ฐานข้อมูล Excel สามารถใหญ่หรือเล็กได้ตามที่คุณต้องการ แต่เมื่อโตใหญ่จนเกินไป การจัดการข้อมูลไม่ใช่ง่ายเสมอไป เช่นเดียวกับการค้นหาข้อมูลเฉพาะในเซลล์บางเซลล์ อาจต้องเลื่อนดูมากเกินไป หาก VLOOKUP ไม่ตอบโจทย์ ฟังก์ชัน INDEX ของ Excel จะช่วยคุณได้
นี่คือวิธีใช้ฟังก์ชัน INDEX ของ Excel เพื่อค้นหาข้อมูลที่คุณต้องการทันที
แม้ภาพหน้าจอในคู่มือนี้จะเป็นของ Excel 365 คำแนะนำใช้ได้กับ Excel 2019 และ Excel 2016 เช่นกัน UI อาจแตกต่างเล็กน้อยในแต่ละเวอร์ชัน
สูตร INDEX ใน Excel คืออะไร?
ฟังก์ชัน INDEX เป็นสูตรใน Excel และเครื่องมือฐานข้อมูลอื่นๆ ที่ดึงค่าจากรายการหรือตาราง ตามข้อมูลตำแหน่งที่คุณป้อนในสูตร โดยทั่วไปแสดงในรูปแบบนี้:
=INDEX (array, row_number, column_number)
สิ่งนี้กำหนดฟังก์ชัน INDEX และให้พารามิเตอร์ที่คุณต้องการให้ดึงข้อมูล เริ่มจากช่วงข้อมูล (data range) หรือ named range ที่คุณกำหนดไว้ก่อนหน้า ตามด้วยหมายเลขแถวสัมพัทธ์ของอาร์เรย์ และหมายเลขคอลัมน์สัมพัทธ์
นั่นหมายความว่าคุณป้อนหมายเลขแถวและคอลัมน์ภายในช่วงที่คุณกำหนด ดังนั้นหากคุณต้องการดึงข้อมูลจากแถวที่สองในช่วงข้อมูลของคุณ คุณจะป้อน 2 สำหรับหมายเลขแถว แม้ว่าจะไม่ใช่แถวที่สองของฐานข้อมูลทั้งหมด ก็ตาม وينไปกับการป้อนคอลัมน์เช่นกัน
วิธีใช้ฟังก์ชัน INDEX ใน Excel
สูตร INDEX เป็นเครื่องมือยอดเยี่ยมสำหรับค้นหาข้อมูลจากช่วงข้อมูลที่กำหนดไว้ล่วงหน้า ในตัวอย่างของเรา เราจะใช้รายการคำสั่งซื้อจากผู้ค้าปลีกสมมติที่ขายของใช้สำนักงานและของเล่นสัตว์เลี้ยง รายงานคำสั่งซื้อประกอบด้วย หมายเลขคำสั่งซื้อ ชื่อสินค้า ราคาต่อหน่วย และจำนวนที่ขายได้
เปิดฐานข้อมูล Excel ที่คุณต้องการทำงาน หรือสร้างใหม่เหมือนตัวอย่างด้านบนเพื่อติดตามตัวอย่างนี้
เลือกเซลล์ที่คุณต้องการให้ผลลัพธ์ INDEX แสดง ในตัวอย่างแรก เราต้องการหาหมายเลขคำสั่งซื้อสำหรับ Dinosaur Treats เรารู้ว่าข้อมูลอยู่ในเซลล์ A7 ดังนั้นเราป้อนข้อมูลนั้นในฟังก์ชัน INDEX ในรูปแบบต่อไปนี้:
=INDEX (A2:D7,6,1)
สูตรนี้ค้นหาภายในช่วงเซลล์ A2 ถึง D7 ในแถวที่หกของช่วงนั้น (แถว 7) ในคอลัมน์แรก (A) และแสดงผลลัพธ์ 32321
หากเราต้องการหาจำนวนคำสั่งซื้อสำหรับ Staples แทน เราจะป้อนสูตรดังนี้:
=INDEX (A2:D7,4,4)
ซึ่งให้ผลลัพธ์ 15
คุณยังสามารถใช้เซลล์ที่ต่างกันสำหรับอินพุต Row และ Column เพื่อให้ได้ผลลัพธ์ INDEX แบบไดนามิก โดยไม่ต้องปรับสูตรเดิม ซึ่งอาจมีลักษณะประมาณนี้:
ความแตกต่างเพียงอย่างเดียวคือ ข้อมูล Row และ Column ในสูตร INDEX ถูกป้อนเป็นอ้างอิงเซลล์ ในกรณีนี้คือ F2 และ G2 เมื่อเนื้อหาของเซลล์เหล่านั้นเปลี่ยน ผลลัพธ์ INDEX จะเปลี่ยนตามไปด้วย
คุณยังสามารถใช้ named ranges สำหรับอาร์เรย์ของคุณได้
วิธีใช้ฟังก์ชัน INDEX กับ Reference
คุณยังสามารถใช้สูตร INDEX กับ reference แทน array ได้ สิ่งนี้ช่วยให้คุณกำหนดช่วงหรืออาร์เรย์หลายช่วง เพื่อดึงข้อมูล ฟังก์ชันป้อนได้เกือบเหมือนกัน แต่ใช้ข้อมูลเพิ่มเติมหนึ่งชิ้นคือ หมายเลขพื้นที่ (area number) ซึ่งมีลักษณะดังนี้:
=INDEX ((reference), row_number, column_number, area_number)
เราจะใช้ฐานข้อมูลตัวอย่างเดิมในลักษณะเดียวกันเพื่อแสดงให้เห็นว่าฟังก์ชัน INDEX แบบ reference ทำได้อะไร แต่เราจะกำหนดอาร์เรย์ 3 ช่วงแยกกันภายในช่วงนั้น โดยล้อมรอบด้วยวงเล็บชุดที่สอง
เปิดฐานข้อมูล Excel ที่คุณต้องการทำงาน หรือติดตามตัวอย่างของเราโดยป้อนข้อมูลเดียวกันลงในฐานข้อมูลว่าง
เลือกเซลล์ที่คุณต้องการให้ผลลัพธ์ INDEX แสดง ในตัวอย่างของเรา เราจะค้นหาหมายเลขคำสั่งซื้อสำหรับ Dinosaur treats อีกครั้ง แตคราวนี้เป็นส่วนหนึ่งของอาร์เรย์ที่สามภายในช่วงของเรา ดังนั้นฟังก์ชันจะเขียนในรูปแบบต่อไปนี้:
=INDEX ((A2:D3, A4:D5, A6:D7),2,1,3)
สิ่งนี้แยกฐานข้อมูลของเราออกเป็น 3 ช่วงที่กำหนดไว้ แถวละ 2 แถว และค้นหาแถวที่สอง คอลัมน์หนึ่ง ของอาร์เรย์ที่สาม นั่นให้ผลลัพธ์คือหมายเลขคำสั่งซื้อสำหรับ Dinosaur Treats
