โฟลเดอร์ใน Gmail อยู่ที่ไหน? ฉลาก (Labels) กับโฟลเดอร์เหมือนกันไหม? ทั้งสองต่างจากหมวดหมู่ (Categories) อย่างไร?
คุณอาจมีคำถามแบบนี้เกี่ยวกับ Gmail เวอร์ชันเว็บหากคุณเพิ่งเริ่มใช้งาน เพื่อช่วยให้คุณคุ้นเคยกับคำศัพท์ Gmail เราจะรายการฟีเจอร์สำคัญที่คุณควรทราบ
1. Conversation View (มุมมุมมองการสนทนา)
คุณรู้จักมันในชื่อ "เธรดอีเมล" Conversation View รวมอีเมลและการตอบกลับทั้งหมดไว้ในมุมมุมเดียว เพื่อให้คุณได้บริบทเมื่ออ่านข้อความใดข้อความหนึ่ง แต่ละข้อความในกลุ่มมีส่วนย่อ-ขยายของตัวเอง
เพื่อเปิดใช้งานฟีเจอร์นี้ ไปที่ Settings > General ที่นั่น ภายใต้ส่วน Conversation View เลือกปุ่มไรดิโอ Conversation view on
2. Importance Markers (เครื่องหมายความสำคัญ)
เป็นสัญญาณภาพที่ไฮไลท์อีเมลที่ Google คิดว่าสำคัญสำหรับคุณ คุณจะเห็นแท็กสีเหลืองข้างอีเมลบางฉบับเมื่อเปิดใช้งาน Show markers ภายใต้ Settings > Inbox
Gmail 决定อีเมลไหนสำคัญจากวิธีที่คุณจัดการอีเมล Gmail สังเกตว่าคุณเปิดและตอบกลับอีเมลไหน บันทึกหรือลบอีเมลไหน ติดต่อกับผู้ติดต่อไหน ฯลฯ
เมื่อ Gmail ทำนายผิดว่าอีเมลไหนสำคัญ คุณสามารถแก้ไขได้โดยคลิกที่เครื่องหมายเพื่อปิดใช้งาน เช่นกัน คุณสามารถเปิดใช้งานเครื่องหมายสำหรับอีเมลที่คุณคิดว่าสำคัญแต่ Gmail ไม่ได้เครื่องหมาย ในทั้งสองกรณี Gmail จะเรียนรู้จากการกระทำของคุณเพื่อปรับปรุงความแม่นยำ
3. Hover Actions (การกระทำเมื่อชี้เมาส์)
Hover actions ให้คุณจัดการอีเมลโดยไม่ต้องเลือกก่อน คุณสามารถ Snooze, Archive, Delete หรือ Mark as read/unread ได้ทันทีจากปุ่มที่โผล่เมื่อชี้เมาส์เหนืออีเมล สำหรับการกระทำขั้นสูงอย่าง Label และ Filter ยังต้องเลือกข้อความก่อนตามปกติ
หากคุณรู้สึกขัดขวา สามารถปิดได้ที่ Settings > General — ภายใต้ Hover actions เลือกปุ่มไรดิโอ Disable hover actions
4. Undo Send (ยกเลิกการส่ง)
ตามชื่อ ฟีเจอร์ Undo Send ของ Gmail ให้คุณดึงอีเมลคืนหลังกด Send คุณมีเวลา 10 วินาที และปรับช่วงเวลาได้เล็กน้อยที่ Settings > General > Undo Send
Gmail เปิดใช้งานฟีเจอร์นี้โดยค่าเริ่มต้น หลังส่งอีเมล คุณจะเห็นตัวเลือก Undo ข้างใต้แถบค้นหา
5. Labels (ฉลาก)
Labels เป็นฟีเจอร์สำคัญของ Gmail เป็นตัวระบุแบบข้อความ สีสัน ช่วยหาอีเมลได้เร็วขึ้น รายการในแถบด้านข้าง เช่น Inbox, Trash, Drafts เป็นฉลากที่ Gmail ตั้งไว้ให้แล้ว
Labels ทำงานคล้ายโฟลเดอร์และคล้ายแท็ก ควรคิดว่ามันคือแท็ก อ่านคู่มือผู้ใช้ขั้นสูง Gmail เพื่อเข้าใจลึกขึ้น (Gmail ไม่มีโฟลเดอร์หรือแท็กจริงๆ)
