ข้อเสียอย่างหนึ่งของการใช้จดหมายเวียนในการสร้างเอกสารคือ คุณมีความเสี่ยงที่จะทำผิดพลาดมากกว่าการสร้างเอกสารทีละฉบับ ตรวจสอบข้อผิดพลาดของจดหมายเวียนที่พบบ่อยเหล่านี้ก่อนที่จะสรุปและส่งไปพิมพ์
ครอบคลุม
ตรวจสอบอีกครั้งว่าคุณได้ใส่ข้อมูลที่จำเป็นทั้งหมดที่จำเป็นสำหรับจดหมายเวียนที่ประสบความสำเร็จหรือไม่ ค่อนข้างง่ายที่จะมองข้ามฟิลด์เมื่อคุณสร้างเอกสารของคุณ ให้ความสนใจเป็นพิเศษกับที่อยู่และที่สำคัญกว่านั้นคือรหัสไปรษณีย์ คุณควรตรวจสอบให้แน่ใจด้วยว่าบรรทัดทักทายหรือพื้นที่อื่น ๆ ที่คุณได้แทรกหลายฟิลด์ต่อเนื่องกันถูกกรอกอย่างถูกต้อง
ความแม่นยำ
แม้ว่าสิ่งนี้อาจดูเหมือนเป็นเรื่องธรรมดา แต่คุณจะต้องแปลกใจที่มีคนทำจดหมายเวียนให้ยุ่งเหยิงเพราะพวกเขาไม่ได้ตรวจสอบความถูกต้อง เพื่อให้แน่ใจว่าจดหมายเวียนของคุณมีความถูกต้อง คุณจะต้องแน่ใจว่าคุณแทรกฟิลด์ที่ถูกต้องในตำแหน่งที่ถูกต้อง หากคุณมีฟิลด์ที่มีชื่อคล้ายกัน การแทรกฟิลด์ที่ไม่ถูกต้องจะง่ายเกินไป หากคุณพบว่าคุณทำข้อผิดพลาดนี้บ่อยๆ ขอแนะนำให้ประเมินชื่อที่คุณป้อนในช่องของคุณใหม่เพื่อหลีกเลี่ยงความสับสนในอนาคต
ระยะห่าง
ระยะห่างเป็นปัจจัยสำคัญ บางครั้งเป็นการยากที่จะบอกว่าคุณป้อนช่องว่างในเอกสารจำนวนเท่าใด การใช้ฟิลด์จดหมายเวียนทำให้ยากต่อการบอก โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่ออยู่ใกล้กัน คุณอาจพบว่าคุณเว้นช่องว่างไว้ทั้งหมด การตรวจสอบเอกสารของคุณเป็นสิ่งสำคัญเพื่อให้แน่ใจว่าคุณมีช่องว่างระหว่างฟิลด์ทั้งหมด มิฉะนั้น ผลิตภัณฑ์สุดท้ายจะมีคำทับศัพท์จำนวนมากที่อ่านไม่ออก
เครื่องหมายวรรคตอน
เช่นเดียวกับการเว้นวรรค หลายคนมองข้ามคุณค่าและความสำคัญของเครื่องหมายวรรคตอนเมื่อทำงานกับจดหมายเวียน เป็นเรื่องง่ายที่จะพลาดเครื่องหมายวรรคตอนเมื่อทำงานกับฟิลด์จดหมายเวียนเนื่องจากการเว้นวรรค คุณจะสังเกตเห็นว่าคุณมักใส่เครื่องหมายวรรคตอนผิด ละเว้น หรือเพิ่มเครื่องหมายวรรคตอนสองครั้งเมื่อคุณมีช่องจดหมายเวียนหลายช่องติดต่อกัน
การจัดรูปแบบ
การจัดรูปแบบข้อความของคุณเป็นหนึ่งในข้อผิดพลาดร้ายแรงที่นำไปสู่ "จดหมายเวียนไม่ทำงาน" การค้นหาของ Google ตรวจสอบว่าการจัดรูปแบบที่ใช้กับเขตข้อมูลจดหมายเวียนของคุณถูกต้องหรือไม่ ไม่ว่าคุณจะเพิ่งเริ่มทำจดหมายเวียนหรือทำจดหมายเวียนสำเร็จนับร้อยฉบับ คุณจำเป็นต้องตรวจสอบฟิลด์จดหมายเวียนของคุณเพื่อหาตัวเอียง ขีดเส้นใต้ และจัดรูปแบบตัวหนา และแก้ไขก่อนที่จะสรุปจดหมายเวียน
สรุป
นี่ไม่ใช่รายการข้อผิดพลาดทั้งหมดที่คุณสามารถแนะนำในกระบวนการจดหมายเวียนได้ แต่เป็นจุดเริ่มต้นที่ดี และจะเป็นการดีที่สุดหากคุณพิสูจน์ข้อผิดพลาดอื่นๆ เช่น การสะกดผิดและการสะกดผิด ที่อาจเกิดขึ้นในเอกสารใดๆ
