วิธีลบแถวที่ซ้ำกันใน Excel

ค่าที่ซ้ำกันในเวิร์กชีต Excel ของคุณอาจทำให้ข้อมูลของคุณยุ่งเหยิง อาจทำให้เกิดความคลาดเคลื่อนและการรายงานที่บิดเบือนได้ เว้นแต่ว่าจะมีการสร้างสำเนาขึ้นโดยเจตนา

ในบทช่วยสอนนี้ เราจะแสดงวิธีค้นหาและลบรายการที่ซ้ำกันในเอกสาร Excel ของคุณ

วิธีค้นหาแถวหรือข้อมูลที่ซ้ำกัน

จำเป็นต้องตรวจสอบก่อนว่าแถว (หรือคอลัมน์) ใดมีข้อมูลที่เหมือนกัน ดังนั้น ก่อนที่เราจะแสดงวิธีลบรายการที่ซ้ำกันใน Excel มาดูขั้นตอนการตรวจสอบชีตของคุณเพื่อหาข้อมูลที่ซ้ำกัน

วิธีที่ 1:ค้นหาทั้งแผ่นงาน

Excel มีเครื่องมือการจัดรูปแบบตามเงื่อนไขที่ช่วยในการระบุ แสดงภาพ และสรุปผลจากข้อมูล ต่อไปนี้เป็นวิธีใช้เครื่องมือเพื่อเน้นค่าที่ซ้ำกันในเอกสาร Excel ของคุณ

1. กด ควบคุม + เอ เพื่อเลือกรายการหรือตารางของคุณ หรือคลิก เลือกทั้งหมด ที่มุมซ้ายบนของตารางเพื่อเลือกทั้งเวิร์กชีต

2. ไปที่ หน้าแรก แท็บแล้วคลิก การจัดรูปแบบตามเงื่อนไข ปุ่มแบบเลื่อนลง

3. เลื่อนเคอร์เซอร์ไปที่ ไฮไลต์กฎของเซลล์ และเลือก ค่าที่ซ้ำกัน .

4. ตรวจสอบว่าช่องแบบเลื่อนลงช่องแรกระบุว่า "ทำซ้ำ" คุณยังเลือกสีไฮไลต์ที่ต้องการได้ในเมนูแบบเลื่อนลงที่ 2

5. เลือก ตกลง เพื่อดำเนินการต่อ

Excel จะเน้นแถวและคอลัมน์ที่มีค่าซ้ำกันทันที

วิธีที่ 2:โดยการรวมแถว

วิธีนี้เหมาะสำหรับการค้นหาแถวที่มีค่าซ้ำกันในทุกคอลัมน์หรือทุกเซลล์ ขั้นแรก คุณจะต้องใช้ฟังก์ชัน "Concatenate" ของ Excel เพื่อรวมเนื้อหาของแต่ละแถว จากนั้นเลือกคอลัมน์ที่คุณต้องการเก็บค่าที่รวมกันแล้วทำตามขั้นตอนด้านล่าง เราขอแนะนำให้รวมค่าในคอลัมน์ถัดจากค่าสุดท้ายในแถวแรก

1. พิมพ์หรือวาง =CONCAT( ในเซลล์ เลือกเซลล์แรกในแถว พิมพ์คอลัมน์ (: ) แล้วเลือกเซลล์สุดท้ายในแถว หลังจากนั้น ปิดสูตรด้วยวงเล็บแล้วกด Enter .

ในแผ่นงานตัวอย่างของเรา (ดูภาพด้านล่าง) เซลล์แรกและเซลล์สุดท้ายในแถวแรกจะมีการอ้างอิง A2 และ D2 ตามลำดับ ดังนั้น สูตรจะเป็นรูปแบบนี้:=CONCAT(A2:D2) .

