10 เคล็ดลับและเทคนิค Microsoft Word ที่มีประโยชน์ที่สุด

Microsoft Word เป็นหนึ่งในโปรแกรมแก้ไขข้อความที่เราชื่นชอบ ด้วยคุณสมบัติมากมาย Microsoft Office Word จึงดูซับซ้อน มีเคล็ดลับและทางลัดที่ซ่อนอยู่มากมายที่ทำให้การแก้ไขข้อความง่ายขึ้น นี่คือเคล็ดลับบางอย่างที่ฉันคิดว่าจะช่วยคุณได้เมื่อคุณใช้ Microsoft Word

คำแนะนำและเคล็ดลับ Microsoft Word

1. การเลือกข้อความในแนวตั้ง

โดยปกติ เราเลือกอักขระ คำ ประโยคหรือย่อหน้า การเลือกทั้งหมดนี้เป็นการเลือกแนวนอน บางครั้งคุณอาจต้องเลือกแนวตั้ง ตัวอย่างเช่น หากข้อความของคุณมีตัวเลขอยู่ด้านหน้า คุณอาจต้องการเลือกเฉพาะตัวเลขที่จะลบออกในครั้งเดียว (ดูรูป)

เมื่อต้องการเลือกข้อความในแนวนอน ให้กด ALT แล้วคลิกเพื่อลากและทำการเลือก อย่าลืมปล่อยปุ่ม ALT ก่อนปล่อยเมาส์ มิฉะนั้นจะเป็นการเปิดกล่องโต้ตอบการวิจัย ดูการใช้งานการเลือกแนวตั้งต่างๆ และแจ้งให้เราทราบว่าคุณทำอะไรกับฟีเจอร์นี้ได้บ้าง

2. ระยะห่างบรรทัดเริ่มต้น

ระยะห่างบรรทัดเริ่มต้นใน Microsoft Word คือ 1.15 เทียบกับ 1 ใน Microsoft Word 2003 Microsoft ได้เปลี่ยนระยะห่างบรรทัดเพื่อทำให้ข้อความของคุณอ่านง่ายขึ้น หากคุณต้องการระยะห่างบรรทัดเริ่มต้นเป็น 1 ให้ทำตามขั้นตอนนี้:

1. ขณะอยู่บนแท็บหน้าแรก ให้คลิกขวาที่ปุ่มรูปแบบด่วนปกติแล้วเลือกแก้ไข
2. ในรายการรูปแบบที่ปรากฏขึ้น ให้เลือกย่อหน้า
3. ภายใต้ Spacing ให้เปลี่ยนระยะห่างบรรทัดจาก 1.15 เป็น 1
4. คลิกตกลง
5. ทำเครื่องหมายที่ช่อง "เอกสารใหม่ตามเทมเพลตนี้"
6. คลิกตกลง

3. การเปลี่ยนตำแหน่งบันทึกเริ่มต้น

ตามค่าเริ่มต้น MS Word จะเปิดโฟลเดอร์เอกสารเมื่อคุณกด CTRL+S เป็นครั้งแรก หากคุณคิดว่าสิ่งนี้ทำให้คุณรำคาญ คุณสามารถเปลี่ยนตำแหน่งเริ่มต้นของไฟล์ไปยังตำแหน่งอื่นที่คุณจัดเก็บเอกสารตามปกติได้

1. คลิกที่ไฟล์
2. คลิกที่ตัวเลือก
3. คลิกขั้นสูงที่ด้านซ้ายของหน้าต่างที่ปรากฏขึ้น
4. ในส่วนด้านขวาของหน้าต่าง ให้เลื่อนลงไปที่ปุ่มที่ระบุว่า "ตำแหน่งไฟล์"
5. เลือกเอกสารแล้วคลิกแก้ไข
6. ในกล่องโต้ตอบบันทึกไฟล์ที่ปรากฏขึ้น ให้ป้อนหรือเลือกเส้นทางใหม่และคลิกตกลงเพื่อปิดกล่องโต้ตอบบันทึกไฟล์
7. คลิกตกลงเพื่อปิดหน้าต่าง

