คลาวด์เอกสารส่วนตัวที่โฮสต์ด้วยตนเองสำหรับสำนักงานขนาดเล็ก

ความท้าทาย

มีรายงานการละเมิดความเป็นส่วนตัวจำนวนมากโดยบริษัทเทคโนโลยีขนาดใหญ่ การละเมิดเหล่านี้ทำให้เราสงสัยว่าข้อมูลของเราปลอดภัยในระบบคลาวด์กับบริษัทขนาดใหญ่เหล่านี้หรือไม่ ในฐานะเจ้าของธุรกิจหรือผู้ปกครอง แทบจะเป็นไปไม่ได้เลยที่จะปกป้องข้อมูลส่วนตัวของเราจากการสอดรู้สอดเห็นขององค์กร รัฐบาล แฮกเกอร์ และคู่แข่ง

ใครจะไปรู้ว่าเอกสารและสเปรดชีตของเราไปถึงไหน และใครบ้างที่สามารถวางมือบนเอกสารเหล่านี้ได้เมื่อโพสต์บนคลาวด์

การจัดเก็บเอกสาร

การจัดเก็บเอกสารเป็นหนึ่งในพื้นที่ที่ผู้คนเริ่มเคลื่อนไปสู่คลาวด์ มีข้อดีหลายประการของที่เก็บข้อมูลบนคลาวด์ เช่น ความง่ายในการเข้าถึง การทำงานร่วมกัน ความปลอดภัยของข้อมูลที่จัดเก็บ ข้อดีเหล่านี้จะกลายเป็นข้อเสียหากความปลอดภัยของข้อมูลถูกละเมิดด้วยเหตุผลใดก็ตาม

“ความจำเป็นเป็นต้นกำเนิดของการประดิษฐ์”

ทางออก

วิธีแก้ปัญหาเหล่านี้คือระบบการจัดการเอกสารภายในองค์กรหรือโฮสต์ด้วยตนเอง เป็นเวลาหลายปีแล้วที่บริษัทและกลุ่มต่างๆ จำนวนมากทำงานเกี่ยวกับ ในองค์กรหรือโฮสต์ด้วยตนเอง โซลูชั่นการจัดเก็บเอกสาร ข้อมูลดิจิทัลที่เพิ่มขึ้นเรื่อยๆ ในทุกองค์กร ส่งผลให้การจัดการข้อมูลและเอกสารเป็นปัญหาใหญ่ มีการปฏิบัติตามข้อกำหนดและกฎการจัดเก็บต่างๆ ที่ต้องดูแล บริษัทขนาดใหญ่และผู้ที่มีส่วนร่วมในกิจกรรมที่ควบคุมโดยกฎหมาย เช่น HIPAA ได้รับผลกระทบจากปัญหาการจัดการเอกสารเป็นอย่างมาก

ทางออกหนึ่งสำหรับปัญหาเหล่านี้คือแพลตฟอร์ม NextCloud EFSS ที่โฮสต์เอง - Enterprise File Sync and Sharing และ Content Collaboration Nextcloud ทำให้ชุดผลิตภัณฑ์ทั้งหมดพร้อมใช้งานบนแพลตฟอร์มของตน ที่โดดเด่นที่สุดคือ:

ไฟล์ Nextcloud: นี่คือระบบการจัดการการซิงค์และการแชร์ไฟล์ที่สมบูรณ์ พร้อมความสามารถในการซิงค์ไฟล์ข้ามแพลตฟอร์มและข้ามอุปกรณ์ พร้อมแอปพลิเคชันสำหรับระบบปฏิบัติการเดสก์ท็อปและโทรศัพท์มือถือ ซึ่งให้การควบคุมการค้นหาไฟล์ การแสดงความคิดเห็น และการเข้าถึงไฟล์ เช่นเดียวกับ Google ไดรฟ์ แม้ว่าจะอยู่บนเซิร์ฟเวอร์ของคุณเอง

