Outlook เป็นหัวใจสำคัญของธุรกิจมานานแล้ว ตอนนี้มันก็ก้าวเข้าสู่ชีวิตส่วนตัวของเราด้วย เหตุเพราะ Work from home กระจายตัว? เหตุเพราะเราตระหนักว่าชีวิตของเราคือธุรกิจของเรา? ไม่ว่าจะเป็นเหตุผลอะไร เราทุกคนต้องการเคล็ดลับและเทคนิคเกี่ยวกับวิธีทำให้ Outlook ทำงานได้ดีที่สุดบนอุปกรณ์ Android และ iOS ของเรา
เรารวบรวมรายการเคล็ดลับ Outlook Mobile App ที่ดีที่สุดและใหญ่ที่สุด ยกเว้นที่ระบุไว้ เคล็ดลับเหล่านี้ใช้ได้กับทั้ง iOS และ Android
1. ค้นหาไฟล์ รายละเอียดการเดินทาง ผู้ติดต่อ และอื่นๆ
ขับเคลื่อนโดย Microsoft Graph การเลือกไอคอน Search (แว่นขยาย) จะโหลดเอกสารล่าสุด ผู้ติดต่อโปรด โครงการเดินทาง และแม้แต่การติดตามพัสดุ (Package delivery tracking) ทันที เกณฑ์การค้นหาหลายอย่างที่ใช้ใน Outlook เดสก์ท็อปก็ใช้งานได้ในแอป Outlook บนโทรศัพท์ด้วย
2. กรองอีเมลในแอป Outlook
คนชอบเก็บอีเมล แม้จะรู้ว่าจะไม่ใช้มันอีก มันไม่เป็นไร เพราะคุณสามารถกรองได้
- ใน Inbox หรือโฟลเดอร์ใดๆ ให้เลือกปุ่ม Filter
- เลือกกรองโดย All messages, Unread, Flagged, Attachments, หรือ @Mentions Me @Mentions Me เป็นฟีเจอร์ใน Outlook เดสก์ท็อปและเว็บที่ทำงานคล้าย @mentions ในแอปโซเชียลมีเดีย
3. ซิงค์ผู้ติดต่อโทรศัพท์กับแอป Outlook
ตามค่าเริ่มต้น ผู้ติดต่อในโทรศัพท์ของคุณไม่ได้ซิงค์กับแอป Outlook
- บนหน้าจอหลักของ Outlook ให้เลือกไอคอนเกียร์ Settings
- เลือกบัญชีที่ต้องการซิงค์กับ Outlook Contacts
- เลื่อนไปที่ Sync contacts และใช้สวิตช์สไลด์เพื่อเปิดใช้งาน สีของสวิตช์จะเปลี่ยน
- จะถามว่า Allow Outlook to access your contacts? ให้เลือก Allow
หากซิงค์ไม่ทำงาน กลับไปที่ Settings เลื่อนลงสุด และเลือก RESET ACCOUNT
4. จัดการการแจ้งเตือนตามบัญชี
มีมากกว่าหนึ่งบัญชีที่ใช้แอป Outlook บนโทรศัพท์? คุณสามารถควบคุมการแจ้งเตือนจากแต่ละบัญชีได้
- บนหน้าจอหลักของ Outlook ให้เลือกไอคอนเกียร์ Settings
- เลื่อนไปและเลือก Notifications
- เลือก Notifications, New email sound, หรือ Sent email sound และทำการเปลี่ยนแปลงที่คุณต้องการ
5. ฟังอีเมลในแอป Outlook
เหมาะสำหรับคนทำหลายอย่างพร้อมกัน Play My Emails เป็นฟีเจอร์ทรงพลังของ Outlook มันใช้ความสามารถ AI ของ Cortana ทำมากกว่าการอ่านอีเมลอย่างเดียว
Cortana จะตรวจสอบ Outlook และแจ้งคุณเกี่ยวกับการเปลี่ยนแปลงหรือข้อขัดแย้งของการประชุม มันสามารถให้รายละเอียดอีเมลได้ เช่น ใครรับอีเมลนี้บ้าง เป็นอีเมลยาวหรือสั้น และใช้เวลาอ่านนานแค่ไหน
Play My Emails สำหรับ iOS พร้อมใช้งานในแคนาดา, สหรัฐอเมริกา, สหราชอาณาจักร, ออสเตรเลีย และอินเดีย สำหรับ Android มีเฉพาะในสหรัฐอเมริกา คาดว่าจะมาถึงประเทศอื่นๆ ภายหลัง
