นับตั้งแต่ Windows เริ่มต้น Microsoft Excel เป็นโปรแกรมที่ได้รับความนิยมสำหรับการย่อตัวเลข สเปรดชีต ใบแจ้งหนี้ และสิ่งอื่น ๆ ในชีวิตที่คุณต้องการจัดเป็นตารางที่ไม่มีที่สิ้นสุดของแถวและคอลัมน์
แต่เนื่องจากระบบคลาวด์มีความโดดเด่น Google ชีตจึงกลายเป็นโปรแกรมทางเลือกสำหรับคนจำนวนมาก อาจไม่ได้เต็มไปด้วยฟีเจอร์มากมายเหมือน Excel แต่ยังมีอะไรอีกมากมายให้มากกว่าที่เห็นครั้งแรก
ต่อไปนี้คือเคล็ดลับและกลเม็ดบางประการสำหรับการใช้ Google ชีต ซึ่งจะช่วยให้คุณเริ่มต้นได้อย่างราบรื่น
1. นำเข้าข้อมูลจากสเปรดชีตอื่น
คุณสามารถตั้งค่า Google ชีตให้นำเข้าข้อมูลจากสเปรดชีตของคุณไปยังอีกสเปรดชีตแบบไดนามิกได้อย่างง่ายดาย วิธีนี้เหมาะอย่างยิ่งหากคุณต้องการแสดงผลรวมในสเปรดชีตเดียว หรือหากต้องการย้ายไปยังทั้งส่วนของตาราง โปรดทราบว่าการดำเนินการนี้ไม่เหมือนกับการคัดลอกข้อมูล เนื่องจากเมื่อคุณอัปเดตข้อมูลในชีตต้นฉบับ ข้อมูลดังกล่าวจะอัปเดตในชีตที่คุณกำลังนำเข้าด้วย
สูตรนี้เรียกว่า ImportRange และมีลักษณะดังนี้:
=IMPORTRANGE("1CwAtNKfeZ1IywYofZBVVsUZ9FJGB7uX6C0x3RMzW0VE","SheetName!A1:D200") รหัสลับแบบยาวคือชื่อ URL ของสเปรดชีตของคุณ ซึ่งคุณจะพบได้ในแถบ URL หลัง “spreadsheets/d/” ในที่ที่เขียนว่า “SheetName” ด้านบน คุณควรแทนที่ด้วยชื่อของชีตที่คุณกำลังนำเข้าข้อมูล จากนั้นบิตที่อยู่หลังเครื่องหมายอัศเจรีย์จะแสดงช่วงของแถว/คอลัมน์ที่คุณต้องการดึงข้อมูลออกมา
2. ตรึงแถวและคอลัมน์
เมื่อคุณสร้างสเปรดชีต ในทุกกรณี คุณจะต้องแสดงข้อมูลบางอย่างบนหน้าจอของคุณตลอดเวลา ตัวอย่างเช่น หากคุณคอยดูแท็บงานอิสระ คุณจะต้องให้ข้อมูลส่วนหัวเช่น "จำนวนเงินที่ชำระ" "วันที่ในใบแจ้งหนี้" และ "เว็บไซต์" แสดงอย่างต่อเนื่องแม้ว่าคุณจะเลื่อนหน้าลงมา
ในการดำเนินการนี้ คุณจะต้อง "ตรึง" แถวหรือคอลัมน์ที่คุณต้องการให้แสดงอยู่เสมอ เพียงคลิก "ดู -> ตรึง" จากนั้นเลือกจำนวนแถวหรือคอลัมน์ที่คุณต้องการตรึง หากคุณเลือกเซลล์ก่อนที่จะคลิก "ดู" คุณจะได้รับตัวเลือกให้ตรึงทุกแถวหรือคอลัมน์จนถึงเซลล์นั้น
3. สร้างแบบฟอร์มโดยใช้ Google ชีต
คุณลักษณะที่รู้จักกันน้อยแต่มีประสิทธิภาพที่ยอดเยี่ยมของ Google ชีตคือตัวเลือกในการสร้างแบบฟอร์มและแบบสอบถาม เปิด Google ชีตใหม่ คลิก "เครื่องมือ -> สร้างแบบฟอร์ม" แล้วระบบจะนำคุณไปยังแอปสร้างแบบฟอร์มที่สวยงามของ Google
มันค่อนข้างใช้งานง่าย คุณตั้งชื่อและคำอธิบายของแบบฟอร์ม ป้อนคำถามที่ระบุว่า "คำถามไม่มีชื่อ" จากนั้นคลิก "หลายตัวเลือก" หากคุณต้องการเปลี่ยนรูปแบบเป็นที่ที่ผู้อื่นสามารถตอบได้ (ตัวเลือกหลายตัวเลือก ช่องทำเครื่องหมาย รายการแบบเลื่อนลง และอื่นๆ) .
