當建立需要其他人填寫的 Google 試算表時，下拉式清單可以簡化資料輸入過程。
您可以從另一個儲存格範圍提取下拉式清單的項目，或直接輸入它們。學習如何執行這兩種操作，以及如何修改現有的下拉式清單。
在 Google 試算表中建立手動下拉式清單
在 Google 試算表中建立下拉式清單最快的方法是在資料驗證設定中列出項目。
操作方法如下：
- 選擇您想要建立下拉式清單的儲存格。從選單中選擇 資料，然後選擇 資料驗證。
- 在準則旁，選擇 項目清單。
- 在此選項旁的欄位中，輸入您想要包含在下拉式清單中的項目，以逗號分隔。
- 選擇 儲存 按鈕，您將看到您選擇的儲存格現在有了下拉式清單。
資料驗證選項
資料驗證視窗中有幾個重要的設定值得注意。
如果您取消選取 在儲存格中顯示下拉式清單，下拉箭頭將不會出現。但是，當使用者開始輸入時，清單項目將會出現。
在 資料無效時 部分，如果您選擇 顯示警告，將會出現紅色警告指示器。這會顯示一條訊息，警告使用者輸入的項目不符合清單中的任何項目。
如果您改為選擇 拒絕輸入，Google 試算表將拒絕該輸入，並改用下拉式清單的第一個項目取代它。
在 外觀 部分，如果您選擇 顯示驗證說明文字 並在其下方的欄位中輸入文字，當使用者選擇下拉式儲存格時，該文字將會出現。
從 Google 試算表範圍建立下拉式清單
建立 Google 試算表下拉式清單更動態的方法是使用儲存格範圍的內容來填充清單。
操作方法如下：
- 首先，在任意儲存格範圍中建立您的驗證清單。這些不必在同一個試算表中。您也可以在其他試算表分頁中建立並選擇這些清單。
- 接下來，選擇您想要建立下拉式清單的儲存格。從選單中選擇 資料，然後選擇 資料驗證。
- 這次，從準則下拉式清單中選擇 來自範圍的清單。然後選擇小的網格選擇圖示以開啟範圍選擇視窗。
- 選擇您想要用作清單的範圍，您將看到範圍文字出現在 選擇資料範圍 欄位中。
- 選擇 確定 關閉選擇視窗並返回驗證視窗。配置您想要的其餘下拉式選項，然後選擇 儲存 按鈕完成。
- 現在，您將看到範圍資料作為您選擇的儲存格中的下拉式清單項目出現。
- 對您想要新增為動態下拉式清單的任何其他欄位繼續相同的過程。
使用範圍作為資料來源是保持試算表更新的好方法，而不必手動逐一更新您建立的每個下拉式清單。
關於 Google 試算表下拉式清單的有趣事實
連接到範圍的 Google 試算表下拉式清單最有用，因為它們大幅減少了試算表的整體維護工作。
透過單一範圍變更更新多個儲存格
如果您有許多儲存格從單一項目範圍提取資料，這點尤其真實。如果您想要更新或更改那些清單項目，您只需在單一範圍中進行更改即可。
即使有數百個儲存格包含那些清單項目，一次更新範圍將瞬間更新所有那些下拉式儲存格。
複製已驗證的儲存格以節省時間
您也可以透過複製已驗證的下拉式儲存格到任何其他儲存格來節省時間。這省去了再次逐步經過驗證畫面的過程。
複製已驗證的儲存格對於選擇清單（如日期、月份、時間和其他標準資料集）特別有用。
快速移除儲存格驗證
假設您不希望任何儲存格包含清單項目。您可以通過右鍵點擊儲存格、選擇 驗證，然後在資料驗證視窗中選擇 移除驗證 來快速移除它們。
您將看到儲存格上的下拉箭頭消失，所有下拉式項目消失。儲存格將變成只是另一個普通的試算表儲存格。
在 Google 試算表中使用雙重下拉式清單
使用 Google 試算表下拉式清單還有一種更有用的方式，就是在試算表之間傳遞資訊。您也可以使用這項技術在人員之間傳遞資訊。
例如，如果您有一個包含一個團隊完成任務清單的原始試算表，您可以根據那些完成的任務建立第二個試算表。
您可能想也可能不想根據上一節所述的相同動態下拉式清單建立第一個清單。
無論哪種方式，選擇您想要將完成的任務作為另一個下拉式清單發送到的試算表上的儲存格，並按上一節所述開啟驗證視窗。當您選擇資料範圍時，切換到這個來源任務試算表並選擇整個任務欄（包括空白儲存格）。
現在，在目標試算表上，您將看到從任務欄提取的資料。這意味著您的第二個團隊可以根據第一個團隊完成的任務執行他們自己的專案任務。
第一個團隊可以繼續將新完成的任務新增到原始來源試算表中。
既然您在來源範圍中包含了空白儲存格，那些新的唯一任務將出現在第二個團隊的下拉式清單中。
請記住，只有唯一的任務會出現在第二個下拉式清單中。這不是從來源傳遞特定行項目的最佳方式，但這是第二個團隊查看其他人新增到試算表中的所有唯一項目的好方法。
您將如何使用 Google 試算表下拉式清單？
正如您所見，Google 試算表提供了許多方法，您可以從其他儲存格提取資訊來填充下拉式清單。或者，如果您的資料輸入需求相當簡單，您可以堅持手動輸入以逗號分隔的下拉式清單項目。
無論哪種方式，您都應該能夠讓任何試算表的資料輸入盡可能簡單容易。
