วิธีใช้ฟังก์ชัน IF ใน Excel

ข้อควรรู้

• ฟังก์ชัน IF ใช้สำหรับการทดสอบเชิงตรรกะ กล่าวคือ มีบางสิ่งที่เป็นจริงหรือไม่
• ไวยากรณ์และอาร์กิวเมนต์ของฟังก์ชัน IF คือ =IF (logical_test, value_if_true, [value_if_false])
• ตัวอย่างเช่น =IF (A2>A3,"ใหญ่กว่า", "เล็กลง")

บทความนี้อธิบายวิธีใช้ฟังก์ชัน IF เพื่อทำการทดสอบเชิงตรรกะของ Excel ทุกเวอร์ชัน รวมถึง Excel 2019 และ Microsoft 365 โดยมีตัวอย่างหลายตัวอย่างสรุปไว้

ฟังก์ชัน IF คืออะไร?

ฟังก์ชัน IF ใน Excel ใช้เพื่อทดสอบตรรกะ สูตรที่ใช้ฟังก์ชันนี้เรียกอีกอย่างว่า คำสั่ง IF หรือ คำสั่ง if/then .

สูตรทั้งหมดที่ใช้ฟังก์ชันนี้สามารถมีหนึ่งในสองผลลัพธ์ วิธีการทำงาน ดังที่เราจะเห็นในตัวอย่างด้านล่าง คือ มีการตั้งค่าสูตรเพื่อทดสอบว่าบางสิ่งเป็นความจริงหรือไม่ ถ้ามันจริงสิ่งหนึ่งจะเกิดขึ้น แต่ถ้ามันเป็นเท็จสิ่งอื่นจะเกิดขึ้น

ฟังก์ชัน IF เป็นหนึ่งในฟังก์ชันตรรกะหลายอย่างที่คุณสามารถใช้ได้ใน Excel อื่นๆ ได้แก่ AND, IFERROR, IFS, NOT และ OR

IF ไวยากรณ์และอาร์กิวเมนต์ของฟังก์ชัน IF

ทุกสูตรที่ใช้ฟังก์ชัน IF มีส่วนประกอบบางส่วนดังนี้:

=ถ้า (การทดสอบเชิงตรรกะ , value_if_true , [value_if_false ])

• การทดสอบเชิงตรรกะ :เงื่อนไขที่คุณกำลังทดสอบ จำเป็น
• value_if_true :จะเกิดอะไรขึ้นถ้า logical_test เป็นความจริง. จำเป็น
• value_if_false :จะเกิดอะไรขึ้นถ้า logical_test เป็นเท็จ เป็นทางเลือก

การเขียนคำสั่ง Excel IF นั้นง่ายหากคุณอ่านต่างออกไปเล็กน้อย:ถ้าส่วนแรกเป็นจริง ให้ทำสิ่งนี้ หากส่วนแรกเป็นเท็จ ให้ทำอย่างอื่นแทน

โปรดระลึกถึงกฎเหล่านี้:

• Excel คืนค่า FALSE ถ้า logical_test เป็นเท็จและ value_if_false ถูกละไว้
• การส่งคืนข้อความเป็น value_if_true หรือ value_if_false จะต้องอยู่ในเครื่องหมายคำพูด ยกเว้นคำว่า TRUE และ FALSE
• ฟังก์ชัน IF ไม่คำนึงถึงขนาดตัวพิมพ์
• Excel 2010 และใหม่กว่าอนุญาตให้มีคำสั่ง IF ได้สูงสุด 64 รายการในสูตรเดียวกัน Excel เวอร์ชันเก่าจำกัดไว้ที่เจ็ด

ตัวอย่างฟังก์ชัน IF

ต่อไปนี้คือวิธีต่างๆ ที่คุณสามารถใช้สูตร IF ใน Excel:

เขียนข้อความถ้าคำชี้แจงเป็นจริง

=IF(A2>A3,"Bigger","Smaller")

นี่เป็นตัวอย่างพื้นฐานของคำสั่ง IF ใน Excel การทดสอบเพื่อดูว่า A2 มีขนาดใหญ่กว่า A3 . ถ้าใช่ เขียนว่า ใหญ่กว่า หรือเขียน เล็กลง .

ทำคณิตศาสตร์ถ้าคำชี้แจงเป็นจริง

=IF(A2>A3,A2-A3)

คำสั่ง IF นี้เขียนต่างกันเล็กน้อย แทนที่จะมี value_if_true ผลลัพธ์เป็นคำ มันลบค่าหนึ่งจากอีกค่าหนึ่ง ดังนั้น ถ้า A2 อันที่จริงแล้วใหญ่กว่า A3 ความแตกต่างก็จะเป็นผล หากไม่เป็นความจริง เนื่องจากเราละเว้น value_if_false ส่วน Excel จะคืนค่า FALSE .

