มีหลายวิธีในการค้นหาใน Excel ตัวเลือกแรกคือถ้าคุณมีสเปรดชีตข้อมูลขนาดใหญ่และต้องการค้นหาข้อมูลเฉพาะในเซลล์หรือกลุ่มเซลล์
ตัวเลือกชุดที่สองประกอบด้วยการใช้ฟังก์ชันการค้นหา เช่น VLOOKUP หรือ HLOOKUP ที่ให้คุณค้นหาข้อมูลในแผ่นงานหนึ่งแผ่น และส่งออกผลลัพธ์ในตำแหน่งของเซลล์ที่สองหรือในแผ่นงานอื่น
ในบทความนี้ คุณจะได้เรียนรู้ทุกวิถีทางในการค้นหาใน Excel เพื่อให้คุณสามารถเลือกวิธีที่เหมาะสมกับสถานการณ์ของคุณได้
การใช้ค้นหาใน Excel
เมื่อเปิด Excel ในสเปรดชีตพร้อมข้อมูล คุณจะค้นหาอะไรก็ได้ในสเปรดชีตโดยใช้การค้นหาคำแบบตรง หรือใช้อักขระตัวแทนพิเศษ
1. เลือก หน้าแรก เมนู. ในกลุ่มการแก้ไขใน Ribbon ให้เลือก ค้นหาและเลือก จากนั้นเลือก ค้นหา .
คุณจะเห็นหน้าต่างค้นหาและแทนที่แบบธรรมดา แต่คุณสามารถดูตัวเลือกขั้นสูงทั้งหมดได้โดยเลือกตัวเลือก .
คุณสามารถใช้ตัวเลือกต่อไปนี้เพื่อปรับแต่งการค้นหาของคุณ:
- ค้นหาสิ่งที่ :พิมพ์ข้อความหรือตัวเลขที่คุณต้องการค้นหา
- รูปแบบ :เลือกปุ่มนี้เพื่อค้นหาเฉพาะข้อความที่มีรูปแบบที่คุณกำหนดในหน้าต่างค้นหารูปแบบ
- ภายใน :เลือก แผ่นงาน หรือ สมุดงาน เพื่อค้นหาภายในแผ่นงานปัจจุบันหรือในสมุดงานทั้งหมด
- ค้นหา :เลือก ตามแถว หรือ ตามคอลัมน์ เพื่อทำการค้นหาทีละแถวหรือทีละคอลัมน์ (และหยุดที่แถวหรือคอลัมน์นั้นเมื่อพบผลลัพธ์)
- มองเข้าไป :คุณสามารถเจาะลึกการค้นหาไปยังส่วนอื่นๆ ในสเปรดชีตของคุณได้โดยบอกให้การค้นหาดูในสูตร , ค่า , หมายเหตุ หรือ ความคิดเห็น
- จับคู่กรณี :การดำเนินการนี้จะทำการค้นหาโดยใช้การจับคู่ข้อความที่ตรงตามตัวพิมพ์เล็กและตัวพิมพ์ใหญ่
- จับคู่เนื้อหาในเซลล์ทั้งหมด :สิ่งนี้จะค้นหาเซลล์ที่มีเฉพาะข้อความที่คุณพิมพ์และไม่มีอย่างอื่น
หากคุณเลือก ค้นหาถัดไป คุณจะเห็นแต่ละเหตุการณ์ในสเปรดชีตที่เน้นข้อความ เลือกปุ่มอีกครั้งเพื่อไปยังผลลัพธ์ถัดไป หากคุณต้องการดูทั้งหมดพร้อมกัน เพียงเลือก ค้นหาทั้งหมด .