Nextcloud Talk: นี่คือชุดการสื่อสารที่มีการโทรส่วนตัว แชท และการประชุมผ่านแพลตฟอร์มที่โฮสต์ด้วยตนเองในองค์กร การสื่อสารจะไม่ออกจากเครือข่ายของคุณหากคุณอยู่ในเครือข่ายองค์กรหรือเข้าร่วมผ่าน VPN ขององค์กร นี้ยังมีอยู่ในโทรศัพท์มือถือ ซึ่งเหมือนกับ Microsoft Lync หรือ Google Meet ในเครือข่ายของคุณเอง

Nextcloud กรุ๊ปแวร์: คุณสมบัติ Mail, Calendar และ Contact ของ Nextcloud ช่วยให้สำนักงานขนาดเล็กสื่อสารได้ดีขึ้นและทำงานให้เสร็จเร็วขึ้น นี่เป็นอีกครั้งในเครือข่ายของคุณเองหากคุณโฮสต์ Nextcloud บนเซิร์ฟเวอร์ของคุณเอง วิธีนี้ช่วยแก้ปัญหาสองข้อคือ พื้นที่และความเป็นส่วนตัว เนื่องจากข้อมูลอยู่ในเครือข่ายของคุณ จึงปลอดภัยและเป็นส่วนตัว นอกจากนี้ คุณสามารถเพิ่มพื้นที่จัดเก็บข้อมูลได้ไม่จำกัดให้กับเซิร์ฟเวอร์ของคุณโดยมีค่าใช้จ่ายเพียงเล็กน้อยและแก้ปัญหา "พื้นที่เก็บข้อมูลเต็ม" ได้!

ลองหมุนดู

1. มีหลายวิธีในการทดลองใช้ Nextcloud เช่น บัญชีทดลอง ซึ่งใช้งานได้ 60 นาทีและพร้อมให้บริการที่นี่

2. คุณยังสามารถรับบัญชีที่โฮสต์ฟรีเพื่อให้คุณใช้งานได้โดยมีข้อ จำกัด ด้านพื้นที่เก็บข้อมูลผ่านผู้ให้บริการโฮสต์หลายสิบราย เมื่อคุณพอใจกับประสิทธิภาพแล้ว คุณสามารถอัปเกรดพื้นที่เก็บข้อมูลของคุณได้โดยลงชื่อสมัครใช้บัญชีแบบชำระเงิน ราคาของบัญชีแบบชำระเงินจะแตกต่างกันไปตามผู้ให้บริการที่คุณเลือก

ตัวเลือกที่นิยมที่สุดคือการดาวน์โหลดและติดตั้งแพ็คเกจเซิร์ฟเวอร์และติดตั้งบนฮาร์ดแวร์ของคุณเอง และคุณมีตัวเลือกให้ทำอย่างนั้นจริงๆ!

1. ภาพนักเทียบท่า:https://hub.docker.com/_/nextcloud/
2. แพ็คเกจ Snap:https://snapcraft.io/nextcloud
3. รูปภาพ VM:https://download.nextcloud.com/vm/Nextcloud-VM.ova
4. ดาวน์โหลดไฟล์เก็บถาวรเพื่อติดตั้งบน Ubuntu:https://download.nextcloud.com/server/releases/nextcloud-20.0.2.zip

ติดตั้ง

คุณยังสามารถใช้ตัวติดตั้งเว็บเพื่อติดตั้ง Nextcloud บนเซิร์ฟเวอร์ของคุณได้ มันจะตรวจสอบการขึ้นต่อกัน ดาวน์โหลดแพ็คเกจที่เหมาะสม และจะแกะกล่องด้วยสิทธิ์ที่ถูกต้องและบัญชีผู้ใช้ที่ถูกต้อง การติดตั้งแพ็คเกจที่ง่ายกว่าเพียงอย่างเดียวที่เราเคยเห็นในที่อื่นคือ WordPress ซึ่งเป็น CMS ที่ได้รับความนิยมสูงสุด!