ทดสอบคำชี้แจงด้วยคณิตศาสตร์

=IF(A2/A3=5,A2/A3,"")

อีกวิธีในการเขียนคำสั่ง IF คือทำการคำนวณภายใน logical_test ส่วน. เงื่อนไข IF ที่นี่คือ A2/A3=5 . ถ้าเป็นจริง เราจะทำการคำนวณ A2/A3 . ถ้าไม่เท่ากับ 5 เราต้องการให้ผลลัพธ์ไม่เป็นอะไรเลย ดังนั้นเราจึงใช้เครื่องหมายคำพูดคู่

ทดสอบว่าวันนี้เป็นวันที่

=IF(A2=TODAY(),"This is today","")

สามารถใช้ฟังก์ชัน Excel อื่นๆ ภายในคำสั่ง IF ในตัวอย่างนี้ เรากำลังใช้ฟังก์ชัน TODAY เพื่อตรวจสอบว่า A2 คือวันที่ของวันนี้ ถ้าใช่ สูตรจะเขียนว่า This is today มิฉะนั้นจะไม่มีอะไรเขียน

การใช้ AND ด้วยสูตร IF

=IF(E2<=TODAY(),"Now","Soon")
=IF(AND(F2="Now",D2>=(B2-C2)),"Yes","No")

ตัวอย่างของฟังก์ชัน IF นี้มีความเกี่ยวข้องมากกว่าเล็กน้อย แนวคิดในที่นี้คือ การดูว่ารายการที่เราค้างชำระนั้นเลยกำหนดชำระหรือไม่ และหากเป็นเช่นนั้น เรากำลังดูว่าจำนวนเงินนั้นอยู่ในงบประมาณของเราหรือไม่ เพื่อที่เราจะสามารถชำระคืนได้ หากข้อความทั้งสองนี้เป็นความจริง เราจะเห็นได้ในคอลัมน์ G ว่าถึงเวลาต้องจ่ายหรือไม่

IF(E2<=TODAY(),"Now","Soon") อยู่ในเร่งด่วน คอลัมน์. โดยระบบจะบอกเราว่าสินค้าเกินกำหนดหรือครบกำหนดในวันนี้โดยเปรียบเทียบวันที่ครบกำหนดกับวันที่ของวันนี้ หากวันที่ครบกำหนดคือวันนี้หรือในอดีต ตอนนี้ ถูกเขียนในคอลัมน์ F มิฉะนั้นเราจะเขียนว่า Soon .

คำสั่ง IF ที่สองยังคงมีโครงสร้างเหมือนกับคำสั่ง IF แม้ว่าจะมีการใช้ AND อยู่ก็ตาม ส่วนที่เป็นตัวหนาที่นี่คือตำแหน่งของฟังก์ชัน AND และเนื่องจากอยู่ในเครื่องหมายจุลภาคชุดแรก เราจึงใช้เป็น logical_test :

=IF(และ(F2="ตอนนี้",D2>=(B2-C2)) ,"ใช่","ไม่ใช่")

มีการเขียนแตกต่างออกไปเพื่อแสดงว่าเหมือนกับคำสั่ง IF อื่นๆ:

=IF(ทดสอบฟังก์ชันนี้และ ,เขียนว่า ใช่ ถ้ามันเป็นความจริง หรือเขียนว่า ไม่ ถ้าเป็นเท็จ)

ภายในฟังก์ชัน AND มีคำสั่ง IF สองคำสั่ง:

• F2="ตอนนี้" เป็นส่วนหนึ่งของสูตรในคอลัมน์ G จะตรวจสอบว่า ตอนนี้ อยู่ใน F2.
• D2>=(B2-C2) มีสองส่วน:ขั้นแรกทำการคำนวณ B2-C2 เพื่อดูว่าเราเหลือเงินสำหรับสินค้าเท่าไหร่ แล้วตรวจสอบงบประมาณที่มีใน D2 เพื่อดูว่าเรามีเงินที่จะจ่ายออกไปหรือไม่

ดังนั้น ถ้าเราเป็นหนี้เงินตอนนี้ และเรามีเงินที่จะจ่าย เราจะบอกว่า ใช่ ได้เวลาชำระสินค้าแล้ว

ตัวอย่างคำสั่ง IF ที่ซ้อนกัน

คำสั่ง IF ที่ซ้อนกันคือสิ่งที่เรียกว่าเมื่อมีคำสั่ง IF มากกว่าหนึ่งคำสั่งรวมอยู่ในสูตร การตั้งค่าเกือบจะเหมือนกัน แต่แทนที่จะปิดวงเล็บที่ส่วนท้ายของชุดแรก เราใส่เครื่องหมายจุลภาคและเขียนคำสั่งอื่น

สองคำสั่ง IF ในสูตรเดียว

=IF(B2="F","Class A",IF(B2="M","Class B"))

