ตั้งแต่ Windows ปรากฏขึ้น Microsoft Excel เป็นโปรแกรมสำหรับคำนวณตัวเลข สเปรดชีต ใบแจ้งหนี้ และสิ่งต่างๆ ในชีวิตที่คุณต้องการจัดระเบียบเป็นกริดแถวและคอลัมน์ที่ไม่มีที่สิ้นสุด
แต่ตั้งแต่ Cloud มาถึง Google Sheets กลายเป็นโปรแกรมที่เลือกใช้ของหลายคน มันอาจไม่ทัน Excel ในฟีเจอร์ แตมีอะไรมากกว่าที่มองเห็นครั้งแรก
นี่คือเคล็ดลับและเทคนิคการใช้ Google Sheets ที่ควรช่วยคุณเริ่มต้นได้อย่างราบรื่น
1. นำเข้าข้อมูลจากสเปรดชีตอื่น
คุณสามารถตั้งค่า Google Sheets ให้นำเข้าข้อมูลจากสเปรดชีตหนึ่งไปอีกอันแบบไดนามิก (dynamic) ได้ง่าย เหมาะสำหรับการแสดงผลรวมของผลลัพธ์บางอย่างในสเปรดชีตหนึ่ง หรือย้ายส่วนทั้งหมดของตารางไป สังเกตว่านี่ไม่เหมือนการคัดลอกข้อมูล เพราะเมื่อคุณอัปเดตข้อมูลในชีตต้นทาง มันจะอัปเดตในชีตที่นำเข้าด้วย
สูตรสำหรับสิ่งนี้รู้จักในชื่อ ImportRange และมีลักษณะประมาณนี้:
=IMPORTRANGE("1CwAtNKfeZ1IywYofZBVVsUZ9FJGB7uX6C0x3RMzW0VE","SheetName!A1:D200")
รหัสยาวที่ลึกลับคือชื่อ URL ของสเปรดชีตของคุณ ซึ่งคุณจะพบในแถบ URL หลัง "spreadsheets/d/" ที่ระบุ "SheetName" ข้างต้น คุณควรแทนที่ด้วยชื่อชีตที่แน่นอนที่คุณนำเข้าข้อมูลจาก แล้วส่วนหลังเครื่องหมายอัศรา แทนช่วงแถว/คอลัมน์ที่ต้องการดึงข้อมูล
2. แช่แข็งแถวและคอลัมน์ (Freeze Rows and Columns)
เมื่อคุณสร้างสเปรดชีต ในทุกกรณีเกือบหมด คุณจะต้องการให้ข้อมูลบางอย่างแสดงบนหน้าจอตลอดเวลา ตัวอย่างเช่น หากคุณติดตามงานฟรีแลนซ์ คุณจะอยากมีหัวข้ออย่าง "จำนวนที่จ่าย" "วันที่ใบแจ้งหนี้" และ "เว็บไซต์" แสดงตลอดเวลาขณะเลื่อนลง
เพื่อทำเช่นนี้ คุณต้อง "Freeze" แถวหรือคอลัมน์ที่ต้องการให้แสดงตลอดเวลา เพียงคลิก "View -> Freeze" แล้วเลือกจำนวนแถวหรือคอลัมน์ที่ต้องการแช่แข็ง หากคุณเลือกเซลล์ก่อนคลิก "View" คุณจะได้ตัวเลือกแช่แข็งทุกแถวหรือคอลัมน์จนถึงเซลล์นั้น
3. สร้างแบบฟอร์มด้วย Google Sheets
ฟีเจอร์ที่น่าสนใจแต่นิยมน้อยของ Google Sheets คือตัวเลือกสร้างแบบฟอร์มและแบบสอบถาม เปิด Google Sheet ใหม่ คลิก "Tools -> Create a form" และคุณจะถูกนำไปยังแอปสร้างฟอร์มที่ทันสมัยของ Google
ใช้งานง่ายมาก ให้ฟอร์มชื่อและคำอธิบาย ป้อนคำถามที่ "Untitled Question" แล้วคลิก "Multiple choice" หากต้องการเปลี่ยนรูปแบบการตอบ (multiple choice, checkboxes, dropdowns ฯลฯ)
มุมขวาบนของ Forms ยังมีตัวเลือก 3 อย่างที่ให้คุณปรับแต่งลุกลักษณ์แบบสอบถามเพิ่มเติม
4. แทรกภาพลงในเซลล์ (Insert Image Into a Cell)
ก่อนที่คุณจะฉลาดว่า การแทรกภาพใน Google Sheets แค่คลิก "Insert -> Image" ไม่ใช่อย่างนั้น หากใช้วิธีนี้ ภาพจะปรากฏทับด้านบนของสเปรดชีต แทนที่จะวางในเซลล์อย่างสะดวก
