ค่าซ้ำในเวิร์กชีต Excel ของคุณอาจทำให้ข้อมูลผิดปกติ เว้นแต่การซ้ำจะเป็นเจตนาทำไว้ มิฉะนั้น มันอาจทำให้เกิดความคลาดเคลื่อนและรายงานที่บิดเบี้ยว
ในบทช่วยสอนนี้ เราจะแสดงวิธีค้นหาและลบข้อมูลซ้ำในเอกสาร Excel ของคุณ
วิธีค้นหาแถวหรือข้อมูลซ้ำ
สิ่งสำคัญคือต้องตรวจสอบก่อนว่าแถวไหน (หรือคอลัมน์ไหน) มีข้อมูลเหมือนกัน ดังนั้น ก่อนที่เราจะแสดงวิธีลบข้อมูลซ้ำใน Excel มาเดินทางผ่านกระบวนการตรวจสอบชีทของคุณเพื่อหาข้อมูลซ้ำกัน
วิธีที่ 1: ค้นหาในทั้งเวิร์กชีต (Search Entire Worksheet)
Excel มีเครื่องมือ Conditional Formatting ที่ช่วยระบุ เวียนภาพ และสรุปข้อสรุปจากข้อมูล นี่คือวิธีใช้เครื่องมือนี้เพื่อไฮไลท์ค่าซ้ำในเอกสาร Excel ของคุณ
- กด Control + A เพื่อเลือกรายการหรือตาราง หรือคลิกไอคอน Select All ที่มุมซ้ายบนของตารางเพื่อเลือกทั้งเวิร์กชีต
- ไปที่แท็บ Home และคลิกปุ่มดรอปดาวน์ Conditional Formatting
- ชี้เมาส์ไปที่ Highlight Cell Rules และเลือก Duplicate Values
- ให้แน่ใจว่ากล่องดรอปดาวน์แรกอ่านว่า "Duplicate" คุณยังสามารถเลือกสีไฮไลท์ที่ต้องการในเมนูดรอปดาวน์ที่สองได้
- เลือก OK เพื่อดำเนินการ
Excel จะไฮไลท์แถวและคอลัมน์ที่มีค่าซ้ำทันที
วิธีที่ 2: โดยการรวมแถว (By Combining Rows)
วิธีนี้เหมาะสำหรับการหาแถวที่มีค่าซ้ำในทุกคอลัมน์หรือเซลล์ ก่อนอื่น คุณจะต้องใช้ฟังก์ชัน "Concatenate" ของ Excel เพื่อรวมเนื้อหาของแต่ละแถว จากนั้นเลือกคอลัมน์ที่ต้องการเก็บค่าที่รวมแล้วและทำตามขั้นตอนด้านล่าง เราแนะนำให้รวมค่าในคอลัมน์ถัดจากค่าสุดท้ายของแถวแรก
- พิมพ์หรือวาง =CONCAT( ในเซลล์ เลือกเซลล์แรกของแถว พิมพ์เครื่องหมาย colon (:) และเลือกเซลล์สุดท้ายของแถว หลังจากนั้นปิดสูตรด้วยวงเล็บและกด Enter
ในเวิร์กชีตตัวอย่างของเรา (ดูภาพด้านล่าง) เซลล์แรกและสุดท้ายของแถวแรกมีอ้างอิงเป็น A2 และ D2 ตามลำดับ ดังนั้นสูตรจะเป็นรูปแบบ: =CONCAT(A2:D2)
จำไว้ว่า อ้างอิงเซลล์จะแตกต่างกันไป ขึ้นอยู่กับจำนวนแถวและคอลัมน์ในตาราง
- คัดลอกสูตรลงคอลัมน์จนถึงแถวสุดท้าย วิธีทำ: เลือกเซลล์ที่มีสูตร ย้ายเมาส์ไปมุมซ้ายล่างของเซลล์ ถือไอคอน Fill handle (เครื่องหมายบวก) และลากลงคอลัมน์
- เลือกคอลัมน์ทั้งหมด - คลิกตัวอักษรที่ด้านบนของคอลัมน์ หรือคลิกที่เซลล์ในคอลัมน์และกด Control + Space
- ไปที่แท็บ Home และเลือก Conditional Formatting
- ชี้เมาส์ไปที่ Highlight Cell Rules และเลือก Duplicate Values
- เลือก OK เพื่อดำเนินการ
Excel จะไฮไลท์คอลัมน์ที่มีค่าซ้ำ ซึ่งบอกคุณว่าเซลล์ในแถวเฉพาะนั้นมีค่าซ้ำกับอีกแถวหนึ่งในเวิร์กชีต
หากคุณดูอย่างใกล้ชิดในภาพข้างต้น คุณจะสังเกตว่า Conditional Formatting ไม่ได้ไฮไลท์ แถวที่ 4 และ แถวที่ 13 ทั้งสองแถวมีค่าซ้ำในคอลัมน์ Names, Scores, และ ID แต่มีค่าต่างกันในคอลัมน์ Day
มีเพียง 3 ใน 4 คอลัมน์ของทั้งสองแถวที่มีข้อมูลซ้ำ นั่นคือเหตุผลที่ Conditional Formatting ไม่ได้ไฮไลท์ค่าที่รวมกันของทั้งสองแถว ทั้งสองแถว (แถว 4 และ 13) เป็นเอกลักษณ์ (unique) เพราะมีข้อมูลแยกแยะในคอลัมน์ "Day"
