วิธีค้นหาและเน้นแถวซ้ำใน Excel อย่างรวดเร็วและง่าย

หากคุณกำลังมองหา วิธีค้นหาและเน้นค่าซ้ำใน Excel คุณมาถูกที่แล้ว บางครั้งเราอาจต้องการทราบว่าแถวไหนในสเปรดชีตเป็นแถวซ้ำ เพื่อที่จะลบแถวเหล่านั้นออกด้วยตนเอง การ ทำเครื่องหมายแถวซ้ำ ในคอลัมน์เดียวทำได้ง่าย แต่ถ้ารายการยาว การลบด้วยตนเองจะใช้เวลานาน สำหรับรายการสั้นก็ใช้งานได้ดี ไม่ว่าจะเป็นอย่างไร มาลองดูวิธีค้นหาและเน้นค่าซ้ำใน Excel กัน

3 วิธีค้นหาและเน้นค่าซ้ำใน Excel

เราสามารถค้นหาและเน้นค่าซ้ำในคอลัมน์เดียว หลายคอลัมน์ หรือทั้งชุดข้อมูล ได้ด้วยขั้นตอนง่ายๆ Excel มีเครื่องมือเหล่านี้ให้ใช้งานอย่างมีประสิทธิภาพ

1. ใช้รูปแบบเงื่อนไข (Conditional Formatting)

เราสามารถใช้คุณสมบัติ Conditional Formatting เพื่อเน้นแถวซ้ำ ได้โดยทำตามขั้นตอนง่ายๆ ดังนี้

ขั้นตอน:

• ขั้นแรก เลือกเซลล์ที่ต้องการตรวจสอบค่าซ้ำ ในที่นี้คือ D5:D18
• ขั้นที่สอง ไปที่ Home > เลือก Conditional Formatting > ไปที่ Highlight Cells Rules > เลือก Duplicate Values

• จะมีหน้าต่าง Duplicate Values ปรากฏขึ้น
• ขั้นที่สาม เลือก Duplicate
• ขั้นที่สี่ เลือกตัวเลือกสีใน values with ในที่นี้เลือก Light Red Fill with Dark Red Text

ผลลัพธ์: ค่าซ้ำใน คอลัมน์ D จะถูกเน้นสี

หมายเหตุ: เราสามารถเลือกมากกว่าหนึ่งคอลัมน์เพื่อเน้นแถวซ้ำได้ แต่มีข้อจำกัดเล็กน้อย คือ หากข้อความปรากฏในคอลัมน์หนึ่งและอีกคอลัมน์หนึ่ง Excel จะเน้นว่ามันซ้ำ แม้จริงๆ แล้วอาจไม่ใช่ข้อมูลซ้ำจริง

เคล็ดลับ: หากตารางมีข้อมูลมาก และต้องการให้แถวซ้ำขึ้นมาด้านบน สามารถจัดเรียง (Sort) ตามสีได้ โดยคลิกหัวตาราง "Name" เลือก Sort by Color แล้ว Filter by Cell Color ผลลัพธ์จะแสดงแถวซ้ำด้านบน

อ่านเพิ่มเติม: How to Find Duplicate Values in Excel Using Formula (9 Methods)

2. ค้นหาและเน้นแถวซ้ำ ไม่รวมครั้งแรกที่พบ

เราสามารถใช้ ฟังก์ชัน COUNTIF เพื่อ ระบุและเน้นแถวซ้ำ ได้ ทั้งกรณีรวมและไม่รวมครั้งแรกที่พบ วิธีสำหรับกรณี ไม่รวมครั้งแรก ดังนี้

ขั้นตอน:

• ขั้นแรก เลือกช่วงเซลล์ที่ต้องการ หาค่าซ้ำ ในที่นี้คือ D5:D18
• ขั้นที่สอง ไปที่ Home > เลือก Conditional Formatting > เลือก New Rule

• จะมีหน้าต่าง New Formatting Rule ปรากฏ
• ขั้นที่สาม คลิก Use a formula to determine which cells to format
• ขั้นที่สี่ พิมพ์สูตรต่อไปนี้ในกล่องสูตร:

=COUNTIF($D$5:$D5,$D5)>1

• ขั้นที่ห้า คลิก OK

เพิ่มเติม: ตั้งค่า ขนาดฟอนต์, สี ฯลฯ โดยไปที่ตัวเลือก Format

ผลลัพธ์: ค่าซ้ำจะแสดงในสีส้มอ่อน ไม่รวมครั้งแรกที่พบ

อ่านเพิ่มเติม: How to Compare Rows for Duplicates in Excel (3 Easy Ways)

3. เน้นค่าซ้ำในช่วงหลายคอลัมน์

เราสามารถเน้นค่าซ้ำในช่วงหลายคอลัมน์ได้ง่าย ทั้งกรณีรวมและไม่รวมครั้งแรกที่พบ

3.1 เน้นค่าซ้ำ รวมครั้งแรกที่พบ

ใช้ ฟังก์ชัน COUNTIF เพื่อเน้นค่าซ้ำในหลายคอลัมน์ รวมครั้งแรก ใช้ชุดข้อมูลที่ต้องการเน้นค่าซ้ำใน คอลัมน์ D และ E

ขั้นตอน:

• เปิดหน้าต่าง New Formatting Rule ผ่าน Conditional Formatting ตามปกติ
• เลือก Use a formula to determine which cells to format
• พิมพ์สูตรในกล่องสูตร:

=COUNTIF($D$5:$E$16,$D5)>1

• คลิก OK

ผลลัพธ์: คอลัมน์ D และ E ถูกเน้นค่าซ้ำ รวมครั้งแรกที่พบ

อ่านเพิ่มเติม: Excel VBA to Find Duplicate Values in Range (7 Examples)

