การใช้งาน Excel ที่พบบ่อยมากคือ: ใช้เป็นเครื่องมือ ทำความสะอาดข้อมูล (data cleaning) การทำความสะอาดข้อมูลหมายถึง:
- นำข้อมูลดิบ (raw data) เข้าไปในเวิร์กชีต
- จัดการข้อมูลให้สอดคล้องกับข้อกำหนดต่างๆ
สรุปคือ ทำความสะอาดข้อมูลเพื่อให้สามารถ วิเคราะห์ได้อย่างถูกต้อง
มีมุมมองมากมายในการทำความสะอาดข้อมูล เราจะอภิปรายทีละขั้นตอน ในบทความนี้ เราจะเน้นเฉพาะ การลบแถวซ้ำ (removing duplicate rows) เท่านั้น
ลบแถวซ้ำใน Excel
ข้อมูลของคุณอาจมีแถวซ้ำ สาเหตุก็หลากหลาย แต่ส่วนใหญ่ต้องการกำจัดแถวซ้ำเหล่านั้น ในอดีต การลบข้อมูลซ้ำเป็นงานทำด้วยมือ แม้จะมีเทคนิคขั้นสูง แต่ตั้งแต่มีคำสั่ง Remove Duplicates การลบข้อมูลซ้ำกลายเป็นงานง่ายขึ้น คำสั่งนี้เพิ่มเข้ามาตั้งแต่ Excel 2007
ดูภาพด้านล่าง จะพบว่ามีแถวซ้ำในคอลัมน์ เราจะลบแถวซ้ำเหล่านั้นออก
กำลังลบแถวซ้ำ สังเกตคอลัมน์ มีแถวซ้ำอยู่
เลือกเซลล์ใดๆ ในคอลัมน์ A ในไฟล์ตัวอย่าง จากนั้นเลือก Data ➪ Data Tools ➪ Remove Duplicates กล่องโต้ตอบ Remove Duplicates จะปรากฏ ดูภาพด้านล่าง
กล่องโต้ตอบ Remove Duplicates คอลัมน์ A ถูกเลือกอัตโนมัติ
หมายเหตุ: หากข้อมูลอยู่ในรูปแบบ ตาราง (Table) สามารถใช้ Table Tools ➪ Design ➪ Tools ➪ Remove Duplicates ได้เช่นกัน ทั้งสองคำสั่งทำงานเหมือนกันทุกประการ
กล่องโต้ตอบ Remove Duplicates จะแสดงรายการคอลัมน์ทั้งหมดในช่วงข้อมูลหรือตาราง วางเครื่องหมายถูก (check mark) ที่คอลัมน์ที่ต้องการนำไปค้นหาค่าซ้ำ ปกติจะเลือกทั้งหมด ซึ่งเป็นค่าเริ่มต้น คลิก OK และ Excel จะลบแถวซ้ำออก พร้อมแสดงข้อความบอกจำนวนแถวซ้ำที่ถูกลบ
คลิก OK ระบบจะบอกจำนวนแถวซ้ำที่ถูกลบ
Excel ไม่ให้โอกาสยกเลิกการกระทำนี้โดยตรง แต่หากต้องการ Undo สามารถกดปุ่ม Undo ใน Quick Access Toolbar หรือกด CTRL + Z
เมื่อพบแถวซ้ำ แถวแรกจะถูกเก็บไว้ และแถวซ้ำที่ตามมาจะถูกลบ
หมายเหตุสำคัญ: Excel จัดว่าค่าเป็นซ้ำกันจาก สิ่งที่เซลล์แสดงออกมา ไม่ใช่จาก ค่าที่เก็บอยู่จริงในเซลล์ เช่น 5/12/2013 และ 5 Dec 2013 ทั้งคู่มีค่าเท่ากันสำหรับ Excel ในภาพด้านล่าง จะเห็นว่าทั้งคู่สร้างค่าเดียวกันในแถบสูตร (formula bar) รูปแบบวันที่ที่สอง (5 Dec 2013) จะได้หากเลือก "Long Date" จากตัวเลือกจัดรูปแบบตัวเลข เช่นเดียวกัน $500.50 แตกต่างจาก 500.50 แม้ค่าจริงจะเท่ากัน หากต้องการนับทั้งคู่ว่าเป็นค่าซ้ำ ให้ จัดรูปแบบคอลัมน์ทั้งหมดให้เหมือนกันก่อน แล้วค่อยหาแถวซ้ำ
ใช้รูปแบบ Long Date เซลล์เก็บค่า 5/12/2013 แต่แสดง 5 Dec 2013
ใช้รูปแบบสกุลเงิน เซลล์เก็บค่า 500.5 แต่แสดง £500.50 เนื่องจากใช้ Currency Format
ดาวน์โหลดไฟล์ทำงาน
ดาวน์โหลดไฟล์ทำงานจากลิงก์ด้านล่าง:
Duplicate-rows1.xlsx
อ่านเพิ่มเติม
- How to Highlight Duplicate Rows in Excel (3 Ways)
- How to Compare Rows in Excel for Duplicates
- How to Find Matching Values in Two Worksheets in Excel (4 Methods)
- Find Matches or Duplicate Values in Excel (8 Ways)
- Find Duplicates in Two Columns in Excel (6 Suitable Approaches)
- Finding out the number of duplicate rows using COUNTIF formula
- Excel Formula to Find Duplicates in One Column
- Excel Find Similar Text in Two Columns
- Excel Top 10 List with Duplicates
