คุณไม่ค่อยเห็น Major Updates ทางฟีเจอร์ Gmail มากนัก ในทางหนึ่ง มันคงที่สบายใจตลอดปี ในขณะคู่แข่งอย่าง Outlook รู้สึกว่าตัดแต่งเปลี่ยนตามใจชอบของ Designer ที่หลงใหลง่าย ในบทความนี้ เราแสดงวิธีเพิ่ม Productivity โดยดึงฟีเจอร์ Gmail ที่น้อยคนรู้มาใช้ในกิจกรรมอีเมล
1. Snooze (เลื่อน)
เราไม่ส่งเสริมให้เลื่อนตอบอีเมลสำคัญไปวันที่หลัง แต่นาบางครั้งคุณไม่มีทางเลือก! ฟังก์ชัน Snooze ซ่อนอีเมล แล้ว Bump กลับมาบนสุด Inbox ในวันและเวลาที่ระบุ
เพื่อ Snooze อีเมล: Right-click คลิก Snooze เลือกเวลาที่ต้องการ หากเวลาที่มีไม่เข้ากับตาราง คุณสามารถเปลี่ยน Snooze Defaults ใน Google Keep (จะ Apply กับ Gmail ด้วย)
ไป Google Keep คลิกไอคอนเกียร์ -> Settings แล้วเปลี่ยน Reminder Defaults ตามต้องการ
2. จัดรูปแบบอีเมลง่ายๆ (Easy Email Formatting)
ตัวนี้มักถูกมองข้าม - คุณสามารถจัดรูปแบบอีเมลที่เขียนบนโทรศัพท์ได้อย่างรวดเร็ว
เพียงเปิดอีเมลใหม่ กดค้างที่พื้นที่ว่าง แล้วแตะ Format จะขึ้นเมนู Text Formatting ตั้งแต่เปลี่ยนสีข้อความ Underline และอื่นๆ
3. Smart Replies (ตอบอัตโนมัติอัจฉริยะ)
ผมเลี่ยง "Smart Reply" Revolution บนสมาร์ทโฟนมานาน แต่มันดูยอดนิยมพอที่จะข้ามมา Desktop Version
สำหรับผู้ไม่รู้จัก Smart Replies คือ Quick Responses สำเร็จรูป เกี่ยวกับอีเมลที่ได้รับ เป็น Time-saver แม้จะมีบางอย่าง Dystopian และ "Death of Language" ในแนวคิดทั่วไป
4. Confidential Mode (โหมดความลับ)
Privacy สำคัญกับหลายคน Google จึงเพิ่ม "Confidential Mode" ให้ Gmail App เพื่อให้ผู้ใช้ควบคุมอีเมลที่มีข้อมูล sensitive หรือ private
เข้าถึง Confidential Mode: เปิด Gmail App แตะปุ่ม Compose มุมขวาล่าง หาเมนู 3 จุดมุมขวาบน แตะ และเลือก "Confidential Mode"
ตอนนี้ตั้ง Expiration Date สำหรับข้อความ ได้ตั้งแต่ 1 วัน ถึง 5 ปี หลังจากนั้นข้อความจะ Self-delete อัตโนมัติ หากวางแผนส่งอีเมลที่ sensitive มากกว่า ควรตั้ง Passcode/SMS Passcode รหัสเหล่านี้ถูก Generate แบบสุ่มโดย Google และส่งไปยังผู้รับอย่างปลอดภัย
5. จัดการ Spam (Spam Management)
มี Under-the-hood Stuff มากที่ Google อ้างต่อสู้ 99.9% Scams และ Untrustworthy Emails (ไม่มีทาง Test แต่โอเค)
มีรูปธรรมกว่า: เมื่อโยนอีเมลไป Spam Folder Gmail จะถามว่าอยากให้ลอง Unsubscribe คุณจาก Mailing List ของ Sender ไหม ซึ่งเป็น Thoughtful อีกอย่าง ถ้า Gmail Detect ว่าคุณไม่เคยเปิดอีเมลจาก Sender ปกติ จะถามว่าอยาก Block Sender นั้นไหม
6. ตั้งค่า Swipe Gestures เอง (Set Custom Swipe Gestures)
Gmail Android ให้ Assign Actions ต่างๆ ให้ Swipe Gestures ได้ง่าย Swipe ซ้าย/ขวาบนข้อความ จะ Archive ตาม Default แต่ถ้าอยากเปลี่ยน ทำได้
ใน Gmail App แตะ Hamburger Menu มุมซ้ายบน หา Settings ล่างสุด แตะ เลือก "General Settings" แล้วเลือก "Swipe actions"
จากนี้จับคู่ Swipes กับ Actions หนึ่งได้: Archive, Delete, "Mark as read/unread", "Move to" และ "Snooze" เลือกตามความต้องการ
7. ป้องกันการกระทำโดยไม่ได้ตั้งใจ (Prevent Accidental Actions)
เกิดกับทุกคนบางครั้ง - ส่งเมลก่อนพร้อม หรือ Delete อีเมลโดยบังเอิญเพราะ Distracted โชคดี Gmail มีทางป้องกัน Misshaps เล็กๆ นี้ ช่วยคนที่มัก Head in the clouds
ตาม Path ข้างต้น ไป "General Settings" หา "Action Confirmation" เลือกจาก 3 ตัวเลือก: "Confirm before deleting", "Achieving" (ควรเป็น Archiving), หรือ "Sending"
ตัวอย่าง: ต้องการ Delete ข้อความ Gmail จะขอ Confirm สังเกตว่า Trick นี้ทำงานเฉพาะ Delete แบบ Classic - เปิดอีเมลทีละอัน กด Trash Icon มุมขวาบน แปลกที่ Confirmations ไม่ขึ้นถ้า Swipe Delete แม้ Option Undo จะโผล่ด้านล่างทันทีหลัง Delete แบบ Swipe สามารถกู้คืนได้ถ้าเร็วพอ
8. ลืม Nudges ไป (Forget Nudges)
ฟีเจอร์ Gmail หนึ่งคือ Remind อัตโนมัติให้ตอบอีเมลที่รับมาเร็วๆ โดยแนะนำ "Reply and follow up" แต่หลาย User คิดว่าไม่ช่วยและรบกวน ถ้าคุณอยู่กลุ่มหล者 ควรรู้ว่าปิดได้
ทำเอง: กลับไป Gmail "Settings -> Select your Google account -> Nudges -> Reply and follow up" แตะฟีเจอร์ Untick ทั้งสอง ตอนนี้พักใจได้ว่าไม่ถูกรบกวนโดย Nudges ของ Gmail อีก
9. ตั้ง Out-of-Office Message เร็ว (Quickly Set Out-of-Office Message)
วางแผนพักไม่กี่วัน? ตั้ง Out-of-office Message ใน Gmail เองโดยไม่ต้องโทร Tech Support ง่ายมาก ทำตาม Path เดียวกัน แต่หา "Vacation responder" ใต้ General
แตะตัวเลือก เริ่มใส่รายละเอียด เริ่มจากวันที่จะไม่อยู่ เพิ่มข้อความสั้นบอกว่าจะไม่ว่างช่วงนั้น และติดต่อใครได้กรณีฉุกเฉิน Super Simple!
อยากปลดล็อกฟีเจอร์ Gmail มากขึ้น? อาจสนใจเรียนรู้วิธีเข้าถึง Gmail จาก Desktop หรือ Enable และใช้ Gmail Offline