โปรดจำไว้ว่า การอ้างอิงเซลล์จะแตกต่างกันไปตามจำนวนแถวและคอลัมน์ในตาราง

2. คัดลอกสูตรลงคอลัมน์จนกว่าคุณจะไปถึงแถวสุดท้าย ในการดำเนินการนี้ ให้เลือกเซลล์ที่มีสูตร เลื่อนเคอร์เซอร์ของเมาส์ไปที่มุมล่างซ้ายของเซลล์ กดปุ่ม เติมที่จับ ไอคอน (เช่น ไอคอนเครื่องหมายบวก) แล้วลากลงมาที่คอลัมน์

3. เลือกทั้งคอลัมน์—คลิกที่ตัวอักษรที่ด้านบนของคอลัมน์หรือคลิกที่เซลล์ในคอลัมน์แล้วกด Control + อวกาศ .

4. ไปที่ หน้าแรก และเลือก การจัดรูปแบบตามเงื่อนไข .

5. เลื่อนเคอร์เซอร์ของเมาส์ไปที่ ไฮไลต์กฎของเซลล์ และเลือก ค่าที่ซ้ำกัน .

6. เลือก ตกลง เพื่อดำเนินการต่อ

Excel จะเน้นคอลัมน์ที่มีค่าที่ซ้ำกัน ซึ่งจะแจ้งให้คุณทราบถึงเซลล์ในแถวนั้นๆ ที่มีค่าซ้ำกันเป็นอีกแถวหนึ่งในเวิร์กชีต

หากคุณดูรูปภาพด้านบนอย่างใกล้ชิด คุณจะสังเกตเห็นว่าเครื่องมือการจัดรูปแบบตามเงื่อนไขไม่ได้เน้นที่แถวที่ 4 และ แถวที่ 13 . ทั้งสองแถวมีค่าที่ซ้ำกันใน ชื่อ , คะแนน และ ID คอลัมน์ แต่ค่าต่างๆ ใน ​​วัน คอลัมน์

มีเพียง 3 ใน 4 คอลัมน์ในทั้งสองแถวเท่านั้นที่มีข้อมูลที่ซ้ำกัน ที่อธิบายว่าทำไมเครื่องมือการจัดรูปแบบตามเงื่อนไขไม่เน้นค่าที่ต่อกันหรือรวมกันสำหรับทั้งสองแถว ทั้งสองแถว (แถวที่ 4 และแถวที่ 13) ไม่ซ้ำกัน เนื่องจากมีข้อมูลที่แตกต่างในคอลัมน์ "วัน"

วิธีการลบแถวที่ซ้ำกันใน Excel

คุณพบแถวหลายแถวที่มีข้อมูลที่ซ้ำกันในเวิร์กชีต Excel ของคุณ มาแสดงวิธีลบแถวที่ซ้ำกันเหล่านี้โดยใช้เครื่องมือ Excel สองเครื่องกัน

1. ใช้เครื่องมือ “ลบรายการที่ซ้ำกัน”

เครื่องมือนี้มีงานเดียวเท่านั้น:เพื่อให้แน่ใจว่าคุณมีข้อมูลที่ชัดเจนในเวิร์กชีต Excel ของคุณ ทำได้โดยการเปรียบเทียบคอลัมน์ที่เลือกในเวิร์กชีตของคุณและลบแถวที่มีค่าที่ซ้ำกัน วิธีใช้เครื่องมือมีดังนี้

• เลือกเซลล์ในตารางแล้วกด Control + เอ บนแป้นพิมพ์เพื่อไฮไลต์ตาราง

• ไปที่ ข้อมูล แท็บแล้วคลิก ลบรายการที่ซ้ำกัน ไอคอนในส่วน “เครื่องมือข้อมูล”

ถ้าพีซีของคุณมีหน้าจอขนาดเล็กหรือหน้าต่าง Excel ย่อเล็กสุด ให้คลิก เครื่องมือข้อมูล ปุ่มแบบเลื่อนลงและเลือก ลบรายการที่ซ้ำกัน .