ตัวอย่างแรกนี้ใช้เพื่อจัดหมวดหมู่นักเรียนตามเพศ โดยที่ผู้หญิงจะได้รับคลาส A และผู้ชายคลาส B สูตรนี้จะตรวจสอบ F และ ม ใน B2 แล้วเขียนว่า Class A หรือ Class B ขึ้นอยู่กับข้อความที่เป็นความจริง

จำนวนวงเล็บที่คุณต้องการต่อท้ายสูตรที่มีฟังก์ชัน IF ซ้อนกันคือจำนวนครั้งที่เขียน IF เท่ากัน ในตัวอย่างของเรา IF เขียนสองครั้ง เราจึงต้องใช้วงเล็บสองอันต่อท้าย

คำสั่ง IF สามคำในหนึ่งสูตร

=IF(A2=TODAY(),"This is today",IF(A2<TODAY(),"Old date",IF(A2>TODAY(),"Future date")))

ต่อไปนี้คือตัวอย่างสูตรที่มีคำสั่ง IF หลายรายการ เหมือนกับตัวอย่าง TODAY ด้านบน แต่มีการทดสอบเชิงตรรกะอีกหนึ่งแบบ:

• ชุดแรกตรวจสอบว่า A2 คือวันที่ของวันนี้และกลับมา นี่คือวันนี้ ถ้าใช่
• การทดสอบครั้งที่สองถ้าวันนี้มากกว่า A2 เพื่อตรวจสอบว่า A2 เป็นวันที่เก่า และส่งคืน วันที่เก่า ถ้าใช่
• สุดท้าย มีการทดสอบเพื่อดูว่าวันที่ของวันนี้น้อยกว่าวันที่ใน A2 หรือไม่ และสูตรจะคืนค่า วันที่ในอนาคต ถ้าใช่

คัดลอกราคาหากข้อความแจ้งเป็นเท็จ

=IF(C2="Bill","",IF(C2="Food","",B2))

ในตัวอย่างสูตร IF ที่ซ้อนกันขั้นสุดท้ายนี้ เราจำเป็นต้องระบุจำนวนรวมของการซื้อทั้งหมดที่ไม่จัดอยู่ในหมวดหมู่ใดหมวดหมู่หนึ่งอย่างรวดเร็ว เรากำลังรวมการซื้อที่ไม่จำเป็นทั้งหมดของเรา และด้วยรายการที่ยาวนาน นี่เป็นวิธีที่ดีที่สุดที่จะทำ เราได้พิจารณาแล้วว่าคำอธิบายรายการใดๆ ที่ระบุว่า บิล หรือ อาหาร เป็นสิ่งสำคัญดังนั้นราคาใน B2 จะต้องแสดงสำหรับรายการอื่นๆ ทั้งหมด

นี่คือสิ่งที่เกิดขึ้น:

• C2="Bill","" :ถ้า C2 พูดว่า บิล ปล่อยเซลล์ว่างไว้
• C2="อาหาร","" :ถ้า C2 พูดว่า อาหาร ปล่อยเซลล์ว่างไว้
• B2: หากข้อความใดข้อความหนึ่งเป็นเท็จ ให้เขียนว่าอะไรอยู่ใน B2 .

สูตรนี้ช่วยให้เรามีรายการราคาที่เราสามารถรวมด้วยฟังก์ชัน SUM เพื่อประเมินจำนวนเงินที่ใช้ไปกับสินค้าที่เราไม่ต้องการได้อย่างรวดเร็ว

วิธีที่ง่ายกว่าในการเขียนคำสั่ง IF ที่ซ้อนกัน

เมื่อคุณสร้างสูตรมากขึ้นเรื่อยๆ สูตรนี้จะไม่สามารถจัดการได้อย่างรวดเร็วและแก้ไขได้ยากในภายหลัง วิธีหนึ่งในการทำให้คำสั่ง IF ที่ซ้อนกันทำงานได้ง่ายขึ้นคือใส่ตัวแบ่งบรรทัดหลังแต่ละคำสั่ง เช่น:

=
IF(A2=TODAY(),"This is today",
IF(A2<TODAY(),"Old date",
IF(A2IF(A2>TODAY(),"Future date")))

ในการทำสิ่งนี้ใน Excel เราต้องแก้ไขจากแถบสูตร:

1. เลือกแถบสูตรที่ด้านบนของ Excel

2. วางเมาส์ไว้ใต้พื้นที่ข้อความจนกว่าเคอร์เซอร์จะเปลี่ยนเป็นลูกศรสองด้าน จากนั้นคลิกและลากกล่องลงเพื่อเพิ่มพื้นที่ทำงาน

3. วางเคอร์เซอร์หลังเครื่องหมายเท่ากับแล้วกด Alt+Enter (Windows) หรือ Ctrl+Option+Enter (แม็ค). ซึ่งจะทำให้ส่วนที่เหลือของสูตรขึ้นบรรทัดใหม่

4. ทำซ้ำขั้นตอนที่ 3 ก่อนแต่ละคำสั่ง IF เพื่อให้ทุกอินสแตนซ์อยู่ในบรรทัดของตัวเอง