อย่าลืมตรวจสอบคู่มือผู้ดูแลระบบเพื่อดูคำแนะนำเพิ่มเติม มีจำหน่ายแล้วที่นี่

https://docs.nextcloud.com/server/20/admin_manual/

คุณสามารถเข้าถึงการติดตั้งของคุณผ่านทางเว็บอินเตอร์เฟสหรือดาวน์โหลดไคลเอนต์สำหรับเดสก์ท็อปและมือถือ ไคลเอนต์ Nextcloud พร้อมใช้งานสำหรับ Windows, macOS, Linux, iOS และ Android โดยพื้นฐานแล้วมีทุกอย่าง!

เราลงทะเบียนกับ Tab.Digital เนื่องจากมีพื้นที่เก็บข้อมูล 8GB สูงที่สุดในบรรดาผู้ให้บริการทั้งหมด มีผู้ให้บริการรายอื่นด้วย นี่คือรายการเล็ก ๆ

คุณได้รับที่อยู่ WebDAV เพื่อเข้าถึงไฟล์ของคุณ ซึ่งหมายความว่าคุณสามารถตั้งค่าคอมพิวเตอร์ให้เข้าถึงพื้นที่เก็บข้อมูลนี้ผ่านแอป file explorer ในเครื่องที่คุณใช้

ที่มา:บัญชี Nextcloud บน Tab.Digital

แอปที่รวมอยู่ในแพลตฟอร์ม

คุณได้รับคุณลักษณะทั้งหมดที่คุณต้องการจากระบบการจัดการเอกสาร

มีแท็บสำหรับ ไฟล์ – ไฟล์ archiver และ explorer, Photos – โปรแกรมสำรวจภาพถ่าย กิจกรรม – บันทึกกิจกรรมในบัญชีของคุณ พูดคุย – โปรแกรมแชท เมล – ที่ซึ่งคุณสามารถเชื่อมต่อบัญชีอีเมลที่มีอยู่ของคุณ (นี่ไม่ใช่เซิร์ฟเวอร์อีเมล) ติดต่อ – ที่ซึ่งคุณสามารถเชื่อมต่อโฆษณาของคุณ ฯลฯ แวดวง – โซเชียลมีเดียพร้อมฟีเจอร์บางอย่างจาก Sharepoint, ปฏิทิน , หมายเหตุ , งาน และ เด็ค – ระบบการจัดการสไตล์คัมบังพร้อมการ์ด

สำหรับระบบการจัดการเอกสาร คุณลักษณะเหล่านี้เป็นคุณลักษณะสำคัญที่ทำให้ Nextcloud เป็นตัวเลือกที่สมบูรณ์แบบสำหรับการจัดการข้อมูลภายในองค์กร

ยังมี Nextcloud อีกมาก ซึ่งรับประกันว่าเราจะใช้มันในการตั้งค่าสำนักงานขนาดเล็กของเรา! คุณสามารถเปิดไฟล์ Office ทั่วไปภายในระบบและแก้ไขไฟล์เหล่านี้ได้ ไม่เพียงแต่แก้ไขเท่านั้น คุณยังสามารถทำสิ่งอื่น ๆ ได้ ซึ่งอาจจะไม่มีแพลตฟอร์มอื่นที่อนุญาต

การรวม Office

ระบบผสานรวมกับ Onlyoffice ซึ่งเป็น Office Applications Package แบบโอเพนซอร์สซึ่งมีอยู่ที่ https://www.onlyoffice.com/ พร้อมใบอนุญาต AGPL ซึ่งจะทำให้คุณสามารถสร้าง แก้ไข และบันทึกไฟล์ภายในระบบ Nextcloud โดยไม่ต้องใช้แอปพลิเคชันอื่น ขณะใช้การติดตั้ง Tab.Digital แอปพลิเคชัน Office Suite ไม่มีความล่าช้าหรือประสิทธิภาพที่ซบเซา

มีการดำเนินการหลายอย่างสำหรับการโต้ตอบกับไฟล์ มีหลายสิ่งที่สามารถทำได้ภายในแพลตฟอร์ม

กิจกรรม – ติดตามสิ่งที่เกิดขึ้นกับไฟล์ใดไฟล์หนึ่ง

แชท – พูดคุยเกี่ยวกับไฟล์ได้จากภายในไฟล์!