6. Categories (หมวดหมู่)
เป็นชุดฉลากเริ่มต้นที่แสดงเป็นแท็บใน Gmail มี 4 แท็บ: Social, Promotions, Updates, Forums
Categories เพิ่มบริบทให้อีเมล เก็บข้อความอัตโนมัติอย่างการอัปเดตโซเชียลและโปรโมชันไว้นอกกล่องจดหมายหลัก
ขอบคุณแท็บหมวดหมู่ คุณหาอีเมลประเภทเฉพาะได้เร็วขึ้น เช่น หากหาอีเมลรีเซ็ตรหัสผ่าน ให้ไปที่แท็บ Updates เพราะเข้าโปรแกรมไว้ที่นั่น
หากต้องการใช้แท็บ Primary อย่างเดียว ให้ปิดแท็บหมวดหมู่ผ่าน Configure inbox ที่ซ่อนอยู่หลังไอคอน Gear หรือ Settings
7. Filters (ฟิลเตอร์)
Filters เป็นกฎที่คุณตั้งเพื่อสอน Gmail ให้ประมวลผลอีเมลให้อัตโนมัติตามเกณฑ์ต่างๆ
คุณสามารถใช้ฟิลเตอร์หยุดอีเมลอัตโนมัติ หาอีเมลที่มีไฟล์แนบใหญ่ ทำเครื่องหมายว่าอ่านแล้ว ฉลาก ลบ และจัดระเบียบอีเมลอัตโนมัติ เริ่มต้นด้วยการตั้งฟิลเตอร์อัจฉริยะเพื่อจัดการอีเมลส่วนใหญ่
8. Snooze (เลื่อนการแจ้งเตือน)
Snooze เป็นฟีเจอร์ใหม่ของ Gmail ทำงานเหมือนไคลเอนต์อีเมลอื่นๆ — ให้คุณซ่อนอีเมลจนกว่าคุณจะพร้อมจัดการ
เมื่อกดปุ่ม Snooze (ไอคอนนาฬิกา) บนอีเมล คุณบอก Gmail ได้ว่าต้องการให้อีเมลกลับมาที่ไหน เลือกจากตารางเวลาทำไว้ หรือตั้งวันที่เวลาเอง
9. Smart Replies (การตอบกลับอัจฉริยะ)
Smart replies เป็นคำแนะนำการตอบกลับที่ Gmail คาดการณ์เมื่อคุณตอบอีเมลบางฉบับ Gขึ้นจากการตอบกลับก่อนหน้าของคุณ คุณไม่เห็นในทุกอีเมล และคำแนะนำมักเป็นคำตอบง่ายๆ สำหรับคำถามง่ายๆ
คุณจะเห็นคำแนะนำคล้ายกันขณะพิมพ์อีเมล นั่นคือฟีเจอร์ Smart Compose
บางคนชอบการตอบกลับแบบพยากรณ์นี้ บางคนรู้สึกรำคาญ หากคุณอยู่ในกลุ่มหลัง ปิด Smart Compose และ Smart replies ได้ที่ Settings > General
10. Nudges (การเตือน nhẹ)
Gmail nudges เตือนคุณตอบกลับอีเมลสำคัญโดยผลักดันขึ้นมาบนสุดกล่องจดหมาย ต้องการเตือนติดตามอีเมลที่ส่งแต่ยังไม่ได้รับตอบกลับ? Nudges ช่วยได้เช่นกัน Gmail เปิดใช้งานฟีเจอร์นี้อัตโนมัติ หากไม่ต้องการ ปิดได้พร้อมฟีเจอร์ AI อื่นๆ ใน Gmail
11. Confidential Mode (โหมดความลับ)
Confidential mode ให้คุณตั้งวันหมดอายุเมื่อส่งอีเมลที่มีข้อมูลละเอียดอ่อน คุณสามารถป้องกันด้วยรหัสผ่าน และเพิกถอนการเข้าถึงได้ตลอดเวลา แม้ก่อนวันหมดอายุ ผู้รับไม่สามารถคัดลอก ดาวน์โหลด ส่งต่อ หรือพิมพ์อีเมลได้ แต่ยังถ่ายภาพหน้าจอได้
เพื่อเปิดใช้งาน Confidential mode สำหรับอีเมล ให้คลิกปุ่ม Turn confidential mode on / off ในหน้าต่าง Compose (หาไอคอนกระเป๋าเงินที่มีนาฬิกา)
ขณะนี้ Confidential mode ไม่พร้อมใช้งานใน G Suite
12. Preview Pane (บานหน้าต่างตัวอย่าง)