• ผ่านส่วนคอลัมน์และเลือกคอลัมน์ทั้งหมด หากตารางของคุณมีส่วนหัว ให้เลือกช่องที่ระบุว่า "ข้อมูลของฉันมีส่วนหัว" ที่จะยกเลิกการเลือกแถวส่วนหัวหรือแถวแรกบนแผ่นงาน คลิก ตกลง เพื่อดำเนินการต่อ

เคล็ดลับด่วน: ในการทำให้แถวแรกของเวิร์กชีต Excel เป็นส่วนหัว ให้ไปที่ มุมมอง แท็บ เลือก ตรึงบานหน้าต่าง และเลือก ตรึงแถวบนสุด .

• Excel จะแสดงข้อความแจ้งให้คุณทราบถึงค่าที่ซ้ำกันทั้งหมดที่พบและนำออกจากแผ่นงาน คลิก ตกลง เพื่อกลับไปยังแผ่นงาน

2. ใช้เครื่องมือตัวกรองขั้นสูง

“Advanced Filter” เป็นเครื่องมือที่ยอดเยี่ยมอีกตัวหนึ่งที่ช่วยคุณล้างข้อมูลใน Excel เครื่องมือนี้ช่วยให้คุณดู แก้ไข จัดกลุ่ม และจัดเรียงข้อมูลในเวิร์กชีตของคุณได้ ทำตามขั้นตอนด้านล่างเพื่อเรียนรู้วิธีการใช้เครื่องมือนี้เพื่อลบแถวที่ซ้ำกันออกจากเวิร์กชีต Excel ของคุณ

• เลือกเซลล์ใดก็ได้ในตารางแล้วกด Control + เอ เพื่อเน้นทั้งตาราง

• ไปที่ ข้อมูล และเลือก ขั้นสูง ในส่วน “จัดเรียงและกรอง”

• ตรวจสอบ ระเบียนที่ไม่ซ้ำเท่านั้น กล่องแล้วคลิก ตกลง .

ถ้าตารางหรือเวิร์กชีตมีหลายแถวที่มีข้อมูลหรือค่าใกล้เคียงกัน Excel จะลบรายการซ้ำทั้งหมดยกเว้นรายการแรก

หมายเหตุ: เครื่องมือตัวกรองขั้นสูงจะถือว่าแถวแรกเป็นส่วนหัวโดยอัตโนมัติ ซึ่งหมายความว่าเครื่องมือจะไม่ลบแถวแรกแม้ว่าจะมีข้อมูลที่ซ้ำกัน ตัวอย่างเช่น ในตารางด้านล่าง การเรียกใช้คุณลักษณะ "เฉพาะระเบียนที่ไม่ซ้ำ" ของเครื่องมือตัวกรองขั้นสูงไม่ได้ลบแถวแรกและแถวสุดท้าย แม้ว่าทั้งสองจะมีค่าที่ซ้ำกันในทุกคอลัมน์

ดังนั้น หากแผ่นงานหรือตาราง Excel ของคุณมีส่วนหัว วิธีที่ดีที่สุดคือใช้เครื่องมือ "ลบรายการที่ซ้ำกัน" เพื่อกำจัดแถวที่ซ้ำกัน

เคล็ดลับด่วน: ลบแถวหรือค่าที่ซ้ำกันโดยไม่ได้ตั้งใจ? กด ควบคุม + Z เพื่อยกเลิกการเปลี่ยนแปลงและรับข้อมูลที่ซ้ำกันกลับ

การลบรายการที่ซ้ำกันใน Excel:ข้อจำกัด

เราควรกล่าวถึงว่าคุณไม่สามารถลบแถวหรือค่าที่ซ้ำกันออกจากเวิร์กชีตที่มีข้อมูลที่สรุปหรือจัดกลุ่มได้ ดังนั้น ถ้าคุณจัดกลุ่มแถวและคอลัมน์ในเวิร์กชีต Excel ของคุณ บางทีอาจเป็นผลรวมและผลรวมย่อย คุณจะต้องยกเลิกการจัดกลุ่มข้อมูลก่อนจึงจะสามารถตรวจสอบรายการที่ซ้ำกันได้ อ้างถึงเอกสารอย่างเป็นทางการนี้จาก Microsoft เพื่อเรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับการลบรายการที่ซ้ำกันใน Excel และการกรองค่าที่ไม่ซ้ำ