน์จริงๆ สองอย่างที่แทบไม่มีใครใช้: เปรียบเทียบเอกสาร และรวมเอกสาร . ตามที่ชื่อบอกไว้ คุณลักษณะนี้ทำให้คุณสามารถเปรียบเทียบเอกสาร Word สองชุดหรือรวมเข้าด้วยกันได้
แล้วคุณจะต้องใช้สิ่งนี้เมื่อใด ถ้าคุณเป็นเหมือนฉัน คุณอาจมีประวัติย่อของคุณ 20 เวอร์ชันที่บันทึกไว้ในสถานที่ต่างๆ ในช่วงหลายปีที่ผ่านมา บางครั้งฉันแก้ไขประวัติย่อเล็กน้อยสำหรับบริษัทใดบริษัทหนึ่งเพื่อเน้นทักษะเฉพาะ หรือบางครั้งฉันได้เพิ่มข้อมูลและเพิ่งบันทึกสำเนาใหม่
อย่างไรก็ตาม คงจะดีถ้าเห็นความแตกต่างอย่างรวดเร็วระหว่างประวัติย่อล่าสุดของฉันกับประวัติย่อที่เก่ากว่า เพื่อดูว่ามีอะไรที่ฉันควรเพิ่มในประวัติล่าสุดหรืออาจจะลบออก ในโพสต์นี้ ฉันจะแสดงให้คุณเห็นว่าคุณสามารถใช้คุณลักษณะทั้งสองนี้เพื่อค้นหาความแตกต่างระหว่างเอกสารสองฉบับได้อย่างรวดเร็วและรวมเข้าด้วยกันได้อย่างไรหากต้องการ
เปรียบเทียบและรวมเอกสาร
ในตัวอย่างของฉัน ฉันต้องการดูความแตกต่างระหว่างเรซูเม่เก่าของฉันที่เขียนในปี 2007 และเรซูเม่ล่าสุดที่อัปเดตในปี 2013 ในการดำเนินการนี้ ให้เปิด Word คลิกที่ ตรวจทาน แท็บแล้วคลิก เปรียบเทียบ .
นี่จะแสดง เปรียบเทียบเอกสาร กล่องโต้ตอบที่คุณต้องเลือกเอกสารต้นฉบับและเอกสารที่แก้ไข
ที่ด้านล่าง คุณจะเห็นการตั้งค่าการเปรียบเทียบทั้งหมด ซึ่งคุณสามารถเลือกได้ทั้งหมด โดยค่าเริ่มต้น จะแสดงการเปลี่ยนแปลงทั้งหมดในเอกสารใหม่ด้วย ซึ่งดีกว่ายุ่งกับเอกสารต้นฉบับหรือที่แก้ไข
เอกสารใหม่จะเปิดขึ้นโดยมีส่วนต่างๆ มากมาย:รายการแก้ไขที่เลื่อนได้ทางด้านซ้ายสุด เอกสารรวมที่แสดงการเปลี่ยนแปลงทั้งหมดตรงกลาง และเอกสารต้นฉบับสองฉบับทางด้านขวามือ มาดูแต่ละส่วนกันดีกว่า
ดังที่คุณเห็นที่นี่ ฉันได้ลบบางสิ่งและแทรกข้อความสองสามบรรทัด หากคุณดับเบิลคลิกที่ส่วนหัวใดๆ (Aseem Kishore Inserted หรือ Aseem Kishore ถูกลบ ) มันจะย้ายเคอร์เซอร์ไปยังตำแหน่งที่แน่นอนในเอกสาร
ตรงกลาง คุณจะเห็นการแก้ไขเหล่านี้ในสีต่างๆ โดยค่าเริ่มต้น สิ่งใดก็ตามที่มีการขีดฆ่าคือสิ่งที่ถูกลบไปแล้ว และสิ่งใดที่เป็นสีแดงและขีดเส้นใต้คือสิ่งที่ถูกเพิ่มลงในเอกสารที่แก้ไขแล้ว ทุกอย่างที่เป็นสีเขียวถูกย้ายไปรอบๆ ตำแหน่งที่ย้ายจากจะเป็นสีเขียวทับ 2 ครั้ง และสถานที่ที่ถูกย้ายไปจะเป็นสีเขียวที่ขีดเส้นใต้ 2 ครั้งดังที่แสดงไว้นี้:
สุดท้าย ทางด้านขวามือ คุณจะเห็นเอกสารต้นฉบับที่ด้านบนและเอกสารที่แก้ไขด้านล่าง ในขณะที่คุณเลื่อนเอกสารด้านบน เอกสารด้านล่างจะตามมาเพื่อให้ซิงค์กัน คุณสามารถเลื่อนหน้าจอด้านล่างแยกจากหน้าจอด้านบนได้
นอกจากมุมมองนี้แล้ว คุณยังสามารถเอาทั้งเอกสารต้นฉบับออกจากบานหน้าต่างด้านขวาและแสดงบอลลูนแทนเพื่อดูการเปลี่ยนแปลงได้อย่างง่ายดาย เพื่อดูว่าฉันหมายถึงอะไร ไปข้างหน้าและคลิกที่ เปรียบเทียบ อีกครั้ง จากนั้นใน แสดงเอกสารต้นฉบับ และสุดท้ายคลิกที่ ซ่อนเอกสารต้นฉบับ .
ตอนนี้คลิกที่ แสดงมาร์กอัป ปุ่มใต้การติดตาม และคลิกที่ ลูกโป่ง แล้ว แสดงการแก้ไขในบอลลูน .
ทางด้านขวามือของเอกสาร คุณจะเห็นการแก้ไขทั้งหมดที่มีบรรทัดที่มาจากเอกสาร วิธีนี้จะช่วยให้ดูการเปลี่ยนแปลงทั้งหมดได้ง่ายขึ้นหากคุณมีจำนวนมาก
โปรดทราบว่าหากคุณต้องการเห็นความแตกต่างระหว่างเอกสาร คุณไม่จำเป็นต้องดำเนินการใดๆ หากคุณต้องการสร้างเอกสารขั้นสุดท้ายจากเอกสารทั้งสองนี้ คุณสามารถคลิกขวาที่การเปลี่ยนแปลงและเลือก ยอมรับ หรือ ปฏิเสธ .
เมื่อเสร็จแล้ว คุณสามารถบันทึกเอกสารใหม่พร้อมการเปลี่ยนแปลงทั้งหมดที่คุณทำ รวมเอกสาร ค่อนข้างเหมือนกับการเปรียบเทียบ หากคุณเลือกรวม คุณจะได้รับกล่องโต้ตอบเดียวกันกับที่คุณต้องเลือกเอกสารต้นฉบับและฉบับแก้ไข
เมื่อคุณทำเช่นนั้น คุณจะได้เลย์เอาต์แบบเดียวกับที่คุณเห็นการเปลี่ยนแปลงที่รวมกันอยู่ตรงกลาง อีกครั้ง ข้อความขีดฆ่าจะถูกลบ เพิ่มข้อความที่ขีดเส้นใต้สีแดง และข้อความสีเขียวถูกย้าย เพียงคลิกขวาที่การเปลี่ยนแปลงแต่ละรายการ แล้วเลือกว่าจะยอมรับหรือปฏิเสธการเปลี่ยนแปลงแต่ละรายการ เมื่อเสร็จแล้ว ให้บันทึกเอกสารที่รวมใหม่
โดยรวมแล้ว สิ่งเหล่านี้มีประโยชน์อย่างยิ่งเมื่อคุณมีเอกสารฉบับเดียวกันหลายเวอร์ชัน หรือเมื่อมีคนหลายคนแก้ไขเอกสาร Word ฉบับเดียว และจบลงด้วยเอกสารหลายฉบับที่จะรวมเป็นหนึ่งเดียว หากคุณมีคำถามใด ๆ โปรดแสดงความคิดเห็น สนุก!
