Top 10 เคล็ดลับและเทคนิค PowerPoint ที่มีประโยชน์ที่สุด

เราทุกคนคงเคยเจอการนำเสนอ PowerPoint ที่แย่ๆ แน่นอน การสร้างงานนำเสนอที่ให้ความประทับใจใช้เวลาและความใส่ใจ แล้วฟีเจอร์สำคัญคืออะไรที่สร้างงานนำเสนอมีประสิทธิภาพในเวลาสั้นที่สุด? นี่คือคำตอบ

เคล็ดลับและเทคนิค PowerPoint

ในคู่มือนี้ จะพบ 10 เคล็ดลับและเทคนิคที่มีประโยชน์ที่สุด ช่วยนำเสนอข้อมูลให้ผู้ชมอย่างเป็นระบบ เริ่มกันเลย

1. ทำให้นำเสนอเรียบง่าย (Keep it Simple)
2. ใช้พื้นหลังแบบกำหนดเอง (Custom Background)
3. เปลี่ยนระยะเวลาการเปลี่ยนสไลด์ (Transition Duration)
4. เล่นเพลงข้ามสไลด์ (Play Music Across Slides)
5. ซูมเข้า/ออกสไลด์ (Zoom In/Out)
6. สร้าง Organization Chart
7. แทรก Watermark
8. เพิ่มเงาให้ข้อความ (Text Shadow)
9. Loop การนำเสนอ PowerPoint
10. บันทึก PowerPoint เป็น PDF

มาดูรายละเอียด

1] ทำให้นำเสนอเรียบง่าย

เคล็ดลับแรกและสำคัญที่สุด: ทำให้สไลด์เรียบง่าย นำเสนอควรคล้ายคู่มือภาพ (visual guide) ที่คุณจะเล่าเป็นเรื่องราว

กระดานสีขาวพร้อมเอฟเฟกต์น้อยที่สุด เป็นวิธีดีให้ผู้ชมโฟกัสที่หัวข้อและข้อความหลัก

แต่อาจได้รับอิทธิพลจากการออกแบบกราฟิก ธีมสวยงาม การเปลี่ยนสไลด์ และเอฟเฟกต์แอนิเมชัน แต่จำไว้ว่า มันไม่ใช่การพูด เอฟเฟกต์เหล่านี้ต้องเป็นการช่วยเหลือทางภาพ เพื่อเสริมสร้างการนำเสนอ

2] ใช้พื้นหลังแบบกำหนดเอง

PowerPoint มาพร้อมเทมเพลตดีไซน์และรูปแบบเลย์เอาต์ช่วยสร้างพื้นหลังแบบกำหนดเอง ทำให้นำเสนอ unik ใช้ได้บางสไลด์หรือทุกสไลด์ตามต้องการ

หากต้องการสร้างพื้นหลังแบบกำหนดเอง ไปที่แถบเมนู เลือกแท็บ Design > ปุ่ม Page Setup

ในกล่อง Page Setup ใส่ความสูงและความกว้างพื้นหลังที่ต้องการ เลือกจำนวนสไลด์ที่ต้องการใช้พื้นหลังนี้

หมายเหตุ: หากใช้ PowerPoint 2016 หรือใหม่กว่า จะเจอ Page Setup ในเมนู File

3] เปลี่ยนระยะเวลาการเปลี่ยนสไลด์ (Transition Duration)

ใน PowerPoint การเปลี่ยนสไลด์ (slide transition) คือเอฟเฟกต์ภาพระหว่างสไลด์ อาจเห็นเอฟเฟกต์พิเศษนี้เวลาไปสไลด์ถัดไประหว่างนำเสนอ แต่สำคัญเหมือนกันคือการจับเวลา transition ให้เหมาะสม เพื่อให้นำเสนอดูมืออาชีพ

หาก transition ช้า/เร็วเกินไป ปรับได้ที่แท็บ Transition ด้านขวา มีส่วน Timing ระบุความยาว transition

หลังปรับเวลา สามารถตั้งเวลาเดียวกันสำหรับทุกสไลด์โดยคลิก Apply to All

4] เล่นเพลงข้ามสไลด์ (Play Music Across Slides)

เพิ่มเพลงพื้นหลังข้ามสไลด์ ทำให้นำเสนอระดับขึ้น กระตุ้นความสนใจ และประสบการณ์น่าทึ่งเมื่อนำเสนอ

เพื่อแทรกออดีโอ: เปิด PowerPoint ไป Insert > Media > Audio tool เรียกดูโฟลเดอร์คอมพิวเตอร์หาไฟล์ คลิก Insert

เพื่อเปิดแท็บ Playback เลือกไฟล์ออดีโอจากสไลด์ปัจจุบัน จะเห็นตัวเลือกตั้งค่าเพลงพื้นหลัง

ในหมวด Audio Options คลิกดรอปดาวน์ Start เลือก Play across slides ช่วยเล่นออดีโออัตโนมัติข้ามหลายสไลด์

