องค์กรต้องปกป้องข้อมูลละเอียดอ่อนทั้งหมดและป้องกันการเปิดเผยโดยไม่ได้ตั้งใจหรือโดยไม่ระมัดระวัง ข้อมูลละเอียดอ่อนอาจเป็นข้อมูลทางการเงิน หมายเลขบัตรเครดิต หมายเลขประกันสังคม บันทึกรายการสุขภาพ หรือข้อมูลเฉพาะอื่นๆ องค์กรต้องการป้องกันไม่ให้ข้อมูลเหล่านี้รั่วไหลออกไปข้างนอก ด้วย ศูนย์ความปลอดภัยและการปฏิบัติตามข้อกำหนดของ Microsoft 365 รวมถึง นโยบายการป้องกันการสูญหายของข้อมูล (DLP) สามารถป้องกันการรั่วไหลได้ เนื่องจากสามารถระบุ ตรวจสอบ และปกป้องข้อมูลทั่วทั้ง Office 365 เราจะมาดูพื้นฐานของ DLP ใน Microsoft 365
นโยบาย DLP ใน Microsoft 365 คืออะไร?
DLP ช่วยในสิ่งต่อไปนี้:
- ระบุข้อมูลละเอียดอ่อน: สามารถระบุเอกสารที่มีข้อมูลละเอียดอ่อน เช่น หมายเลขบัตรเครดิต ที่จัดเก็บไว้ในไซต์ OneDrive for Business การระบุข้อมูลละเอียดอ่อนนี้ครอบคลุม SharePoint Online และ OneDrive for Business สามารถสร้างนโยบาย DLP ในศูนย์จัดการ Exchange และนำไปใช้กับอีเมลและรายการในกล่องจดหมายได้
- ป้องกันการแชร์โดยไม่ได้ตั้งใจ: สามารถบล็อกการเข้าถึงเอกสารละเอียดอ่อนให้ทุกคน ยกเว้นผู้ดูแลระบบไซต์ เจ้าของเอกสาร และคนที่แก้ไขเนื้อหาล่าสุด
- ช่วยให้เป็นไปตามข้อกำหนดโดยไม่รบกวนการทำงาน: สามารถให้ความรู้ผู้ใช้เกี่ยวกับนโยบาย DLP และช่วยให้พวกเขาปฏิบัติตามข้อกำหนดได้โดยไม่บล็อกการทำงาน นโยบาย DLP สามารถส่งการแจ้งเตือนทางอีเมลและแสดงเคล็ดลับนโยบาย
- แม้ โปรแกรมเดสก์ท็อป Office ก็รวมความสามารถเหล่านี้ไว้เช่นเดียวกับ SharePoint Online และ OneDrive for Business
- รายงาน DLP: เพื่อทราบว่าองค์กรปฏิบัติตามนโยบาย DLP อย่างไร สามารถดูจำนวนการจับคู่ของแต่ละนโยบายและกติกาตามเวลาได้
นโยบาย DLP ประกอบด้วยอะไร?
DLP ประกอบด้วยตำแหน่งเนื้อหาที่ต้องการปกป้อง คือ場所ที่จะปกป้องเนื้อหา ตำแหน่ง เช่น SharePoint Online, ไซต์ OneDrive for Business
ข้อมูลละเอียดอ่อนทั่ว Office 365 สามารถปกป้องด้วยนโยบาย DLP ตำแหน่งข้อมูลอาจเป็น OneDrive for Business หรือไซต์ SharePoint Online
ยังมีข้อมูลเกี่ยวกับเมื่อและวิธีบังคับใช้กติกาเพื่อปกป้องเนื้อหา
- เงื่อนไข ที่เนื้อหาต้องตรงตามเพื่อให้บังคับใช้กติกา
- การดำเนินการ ที่ตั้งค่าให้กติกาทำงานอัตโนมัติเมื่อเนื้อหาตรงตามเงื่อนไข
สามารถใช้กติกาเพื่อตอบสนองความต้องการการปกป้องเฉพาะ โดยใช้นโยบาย DLP จัดกลุ่มข้อกำหนดการปกป้องทั่วไป เช่น กติกาทั้งหมดที่จำเป็นสำหรับการปฏิบัติตามระเบียบเฉพาะ
การตั้งค่านโยบาย DLP:
แอดมินสามารถตั้งค่านโยบาย DLP สำหรับ SharePoint Online, OneDrive for Business จากศูนย์การปฏิบัติตามข้อกำหนด Office 365 ได้ง่ายขึ้น แอดมินสามารถเริ่มต้นด้วยเทมเพลตสำเร็จรูปที่มีอยู่สำหรับการสร้างเงื่อนไข การดำเนินการ และข้อยกเว้นอย่างง่าย สำหรับนโยบาย DLP สำหรับอีเมล สามารถไปที่ศูนย์จัดการ Exchange
เคล็ดลับนโยบาย DLP บนแอป OneDrive มือถือ
ตอนนี้มีผู้คนมากมายทำงานและร่วมมือกันบนอุปกรณ์มือถือ ทำให้การรักษาความปลอดภัยข้อมูลละเอียดอ่อนขององค์กรเป็นเรื่องยากขึ้น
เพื่อช่วยให้องค์กรสนับสนุนพนักงานให้ทำงานจากที่ไหนก็ได้ตลอดเวลา Microsoft ได้ขยายเคล็ดลับนโยบาย DLP ของ Office 365 ไปยังแอป OneDrive มือถือสำหรับ Android, iOS และ Universal Windows
เคล็ดลับนโยบายคือการแจ้งเตือนที่ผู้ใช้เห็นเมื่อพวกเขาจะส่ง แชร์ หรือทำงานกับข้อมูลละเอียดอ่อน การมีอยู่บนมือถือจะเสริมสร้างสิ่งที่มีอยู่บนเว็บและไคลเอนต์ Office 2016 รวมถึง Outlook
ผู้ใช้มือถือจะเห็นเคล็ดลับนโยบายสำหรับเอกสารที่มีข้อมูลละเอียดอ่อน เคล็ดลับขึ้นอยู่กับนโยบายและการกระทำของผู้ใช้ จะให้ข้อมูลเกี่ยวกับสิ่งที่กระตุ้นการละเมิดนโยบาย และให้ตัวเลือกในการลบข้อยกเว้นและส่งรายงานบวกเท็จ
เคล็ดลับนโยบายที่แสดงบนอุปกรณ์ Android:
เคล็ดลับนโยบายในแอป OneDrive Universal Windows สำหรับเดสก์ท็อปแสดงดังนี้:
ด้วยสิ่งนี้ ข้อมูลจะได้รับการปกป้องดีขึ้นด้วยประสบการณ์เคล็ดลับนโยบาย DLP ที่สอดคล้องกันทั่ว OneDrive for Business เว็บ ไคลเอนต์ Office และมือถือ
อ่านเพิ่มเติมได้ที่ microsoft.com
