สเปรดชีตและฐานข้อมูลทั้งคู่เสนอวิธีการดูข้อมูล แต่วิธีการที่แต่ละอันใช้ในการรวบรวมและแชร์ข้อมูลนั้น แตกต่างกันอย่างมาก
สเปรดชีตเสนอข้อมูลที่มีโครงสร้าง準 (quasi-structured) ในรูปแบบแถวและคอลัมน์ อย่างไรก็ตาม สเปรดชีตไม่เชื่อมโยงกับกันและไม่ต้องการกฎเกี่ยวกับข้อมูลที่อยู่ในสเปรดชีต นอกจากนี้ สเปรดชีตไม่มีเครื่องมือสรุปและรายงานที่ซับซ้อน
ฐานข้อมูลรวบรวมข้อมูลในลักษณะที่มีโครงสร้าง และบังคับใช้กฎและความสัมพันธ์เกี่ยวกับสิ่งที่เข้าและออกออกมาตรฐาน เราได้ทบทวนทั้งสองเพื่อช่วยในการตัดสินใจว่าอันไหนเหมาะกับความต้องการของคุณที่สุด
สรุปผลโดยรวม
สเปรดชีต
ประกอบด้วยเซลล์จากคอลัมน์และแถว
คำนวณทางคณิตศาสตร์
จัดเรียงและกรองข้อมูล
ฐานข้อมูล
จัดระเบียบชุดข้อมูลที่ซับซ้อน
ควบคุมโดยระบบจัดการฐานข้อมูล (DBMS)
เข้าถึงและจัดการข้อมูลจำนวนมาก
ฐานข้อมูลรองรับการอ่านและเขียนเนื้อหาอัตโนมัติอย่างรวดเร็ว เว้นแต่คุณจะใช้ระบบทริกเกอร์แบบทำเองอย่าง If This Then That สเปรดชีตต้องการการป้อนข้อมูลด้วยตนเอง
Microsoft Excel และ Google Sheets เป็นโปรแกรมสเปรดชีตที่ใช้กันทั่วไป ทั้งคู่มีให้ฟรีบนคอมพิวเตอร์ แท็บเล็ต และสมาร์ทโฟน
นอกจาก Microsoft Access บนเดสก์ท็อป (และโคลนอย่าง LibreOffice Base) เครื่องมือฐานข้อมูลที่ทนทานส่วนใหญ่อยู่บนเซิร์ฟเวอร์ บริษัทใหญ่ใช้ตัวเลือกอย่าง Microsoft SQL Server หรือ Oracle server suite ชุมชนโอเพนซอร์สและ Linux ใช้เครื่องมืออย่าง MariaDB
เมื่อคุณใช้ฐานข้อมูล คุณมักจะจับคู่กับเครื่องมือสนับสนุน เนื่องจากฐานข้อมูลต้องการ Structured Query Language (SQL) เพื่อเข้าถึงข้อมูล เครื่องมืออย่าง visual report designers (อย่าง Crystal Reports) หรือ dashboarding tools (อย่าง Tableau) จัดการทั้งการสร้าง SQL และการพัฒนารายงานที่ซับซ้อน
การออกแบบ: การวิเคราะห์ ต่อ ความสัมพันธ์
สเปรดชีต
ปรับให้เหมาะสมสำหรับการวิเคราะห์ข้อมูง่าย
ความสามารถในการกรองจำกัด
ความสามารถจำกัดในการเปรียบเทียบข้อมูลจากแหล่งต่างๆ
ฐานข้อมูล
สามารถเชื่อมโยงตารางได้
การวิเคราะห์เชิงสัมพันธ์ที่ทรงพลัง
ความสามารถในการคำนวณจำกัด
ว่าจะใช้ฐานข้อมูลหรือสเปรดชีตสำหรับวัตถุประสงค์ที่กำหนด ขึ้นอยู่กับลักษณะการใช้งาน (use-case characteristics) หลายประการ
แม้สูตรค้นหา (lookup formulas) และชื่อพื้นที่ (named regions) จะเชื่อมโยงบางส่วนของสเปรดชีตเข้าด้วยกัน สเปรดชีตเป็นชุดข้อมูลที่แยกต่างหาก (self-contained dataset) มันมีความสามารถจำกัดในการกรองและจัดกลุ่มข้ามเวิร์กชีตและไฟล์สเปรดชีตที่แตกต่างกัน สเปรดชีตปรับให้เหมาะสมสำหรับการเงินและการวิเคราะห์ข้อมูง่าย สำหรับการคำนวณตัวเลขที่ตรงไปตรงมา วิธีนี้เหนือกว่าฐานข้อมูล นอกจากนี้ ฐานข้อมูลต้องการทักษะทางเทคนิคมากกว่าในการตั้งค่าและกำหนดค่า
