ข้อเสียหนึ่งของการใช้งาน Mail Merge เพื่อสร้างเอกสารคือ คุณมีความเสี่ยงที่จะทำผิดพลาดมากกว่าการสร้างเอกสารแต่ละฉบับแยกกัน ตรวจสอบข้อผิดพลาดที่พบบ่อยใน Mail Merge ดังต่อไปนี้ ก่อนที่จะทำให้เสร็จสิ้นและส่งไปพิมพ์
ความครบถ้วน
ตรวจสอบอีกครั้งว่าคุณได้แทรกข้อมูลที่จำเป็นทั้งหมดสำหรับ Mail Merge ที่สำเร็จแล้วหรือยัง การมองข้ามฟิลด์ขณะสร้างเอกสารเป็นเรื่องง่าย มองเฉพาะที่อยู่และสำคัญกว่านั้นคือ รหัสไปรษณีย์ คุณควรตรวจสอบให้แน่ใจว่าบรรทัดทักทายหรือพื้นที่อื่นๆ ที่คุณแทรกฟิลด์หลายตัวติดกันได้รับการกรอกข้อมูลอย่างถูกต้องทั้งหมด
ความถูกต้อง
แม้จะดูเหมือนเป็นสัญชาตญาณทั่วไป แต่คุณจะประหลาดใจได้ว่ามีผู้คนจำนวนมากทำ Mail Merge ผิดพลาดเพราะไม่ได้ตรวจสอบความถูกต้อง เพื่อให้แน่ใจว่า Mail Merge ของคุณถูกต้อง คุณต้องตรวจสอบว่าได้แทรกฟิลด์ที่ถูกต้องในตำแหน่งที่เหมาะสม หากคุณมีฟิลด์ที่ชื่อคล้ายกัน การแทรกฟิลด์ผิดเป็นเรื่องง่ายมาก หากคุณพบว่าทำข้อผิดพลาดนี้บ่อย ควรพิจารณาเปลี่ยนชื่อฟิลด์เพื่อป้องกันความสับสนในอนาคต
ช่องว่าง (Spacing)
ช่องว่างเป็นปัจจัยสำคัญ บางครั้งยากที่จะบอกได้ว่าคุณได้เว้นช่องว่างกี่ช่องในเอกสาร การใช้ฟิลด์ Mail Merge ทำให้ยากขึ้นอีก โดยเฉพาะเมื่อฟิลด์อยู่ติดกัน คุณอาจพบว่าลืมเว้นช่องว่างเลย จึงจำเป็นต้องตรวจสอบเอกสารให้แน่ใจว่ามีช่องว่างระหว่างฟิลด์ทั้งหมด มิฉะนั้น ผลลัพธ์สุดท้ายจะมีคำที่ต่อกันยาวมากและอ่านไม่ออก
เครื่องหมายวรรคตอน
เช่นเดียวกับช่องว่าง หลายคนมองข้ามคุณค่าและความสำคัญของเครื่องหมายวรรคตอนเมื่อทำงานกับ Mail Merge การมองข้ามเครื่องหมายวรรคตอนง่ายเพราะปัญหาช่องว่าง คุณจะสังเกตว่าบ่อยครั้งวางเครื่องหมายวรรคตอนผิดที่ ข้ามไปหมด หรือใส่เครื่องหมายวรรคตอนซ้ำเมื่อมีฟิลด์ Mail Merge หลายตัวติดกัน
การจัดรูปแบบ (Formatting)
การจัดรูปแบบข้อความเป็นหนึ่งในข้อผิดพลาดสำคัญที่นำไปสู่การค้นหา "mail merge not working" ตรวจสอบว่าการจัดรูปแบบที่ใช้กับฟิลด์ Mail Merge ถูกต้องหรือไม่ ไม่ว่าคุณจะเป็นมือใหม่หรือเคยทำ Mail Merge มาหลายร้อยครั้ง ตรวจสอบฟิลด์ Mail Merge สำหรับการเอียง ต้นเส้น และตัวหนา แล้วแก้ไขก่อนทำให้ Mail Merge เสร็จสิ้น
สรุป
ข้อนี้ไม่ใช่รายการครบถ้วนของข้อผิดพลาดที่อาจเกิดขึ้นในกระบวนการ Mail Merge แต่เป็นจุดเริ่มต้นที่ดี คุณควรตรวจทานข้อผิดพลาดอื่นๆ เช่น ข้อผิดพลาดการพิมพ์และการสะกดผิด ที่อาจเกิดขึ้นในเอกสารใดๆ
