10 เคล็ดลับและเทคนิค Microsoft Word ที่มีประโยชน์ที่สุด

Microsoft Word เป็นหนึ่งในโปรแกรมแก้ไขข้อความที่เราชอบ ด้วยอาร์เรย์ฟีเจอร์ที่ใหญ่โต Microsoft Office Word อาจดูซับซ้อน มีเทคนิคและลัดลับที่ซ่อนอยู่มากมายที่ทำให้การแก้ไขข้อความง่ายขึ้น นี่คือเคล็ดลับบางอย่างที่ผมคิดว่าจะช่วยคุณเมื่อคุณใช้ Microsoft Word

เคล็ดลับและเทคนิค Microsoft Word

1. การเลือกข้อความแนวตั้ง (Vertical Selection)

ปกติเราเลือกตัวอักษร คำ ประโยค หรือย่อหน้า ทุกการเลือกเหล่านี้เป็นการเลือกแนวนอน บางครั้งคุณอาจต้องการเลือกแนวตั้ง ตัวอย่างเช่น หากข้อความของคุณมีตัวเลขนำหน้า คุณอาจต้องการเลือกเฉพาะตัวเลขเพื่อลบทั้งหมดในครั้งเดียว (ดูภาพ)

เพื่อเลือกข้อความแนวนอน กด ALT และคลิกลากเพื่อเลือก จำไว้ว่าให้ปล่อยปุ่ม ALT ก่อนปล่อยเมาส์ มิฉะนั้นจะเปิดกล่องโต้ตอบ Research ดูการใช้งานการเลือกแนวตั้งที่แตกต่างกัน และแจ้งให้เราทราบว่าคุณทำอะไรกับฟีเจอร์นี้ได้บ้าง

2. ระยะห่างบรรทัดเริ่มต้น (Default Line Spacing)

ระยะห่างบรรทัดเริ่มต้นใน Microsoft Word คือ 1.15 เทียบกับ 1 ใน Microsoft Word 2003 Microsoft เปลี่ยนระยะห่างบรรทัดเพื่อให้ข้อความของคุณอ่านง่ายขึ้น หากคุณต้องการระยะห่างบรรทัดเริ่มต้นเป็น 1 ทำตามขั้นตอนนี้:

1. ขณะอยู่ที่แท็บ Home ให้คลิกขวาที่ปุ่ม Quick Style "Normal" และเลือก Modify
2. ในรายการ Format ที่ปรากฏ ให้เลือก Paragraph
3. ภายใต้ Spacing ให้เปลี่ยนระยะห่างบรรทัดจาก 1.15 เป็น 1
4. คลิก OK
5. ติ๊กถูกที่ "New documents based on this template." (เอกสารใหม่ตามเทมเพลตนี้)
6. คลิก OK

3. การเปลี่ยนตำแหน่งบันทึกเริ่มต้น (Changing Default Save Location)

โดยค่าเริ่มต้น MS Word เปิดโฟลเดอร์ Documents เมื่อคุณกด CTRL+S ครั้งแรก หากคุณคิดว่านี่ทำให้หงุดหงิด คุณสามารถเปลี่ยนตำแหน่งไฟล์เริ่มต้นไปที่อื่นที่คุณปกติจัดเก็บเอกสาร

1. คลิก File
2. คลิก Options
3. คลิก Advanced ด้านซ้ายของหน้าต่างที่ปรากฏ
4. ในส่วนขวาของหน้าต่าง ให้เลื่อนลงถึงปุ่มที่เขียนว่า "File Locations"
5. เลือก Documents และคลิก Modify
6. ในกล่องโต้ตอบ Save File ที่ปรากฏ ให้ป้อนหรือเลือกเส้นทางใหม่ และคลิก OK เพื่อปิดกล่องโต้ตอบ Save File
7. คลิก OK เพื่อปิดหน้าต่าง

4. เปลี่ยนฟอนต์เริ่มต้น (Change Default Font)