ซึ่งจะแสดงผลลัพธ์ทั้งหมด พร้อมด้วยแผ่นงานและหมายเลขเซลล์ที่พบ ในรายการที่ด้านล่างของหน้าต่าง เพียงเลือกเซลล์ใดเซลล์หนึ่งเพื่อดูเซลล์นั้นในชีต
อักขระตัวแทนการค้นหา Excel
เมื่อคุณพิมพ์อักขระค้นหาลงในฟิลด์ สิ่งที่ค้นหา สิ่งสำคัญคือคุณต้องเข้าใจว่าอักขระตัวแทนทำงานอย่างไร สิ่งเหล่านี้ช่วยให้คุณปรับแต่งการค้นหาขั้นสูงขึ้นเพื่อให้คุณสามารถค้นหาใน Excel และค้นหาสิ่งที่คุณต้องการในเวิร์กชีตได้อย่างแม่นยำ
- เครื่องหมายคำถาม (?) :แทนที่อักขระเดี่ยวหรือตัวเลขใดๆ ตัวอย่างเช่น พิมพ์ c?t เพื่อค้นหาคำสามตัวอักษรที่ขึ้นต้นด้วย c และลงท้ายด้วย t เช่น cat, cut หรือ cot
- ดอกจัน (*) :แทนที่บางส่วนของคำ ตัวอย่างเช่น พิมพ์ c*t เพื่อค้นหาคำที่ยาวจากเกวียนและโยนเพื่อนับและขึ้นศาล
- ตัวหนอน (~) :ใช้อักขระนี้เพื่อแทนที่อักขระพิเศษด้านบน ตัวอย่างเช่น หากคุณต้องการค้นหาคำว่า “ผู้ใช้?” จริงๆ (รวมทั้งเครื่องหมายคำถาม) คุณสามารถพิมพ์ ผู้ใช้~? และสิ่งนี้จะแทนที่ความพิเศษ ? ตัวอักษรเพื่อทำการค้นหาจริง ๆ รวมทั้งเครื่องหมายคำถาม
การใช้การแทนที่ใน Excel
ในหน้าต่างค้นหาและแทนที่เดียวกัน หากคุณเลือก แทนที่ คุณจะเห็นตัวเลือกเพิ่มเติมที่ไม่เพียงแต่ช่วยให้คุณค้นหาข้อความหรือตัวเลขในสเปรดชีตของคุณเท่านั้น แต่ยังสามารถแทนที่ด้วยข้อความหรือตัวเลขต่างๆ ได้อีกด้วย
คุณยังสามารถเปิดหน้าต่างนี้ที่แท็บแทนที่โดยเลือก หน้าแรก เมนู โดยเลือก ค้นหาและแทนที่ จากกลุ่มการแก้ไขใน Ribbon แล้วเลือก แทนที่ . เช่นเดียวกับในส่วนก่อนหน้า คุณจะต้องเลือกตัวเลือก เพื่อดูคุณลักษณะการค้นหาขั้นสูงทั้งหมด
คุณลักษณะการค้นหาขั้นสูงทั้งหมดทำงานเหมือนกับที่ทำในแท็บค้นหา ข้อแตกต่างเพียงอย่างเดียวคือตอนนี้คุณจะเห็น แทนที่ด้วย สนาม
วิธีการทำงานของฟิลด์นี้คือคุณพิมพ์ข้อความหรือตัวเลขที่คุณต้องการแทนที่ข้อความที่คุณป้อนลงใน ค้นหาอะไร สนามด้วย. จากนั้น คุณทำตามขั้นตอนด้านล่างเพื่อค้นหาและแทนที่ทุกอินสแตนซ์ของสิ่งที่คุณกำลังค้นหา
- เลือก ค้นหาถัดไป เพื่อเน้นตำแหน่งแรกด้วยข้อความหรือตัวเลขที่คุณกำลังค้นหา
- เลือก แทนที่ เพื่อแทนที่ตัวอย่างนั้น หากคุณพบอันที่ไม่ต้องการเปลี่ยน เพียงเลือก ค้นหาถัดไป แทนที่จะไปต่อ
- ปั่นจักรยานต่อไปผ่าน ค้นหาถัดไป และ แทนที่ จนกว่าจะพบและแทนที่ทุกกรณีของสิ่งที่คุณค้นหา
หากคุณกล้าหาญมาก คุณสามารถเลือก แทนที่ทั้งหมด แทนที่จะก้าวผ่านทุกๆ คนโดยใช้ขั้นตอนข้างต้น อย่างไรก็ตาม หากมีกรณีที่คำหรือตัวเลขที่คุณกำลังค้นหาเป็นส่วนหนึ่งของข้อความในเซลล์ที่คุณไม่ต้องการแทนที่ คุณอาจเสี่ยงที่จะสูญเสียข้อมูลที่ไม่ต้องการแทนที่
การใช้ฟังก์ชันเพื่อค้นหาใน Excel
นอกจากนี้ยังมีฟังก์ชันที่มีประโยชน์มากมายใน Excel ที่ช่วยให้คุณสามารถค้นหาคอลัมน์ แถว หรือตารางเพื่อค้นหาข้อมูลและส่งคืนข้อมูลที่เกี่ยวข้องได้
ต่อไปนี้คือตัวอย่างบางส่วนของฟังก์ชันยอดนิยมที่คุณสามารถใช้ค้นหาใน Excel
- VLookup:ค้นหาข้อมูลในคอลัมน์หนึ่งของตารางเพื่อคืนค่าของคอลัมน์อื่นในแถวเดียวกัน
- Index-Match:ดำเนินการเหมือนกับ VLookup แต่ข้อมูลการค้นหาไม่จำเป็นต้องเป็นคอลัมน์ซ้ายสุดในตารางการค้นหา
- ตัวกรอง:คุณสามารถใช้ตัวกรองเพื่อกรองข้อมูลที่คุณไม่สนใจและแสดงเฉพาะข้อมูลที่คุณกำลังค้นหาได้
- ค้นหาค่าที่ตรงกัน:มีหลายฟังก์ชันใน excel ที่ให้คุณค้นหาค่าที่ซ้ำกันใน Excel เช่น ค่าที่แน่นอนและตรงกัน
การค้นหาข้อมูลใน Excel ไม่จำเป็นต้องซับซ้อน หากคุณรู้ว่าต้องการอะไรและต้องการทำอะไรกับข้อมูล ก็มีตัวเลือกให้ค้นหาได้