อย่างไรก็ตาม การเปรียบเทียบข้อมูลจากแหล่งข้อมูลที่ต่างกันในสเปรดชีตไม่ใช่ง่าย ฐานข้อมูลบังคับใช้ความสัมพันธ์และรองรับการสืบค้น berdasarkan attributes หรือ subsets ภายในตารางหนึ่งหรือหลายตาราง ฐานข้อมูลเชื่อมโยงตารางเข้าด้วยกันในหลายวิธี และทำสถิติสรุปบน subsets และ supersets นั้นๆ
การรายงาน: รูปลักษณ์เป็นสำคัญ
สเปรดชีต
รูปลักษณ์ปรับแต่งได้
สร้างกราฟง่าย
ฟีเจอร์จัดรูปแบบที่หลากหลาย
ฐานข้อมูล
รูปลักษณ์เป็นทางการ
ปรับกระบวนการรายงานให้มีประสิทธิภาพ
รูปแบบรายงานตาราง
สเปรดชีตนำเสนอตารางข้อมูล เนื้อหา การจัดรูปแบบ รูปลักษณ์ และโครงสร้าง ถูกกำหนดโดยเจ้าของสเปรดชีต ฐานข้อมูลต้องการโครงสร้างที่เป็นทางการ และแยกข้อมูลออกจากรูปลักษณ์ของข้อมูลนั้นๆ
สเปรดชีตคือทั้งข้อมูลและเลเยอร์การนำเสนอสำหรับข้อมูลนั้น วิธีนี้ทำให้รายงานง่ายๆ มีประสิทธิภาพ เพราะการคำนวณโปร่งใสสำหรับทุกคนที่เปิดไฟล์ นอกจากนี้ ตัวเลือกอย่างเส้นกั้น การทำเงา กราฟ และสี ทำให้เอาต์พุทสุดท้ายดูเหมือนที่คุณต้องการ
ฐานข้อมูลให้ผลลัพธ์ข้อมูลในรูปแบบตาราง การจัดรูปแบบของเอาต์พุทใดๆ ต้องเกิดขึ้นในสเปรดชีตหรือโปรแกรมอื่น เช่น dashboarding tool
ตำแหน่งข้อมูล: การเข้าถึงข้อมูลและการตรวจสอบ (Auditing)
สเปรดชีต
เอกสารอิสระ (self-contained documents)
ตัวเลือกความปลอดภัยจำกัด
ผู้ใช้คนเดียวในเวลาเดียวกัน
ฐานข้อมูล
เซิร์ฟเวอร์ฐานข้อมูลเฉพาะ (dedicated database servers)
สิทธิ์ (Permissions) เพิ่มความปลอดภัย
ผู้ใช้พร้อมกันหลายคน (Multiple simultaneous users)
สเปรดชีตเป็นเอกสารอิสระที่อยู่บนคอมพิวเตอร์ส่วนบุคคลหรือไฟล์เซิร์ฟเวอร์ ฐานข้อมูล ส่วนใหญ่ ต้องการเซิร์ฟเวอร์ฐานข้อมูลเฉพาะ นี่หมายความว่าการสร้างฐานข้อมูลใช้ความพยายามมากกว่า แต่คุณไม่สามารถจัดเก็บผิดที่หรือลบโดยไม่ได้ตั้งใจได้
แม้คุณจะป้องกันสเปรดชีตด้วยรหัสผ่านได้ แต่โดยทั่วไปคุณไม่สามารถตรวจสอบได้ว่าใครดูหรือแก้ไขไป กับฐานข้อมูล อย่างไรก็ตาม คุณไม่สามารถดูหรือแก้ไขข้อมูลได้ เว้นแต่คุณจะมีสิทธิ์ ฐานข้อมูลจะบันทึกการดูและแก้ไขใดๆ ที่คุณทำไว้เพื่อการค้นพบในอนาคต
โดยทั่วไป สเปรดชีตออกแบบมาเพื่อเปิดและแก้ไขโดยคนเดียวในเวลาเดียวกัน ฐานข้อมูลรองรับผู้ใช้ที่ล็อกอินหลายคนพร้อมกัน
ข้อสรุป: ปริมาณข้อมูลเป็นตัวตัดสิน
การตัดสินใจว่าคุณควรใช้แอปพลิเคชันสเปรดชีตหรือฐานข้อมูล ขึ้นอยู่กับปริมาณข้อมูลที่คุณวางแผนจะทำงาน สเปรดชีตเพียงพอสำหรับรายการข้อมูลพื้นฐานที่จัดการได้ อย่างไรก็ตาม หากคุณวางแผนจัดเก็บข้อมูลดิบ (raw data) จำนวนมากเป็นเวลาที่ไม่ xác định ฐานข้อมูลเป็นการลงทุนเวลาและทรัพยากรที่คุ้มค่า