ฟอนต์เริ่มต้นสำหรับเอกสารใหม่ใน MS Word คือ Calibri แม้ฟอนต์นี้จะดีสำหรับการดูบนหน้าจอ แต่สร้างปัญหาเมื่อพิมพ์ คุณอาจใช้ Times New Roman หรือ Arial สำหรับงานพิมพ์ วิธีหนึ่งคือเปลี่ยนฟอนต์ด้วยตนเองทุกครั้งหลังพิมพ์เอกสารเสร็จ แต่จะต้องจัดรูปแบบเอกสารใหม่ วิธีอีกอย่างคือเปลี่ยนฟอนต์เริ่มต้น

1. คลิกขวาที่ปุ่ม Quick Style "Normal" บนแท็บ Home
2. คลิก Modify
3. ในกล่องโต้ตอบที่ปรากฏ คลิก Format... เพื่อเปิดเมนูแบบเลื่อนลง และเลือก Font
4. ในกล่องโต้ตอบ Font ให้เลือกฟอนต์ที่คุณต้องการใช้กับทุกเอกสาร
5. ทำการเปลี่ยนแปลงอื่นๆ ที่ต้องการ เช่น ขนาดฟอนต์ ฯลฯ
6. คลิก OK
7. คลิกเลือก "New documents based on this template" (เอกสารใหม่ตามเทมเพลตนี้)
8. คลิก OK เพื่อปิดกล่องโต้ตอบ Modify

5. ย้ายแถวข้อความในตาราง (Move Rows Of Text In Table)

บางครั้งเมื่อทำงานในตาราง คุณอาจต้องการย้ายแถวหนึ่งหรือหลายแถวในตารางขึ้นหรือลงโดยไม่ต้องเปลี่ยนรูปแบบตาราง วิธีหนึ่งคือคัดลอกวาง แต่เสี่ยงต่อการจัดรูปแบบ

อีกวิธีคือใช้ ALT+SHIFT+UP arrow key เพื่อย้ายแถวทั้งแถวขึ้นไป และเพื่อย้ายแถวทั้งแถวลง ใช้ ALT+SHIFT+DOWN arrow key โปรดทราบว่าคุณต้องเลือกแถวก่อนจึงจะย้ายได้ด้วย ALT+SHIFT+Arrow keys วิธีนี้ทำให้รูปแบบไม่ถูก擾乱

6. เปลี่ยนระยะห่างบรรทัดอย่างรวดเร็ว (Quickly Change Line Spacing)

บางครั้งจำเป็นต้องเปลี่ยนระยะห่างบรรทัดระหว่างย่อหน้าต่างๆ นี่คือปุ่มลัด:

CTRL + 1 –> เปลี่ยนระยะห่างบรรทัดเป็น 1

CTRL + 2 –> เปลี่ยนระยะห่างบรรทัดเป็น 2

CTRL + 5 –> เปลี่ยนระยะห่างบรรทัดเป็น 1.5

โปรดทราบว่าคุณเพียงแค่วางเคอร์เซอร์บนย่อหน้าที่ต้องการจัดรูปแบบ ไม่ต้องเลือกย่อหน้า

7. เพิ่มขอบเขตให้ย่อหน้าอย่างรวดเร็ว (Quickly Adding Borders to Paragraphs)

หากคุณต้องการเพิ่มขอบเขตให้ย่อหน้าบางส่วน คุณสามารถใช้กล่องโต้ตอบ Borders and Shading อย่างไรก็ตาม หากความต้องการของคุณคือเพิ่มขอบเขตด้านล่างให้ข้อความ/ย่อหน้า คุณสามารถทำได้โดยเพิ่มตัวอักษรพิเศษสามตัวและกด Enter

กด - (hyphen) สามครั้ง และกด Enter เพื่อวาดขอบเขตใต้ย่อหน้า 3/4 จุด

กด _ (underscore) สามครั้ง และกด Enter เพื่อวาดขอบเขตใต้ย่อหน้า 1.5 จุด

กด ~ (tilde) สามครั้ง และกด Enter เพื่อวาดขอบเขตใต้ย่อหน้าแบบ Zigzag

กด * (asterisk) สามครั้ง และกด Enter เพื่อวาดขอบเขตใต้ย่อหน้าแบบจุดไข่ปลา

กด = (equal to) สามครั้ง และกด Enter เพื่อวาดขอบเขตใต้ย่อหน้าแบบคู่

8. ค้นหาการจัดรูปแบบพิเศษ (Find Special Formatting)