3.2 เน้นค่าซ้ำ ไม่รวมครั้งแรกที่พบ

สามารถเน้นค่าซ้ำได้ทั้งหลายคอลัมน์และทุกคอลัมน์ในฐานข้อมูล โดยใช้ ฟังก์ชัน COUNTIF

⧪ เน้นค่าซ้ำในคอลัมน์แรก

หากต้องการเน้นค่าซ้ำในหลายคอลัมน์ ต้องวาง ฟังก์ชัน COUNTIF ในคอลัมน์แรก

ขั้นตอน:

• เปิด New Formatting Rule ผ่าน Conditional Formatting
• เลือก Use a formula to determine which cells to format
• พิมพ์สูตร:

=COUNTIF($D$5:$D5,$D5)>1

• คลิก OK

ผลลัพธ์: เน้นค่าซ้ำ ยกเว้นครั้งแรกที่พบ

⧪ เน้นค่าซ้ำในคอลัมน์ต่อไปทั้งหมด

สามารถเน้นค่าซ้ำสำหรับคอลัมน์ต่อไปทั้งหมดได้ด้วยขั้นตอน:

ขั้นตอน:

• เปิด New Formatting Rule ผ่าน Conditional Formatting
• เลือก Use a formula to determine which cells to format
• พิมพ์สูตร:

=IF(COLUMNS($B5:B5)>1,COUNTIF(A$5:$B$16,B5),0)+COUNTIF(B$5:B5,B5)>1

• คลิก OK

ผลลัพธ์: ค้นหาค่าซ้ำ ของทุกคอลัมน์ในฐานข้อมูล

อ่านเพิ่มเติม: Find Duplicates in Two Columns in Excel (6 Suitable Approaches)

บทความเกี่ยวข้อง

• How to Find Matching Values in Two Worksheets in Excel (4 Methods)
• Excel Formula to Find Duplicates in One Column
• How to Find Duplicates in Excel and Copy to Another Sheet (5 Methods)
• Excel Top 10 List with Duplicates (2 Ways)
• How to Find Similar Text in Two Columns in Excel (3 Easy Ways)

วิธีนับค่าซ้ำใน Excel

เราสามารถนับค่าซ้ำในไฟล์ Excel ได้ด้วยวิธีง่ายๆ หนึ่งในนั้นคือใช้ ฟังก์ชัน COUNTIF สมมติว่ามีชุดข้อมูลที่หัวคอลัมน์ D Column คือ Item Name มีชื่อผลไม้ต่างๆ ต้องการนับค่าซ้ำในคอลัมน์นี้ แสดงผลใน G Column ชื่อ Count โดยอ้างอิง F Column ชื่อ Item

ขั้นตอน:

• พิมพ์สูตรในเซลล์ G5 ดังนี้:

=COUNTIF($D$5:$D$16,F5)

• กด ENTER ได้ผลลัพธ์ 1
• ลาก Fill Handle (มุมล่างขวาของเซลล์ G5) ลงมา
• จะได้จำนวนนับของผลไม้ทุกชนิดใน G Column

วิธيلบค่าซ้ำใน Excel

เราสามารถลบค่าซ้ำใน Excel ได้ง่ายด้วยวิธีง่ายๆ หนึ่งในนั้นคือใช้ตัวเลือก Data Tools จะลบค่าซ้ำของเซลล์ B4:D16 ในชุดข้อมูลที่มีหัวคอลัมน์ Business Type, Branch Location, Item Name

ขั้นตอน:

• ขั้นแรก เลือกเซลล์ ในที่นี้คือ B4:D16
• ขั้นที่สอง ไปที่ Data > เลือก Data Tools > เลือก Remove Duplicates

• จะมีหน้าต่าง Remove Duplicates ปรากฏ
• ขั้นที่สาม เลือกตัวเลือกในกล่อง Columns ที่ต้องการนำไปพิจารณา
• ขั้นที่สี่ คลิก OK

ผลลัพธ์: ค่าถูกลบออกจากชุดข้อมูล

อ่านเพิ่มเติม: How to Find & Remove Duplicate Rows in Excel

สิ่งที่ควรจำ

• ถ้าฐานข้อมูลมี merged cells ต้อง ยกเลิกการรวม (unmerge) ก่อน จะใช้วิธีค้นหาซ้ำได้ มิฉะนั้น Excel จะหาไม่ได้
• ต้องเลือก ประเภทและสีฟอนต์ ในตัวเลือก Format ของ New Formatting Rule มิฉะนั้น Excel จะหาค่าซ้ำได้แต่เราจะมองไม่เห็นเพราะไม่มีสีที่เหมาะสม

สรุป

เราสามารถค้นหาและเน้นค่าซ้ำใน Excel ได้ง่ายหากศึกษาบทความนี้อย่างละเอียด โปรดไปเยี่ยมชมแพลตฟอร์มเรียนรู้ Excel อย่างเป็นทางการ ExcelDemy สำหรับคำถามเพิ่มเติม

บทความเกี่ยวข้อง

• How to Find Duplicates in a Column Using Excel VBA (5 Ways)
• Find Matches or Duplicate Values in Excel (8 Ways)
• How to Use VBA Code to Find Duplicate Rows in Excel (3 Methods)
• Excel Find Duplicates in Column and Delete Row (4 Quick Ways)
• How to Find Duplicates without Deleting in Excel (7 Methods)
• Find Duplicates in Two Different Excel Workbooks (5 Methods)
• How to Filter Duplicates in Excel (7 Easy Ways)