4. เปลี่ยนแบบอักษรเริ่มต้น

แบบอักษรเริ่มต้นสำหรับเอกสารใหม่ใน MS Word คือ Calibri แม้ว่าแบบอักษรจะดีสำหรับการดูออนไลน์ แต่ก็สร้างปัญหาเมื่อพิมพ์ คุณอาจใช้ Times New Roman หรือ Arial สำหรับงานพิมพ์ วิธีหนึ่งคือเปลี่ยนแบบอักษรด้วยตนเองในแต่ละครั้งหลังจากที่คุณพิมพ์เอกสารแล้ว แต่จะเกี่ยวข้องกับการจัดรูปแบบเอกสารอีกครั้ง อีกวิธีคือเปลี่ยนฟอนต์เริ่มต้น

1. คลิกขวาที่ปุ่มรูปแบบด่วนปกติบนแท็บหน้าแรก
2. คลิกแก้ไข
3. ในกล่องโต้ตอบที่ปรากฏขึ้น ให้คลิกที่รูปแบบ... เพื่อเปิดเมนูแบบเลื่อนลงและเลือกแบบอักษร
4. ในกล่องโต้ตอบแบบอักษร ให้เลือกแบบอักษรที่คุณต้องการใช้กับทุกเอกสาร
5. ทำการเปลี่ยนแปลงอื่นๆ ที่คุณต้องการ เช่น ขนาดตัวอักษร ฯลฯ
6. คลิกตกลง
7. คลิกเพื่อเลือก “เอกสารใหม่ตามเทมเพลตนี้”
8. คลิกตกลงเพื่อปิดกล่องโต้ตอบแก้ไข

5. ย้ายแถวของข้อความในตาราง

บางครั้งเมื่อคุณทำงานบนโต๊ะ คุณอาจต้องการย้ายแถวในตารางอย่างน้อยหนึ่งแถวขึ้นหรือลงโดยไม่ต้องเปลี่ยนการจัดรูปแบบตาราง วิธีหนึ่งคือการคัดลอกและวางแต่มีความเสี่ยงในการจัดรูปแบบ

อีกวิธีหนึ่งคือการใช้แป้นลูกศร ALT+SHIFT+UP เพื่อย้ายทั้งแถวขึ้น ในทำนองเดียวกัน เมื่อต้องการย้ายทั้งแถวลง ให้ใช้แป้นลูกศร ALT+SHIFT+DN โปรดทราบว่าคุณต้องเลือกแถวก่อนจึงจะสามารถย้ายได้โดยใช้แป้น ALT+SHIFT+ลูกศร วิธีนี้ช่วยให้แน่ใจว่าการจัดรูปแบบจะไม่ถูกรบกวน

6. เปลี่ยนระยะห่างระหว่างบรรทัดอย่างรวดเร็ว

บางครั้งจำเป็นต้องเปลี่ยนระยะห่างบรรทัดระหว่างย่อหน้าต่างๆ นี่คือปุ่มลัด:

CTRL + 1 –> เปลี่ยนระยะห่างระหว่างบรรทัดเป็น 1

CTRL + 2 –> เปลี่ยนระยะห่างระหว่างบรรทัดเป็น 2

CTRL + 5 –> เปลี่ยนระยะห่างบรรทัดเป็น 1.5

โปรดทราบว่าคุณเพียงแค่ต้องวางเคอร์เซอร์บนย่อหน้าที่ต้องมีการจัดรูปแบบ คุณไม่จำเป็นต้องเลือกย่อหน้า

7. การเพิ่มเส้นขอบให้กับย่อหน้าอย่างรวดเร็ว

หากคุณต้องการเพิ่มเส้นขอบให้กับบางย่อหน้า คุณสามารถใช้กล่องโต้ตอบ เส้นขอบและแรเงา อย่างไรก็ตาม หากคุณต้องการเพียงแค่เพิ่มเส้นขอบด้านล่างให้กับข้อความ/ย่อหน้า คุณสามารถทำได้โดยเพิ่มอักขระพิเศษสามตัวแล้วกด Enter

กด – (ยัติภังค์) สามครั้งแล้วกด Enter เพื่อวาดเส้นขอบที่ขีดเส้นใต้ 3/4 จุด

กด _ (ขีดเส้นใต้) สามครั้งแล้วกด Enter เพื่อวาดเส้นขอบที่ขีดเส้นใต้ 1.5 จุด

กด ~ (ตัวหนอน) สามครั้งแล้วกด Enter เพื่อวาดเส้นขอบซิกแซกที่ขีดเส้นใต้

กด * (ดอกจัน) สามครั้งแล้วกด Enter เพื่อวาดเส้นขอบที่ขีดเส้นใต้จุด

กด =(เท่ากับ) สามครั้งแล้วกด Enter เพื่อวาดเส้นขอบที่ขีดเส้นใต้สองครั้ง

8. ค้นหาการจัดรูปแบบพิเศษ

คุณสามารถค้นหาข้อความที่มีรูปแบบพิเศษ ตัวอย่างเช่น คุณสามารถค้นหาข้อความที่เน้นสีหรือข้อความที่มีแบบอักษร Times New Roman คุณยังค้นหาข้อความตัวหนาหรือตัวเอียงได้ มีตัวเลือกอีกมากมายเมื่อคุณใช้ตัวเลือกค้นหา