วิธีลบแถวซ้ำใน Excel
คุณพบหลายแถวที่มีข้อมูลซ้ำในเวิร์กชีต Excel ของคุณแล้ว มาแสดงวิธีลบแถวซ้ำเหล่านี้โดยใช้เครื่องมือ Excel 2 ตัว
1. ใช้เครื่องมือ "Remove Duplicates"
เครื่องมือนี้มีหน้าที่เดียว: ให้แน่ใจว่าคุณมีข้อมูลที่สะอาดในเวิร์กชีต Excel มันทำได้โดยการเปรียบเทียบคอลัมน์ที่เลือกในเวิร์กชีตของคุณและลบแถวที่มีค่าซ้ำ นี่คือวิธีใช้เครื่องมือ:
- เลือกเซลล์บนตารางและกด Control + A บนคีย์บอร์ดเพื่อไฮไลท์ตาราง
- ไปที่แท็บ Data และคลิกไอคอน Remove Duplicates ในส่วน "Data Tools"
หากคอมพิวเตอร์ของคุณมีหน้าจอเล็ก หรือหน้าต่าง Excel ถูกย่อ ให้คลิกปุ่มดรอปดาวน์ Data Tools และเลือก Remove Duplicates
- ตรวจสอบส่วน Columns และเลือกคอลัมน์ทั้งหมด หากตารางของคุณมีส่วนหัว (Header) ให้ติ๊กถูกกล่องที่อ่านว่า "My data has headers" สิ่งนี้จะยกเลิกการเลือกแถวหัวหรือแถวแรกบนชีท คลิก OK เพื่อดำเนินการ
เคล็ดลับด่วน: เพื่อทำให้แถวแรกของเวิร์กชีต Excel เป็น Header ให้ไปที่แท็บ View เลือก Freeze Panes และเลือก Freeze Top Row
- Excel จะแสดงพรอมป์แจ้งจำนวนค่าซ้ำทั้งหมดที่พบและถูกลบจากชีท คลิก OK เพื่อกลับสู่เวิร์กชีต
2. ใช้เครื่องมือ Advanced Filter
"Advanced Filter" เป็นอีกเครื่องมือเก่งที่ช่วยทำให้ข้อมูลของคุณใน Excel สะอาด เครื่องมือนี้ช่วยให้คุณดู แก้ไข จัดกลุ่ม และจัดเรียงข้อมูลบนเวิร์กชีต ทำตามขั้นตอนด้านล่างเพื่อเรียนรู้วิธีใช้เครื่องมือนี้เพื่อลบแถวซ้ำจากเวิร์กชีต Excel ของคุณ
- เลือกเซลล์ใดเซลล์หนึ่งบนตารางและกด Control + A เพื่อไฮไลท์ตารางทั้งหมด
- ไปที่แท็บ Data และเลือก Advanced ในส่วน "Sort & Filter"
- ติ๊กถูกกล่อง Unique records only และคลิก OK
หากตารางหรือเวิร์กชีตมีหลายแถวที่มีข้อมูลหรือค่าเหมือนกัน Excel จะลบทั้งหมดยกเว้นการเกิดครั้งแรกของข้อมูลซ้ำ
หมายเหตุ: เครื่องมือ Advanced Filter จะถือว่าแถวแรกเป็น Header โดยอัตโนมัติ หมายความว่าเครื่องมือจะไม่ลบแถวแรก แม้ว่าจะมีข้อมูลซ้ำในทุกคอลัมน์ ตัวอย่างเช่น ในตารางด้านล่าง การรันฟีเจอร์ "Unique records only" ของ Advanced Filter ไม่ได้ลบแถวแรกและแถวสุดท้าย - แม้ว่าทั้งสองจะมีค่าซ้ำในทุกคอลัมน์
ดังนั้น หากเวิร์กชีตหรือตาราง Excel ของคุณมี Header แนะนำให้ใช้เครื่องมือ "Remove Duplicates" เพื่อกำจัดแถวซ้ำ
เคล็ดลับด่วน: ลบแถวซ้ำหรือค่าซ้ำโดยไม่ได้ตั้งใจ? กด Control + Z เพื่อย้อนกลับการเปลี่ยนแปลงและได้ข้อมูลซ้ำกลับมา
ข้อจำกัดในการลบข้อมูลซ้ำใน Excel
เราควรระบุว่า คุณไม่สามารถลบแถวหรือค่าซ้ำจากเวิร์กชีตที่มีข้อมูล outlined หรือ grouped data ได้ ดังนั้น หากคุณจัดกลุ่มแถวและคอลัมน์ในเวิร์กชีต Excel ของคุณ อาจเป็น Totals และ Subtotals คุณจะต้องยกเลิกการจัดกลุ่มข้อมูลก่อนจึงจะตรวจสอบข้อมูลซ้ำได้ โปรดดูเอกสารทางการจาก Microsoft เพื่อเรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับการลบข้อมูลซ้ำใน Excel และการกรองค่าเฉพาะเจาะจง (unique values)
