บางครั้งเวลาทำงานร่วมกับเพื่อนร่วมงานหรือบรรณาธิการบนเอกสาร Word จำนวนสำเนา การแก้ไข และการเปลี่ยนแปลงอาจเพิ่มขึ้นเรื่อยๆ จนควบคุมไม่ได้ นี่คือเหตุผลที่ตัวเลือกการรวมเอกสารสองฉบับใน Word มีประโยชน์ เพราะสำเนาและสำเนาที่แก้ไขแล้วจะไม่เพียงรวมกัน แต่คุณยังมีตัวเลือกระบุว่าการเปลี่ยนแปลงใดทำโดยผู้เขียนเฉพาะและเมื่อไหร่
เรียนรู้วิธีรวมเอกสารสองฉบับใน Microsoft Word อย่างง่าย
รวมเอกสารสองฉบับ
เริ่มต้นด้วยการเปิดเอกสารแรกที่ต้องการเป็นเอกสารหลัก จากแถบเครื่องมือด้านบน คลิกแท็บ "Review" หาปุ่ม "Compare"
จากนี้ คลิกตัวเลือก "Combine..." จากเมนูแบบเลื่อนลง
จะเปิดกล่องรองที่ต้องเลือกเอกสารสองฉบับที่ต้องการรวมจากรายการแบบเลื่อนลง
เลือกเอกสารแรกเป็น master โดยทั่วไปควรเป็นสำเนาต้นฉบับ ส่วนเอกสารที่สองควรเป็นสำเนาที่มีการแก้ไขจากคนอื่น ยังต้องใช้กล่อง "Label unmarked changes" เพื่อระบุว่าผู้ใช้ไหนทำการเปลี่ยนแปลงด้านไหนของเอกสาร
หากคลิก "More" คุณควบคุมได้ว่าจะแสดงการเปลี่ยนแปลงที่ไหน: "Original document", "Revised document" หรือ "New document"
จัดการเอกสารที่รวมแล้ว
เมื่อรวมเอกสารเสร็จ คุณจะได้หน้าต่างดังนี้
นี่คุณจะเห็นสามส่วนอิสระ - ซ้ายแสดง "Revisions" ที่ทำในเอกสาร กลางแสดงเอกสารที่รวมแล้ว และขวาจะแสดงเอกสารต้นฉบับและแก้ไขแล้วพร้อมกัน
ถ้าข้อมูลเยอะเกินไป คลิกปุ่ม "Compare" อีกครั้ง เลื่อนลงหาตัวเลือก "Hide source documents"
คลิกนี้จะลดสามส่วนเหลือสองส่วน
รวมสำเนาเพิ่มเติม
หากอยากเพิ่มสำเนาอื่นๆ (เช่นตัวอย่างมีการแก้ไขหลายรอบต่อเอกสาร) ทำซ้ำกระบวนการเดียวกัน แต่ใช้ "Revised document" เป็นต้นฉบับ และหาเอกสารรองที่ต้องการเพิ่มจากรายการเดียวกับการนำเข้าเริ่มต้น
Copy และ Paste
แน่นอน หากอยากลดขั้นตอนซับซ้อน มีวิธีเดิมๆ คือ Ctrl + C และ Ctrl + V
เพื่อใช้วิธีนี้ หาข้อความต้นทางที่ต้องการนำเข้าเอกสารใหม่ เลือกสิ่งที่ต้องการนำไปด้วยเมาส์
ต่อไป คลิกขวาข้อความเลือก "Copy" จากเมนู หรือใช้คำสั่งปุ่มลัดข้างต้น Cut และ Paste ลงเอกสารใหม่ที่ต้องการแก้ไข
สรุป
วิธีที่คุณเลือกรวมเอกสารสองฉบับจะขึ้นอยู่กับระดับการควบคุมที่ต้องการว่าจะนำเข้าอะไร รวมถึงจำนวนการแก้ไขที่มีในกระบวนการแก้ไข โชคดีที่ Word มีตัวเลือกหลายแบบสำหรับรวมเอกสาร ใช้ได้ตามเหมาะสมกับกรณีของคุณ!