6. เปิด/ปิด Focused Inbox
Focused Inbox เป็นสิ่งที่คุณรักหรือเกลียด ไม่มีระหว่างกลาง
- ไปที่ Settings และเลื่อนไปที่ Focused Inbox แล้วเลือกปุ่มสไลด์เพื่อเปิดหรือปิด
7. เปิด/ปิด Organize By Thread
เหมือนกับ Focused Inbox การจัดระเบียบอีเมลตามเธรด (Thread) เป็นหัวข้อที่แบ่งแยกความคิดเห็น
- ไปที่ Settings และเลื่อนไปที่ Organize email by thread แล้วเลือกปุ่มสไลด์เพื่อเปิดหรือปิด
8. ตั้งค่าหรือเปลี่ยน Swipe Options
เพียงสวีปนิ้วเดียว คุณสามารถบอกอีเมลว่าไปไหนได้ ครั้งแรกที่คุณสวีปอีเมล Outlook จะนำคุณผ่านตัวเลือก หากคุณเปลี่ยนใจ คุณสามารถเปลี่ยนการสวีปได้
- ไปที่ Settings แล้วเลื่อนไปและเลือก Swipe options
- เลือก Change หรือ Set Up หากแสดง
- สไลด์จะเปิดแสดงตัวเลือก: Delete, Archive, Mark as read, Move to folder, Flag, Snooze, Read & archive, และ None เลือกหนึ่ง
- คุณจะเห็นตัวเลือกที่ตั้งค่าแล้ว
- การสวีปขวาบนอีเมลจะลบมันทันที
9. เรียงลำดับผู้ติดตามด้วยชื่อหรือนามสกุล
- ไปที่ Settings แล้วเลื่อนไปและเลือก Sort by
- เลือก First name หรือ Surname สำหรับนามสกุล
10. ตั้งค่าตอบกลับอัตโนมัติ (Automatic Reply)
- ไปที่ Settings แล้วเลื่อนไปและเลือกบัญชี นี้ทำงานได้เฉพาะบัญชี Office 365 หรือ Microsoft Exchange
- เลือก Automatic replies
- ทางขวา ให้เลือกปุ่มสไลด์เพื่อเปิดหรือปิดการตอบกลับอัตโนมัติ
- เลือก Reply to everyone หรือ Reply only to my organisation แล้วเลือกว่าจะใช้ Different messages for my organisation and external senders หรือไม่
- สร้างหรือแก้ไขการตอบกลับอัตโนมัติ แล้วเลือกเครื่องหมายถูกที่มุมขวาบนเพื่อบันทึกการเปลี่ยนแปลง
- ยืนยันการเปลี่ยนแปลงโดยเลือก OK
11. ปรับแต่งโฟลเดอร์โปรด (Customize Favorites Folders)
มีโฟลเดอร์เยอะ? คุณสามารถตั้งโฟลเดอร์โปรดให้เป็นโฟลเดอร์แรกที่เห็น
- เลือกไอคอน Home และเลือกไอคอนดินสอข้ามจาก Folders
- เลื่อนไปที่โฟลเดอร์โปรดของคุณ และเลือกไอคอนดาวเพื่อทำให้เป็นโปรด
- จะแสดงโฟลเดอร์โปรดที่ด้านบนของหน้าจอ เลือกเครื่องหมายถูกเพื่อยืนยันการเปลี่ยนแปลง
ตอนนี้โฟลเดอร์โปรดของคุณอยู่ที่ด้านบนของรายการแล้ว
12. เปลี่ยนธีมแอป Outlook เป็น Dark หรือ Light
- ไปที่ Settings แล้วเลื่อนไปและเลือก Appearance
- เลือกระหว่าง Light, Dark, หรือ System themes การเปลี่ยนแปลงมีผลทันที คำว่า Colours ที่มุมขวาล่างไม่ได้ทำอะไร
13. เพิ่มปฏิทินน่าสนใจอื่นๆ ลงในแอป Outlook
คุณอาจรู้ว่าเพิ่มปฏิทินของคนอื่นได้ แต่มันรู้ไหมว่าคุณสามารถเพิ่มปฏิทินกีฬา, ทีวี และแอปอื่นๆ ได้?