1. กด CTRL+F เพื่อเปิดบานหน้าต่างค้นหา ใน Word จะปรากฏที่ด้านซ้ายของหน้าต่าง
2. คลิกที่สามเหลี่ยมคว่ำหน้าถัดจากแว่นขยายแล้วคลิกค้นหาขั้นสูง…
3. ในกล่องโต้ตอบค้นหาที่ปรากฏขึ้น ให้คลิกเพิ่มเติม
4. คุณจะเห็นตัวเลือกมากมายภายใต้รูปแบบ
5. เมื่อคุณเลือกอะไรก็ได้ จะปรากฏใต้กล่องข้อความ "ค้นหาอะไร" เมื่อคุณคลิก ค้นหาถัดไปโดยไม่ต้องป้อนสิ่งใดในกล่องข้อความ "ค้นหาอะไร" โปรแกรมจะค้นหารูปแบบที่คุณเลือก ตัวอย่างเช่น คุณสามารถเลือกแบบอักษรและในกล่องโต้ตอบแบบอักษร ให้เลือกแบบอักษรและคุณสมบัติของแบบอักษร (ตัวหนา ตัวเอียง ฯลฯ)

9. การรวมการจัดรูปแบบเมื่อวางข้ามเอกสาร

เมื่อคุณคัดลอกสิ่งใดจากเอกสารอื่นแล้ววางลงในเอกสารปัจจุบัน คุณจะต้องให้ข้อความที่คัดลอกมาตรงกับการจัดรูปแบบของเอกสารปัจจุบัน แม้ว่าคุณจะสามารถจัดรูปแบบได้ด้วยตนเองทุกครั้งที่คัดลอกข้อความจากเอกสารอื่นไปยังเอกสารปัจจุบัน คุณยังสามารถตั้งค่าการวางเริ่มต้นเป็นการรวมการจัดรูปแบบ เพื่อให้ข้อความที่คัดลอกจากแหล่งอื่นได้รับการจัดรูปแบบของเอกสารปัจจุบัน

1. ในการตั้งค่าการจัดรูปแบบเริ่มต้น ให้คลิกที่สามเหลี่ยมคว่ำหน้าด้านล่างแท็บวางบนหน้าแรก
2. คลิกตั้งค่าการวางเริ่มต้น
3. ในหน้าต่างที่ปรากฏขึ้น เลือก Merge Destinations ใน 1] เมื่อวางในเอกสารเดียวกัน และ 2] เมื่อวางระหว่างเอกสาร
4. คลิกตกลงเพื่อปิดหน้าต่าง

10. คัดลอกเฉพาะการจัดรูปแบบ

บางครั้งคุณอาจต้องการนำการจัดรูปแบบที่มีอยู่แล้วจากส่วนหนึ่งของเอกสารของคุณไปใช้กับอีกส่วนหนึ่ง คุณมี Format Painter เพื่อจุดประสงค์นี้ การใช้ Format Painter อาจทำให้ระคายเคืองเมื่อต้องจัดการกับเอกสารขนาดยาว นี่เป็นอีกวิธีหนึ่งที่ง่ายต่อการใช้งาน

กด CTRL+SHIFT+C แทน CTRL+C การดำเนินการนี้จะคัดลอกเฉพาะการจัดรูปแบบและปล่อยให้ข้อความ

ย้ายไปยังปลายทางที่จะใช้การจัดรูปแบบ เลือกข้อความที่จะใช้การจัดรูปแบบ กด CTRL+SHIFT+V เพื่อวางการจัดรูปแบบในส่วนที่เลือก

ข้างต้นคือเคล็ดลับและกลเม็ดบางประการของ Microsoft Word ที่จะทำให้การทำงานกับตัวแก้ไขเป็นเรื่องง่าย หากคุณมีสิ่งใดที่จะแบ่งปัน โปรดใช้ส่วนความคิดเห็น