เคยได้ยินเรื่องตลกเกี่ยวกับนักเขียนคนหนึ่งที่กล่าวว่า ถ้าเขาฝึกโยคะนานพอ เขาจะสามารถจับดินสอได้ด้วยนิ้วเท้า? เขาบอกว่า "ตอนนั้นฉันจะเขียนหมายเหตุท้ายหน้าได้แล้ว" (ขอโทษนะครับ)
เป็นจริงๆ แล้ว มีเหตุผลมากมายที่คุณอาจต้องการเพิ่มหมายเหตุท้ายหน้าในเอกสาร Word ในวงการวิชาการ มักใช้หมายเหตุท้ายหน้าสำหรับอ้างอิงแหล่งที่มา สำหรับการเขียนประเภทอื่นๆ หมายเหตุท้ายหน้าคือวิธีเพิ่มข้อมูลโดยไม่รบกวนหรือเบี่ยงเบนเนื้อหาหลัก แม้แต่นักเขียนนิยายชื่อดังอย่าง Terry Pratchett และ Junot Díaz ก็ใช้หมายเหตุท้ายหน้าได้อย่างมีประสิทธิภาพในนวนิยายของพวกเขา
Microsoft Word มีการรองรับหมายเหตุท้ายหน้ามาเป็นทศวรรษแล้ว ด้านล่างเราจะแนะนำวิธีเพิ่มหมายเหตุท้ายหน้าในเอกสาร Word ของคุณ พร้อมกับเคล็ดลับและเทคนิคบางอย่าง คำแนะนำนี้ใช้ได้กับทุกเวอร์ชันสมัยใหม่ของ Word
วิธีแทรกหมายเหตุท้ายหน้าในเอกสาร Word
- เปิด เอกสาร Word ของคุณ และวางเคอร์เซอร์ที่ตำแหน่งที่ต้องการแทรกหมายเหตุท้ายหน้า
- ต่อไป บนแท็บ References (อ้างอิง) บนริบบอนเครื่องมือ ให้เลือก Insert Footnote (แทรกหมายเหตุท้ายหน้า)
- Word จะเพิ่มหมายเลขหมายเหตุท้ายหน้าแบบตัวยก (superscript) ในเนื้อหาหลัก และสร้างส่วนของหมายเหตุท้ายหน้าที่ด้านล่างของหน้า เพื่อให้พิมพ์เนื้อหาของหมายเหตุท้ายหน้าได้ หมายเหตุท้ายหน้าจะถูก編號ตามลำดับตลอดทั้งเอกสาร
- พิมพ์เนื้อหาของหมายเหตุท้ายหน้าในส่วนด้านล่างของหน้า แค่นี้ก็เสร็จแล้ว
ทำซ้ำขั้นตอนด้านบนเพื่อเพิ่มหมายเหตุท้ายหน้าหลายรายการในเอกสาร หมายเหตุท้ายหน้าจะแสดงอยู่ที่ด้านล่างของหน้าที่ถูกใช้เสมอ ผู้ที่เคยใช้เครื่องพิมพ์ดีดอาจจำได้ว่าการคาดการณ์พื้นที่ที่ด้านล่างหน้าสำหรับหมายเหตุท้ายหน้าเป็นเรื่องยาก โชคดีที่ Word คำนวณและปรับให้โดยอัตโนมัติ
หากคุณเพิ่มหมายเหตุท้ายหน้าใหม่ตรงกลางเอกสาร ก่อนหมายเหตุท้ายหน้าที่มีอยู่แล้ว Word จะปรับหมายเลขหมายเหตุท้ายหน้าให้สอดคล้องกันโดยอัตโนมัติ
การดูหมายเหตุท้ายหน้าในเนื้อหาหลักของเอกสาร
หลังจากเพิ่มหมายเหตุท้ายหน้าใน Word แล้ว คุณสามารถวางเมาส์เหนือหมายเลขอ้างอิงหมายเหตุท้ายหน้าแบบตัวยก ภายในเนื้อหาหลักของเอกสาร เพื่อดูข้อความของหมายเหตุท้ายหน้านั้นในป๊อปอัปทันที ทำให้อ่านหมายเหตุท้ายหน้าได้ง่ายโดยไม่ต้องเลื่อนลงด้านล่างของหน้า
เพื่อค้นหาหมายเหตุท้ายหน้าถัดไปหรือก่อนหน้าในเนื้อหาหลักของเอกสาร ให้เลือกปุ่ม Next Footnote (หมายเหตุท้ายหน้าถัดไป) บนแท็บ References ของริบบอน
หากคุณเลือกลูกศรแบบดรอปดาวน์ทางขวาของปุ่ม Next Footnote จะเห็นปุ่ม Previous Footnote (หมายเหตุท้ายหน้าก่อนหน้า)
การจัดรูปแบบและปรับแต่งหมายเหตุท้ายหน้าใน Microsoft Word
เพื่อปรับแต่งรูปแบบและด้านต่างๆ ของหมายเหตุท้ายหน้า ให้เลือก References และ ลูกศรแบบป๊อปเอาต์ (popout arrow) ในส่วน Footnotes บนแถบเครื่องมือ
แผงตัวเลือก Footnote and Endnote จะแสดงขึ้น นี่คือที่ที่คุณสามารถปรับแต่งได้ดังต่อไปนี้:
- Location (ตำแหน่ง) เลือกแสดงหมายเหตุท้ายหน้าที่ด้านล่างของหน้า หรือด้านล่างของข้อความ กล่าวคือ คุณต้องการให้ส่วนหมายเหตุท้ายหน้าติดอยู่ที่ด้านล่างหน้าหรือไม่? ถ้าใช่ ให้เลือก Bottom of page หากต้องการให้ส่วนหมายเหตุท้ายหน้าปรากย์ทันทีด้านล่างข้อความเอกสาร ให้เลือก Below text
