เปรียบเทียบไฟล์ Excel 2 ไฟล์อย่างง่ายและไฮไลท์ความแตกต่าง – คู่มือขั้นตอน

มีไฟล์ Excel ชื่อคล้ายกัน 2 ไฟล์ อยู่ในโฟลเดอร์ต่างกันบนคอมพิวเตอร์ จะรู้ยังไงว่าไฟล์ซ้ำหรือเวอร์ชันต่างของสมุดงานเดียวกัน? ในบทช่วยสอนนี้ เราจะแสดงวิธีเปรียบเทียบ 2 ไฟล์ Excel แม้คุณไม่ได้ติดตั้ง Excel บนคอมพิวเตอร์

เครื่องมือเปรียบเทียบเหล่านี้ช่วยจับข้อมูลไม่สอดคล้อง ค่าล้าสมัย สูตรเสีย การคำนวณผิด และปัญหาอื่นๆ ในเวิร์กชีต Excel

1. เปรียบเทียบ 2 ชีท Excel: ดูเรียงติดกัน (View Side by Side)

หากอ่านข้อมูลชีทได้ในเวลาอันรวดเร็ว ให้เปิดในหน้าต่างแยกและเปรียบเทียบติดกันด้วยฟีเจอร์ "View Side by Side" ของ Excel

1. เปิดไฟล์ Excel ที่มีทั้งสองชีท ไปแท็บ View เลือก New Window

2. ในหน้าต่างใหม่ เลือกหรือสลับไปชีทที่สองที่ต้องการเปรียบเทียบ

ปรับขนาดหรือจัดเรียงหน้าต่างเพื่อมุมมองติดกันของทั้งสองชีทบนหน้าจอ วิธีนี้เหมาะกับชีทที่มีไม่กี่แถวหรือคอลัมน์

3. หากต้องการให้เครื่องมือเปรียบเทียบของ Excel จัดวางหน้าต่างติดกัน ให้เช็คแท็บ "View" และเลือกไอคอน View Side by Side

Excel จะจัดวางทั้งสองชีทแนวนอนทันที อาจยากต่อการเปรียบเทียบในมุมมองแนวนอน ดังนั้นไปขั้นตอนต่อไปเพื่อเปลี่ยนเป็นแนวตั้ง/พอร์ตเทรต

4. ไปแท็บ "View" อีกครั้ง เลือก Arrange All

5. เลือก Vertical ในหน้าต่าง "Arrange" แล้ว OK

จะจัดวางทั้งสองชีทติดกันบนหน้าจอ ยังมีการตั้งค่าอีกอย่างที่ต้องเปิดเพื่อให้เปรียบเทียบง่ายขึ้น

6. แตะ Synchronous Scrolling ให้แน่ใจว่าไฮไลท์อยู่ ทำให้เลื่อนทั้งสองชีทพร้อมกัน เปรียบเทียบแถวต่อแถวได้

หากแถวบนสุดของทั้งสองชีทเป็นหัวข้อ ให้แช่แข็ง (Freeze) ไว้ เพื่อไม่ให้เคลื่อนที่พร้อมข้อมูลตอนเลื่อน

7. เลือก Freeze Panes แล้ว Freeze Top Row ทำซ้ำสำหรับชีทที่สอง

8. เลือก Reset Window Position เพื่อกลับสู่มุมมองแนวนอน

9. เมื่อเปรียบเทียบเสร็จ เลือก View Side by Side เพื่อคืนชีทสู่ขนาดเดิม

ตอนนี้คุณเลื่อนดูทั้งสองชีทและเปรียบเทียบบรรทัดต่อบรรทัดได้ ข้อได้เปรียบคือฟีเจอร์นี้ built-in ในทุกเวอร์ชัน Excel แต่คุณยังต้องทำงานค่อนข้างมาก—คือจับเซลล์ที่มีค่าต่างกัน สูตร แมโคร ฯลฯ

2. เปรียบเทียบ 2 ไฟล์ Excel ด้วยเครื่องมือออนไลน์

มีเว็บไซต์ให้บริการเปรียบเทียบ Excel ช่วยได้หากคุณไม่ได้ติดตั้ง Excel บนคอมพิวเตอร์ Aspose Excel Comparison Tool เป็นเว็บเครื่องมือที่ดี

อัปโหลดไฟล์ Excel แรก (Primary) ในกล่องแรก ลากไฟล์อีกไฟล์ในกล่องที่สอง แล้วเลือก Compare Now

หากไฟล์มีหลายชีท ให้เลือกชีทที่ต้องการเปรียบเทียบในแท็บ Sheets หากทั้งสองชีทมีเซลล์ที่ค่า/เนื้อหาต่างกัน Aspose จะไฮไลท์ความแตกต่างด้วยสีเหลือง