เพื่อแทรกภาพตรงเข้าสู่เซลล์ คลิกเซลล์ แล้วพิมพ์ =image("URL of the image you want to insert") โดยค่าเริ่มต้น ภาพจะรักษาอัตราส่วนภาพขณะปรับขนาดตามเซลล์ แตมีหลายรูปแบบของสูตรเพื่อให้ได้ขนาดภาพ/เซลล์ที่ต้องการ
=image("URL of the image",2)— ปรับขนาดภาพให้พอดีกับขนาดเซลล์ที่มีอยู่=image("URL of the image",3)— ภาพรักษาขนาดต้นฉบับโดยไม่เปลี่ยนขนาดเซลล์
5. รวมตัวเลขอย่างรวดเร็ว (Quickly Add Up Numbers)
ฟังก์ชันสเปรดชีตคลาสสิกนี้ แตง่ายที่จะลืม ขอบคุณ Google Sheets ที่ทำให้ง่าย หากคุณต้องการรวมตัวเลขในแถวหรือคอลัมน์อย่างรวดเร็ว เพียงไฮไลท์ทุกอย่างที่ต้องการคำนวณด้วยคลิกซ้าย และคุณจะเห็นผลรวมทันทีที่มุมขวาล่างของ Google Sheets
คุณสามารถคลิกผลรวมที่มุมขวาล่าง และคุณจะได้รายการตัวเลือกที่จะดูค่าเฉลี่ย ตัวเลขน้อยที่สุด มากที่สุด ฯลฯ
หากคุณต้องการให้เซลล์แสดงผลรวมของกลุ่มตัวเลขในแถวหรือคอลัมน์ คลิกเซลล์ที่ต้องการแสดงผลรวม แล้วพิมพ์ =sum(A1:A13) โดย A1 และ A13 คือเซลล์ที่ต้องการรวมตัวเลข
6. การจัดรูปแบบตามเงื่อนไข (Conditional Formatting)
ไม่มีอะไรเปรียบเทียบกับการจัดสี (color-coding) เพื่อทำให้ข้อมูล Sheet ที่แสดงหน้าตาเรียบง่ายขึ้น เพื่อตั้งกฎอัตโนมัติสำหรับการจัดรูปแบบและสีเซลล์ คลิก "Format -> Conditional formatting"
ในแผงด้านขวา คุณจะเห็น "Conditional format rules" มากมาย ที่นี่คุณสามารถทำให้สเปรดชีตสีเซลล์แดงอัตโนมัติ เช่น ถ้าว่าง (วิธีดีที่จะรู้ทันทีว่าต้องติดตามใครที่จ่ายช้า) หรือทาสีเซลล์ที่มีคำเฉพาะด้วยสีที่คุณชอบ
มีตัวเลือกมากมายที่นี่ จึงลองเล่นได้เลย! สเปรดชีตของคุณคือผืนผ้าใบ
7. เพิ่มตัวเลือก Dropdown ให้เซลล์
สมมติว่าคุณต้องการจำกัดเนื้อหาของเซลล์ให้เป็นแค่สองค่า (หรือมากกว่า) วิธีที่ดีที่สุดคือเพิ่มตัวเลือก Dropdown เพื่อทำเช่นนี้ คุณต้องสร้าง Sheet ใหม่เพื่อเก็บค่าตัวเลือก
1. สร้าง Sheet ใหม่โดยคลิกไอคอน "+" บนแถบเครื่องมือด้านล่าง
2. ใน Sheet ใหม่ ป้อนค่าตัวเลือกในคอลัมน์แรก
3. กลับไป Sheet แรก (หรือ Sheet ที่คุณทำงานอยู่) เลือกเซลล์ที่ต้องการแทรก dropdown
4. คลิกขวาเลือก "Data Validation" (ท้ายสุดของเมนูบริบท)
5. ในฟิลด์ "Criteria" เลือก "List from a range" และเลือก Sheet, คอลัมน์ และเซลล์ในฟิลด์ "Data" ติ๊ก "Show dropdown list in cell"
6. คลิก OK ตอนนี้คุณควรเห็นฟิลด์ Dropdown ที่จำกัดเนื้อหาเซลล์ให้เป็นช่วงค่าเฉพาะ
สถานการณ์ที่เหมาะสมที่สุดกับสเปรดชีตคือมีกฎมากมายที่ทำให้การจัดสีและคำนวณอัตโนมัติ เพื่อให้คุณทำงานเร็วและมีประสิทธิภาพที่สุด หวังว่า 5 เคล็ดลับนี้จะช่วยให้คุณบรรลุเป้าหมายนั้น ทำให้ข้อมูลชัดเจนขึ้น และเพิ่มรสชาติให้กระบวนการจัดการสเปรดชีตที่บางครั้งน่าเบื่อ