ที่ด้านบนขวาของฟอร์ม คุณจะเห็นตัวเลือก 3 แบบที่ให้คุณปรับแต่งรูปลักษณ์ของแบบสอบถามเพิ่มเติมได้
4. แทรกรูปภาพลงในเซลล์
ก่อนที่คุณจะฉลาดและชี้ให้เห็นว่าการแทรกรูปภาพลงใน Google ชีตเป็นเพียงเรื่องของการคลิก "แทรก -> รูปภาพ" ก็ไม่เชิง หากคุณใช้วิธีนี้ รูปภาพจะปรากฏที่ด้านบนสุดของสเปรดชีตของคุณ แทนที่จะจัดวางอย่างเรียบร้อยในเซลล์
ในการแทรกรูปภาพในเซลล์โดยตรง ให้คลิกที่เซลล์ จากนั้นพิมพ์ =image("URL of the image you want to insert") . ตามค่าเริ่มต้น รูปภาพจะคงอัตราส่วนกว้างยาวไว้ในขณะที่ปรับให้เข้ากับขนาดเซลล์ แต่คุณสามารถสร้างสูตรได้หลายรูปแบบเพื่อให้ได้รูปภาพ/เซลล์ในขนาดที่คุณต้องการ
=image("URL of the image",2)– ปรับรูปร่างรูปภาพให้พอดีกับขนาดเซลล์ที่มีอยู่=image("URL of the image",3)– รูปภาพจะคงขนาดเดิมไว้โดยไม่เปลี่ยนขนาดเซลล์
5. เพิ่มตัวเลขอย่างรวดเร็ว
เป็นฟังก์ชันสเปรดชีตแบบคลาสสิกและยังลืมง่ายอย่างน่าประหลาด โชคดีที่ Google ชีตทำให้สิ่งต่างๆ เป็นเรื่องง่ายสำหรับคุณ หากคุณต้องการเพิ่มตัวเลขในแถวหรือคอลัมน์อย่างรวดเร็ว ให้เน้นทุกสิ่งที่คุณต้องการคำนวณโดยใช้การคลิกเมาส์ซ้าย แล้วคุณจะเห็นผลรวมของตัวเลขเหล่านั้นทันทีที่มุมล่างขวาของ Google ชีต
จากนั้นคลิกผลรวมที่ด้านล่างขวา แล้วคุณจะเห็นรายการตัวเลือกเพื่อดูค่าเฉลี่ย ตัวเลขที่น้อยที่สุด ตัวเลขที่ใหญ่ที่สุด และอื่นๆ แทน
หากคุณต้องการให้เซลล์แสดงผลรวมของกลุ่มตัวเลขในแถวหรือคอลัมน์ ให้คลิกเซลล์ที่คุณต้องการให้แสดงผลรวม จากนั้นพิมพ์ =sum(A1:A13) โดยที่ A1 และ A13 เป็นเซลล์ที่คุณต้องการเพิ่มตัวเลข
6. การจัดรูปแบบตามเงื่อนไข
ไม่มีอะไรที่เหมือนกับการใช้รหัสสีเพื่อทำให้ข้อมูลชีตทั้งหมดที่แสดงอยู่ตรงหน้าคุณง่ายขึ้น หากต้องการตั้งกฎอัตโนมัติสำหรับการจัดรูปแบบและระบายสีเซลล์ ให้คลิก “รูปแบบ -> การจัดรูปแบบตามเงื่อนไข”
ในบานหน้าต่างด้านขวา คุณจะเห็น "กฎรูปแบบตามเงื่อนไข" จำนวนหนึ่ง ที่นี่ คุณสามารถทำให้สเปรดชีตของคุณระบายสีเซลล์เป็นสีแดงโดยอัตโนมัติ ตัวอย่างเช่น หากว่างเปล่า (วิธีที่ดีที่จะทราบได้ทันทีว่าคุณจำเป็นต้องไล่ตามใครที่ค้างชำระ) หรือระบายสีเซลล์ที่มีคำบางคำเป็นสีที่คุณเลือก .
มีตัวเลือกมากมายที่นี่ ลุยเลย! สเปรดชีตของคุณคือผืนผ้าใบของคุณ
7. การเพิ่มตัวเลือกแบบเลื่อนลงในเซลล์ของคุณ
สมมติว่าคุณต้องการจำกัดเนื้อหาของเซลล์ให้เหลือเพียงสองค่า (หรือมากกว่า) วิธีที่ดีที่สุดในการดำเนินการนี้คือการเพิ่มตัวเลือกดร็อปดาวน์ ในการทำเช่นนั้น คุณจะต้องสร้างชีตใหม่เพื่อเก็บค่าตัวเลือก
1. สร้างชีตใหม่โดยคลิกที่ไอคอน “+” ที่แถบเครื่องมือด้านล่าง
2. ในแผ่นงานใหม่ ให้ป้อนค่าตัวเลือกของคุณในคอลัมน์แรก
3. กลับไปที่แผ่นงานแรก (หรือแผ่นงานที่คุณกำลังทำงานอยู่) เลือกเซลล์ที่คุณต้องการแทรกรายการแบบเลื่อนลง
4. คลิกขวาและเลือก “การตรวจสอบข้อมูล” (ที่ส่วนท้ายสุดของเมนูบริบท)
5. ในฟิลด์ "เกณฑ์" เลือก "รายการจากช่วง" และเลือกแผ่นงาน คอลัมน์ และเซลล์ในฟิลด์ "ข้อมูล" เลือกตัวเลือก “แสดงรายการแบบเลื่อนลงในเซลล์”
6. คลิกตกลง ตอนนี้คุณควรเห็นช่องแบบเลื่อนลงซึ่งคุณสามารถจำกัดเนื้อหาของเซลล์เป็นช่วงค่าที่ระบุได้
สถานการณ์ที่เหมาะสมที่สุดในการใช้สเปรดชีตคือการมีกฎเกณฑ์ต่างๆ มากมายที่ทำให้สิ่งต่างๆ เป็นไปโดยอัตโนมัติ เช่น การเข้ารหัสสีและการคำนวณ เพื่อให้คุณสามารถทำงานได้อย่างรวดเร็วและมีประสิทธิภาพที่สุด หวังว่าเคล็ดลับทั้ง 5 ข้อนี้จะช่วยให้คุณบรรลุเป้าหมาย โดยทำให้ข้อมูลในนั้นชัดเจนขึ้นมาก และทำให้กระบวนการจัดการสเปรดชีตปลอดเชื้อในบางครั้ง