ข้อจำกัดของเครื่องมือเว็บ: ไฮไลท์ค่าที่ต่างกันส่วนใหญ่ ไม่ไฮไลท์สูตร การคำนวณ ที่แตกต่างกัน

3. เปรียบเทียบ 2 ไฟล์ Excel ด้วย "Spreadsheet Compare"

Spreadsheet Compare เป็นซอฟต์แวร์น่าเชื่อถือสำหรับเปรียบเทียบ 2 ไฟล์หรือชีท Excel น่าเสียดายว่ามีเฉพาะ Windows ตอนนี้ มาเป็นโปรแกรมสแตนด์อโลน และ built-in ใน Microsoft Excel ที่อยู่ในแพ็กเกจ Office: Office Professional Plus (2013 และ 2016) หรือ Microsoft 365

ใช้ Spreadsheet Compare ใน Excel

หาก Excel ของคุณเป็นส่วนของแพ็กเกจ Office ด้านบน สามารถเข้าถึง Spreadsheet Compare ผ่าน Add-in "Inquire" หากไม่มีแท็บ "Inquire" ใน Excel นี่คือวิธีเปิด:

1. เลือก File บนแถบเมนู

2. เลือก Options บนแถบด้านข้าง

3. เลือก Add-ins ในแถบด้านข้าง เลือก COM Add-in ในเมนู "Manage" แล้ว Go

4. ติ๊ก Inquire แล้ว OK

หมายเหตุ: หากไม่พบ checkbox "Inquire" ในหน้า COM Add-ins Excel หรือ Office เวอร์ชันของคุณไม่รองรับ Spreadsheet Compare หรือแอดมินองค์กรปิดฟีเจอร์ ติดตั้ง Office เวอร์ชันที่มี Spreadsheet Compare built-in หรือติดต่อแอดมิน

5. เปิดไฟล์ Excel ทั้งสองที่ต้องการเปรียบเทียบในหน้าต่างแยก ไปแท็บ Inquire บนแถบเมนู เลือก Compare Files

6. Excel จะเพิ่มไฟล์แรกและไฟล์ที่สองในกล่อง "Compare" และ "To" อัตโนมัติ เลือก Swap Files สลับไฟล์หลัก/รอง หรือ Compare เริ่มเปรียบเทียบ

จะเปิด Spreadsheet ในหน้าต่างใหม่ ไฮไลท์ความแตกต่างในข้อมูล เซลล์ทั่วไปที่ค่าต่างกัน = สีเขียว เซลล์ที่มีสูตร = สีม่วง เซลล์ที่มีแมโคร = สีฟ้าเขียว

เลือก Export Results เพื่อสร้างและบันทึกผลลัพธ์เป็นไฟล์ Excel

รายงานจะระบุชีทและอ้างอิงเซลล์ที่มีข้อมูลต่างกัน รวมถึงค่าที่แน่นอนของข้อมูลเก่าและใหม่

คุณสามารถแชร์รายงาน Excel กับเพื่อนร่วมงาน ทีม หรือคนอื่นที่ร่วมงานกับไฟล์

ใช้ Spreadsheet Compare เป็นโปรแกรมสแตนด์อโลน

หาก Excel หรือ Office เวอร์ชันของคุณไม่มี Add-in Spreadsheet Compare ติดตั้งซอฟต์แวร์สแตนด์อโลนจากเว็บไซต์นักพัฒนา ตอนติดตั้ง ติ๊ก Register and activate the add-in in Excel

หลังติดตั้ง เปิด Spreadsheet Compare ทำตามขั้นตอน:

1. เลือก Compare Files ในแท็บ "Home"

2. เลือก ไอคอนโฟลเดอร์ ถัดจากกล่อง "Compare (older files)" เพื่อเพิ่มเอกสารแรก เพิ่มไฟล์ที่สองในกล่อง "To (newer files)" แล้ว OK

Spreadsheet Compare จะประมวลผลไฟล์และไฮไลท์เซลล์ที่ค่าต่างกันด้วยสีเขียว

ค้นหาความแตกต่าง

เครื่องมือ "View Side by Side" เป็นตัวเลือกที่เหมาะสมที่สุดสำหรับผู้ใช้ Office Home หรือ Students หากคุณใช้ Excel สำหรับ Microsoft 365 หรือ Office Professional Plus (2013 หรือ 2016) "Spreadsheet Compare" built-in พร้อมใช้ แต่หากไม่มี Excel บนคอมพิวเตอร์ เครื่องมือเปรียบเทียบ Excel บนเว็บจะทำงานได้ ง่ายแค่นั้นเอง