ความคิดเห็น – แสดงความคิดเห็นในไฟล์สำหรับการสนทนาที่ไม่ใช่แบบเรียลไทม์

การแชร์ – แชร์ไฟล์กับผู้ใช้รายอื่นภายในระบบ ภายนอกระบบ หรือจัดแนวกับโครงการเพื่อให้ ข้อมูลทั้งหมดจะถูกบันทึกไว้ในที่เดียว

เวอร์ชัน – การควบคุมเวอร์ชันเพื่อเปลี่ยนกลับหากจำเป็น

การตั้งค่า

การตั้งค่าการดูแลระบบมีความครอบคลุม ผู้ดูแลระบบระดับสูงสามารถทำการเปลี่ยนแปลงที่เกี่ยวข้องทั้งหมดและปรับแต่งแพ็คเกจสำหรับการใช้งานได้

ความปลอดภัย

คุณจะได้รับ 2-Factor-Authentication, Password less FIDO2 รับรองความถูกต้องและรหัสสำรองสำหรับการเข้าสู่ระบบ คุณสามารถดูแอปและอุปกรณ์ที่เข้าสู่ระบบ การรักษาความปลอดภัยที่ครอบคลุมและครบถ้วน

ห่อเลย

สรุปก่อนที่จะลงรายละเอียดเพิ่มเติม เราได้เขียนสิ่งที่ธุรกิจขนาดเล็กต้องการสำหรับระบบ File Sync and Sharing ที่มีเครื่องมือในการทำงานร่วมกัน

1. ระบบจัดเก็บไฟล์ภายในองค์กร
2. การแชร์ไฟล์ภายใน
3. แพลตฟอร์มแชทภายในที่ปลอดภัย
4. การควบคุมเวอร์ชันสำหรับไฟล์
5. แอปพลิเคชันจาก Office Suite
6. ติดต่อ/ปฏิทิน/งาน/บันทึก
7. คุณลักษณะโซเชียลมีเดียทั่วไป
8. ความปลอดภัยของข้อมูล
9. ความเป็นส่วนตัวของการสื่อสาร
10. ควบคุมการเก็บรักษาข้อมูล

ผู้เชี่ยวชาญจะชี้ให้เห็นว่าคุณสมบัติเหล่านี้ส่วนใหญ่มีอยู่ในข้อเสนอบนคลาวด์จากบริษัทต่างๆ เช่น Google, Microsoft และ Facebook (ในระดับหนึ่ง) สิ่งที่เรากำลังมองหาคือระบบที่อยู่ห่างไกลจากองค์กรขนาดใหญ่เหล่านี้ เรากำลังมองหาโซลูชันที่ช่วยให้เราควบคุมการจัดเก็บข้อมูล นโยบายการเก็บรักษาข้อมูล คุณลักษณะความเป็นส่วนตัว และต้นทุนต่ำได้มากขึ้น

Nextcloud เป็นแพ็คเกจที่มีทั้งหมดข้างต้นและอีกมากมาย ในการตั้งค่าสำนักงานขนาดเล็ก นี่คือระบบที่พร้อมใช้งาน มีการปรับแต่งขั้นต่ำที่จำเป็น คุณสามารถเริ่มใช้ Nextcloud ได้ทันทีที่แกะกล่อง

เราหวังว่าเราจะให้ข้อมูลเพียงพอเกี่ยวกับแพลตฟอร์มการจัดการเอกสารนี้แก่คุณ เมื่อคุณลองใช้ Nextcloud ในองค์กรของคุณ โปรดแจ้งให้เราทราบในความคิดเห็นเกี่ยวกับประสบการณ์ของคุณ!