บางครั้งเมื่อคุณทำงานร่วมกันในเอกสารคำกับเพื่อนร่วมงานหรือบรรณาธิการ จำนวนสำเนา การแก้ไข และการเปลี่ยนแปลงจะเพิ่มขึ้นอย่างรวดเร็ว ด้วยเหตุนี้จึงมีประโยชน์ที่จะมีตัวเลือกในการรวมเอกสารสองฉบับแยกกันใน Word เนื่องจากสำเนาและสำเนาที่แก้ไขจะไม่เพียงผสานเท่านั้น แต่คุณยังมีตัวเลือกในการติดป้ายกำกับว่าการเปลี่ยนแปลงใดที่ทำโดยผู้เขียนเฉพาะและเมื่อใด
เรียนรู้วิธีผสานเอกสารสองฉบับใน Microsoft Word อย่างง่ายดาย
ผสานสองเอกสารเข้าด้วยกัน
ในการเริ่มต้น ให้เปิดเอกสารแรกที่คุณต้องการใช้เป็นเอกสารหลัก จากนั้น ใช้แถบเครื่องมือด้านบน คลิกที่แท็บ "รีวิว" และค้นหาปุ่มที่มีข้อความว่า "เปรียบเทียบ"
จากที่นี่ คลิกตัวเลือกเพื่อ “รวม …” จากเมนูแบบเลื่อนลง
ซึ่งจะเปิดกล่องรองขึ้นมา ซึ่งคุณจะต้องเลือกเอกสารสองฉบับที่คุณต้องการรวมจากรายการแบบเลื่อนลง
เลือกเอกสารแรกที่คุณต้องการทำหน้าที่เป็นต้นแบบ โดยทั่วไป คุณต้องการให้เป็นสำเนาต้นฉบับ ในขณะที่เอกสารที่สองควรเป็นสำเนาที่มีการแก้ไขจากบุคคลอื่น นอกจากนี้ อย่าลืมใช้ช่อง "ป้ายกำกับการเปลี่ยนแปลงที่ไม่ได้ทำเครื่องหมาย" เพื่อระบุว่าผู้ใช้คนใดทำการเปลี่ยนแปลงในด้านต่างๆ ของเอกสาร
หากคุณคลิก "เพิ่มเติม" คุณยังสามารถควบคุมได้ว่าจะแสดงการเปลี่ยนแปลงใดใน "เอกสารต้นฉบับ" "เอกสารที่แก้ไข" หรือใน "เอกสารใหม่"
จัดการเอกสารรวม
เมื่อรวมเอกสารแล้ว คุณจะพบกับหน้าต่างต่อไปนี้
คุณจะเห็นส่วนที่แยกจากกัน 3 ส่วน ได้แก่ ด้านซ้ายแสดง "การแก้ไข" ที่ทำกับเอกสาร ตรงกลางแสดงเอกสารที่รวมกัน และส่วนด้านขวาซึ่งจะแสดงทั้งเอกสารต้นฉบับและเอกสารที่แก้ไขพร้อมกัน
หากข้อมูลจำนวนนี้มากเกินไป คุณสามารถคลิกปุ่ม "เปรียบเทียบ" อีกครั้ง และเลื่อนลงเพื่อค้นหาตัวเลือกที่ระบุว่า "ซ่อนเอกสารต้นฉบับ"
คลิกที่นี่และดึงสามส่วนลงมาเป็นสองส่วน
รวมเป็นสำเนาเพิ่มเติม
หากคุณต้องการเพิ่มสำเนาเพิ่มเติม (เช่น ในตัวอย่างการแก้ไขหลายรายการต่อเอกสาร) ให้ทำซ้ำขั้นตอนเดียวกับที่ทำข้างต้น แต่ใช้ “เอกสารที่แก้ไข” เป็นสำเนาต้นฉบับ แล้วค้นหา เอกสารรองที่คุณต้องการเพิ่มจากรายการเดียวกับที่คุณใช้สำหรับการนำเข้าครั้งแรก
คัดลอกและวาง
แน่นอน หากคุณต้องการลดมาตรการที่ซับซ้อนทั้งหมดที่กล่าวมาข้างต้น กระบวนการที่เชื่อถือได้ก็คือการกดปุ่ม Ctrl เสมอ + C และ Ctrl + วี .
ในการใช้ตัวเลือกนี้ ให้ค้นหาข้อความต้นฉบับที่คุณต้องการนำเข้าในเอกสารใหม่ของคุณ และเลือกสิ่งที่คุณต้องการนำด้วยเมาส์ของคุณ
ถัดไป ให้คลิกขวาที่ข้อความและเลือก "คัดลอก" จากเมนูแบบเลื่อนลง หรือใช้คำสั่งคีย์ที่กล่าวถึงข้างต้นเพื่อตัดข้อความแล้ววางลงในเอกสารใหม่ที่คุณต้องการแก้ไข
บทสรุป
วิธีที่คุณเลือกผสานเอกสารทั้งสองในท้ายที่สุดจะขึ้นอยู่กับจำนวนการควบคุมที่คุณต้องการให้มีการนำเข้า รวมถึงจำนวนการแก้ไขที่สามารถทำได้ในระหว่างกระบวนการแก้ไข โชคดีที่ Word มีตัวเลือกต่างๆ มากมายสำหรับการรวมเอกสาร ดังนั้นคุณจึงสามารถใช้งานได้แต่เหมาะสมกับกรณีส่วนตัวของคุณที่สุด!
