Microsoft Word มีฟีเจอร์ในตัวที่อนุญาตให้รวมเอกสาร Word หลายไฟล์เป็นไฟล์เดียว หากทำงานกับไฟล์ Word หลายไฟล์ที่ต้องรวมเป็นเอกสารสุดท้าย ตัวเลือกนี้จะเป็นประโยชน์มาก
วิธี Merge Word Documents
ฟีเจอร์ในตัวเป็นส่วนหนึ่งแบบแมนนวล แต่มีประโยชน์หากต้องการควบคุมอย่างเต็มที่ว่าจะรวมและแทรกเอกสารในเอกสารสุดท้ายอย่างไร เพื่อความรวดเร็ว ต้องเก็บเอกสารไว้ในที่เดียวกัน มี 2 วิธีรวมเอกสาร Word หลายไฟล์ — ส่วนของไฟล์ หรือหลายไฟล์ พร้อม bookmark หรือไม่ก็ได้
1. Merge Multiple Word Documents (เฉพาะข้อความที่มี bookmark)
หากวางแผนเพิ่มแค่ส่วนของเอกสาร ให้แน่ใจว่าเพิ่ม bookmark ในเอกสารต้นทาง (Insert > Links > Bookmarks) ผมอธิบายวิธาจัดการและสร้าง bookmark ที่ท้าย ข้อจำกัดคือ ต้องแทรกทีละอัน
- เปิดเอกสาร Word ที่ต้องการเพิ่มเอกสารอื่นๆ
- ตั้งเคอร์เซอร์ที่ต้องการแทรกเอกสาร
- สลับไปส่วน Insert และคลิกไอคอนลูกศรข้าง Object ภายใต้ Text
- เลือกเมนู Text from file
- จะเปิดหน้าต่างอีกอัน ให้เลือกไฟล์เดี่ยวหรือหลายไฟล์
- ยังได้ตั้ง range (excel) หรือ bookmark name (Word) หากต้องการนำเข้าเฉพาะส่วนนั้นๆ
- คลิก Insert จะคัดลอกเอกสารทั้งหมดหรือส่วนที่มี bookmark เข้าไปในเอกสารสุดท้าย
- ทำซ้ำกับเอกสารอื่นที่ต้องการรวม
ตอนนี้รู้วิธีแทรกเอกสารแล้ว อยากช่วยให้เข้าใจอีกแนวคิดหนึ่ง — Bookmarking สำคัญหากต้องการนำเข้าแค่ส่วนของเอกสาร
- เปิดเอกสารต้นทาง คือ ที่ต้องการนำเข้า
- เลือกชุดย่อหน้าที่ต้องการนำเข้า
- จากนั้นคลิก Insert > Links > Bookmarks
- ตั้งชื่อ bookmark ที่จดจำได้
ทราบว่า หากไม่เลือกข้อความและทำ bookmark แล้ว จะไม่ถูกนำเข้า หรืออาจนำเข้าแค่บรรทัดแรกได้อย่างเดียว การทำงานเป็นแบบนี้ รูปภาพด้านบนแสดง bookmark "Merge4" และย่อหน้าถูกไฮไลท์
2. Merge Multiple Word Documents
เครื่องมือในตัวอนุญาตให้ เลือกหลายไฟล์และนำเข้า หรือรวม Word Documents แบบ bulk เอกสารจะรวมในลำดับเดียวกับที่เลือก ต้องแน่ใจว่าตั้งชื่อหรือจัดลำดับก่อนนำเข้า หากไม่ทำ จะใช้เวลามากในการจัดเรียงใหม่
หากต้องการ รวมหลายเอกสารในครั้งเดียว แต่มี bookmark นี่คือเคล็ดลับ ใช้ชื่อเดียวกันสำหรับ bookmark ทั้งหมดบนเอกสารทุกไฟล์ เมื่อใช้ชื่อเดียวกัน จะค้นหา bookmark ที่ตรงกันในทุกเอกสารและนำเข้าทีละอัน อีกครั้ง ต้องเลือกอย่างถูกต้อง
การรวมเอกสาร Word หลายไฟล์ง่ายกว่าสิ่งที่เห็นกับไฟล์ Excel สามารถเลือกนำเข้าแค่ส่วนหรือไฟล์ทั้งหมดทีละอัน
หวังว่าบทความเข้าใจง่าย และสามารถรวมไฟล์ Word ได้
อ่านต่อ: วิธีรวม PowerPoint Presentations หลายไฟล์