- นี่ยังเป็นที่ที่คุณสามารถแปลงหมายเหตุท้ายหน้าเป็นหมายเหตุท้ายเอกสาร (Endnotes) และในทางกลับกันได้ Endnotes สามารถตั้งให้แสดงที่ท้ายเอกสารหรือท้ายส่วน (section)
- Footnote layout (เลย์เอาต์หมายเหตุท้ายหน้า) หากต้องการให้หมายเหตุท้ายหน้าแสดงเป็นหลายคอลัมน์ นี่คือที่ที่เลือกจำนวนคอลัมน์ที่ต้องการ
- Format (รูปแบบ) ใครบอกว่าหมายเหตุท้ายหน้าต้องเป็นตัวเลข? ในส่วนนี้ คุณสามารถเปลี่ยนรูปแบบหมายเลขเป็นตัวเลือกอื่นๆ มากมาย รวมถึงเครื่องหมายหรือสัญลักษณ์ที่กำหนดเอง
- คุณยังสามารถเลือกได้ระหว่างการ編號ต่อเนื่อง และการเริ่มหมายเลขใหม่ในแต่ละส่วนหรือแต่ละหน้า
- ที่ด้านล่างของแผง Footnote and Endnote คุณสามารถระบุได้ว่า Word จะนำการเปลี่ยนแปลงที่เพิ่งทำไปใช้กับทั้งเอกสาร หรือเฉพาะส่วน (section) ที่คุณอยู่ (หากคุณได้สร้างส่วนไว้)
เมื่อคุณปรับตัวเลือกเหล่านี้เสร็จแล้ว ให้เลือกปุ่ม Apply (ใช้)
การเลือกและจัดรูปแบบหมายเหตุท้ายหน้าทั้งหมด
วิธีที่ดีในการจัดรูปแบบหมายเหตุท้ายหน้าใน Word คือการเลือกทั้งหมดและนำสไตล์ไปใช้ ยิ่งไปกว่านั้น ให้ปรับสไตล์ที่ Word มีอยู่ในตัวสำหรับ Footnotes วิธีทำมีดังนี้
- คลิกเข้าไปในส่วนหมายเหตุท้ายหน้าของหน้าใดหน้าหนึ่งในเอกสารของคุณ
- กด Ctrl+A เพื่อเลือกหมายเหตุท้ายหน้าทั้งหมดในเอกสาร — ไม่ใช่แค่หมายเหตุท้ายหน้าของหน้านั้นๆ
- เลือก Home บนริบบอนเครื่องมือ และลูกศรแบบป๊อปเอาต์ในส่วน Styles (สไตล์)
- Footnote text เป็นสไตล์ที่ซ่อนอยู่โดยค่าเริ่มต้น เพื่อค้นหาและแก้ไข ให้เลือกไอคอน Style Inspector (ตัวตรวจสอบสไตล์)
- แผง Style Inspector จะปรากฏขึ้น
- ในเมนูดรอปดาวน์ภายใต้ Paragraph formatting (จัดรูปแบบย่อหน้า) (คลิกเข้าไปในฟิลด์เพื่อเปิดใช้งานเมนูดรอปดาวน์) ให้เลือก Modify (แก้ไข)
- ในป๊อปอัป Modify Style ที่ปรากฏขึ้น ให้ปรับรูปแบบของหมายเหตุท้ายหน้าตามที่ต้องการ
- เลือก OK และสไตล์ของหมายเหตุท้ายหน้าทั้งหมดจะถูกอัปเดตให้ตรงกัน
การปรับแต่งเส้นคั่นหมายเหตุท้ายหน้า (Footnote Separator)
หากคุณใช้ Word เวอร์ชันเดสก์ท็อป คุณสามารถปรับแต่งเส้นที่แยกส่วนหมายเหตุท้ายหน้าของแต่ละหน้าที่มีหมายเหตุท้ายหน้าได้
- เลือก View บนแถบเครื่องมือ แล้วกดปุ่ม Draft (แบบร่าง)
- เลือก References บนแถบเครื่องมือ แล้วเลือก Show Notes (แสดงหมายเหตุ)
- ในเมนูดรอปดาวน์ Footnotes ใต้เนื้อหาหลักของเอกสาร ให้เลือก Footnote Separator (เส้นคั่นหมายเหตุท้ายหน้า)
- ตอนนี้คุณสามารถแก้ไขหรือลบเส้นคั่นหมายเหตุท้ายหน้าได้ คุณอาจเปลี่ยนความหนาของเส้น (เพียงแค่ปรับขนาดตัวอักษร) หรือป้อนข้อความอื่นแทนเส้น
- กลับไปที่ View > Print Layout เพื่อดูลักษณะเอกสารเมื่อพิมพ์
ใช้ Microsoft Word ให้เกิดประโยชน์สูงสุด
Microsoft Word มาแล้วนานมาก จนคนที่ใช้มาหลายทศวรรษก็ยังไม่รู้จักความลับทั้งหมดของมัน ขยายความเชี่ยวชาญ Word ของคุณโดยเรียนรู้วิธีสร้าง Mail Merge การหา Add-ins ที่ดีที่สุด หรือการเพิ่มแบบอักษรใหม่ๆ