มี checkbox 3 อันในส่วนเดียวกัน ใช้ตามต้องการ:

1. Loop until Stopped – ทำซ้ำออดีโอ/วิดีโอจนกว่าจะหยุด
2. Hide During Show – ซ่อนไอคอนเสียงระหว่าง slide show
3. Rewind after Playing – ล้มกลับออดีโอ/วิดีโอ หลังเล่นเสร็จในการนำเสนอ

5] ซูมเข้า/ออกสไลด์ (Zoom In/Out)

บางครั้งต้องการดึงดูดความสนใจผู้ชมดีขึ้น แผนภูมิพายและแท่งอาจเป็นตัวอย่างดี ให้ส่วนเฉพาะของสไลด์ชัดเจนในการนำเสนอ

ใช้ Zoom In/Out slider บนแถบงาน (taskbar) มุมขวาล่างของหน้าสไลด์ ลาก slider ไปขวา = zoom in ซ้าย = zoom out

ควบคุม zoom ด้วยคีย์บอร์ดได้: กดค้าง Ctrl ใช้ scroll wheel เมาส์ zoom in/out

6] สร้าง Organization Chart

ใน PowerPoint SmartArt เป็นเครื่องมือสำคัญ ช่วยสื่อสารข้อมูลด้วยภาพผ่าน Venn diagram และ organization chart แสดงโครงสร้างองค์กรด้วยลำดับชั้นรายงาน เริ่มกันเลย

ไป Insert tab ในส่วน Illustrations คลิก SmartArt graphic

หน้า SmartArt Graphic เลือก Hierarchy

ไป फलกขวา เลือก layout สำหรับ Organization chart กด OK

พิมพ์ข้อความ: คลิกกล่อง hierarchy พิมพ์ข้อความ

7] แทรก Watermark

ไม่ว่าจะเพื่อปกป้องเนื้อหาจากการคัดลอกผิดกฎหมาย หรือเพิ่มรูปภาพโปร่งใส ง่ายมากที่จะสร้าง watermark logo ใน PowerPoint เริ่มเพิ่ม watermark ลงสไลด์

เปิด PowerPoint presentation ไป View tab > Slide Master

สลับไปแท็บ Insert เลือกฟิลด์ที่ต้องการเพิ่ม เช่น text, chart, image ฯลฯ

หลังเพิ่ม watermark ไปแท็บ Home ปรับให้เหมาะสม

ไปแท็บ Slide Master จะเจอ Close Master View ขวาสุด คลิกเพื่อบันทึก watermark

8] เพิ่มเงาให้ข้อความ (Text Shadow)

ใช้เอฟเฟกต์ Shadow ใน PowerPoint เปลี่ยนลักษณะข้อความ ให้ดูสวยงาม แต่อาจไม่แนะนำเอฟเฟกต์เยอะเกิน ไม่ให้ผู้ชมหลุดโฟกัสหัวข้อหลัก ใช้ให้เหมาะสม

เลือกประโยค จะเห็นแท็บ Format ใหม่ปรากฏบนแถบเมนู

จากแท็บ Format ไป WordArt Styles > Text Effects > Shadow Submenu

Shadow submenu มีเอฟเฟกต์เงาดีๆ: Outer, Inner, Perspective ดูตัวอย่างแบบเรียลไทม์เวลา hover ลองทุกอย่าง ทำให้เป็นของตัวเอง

9] Loop การนำเสนอ PowerPoint

Slideshows ใช้แสดงรูปดิจิทัลในงานแต่ง/งานแสดงสินค้า บนโอกาสเหล่านี้ อาจต้องการ loop รูปที่เลือกต่อเนื่อง เพื่อไม่ให้แขกเบื่อ มารู้วิธี

เปิด PowerPoint presentation ไป Slide Show tab

คลิก Set Up Slide Show เปิดหน้า Set up Show

ภายใต้ Show options ติ๊ก checkbox ถัดจาก Loop continuously until 'Esc'

หากต้องการ loop บางสไลด์เฉพาะ ระบุใน Show Slides section มิฉะนั้นกด OK

10] บันทึก PowerPoint เป็นไฟล์ PDF

จุดสุดท้าย: บันทึก PowerPoint เป็น PDF มีประโยชน์หากต้องเปิดนำเสนอในอุปกรณ์อื่น ด่วน แต่โปรแกรมที่มีไม่รองรับไฟล์ ให้บันทึกเป็น PDF แล้วเปิดได้บนคอมพิวเตอร์ไหนก็ได้ วิธีทำ:

สร้าง PowerPoint presentation เสร็จ ไปเมนู File เลือก Save As

หน้าต่างถัดไป ใส่ชื่อไฟล์ เลือกตำแหน่งเก็บ

คลิกดรอปดาวน์ถัดจาก Save as type เลือก PDF จากรายการ

หากต้องการเปิด PDF ทันทีหลังสร้าง ติ๊ก checkbox Open file after publishing แล้วคลิก Save

อ่าน: PowerPoint Online Tips and Tricks