วิธีรวมไฟล์ PowerPoint Presentation หลายไฟล์

เมื่อมีหลายคนทำงานบน PowerPoint presentations หลายไฟล์ และต้องรวมกันในท้ายที่สุด จะกลายเป็นเรื่องท้าทาย เหตุผลหลักคือการจัดรูปแบบ หากทีมไม่ซิงค์กัน จะเป็นงานร่าร้อนที่จะนำมาให้เป็นรูปแบบเดียวกัน

Microsoft PowerPoint มีโซลูชันในตัว (in-house) เหมือน Word และ Excel ซึ่งจะอนุญาตให้รวม PowerPoint presentations หลายไฟล์ และยังคงรูปแบบเดิมไว้ วิธีที่ถูกต้องคือขอให้ทุกคนใช้ธีมเดียวกัน ตั้งค่า PowerPoint Theme ในไฟล์หนึ่ง แล้วแชร์ให้ทุกคน

วิธี Merge PowerPoint Presentations หลายไฟล์

มี 3 วิธีรวมไฟล์ PowerPoint หลายไฟล์ วิธีแรกดีเมื่อมีไฟล์น้อย และเป้าหมายคือรักษารูปแบบ วิธีที่สองรวมไฟล์จำนวนมากในโฟลเดอร์ได้

1. วิธี Reuse Slides
2. วิธี VBA Code
3. Copy Paste Slides

แต่ละวิธีมีข้อดีและข้อเสีย เลือกอย่างมีสติ

1. วิธี Reuse Slides

Microsoft PowerPoint มีเครื่องมือในตัว— Reuse Slides อนุญาตให้นำสไลด์เดี่ยวหรือหลายสไลด์เข้ามาในการนำเสนอจากอีกไฟล์หนึ่ง โดยไม่ต้องเปิดไฟล์อีกไฟล์ เมื่อใช้ตัวเลือกนี้ ต้องเลือกตัวเลือกสำหรับรูปแบบ โดยเฉพาะหากต้องการธีมเดียวกับไฟล์ต้นทาง

1. เปิดไฟล์ PowerPoint ใหม่หรือมีอยู่ ที่ต้องการรวมสไลด์
2. เลือกสไลด์ที่ต้องการแทรกสไลด์จากไฟล์ต้นทางหลังจากนั้น
3. ไปที่ Home > New Slide > Reuse Slide
4. Browse เลือกไฟล์ที่ต้องการรวม แล้วคลิกปุ่มลูกศร
5. จะแสดงสไลด์ทั้งหมดที่มีในไฟล์นั้น
6. คลิกสไลด์ที่ต้องการแทรก จะถูกเพิ่มทันที
7. หากต้องการรักษารูปแบบเหมือนสไลด์ต้นทาง ติ๊กถูกกล่องที่เขียนว่า Keep source formatting

สไลด์ที่เพิ่มมาทั้งหมดเป็นสำเนา ไฟล์ต้นทางคงสมบูรณ์ ไม่มีการเปลี่ยนแปลง การเปลี่ยนแปลงในเอกสารที่รวมแล้ว จะไม่ปรากฏในไฟล์ต้นฉบับ

หนึ่งในส่วนที่ดีที่สุดของการนำเข้าแบบนี้คือ จะเก็บ animation และ transition ทั้งหมดไว้ ก่อนหน้านี้ไม่ได้เป็นเช่นนี้ ต้องใช้ Object method ตามด้วยการตั้งค่าหลายอย่าง ทำให้ทำงาน Object Method มีประโยชน์ก็ต่อเมื่อต้องการรวมหลายไฟล์เป็นไฟล์เดียว

2. วิธี VBA Code

เนื่องจากไม่มีวิธี native ในการรวม PowerPoint Presentations จำนวนมาก จะต้องใช้ VBA code เหมือนที่ทำกับ Excel การทำงานตรงไปตรงมา และดีกว่า VBA code ที่ใช้กับ Excel โค้ดทำงานได้ดี สามารถรวม 3 ไฟล์ PowerPoint มูลค่า 60 สไลด์

ในไฟล์ PowerPoint ใหม่หรือมีอยู่ ที่ต้องการรวมการนำเสนอทั้งหมด กด ALT + F11

คลิก Insert > Module และวางโค้ดภายในโมดูลนั้น ไม่ต้องกังวลเรื่องการบันทึก

Sub InsertAllSlides() ' Insert all slides from all presentations in the same folder as this one ' INTO this one; do not attempt to insert THIS file into itself, though. Dim vArray() As String Dim x As Long ' Change "*.PPT" to "*.PPTX" or whatever if necessary: EnumerateFiles ActivePresentation.Path & "C:\PathtoSlidesYouWanttoImport", "*.PPT", vArray With ActivePresentation For x = 1 To UBound(vArray) If Len(vArray(x)) > 0 Then .Slides.InsertFromFile vArray(x), .Slides.Count End If Next End With End Sub Sub EnumerateFiles(ByVal sDirectory As String, _ ByVal sFileSpec As String, _ ByRef vArray As Variant) ' collect all files matching the file spec into vArray, an array of strings Dim sTemp As String ReDim vArray(1 To 1) sTemp = Dir$(sDirectory & sFileSpec) Do While Len(sTemp) > 0 ' NOT the "mother ship" ... current presentation If sTemp <> ActivePresentation.Name Then ReDim Preserve vArray(1 To UBound(vArray) + 1) vArray(UBound(vArray)) = sDirectory & sTemp End If sTemp = Dir$ Loop End Sub

ทำการเปลี่ยนแปลงที่ทำเครื่องหมายเป็นตัวหนา

กด F5 จะรันโค้ด

จะนำเข้าสไลด์ทั้งหมดจากไฟล์ทั้งหมดในโฟลเดอร์นั้น แต่จะสูญเสียรูปแบบ นี่คือปัญหาใหญ่ที่สุดของโค้ด แต่สามารถรวมไฟล์จำนวนมากได้ ซึ่งเป็นข้อดีใหญ่สุด ต้องลบ VBA code หลังจากนำเข้าเสร็จ โค้ดโดย PPTFAQ.c0m

3. Copy Paste Slides

ใช้วิธีนี้บางครั้ง เมื่อมีหลายไฟล์ ปกติน้อยกว่า 3 และต้องคัดลอกเพียงไม่กี่สไลด์ แม้จะใช้ Ctrl + C และ Ctrl + V ได้ แต่จะสูญเสียรูปแบบ ดังนั้นหลังคัดลอกสไลด์ ให้คลิกขวาบนส่วนรายการสไลด์ของไฟล์ปลายทาง และเลือก keep the format

หวังว่าวิธีทั้งหมดเข้าใจง่าย และสามารถรวมไฟล์ PowerPoint หลายไฟล์ได้

เลือกอย่างมีสติระหว่างจำนวนไฟล์ที่จะรวม และธีมของสไลด์ตามความต้องการ

อ่านต่อ: วิธี Merge Word Documents