คุณสามารถค้นหาข้อความที่จัดรูปแบบพิเศษได้ ตัวอย่างเช่น คุณสามารถค้นหาข้อความที่ไฮไลท์ หรือข้อความที่ฟอนต์เป็น Times New Roman คุณยังสามารถค้นหาข้อความตัวหนาหรือตัวเอียงได้ มีตัวเลือกอื่นๆ อีกมากเมื่อคุณใช้ตัวเลือก Find

1. กด CTRL+F เพื่อเปิดบานหน้าต่าง Find ใน Word จะปรากฏทางด้านซ้ายของหน้าต่าง
2. คลิกที่สามเหลี่ยมหน้าต่างถัดจากแม่เหล็ก และคลิก Advanced Find...
3. ในกล่องโต้ตอบ Find ที่ปรากฏ คลิก More
4. คุณจะเห็นตัวเลือกมากมายภายใต้ Format
5. เมื่อคุณเลือกอะไรสักอย่าง จะปรากฏภายใต้กล่องข้อความ "Find What" เมื่อคุณคลิก Find Next โดยไม่ป้อนอะไรในกล่องข้อความ "Find What" มันจะค้นหารูปแบบที่คุณเลือก ตัวอย่างเช่น คุณสามารถเลือก Font และในกล่องโต้ตอบ Font เลือกฟอนต์และคุณสมบัติ (ตัวหนา ตัวเอียง ฯลฯ)

9. รวมการจัดรูปแบบเมื่อวางข้ามเอกสาร (Merging Formatting When Pasting Across Documents)

เมื่อคุณคัดลอกอะไรสักอย่างจากเอกสารอื่นและวางในเอกสารปัจจุบัน คุณจะต้องการให้ข้อความที่คัดลอกตรงกับการจัดรูปแบบของเอกสารปัจจุบัน แม้คุณสามารถจัดรูปแบบด้วยตนเองทุกครั้งที่คัดลอกข้อความจากเอกสารอื่นไปยังเอกสารปัจจุบัน คุณยังสามารถตั้งค่าการวางค่าเริ่มต้นให้รวมการจัดรูปแบบได้ เพื่อให้ข้อความที่คัดลอกจากแหล่งอื่นได้รับการจัดรูปแบบของเอกสารปัจจุบัน

1. เพื่อตั้งค่าการจัดรูปแบบเริ่มต้น ให้คลิกสามเหลี่ยมหน้าต่างด้านล่างของ Paste บนแท็บ Home
2. คลิก Set Default Paste
3. ในหน้าต่างที่ปรากฏ เลือก Merge Destinations ใน 1] When Pasting in the same Document และ 2] When Pasting between Documents
4. คลิก OK เพื่อปิดหน้าต่าง

10. คัดลอกเฉพาะการจัดรูปแบบ (Copy Only Formatting)

บางครั้งคุณอาจต้องการนำการจัดรูปแบบที่มีอยู่แล้วจากส่วนหนึ่งของเอกสารไปใช้ในอีกส่วนหนึ่ง คุณมี Format Painter สำหรับวัตถุประสงค์นี้ การใช้ Format Painter อาจรบกวนเมื่อจัดการกับเอกสารยาว นี่คืออีกวิธีที่ง่ายกว่า

กด CTRL+SHIFT+C แทน CTRL+C นี่จะคัดลอกเฉพาะการจัดรูปแบบและทิ้งข้อความ

ไปที่ปลายทางที่การจัดรูปแบบจะถูกนำไปใช้ เลือกข้อความที่จะนำการจัดรูปแบบไปใช้ กด CTRL+SHIFT+V เพื่อวางการจัดรูปแบบลงในการเลือก

ข้างต้นคือเคล็ดลับและเทคนิค Microsoft Word บางอย่างที่ทำให้การทำงานใน Editor ง่ายขึ้น หากคุณมีอะไรต้องการแบ่งปัน โปรดใช้ส่วนความคิดเห็น