ฟีเจอร์ประหยัดเวลานี้แสดงเนื้อหาอีเมลข้างๆ รายการข้อความ คือมุมมุมแบ่งสองส่วน ให้คุณอ่านโดยไม่ต้องเปิดข้อความ
เพื่อสลับ Preview Pane ไปที่ Settings > Advanced เมื่อเปิดใช้งาน คุณบอก Gmail ได้ว่าจะแสดงตัวอย่างด้านล่างหรือข้างๆ กล่องจดหมาย คลิกไอคอนข้าง Settings เพื่อสลับมุมมุม
13. Multiple Inboxes (กล่องจดหมายหลายช่อง)
Multiple Inboxes เป็นชุดของแผงกล่องจดหมายสูงสุด 5 ช่อง วางซ้อนใต้กล่องจดหมายหลัก จุดเด่นคือคุณตัดสินใจได้ว่าอีเมลประเภทไหนไปในแต่ละแผง
เช่น แผงหนึ่งสำหรับข้อความที่มีฉลากเฉพาะ อีกแผงสำหรับข้อความที่ติดดาว แผงที่สามสำหรับอีเมลที่ตรงกับคำค้นหา ทั้งหมดขึ้นอยู่กับคุณ
เพื่อตั้งค่าสิ่งที่ต้องการในแต่ละกล่องจดหมายแบบกำหนดเอง ไปที่ Settings > Multiple Inboxes ส่วนนี้จะปรากฏหลังคุณเปิดใช้งาน Multiple Inboxes ภายใต้ Settings > Advanced
14. Canned Responses (คำตอบสำเร็จรูป)
Canned responses คือเทมเพลตอีเมล ตั้งไว้เพื่อ省去การพิมพ์ซ้ำๆ สำหรับอีเมลธุรกิจซ้ำๆ อวยพรเทศกาล ฯลฯ เริ่มจาก canned response แล้วปรับรายละเอียด
เช่นเดียวกับฟีเจอร์สองตัวข้างต้น คุณสามารถเปิด/ปิด canned responses ได้ที่ Settings > Advanced
15. Priority Inbox (กล่องจดหมายสำคัญ)
มุมมุมพิเศษของ Gmail เพื่อให้ข้อความที่เหมาะสมขึ้นมาบนสุด โดยข้อความที่เหมาะสมคือ ข้อความที่ยังไม่อ่าน ข้อความที่เครื่องหมาย Important และข้อความที่ติดดาว ส่วนที่เหลือมาอันดับสอง
เพื่อเปลี่ยนเป็นมุมมุม Priority Inbox วางเมาส์บน Inbox ในแถบด้านข้าง คลิกลูกศรเล็กๆ ที่โผล่ จะเห็นเมนูมุมมุม (Inbox Types) เลือกตามต้องการ
สะดวกที่คุณสามารถปรับประเภทข้อความที่แสดงใน Priority Inbox เริ่มที่ Settings > Inbox > Inbox sections
16. Gmail Offline (Gmail แบบออฟไลน์)
ตามที่คาด Gmail Offline ให้คุณเข้าถึงอีเมลแบบออฟไลน์ อ่าน จัดระเบียบ ค้นหา ลบ เก็บถาวร เขียน และจัดคิวส่ง — ทั้งหมดโดยไม่ต้องอินเทอร์เน็ต น่าเสียดายที่ใช้ได้เฉพาะ Google Chrome เท่านั้น
เพื่อเริ่มใช้ Gmail แบบออฟไลน์ ติ๊ก Enable offline mail ภายใต้ Settings > Offline หลังปรับตั้งค่าตามต้องการ คลิก Save Changes ใต้การตั้งค่า
เรียนรู้ Gmail ให้ลึกซึ้ง
หากคุณเพิ่งสร้างบัญชี Gmail ใหม่ หรือเคยใช้ไคลเอนต์เดสก์ท็อปมาตลอด เวอร์ชันเว็บอาจใช้เวลาปรับตัว Gmail มีวิธีการทำงานที่อาจดูไร้เหตุผลหรือซับซ้อน
แต่นั่นเป็นเพียงชั่วคราว จนกว่าคุณจะเชี่ยวชาญฟีเจอร์ยอดเยี่ยมของบัญชี Gmail ซึ่งจะเกิดขึ้นเร็วหรือช้า อ่านคู่มือ Gmail 究极เพื่อเคล็ดลับเพิ่มเติม!