- ใน Outlook ให้เลือกไอคอนปฏิทินใกล้มุมขวาล่าง สังเกตตัวเลขในมันคือวันที่วันนี้
- เลื่อนไปและเลือก Interesting Calendars
- จะแสดงรายการกีฬาและรายการทีวีให้เลือก ตัวอย่างนี้เราจะเลือก Sports
- เลือกประเภทกีฬาที่ต้องการติดตามจากรายการ
- คุณสามารถเลือกติดตามทั้งทัวร์นาเมนต์/ลีก หรือทีมแต่ละทีม โดยเลือกไอคอนบวกสีฟ้า
- เพื่อเพิ่มปฏิทินจากแอปอื่น ให้กลับไปที่หน้าเพิ่มปฏิทิน และเลือก Calendar apps
- เลือกจากรายการแอปที่มีให้โดยการเลือกไอคอนบวกสีฟ้า
14. ใช้ Add-ins จากบริการอื่นในแอป Outlook
การรวมรวม (Integration) เป็นส่วนหนึ่งของเหตุผลที่ Outlook นิยม คุณสามารถใช้ Add-ins จากบริการยอดนิยมอย่าง GoToMeeting, Box, Slack for Outlook, Trello และอื่นๆ อีกมากมาย
- ไปที่ Settings แล้วเลื่อนไปและเลือก Add-ins
- หา Add-ins ที่คุณต้องการ และเลือกไอคอนบวกสีฟ้าเพื่อเพิ่ม
15. เปลี่ยมมุมมองปฏิทินในแอป Outlook
ปฏิทินค่าเริ่มต้นแสดงทั้งเดือน นั่นคือข้อมูลเยอะมากบนจอเล็ก คุณสามารถเปลี่ยนได้ ทำงานได้เฉพาะโหมด Portrait
- ใน Calendar ให้เลือกไอคอน View ที่มุมขวาบน
- เลือกจากมุมมองต่างๆ: Agenda, Day, 3 Day, หรือ Month
- Agenda View - แสดงกิจกรรมที่จะมาถึงทั้งหมด
- Day View - สังเกตเวลาปัจจุบันแสดงในสีที่ต่างออกไป
- 3 Day View - แสดงวันนี้และอีก 2 วันข้างหน้า รวมรายการในปฏิทิน
- Month (Default) - อาจแออัดและอ่านยาก
16. ตั้งค่า Do Not Disturb ในแอป Outlook
Outlook เป็นเรื่องของการทำให้สิ่งต่างๆ เสร็จสิ้น แต่มันก็อาจเป็นสิ่งรบกวน เรียนรู้วิธีใช้ฟีเจอร์ Do Not Disturb
- บนแท็บ All Accounts ให้เลือกไอคอน Bell (กระดิ่ง)
- เลือกการตั้งค่าที่คุณต้องการ คุณสามารถเลือกได้เพียงหนึ่งเหตุการณ์ Timed ในเวลาเดียวกัน แต่คุณสามารถผสมผสานเหตุการณ์ Scheduled ได้ เลือกเครื่องหมายถูกที่มุมขวาบนเพื่อยืนยันการเปลี่ยนแปลง
- กลับไปที่แท็บ All Accounts กระดิ่งจะเป็นสีแดงและแสดง zZ และบัญชีทั้งหมดที่อยู่ในโหมด Do Not Disturb จะมี zZ สีแดง
17. ใช้ Message Actions ในแอป Outlook
คุณรู้ว่าสามารถใช้ Actions ในมุมมองข้อความเดียว (Single-message view) ได้ แต่คุณรู้ไหมว่าคุณสามารถใช้ Actions จากมุมมอง Inbox ได้?
- ในมุมมองโฟลเดอร์ ให้กดค้าง (Long tap) ข้อความที่ต้องการใช้ Action การ Delete, Archive, และ Move to Folder จะแสดง เพื่อให้ได้ Action เพิ่มเติม ให้เลือกเมนู 3 จุด
- เมนู 3 จุดแสดง Actions: Move to Focused inbox, Report junk, Ignore conversation, Mark as unread, Flag, Snooze, และ Select all
Report junk บอก Microsoft ว่าอีเมลเป็นขยะ และ AI กรองสแปมของพวกเขาจะเรียนรู้ที่จะบล็อกข้อความสแปม
18. ดูรายการจากผู้ติดต่อโปรดก่อน
ทุกคนสำคัญ แตาบางคนสำคัญกว่าในชีวิตของคุณเล็กน้อย นี่คือวิธีให้แน่ใจว่าคุณเห็นอีเมลของพวกเขาก่อน
- ใน Contacts ให้เลือกผู้ติดต่อโปรด
- ในการ์ดผู้ติดต่อ ให้เลือกดาวที่มุมขวาบน ตอนนี้พวกเขาเป็นโปรดแล้ว รายการ Outlook จากพวกเขาจะแสดงก่อนคนอื่น
19. ใช้ Samsung DeX กับแอป Outlook
นี่ใช้ได้กับบางรุ่น Samsung Android รุ่นใหม่เท่านั้น แอป Outlook ถูกปรับให้เหมาะกับการใช้งาน Samsung DeX DeX ช่วยให้คุณเชื่อมต่อกับหน้าจอที่รองรับ HDMI หรือ Miracast และจับคู่คีย์บอร์ดและเมาส์ เพื่อประสบการณ์แบบเดสก์ท็อป
อะไรอีกที่คุณทำได้ในแอป Outlook?
เราเชื่อว่านี่คือรายการเคล็ดลับแอป Outlook ที่ดีที่สุดและใหญ่ที่สุดสำหรับอุปกรณ์ Android และ iOS แต่หากคุณรู้เพิ่มเติม เรายินดีฟังจากความคิดเห็นด้านล่าง
