เมื่อตัวแปรข้อมูลหลายตัวถูกจัดเก็บในโครงการ กริดเวลาและพื้นที่ของตัวแปรเหล่านั้นต้องเหมือนกัน ดังนั้น คุณต้องควบคุมข้อมูลที่คนอื่นป้อน นั่นคือเวลาที่คุณต้องการ Data Validation Microsoft Excel ทำงานนี้ให้ง่าย
วิธีใช้ Data Validation สำหรับเซลล์ Excel
คุณสมบัติ Data Validation ใน Excel ให้ผู้ใช้ควบคุมสิ่งที่สามารถป้อนลงในเซลล์ได้ หรือให้รายการที่ยอมรับได้ล่วงหน้าเพื่อกำจัดข้อผิดพลาดที่เป็นไปได้ มันถูกนำไปใช้ผ่านกฎที่กำหนดในแท็บ Data ของ Excel ภายใต้เมนู Ribbon กระบวนการเกี่ยวข้องกับ:
- ป้อนรายละเอียด Data Validation
- ปรับแต่ง Input Message
- ปรับแต่ง Error Alert
หนึ่งในการใช้งาน Data Validation ที่พบบ่อยที่สุดคือการสร้างรายการแบบเลื่อนลง (drop-down list)
1. ป้อนรายละเอียด Data Validation
เปิดไฟล์ Microsoft Excel เลือกเซลล์ที่คุณต้องการจำกัด
ไปที่แท็บ Data ที่ตั้งอยู่บนเมนู Ribbon
ภายใต้ Data Tools เลือกตัวเลือก Data Validation
เมื่อหน้าต่าง Data Validation เปิด คุณจะเห็นการควบคุมหลายอย่าง คุณสามารถตรวจสอบให้แน่ใจว่าเพิ่มตัวเลขเท่านั้น หรือความยาวข้อความเฉพาะ เช่น หมายเลขโทรศัพท์
ในกรณีตัวอย่างของเรา ให้เราเลือก Time เพื่อเลือกช่วงเวลาที่เราเปิด
ระบุ Start Time และ End Time
2. ปรับแต่ง Input Message
ตอนนี้ สลับไปที่แท็บ Input Message
ปรับแต่งข้อความเข้า (input message) ที่คุณต้องการให้ปรากฏเมื่อมีการป้อนสิ่งที่แตกต่างจากสิ่งที่ระบุไว้
3. ปรับแต่ง Error Alert
สลับไปที่แท็บ Error Alert
ป้อนข้อความที่คุณต้องการให้ปรากฏ หรือเพียงเลือกเก็บค่าเริ่มต้นไว้
ในที่สุด กดปุ่ม 'OK'
ตอนนี้ เมื่อเซลล์ใดเซลล์หนึ่งถูกเลือก ทุกคนจะเห็นข้อความเตือนเข้า (input message reminder) ที่สามารถป้อนเวลาได้
อย่างไรก็ตาม เมื่อเวลาที่ป้อนอยู่นอกช่วง ข้อความข้อผิดพลาดจะถูกแสดง
สรุปคือ Data validation สามารถแสดงข้อความให้ผู้ใช้บอกว่าอะไรได้รับอนุญาตและอะไรไม่ได้!
อ่านต่อ: วิธีบันทึก Macro เพื่อสร้างปุ่ม Shortcut สำหรับ Multiple Formats ใน Word และ Excel
