ความท้าทาย
มีรายงานมากมายเกี่ยวกับการละเมิดความเป็นส่วนตัวโดยบริษัทเทคโนโลยีขนาดใหญ่ เหตุการณ์เหล่านี้ทำให้เราต้องสงสัยว่าข้อมูลของเราปลอดภัยหรือไม่เมื่อจัดเก็บในคลาวด์ของบริษัทใหญ่เหล่านี้ بصفةเจ้าของธุรกิจหรือผู้ปกครอง การปกป้องข้อมูลส่วนตัวจากสายตาของบริษัท รัฐบาล แฮกเกอร์ และคู่แข่งกลายเป็นเรื่องเกือบจะเป็นไปไม่ได้
ใครจะรู้ว่าเอกสารและสเปรดชีตของเราจะไปอยู่ที่ไหน และใครจะสามารถเข้าถึงได้เมื่ออัปโหลดขึ้นคลาวด์
การจัดเก็บเอกสาร
การจัดเก็บเอกสารเป็นหนึ่งในพื้นที่ที่ผู้คนเริ่มย้ายไปใช้คลาวด์ มีข้อได้เปรียบมากมาย เช่น ความสะดวกในการเข้าถึง ความร่วมมือ ความปลอดภัยของข้อมูลที่จัดเก็บ อย่างไรก็ตาม ข้อได้เปรียบเหล่านี้จะกลายเป็นข้อเสียหากความปลอดภัยของข้อมูลถูกละเมิดจากสาเหตุใดก็ตาม
“ความจำเป็นเป็นมารดาของการประดิษฐ์”
โซลูชัน
โซลูชันสำหรับปัญหาเหล่านี้คือระบบจัดการเอกสารแบบออนเพรมิสหรือเซลฟ์โฮสต์ หลายปีมานี้ บริษัทและกลุ่มต่างๆ ได้พัฒนาโซลูชันการจัดเก็บเอกสารแบบเซลฟ์โฮสต์ ข้อมูลดิจิทัลที่เพิ่มขึ้นเรื่อยๆ ในองค์กรทุกแห่ง ทำให้การจัดการข้อมูลและเอกสารกลายเป็นปัญหาใหญ่ มีข้อบังคับและกฎระเบียบการจัดเก็บที่ต้องปฏิบัติตาม บริษัทขนาดใหญ่และองค์กรที่ดำเนินกิจการภายใต้กฎหมายอย่าง HIPAA ได้รับผลกระทบมากที่สุดจากปัญหาการจัดการเอกสาร
โซลูชันหนึ่งที่แก้ปัญหาเหล่านี้คือ Nextcloud EFSS (Enterprise File Sync and Sharing) แพลตฟอร์มการทำงานร่วมกันและแชร์ไฟล์แบบเซลฟ์โฮสต์ Nextcloud มอบชุดผลิตภัณฑ์ครบวงจรบนแพลตฟอร์มเดียว จุดเด่นที่สุดคือ:
Nextcloud Files: ระบบจัดการซิงค์และแชร์ไฟล์ครบวงจร รองรับการซิงค์ข้ามแพลตฟอร์มและข้ามอุปกรณ์ มีแอปพลิเคชันสำหรับเดสก์ท็อปและมือถือ รองรับการค้นหาไฟล์ คอมเมนต์ และควบคุมการเข้าถึงไฟล คล้ายกับ Google Drive แต่รันบนเซิร์ฟเวอร์ของคุณเอง
Nextcloud Talk: ชุดการสื่อสารที่มีการโทรส่วนตัว แชท และการประชุมผ่านแพลตฟอร์มออนเพรมิส การสื่อสารไม่เคยออกจากเครือข่ายของคุณหากคุณอยู่ในเครือข่ายองค์กรหรือเชื่อมต่อผ่าน VPN ขององค์กร รองรับมือถือด้วย คล้าย Microsoft Lync หรือ Google Meet แต่บนเครือข่ายของตัวเอง
Nextcloud Groupware: ฟีเจอร์อีเมล ปฏิทิน และรายชื่อติดต่อ ช่วยให้สำนักงานขนาดเล็กสื่อสารได้ดีขึ้นและทำงานเร็วขึ้น อีกครั้ง ข้อมูลอยู่บนเครือข่ายของคุณหากคุณโฮสต์ Nextcloud เอง โซลูชันนี้แก้ปัญหาสองประการคือ พื้นที่จัดเก็บและความเป็นส่วนตัว เนื่องจากข้อมูลอยู่บนเครือข่ายของคุณ จึงปลอดภัยและเป็นส่วนตัว นอกจากนี้ คุณสามารถเพิ่มพื้นที่จัดเก็บได้เกือบไม่จำกัดในต้นทุนต่ำ และแก้ปัญหา "พื้นที่จัดเก็บเต็ม" ได้!
ลองใช้งานดู
1. มีหลายวิธีลองใช้ Nextcloud เช่น บัญชีสาธิต (Demo) ที่ใช้งานได้ 60 นาที พร้อมให้บริการที่นี่
2. คุณยังสามารถได้บัญชีโฮสต์ฟรีพร้อมขีดจำกัดพื้นที่จัดเก็บ ผ่านผู้ให้บริการโฮสติ้งหลายสิบราย เมื่อพอใจกับประสิทธิภาพแล้ว สามารถอัปเกรดพื้นที่จัดเก็บโดยสมัครบัญชีพรีเมียม ราคาจะแตกต่างกันไปตามผู้ให้บริการที่เลือก
ตัวเลือกยอดนิยมที่สุดยังคงเป็นการดาวน์โหลดและติดตั้งแพ็กเกจเซิร์ฟเวอร์บนฮาร์ดแวร์ของตัวเอง และคุณมีตัวเลือกมากมาย!
- Docker Image: https://hub.docker.com/_/nextcloud/
- Snap Package: https://snapcraft.io/nextcloud
- VM Image: https://download.nextcloud.com/vm/Nextcloud-VM.ova
- Download Archive สำหรับติดตั้งบน Ubuntu: https://download.nextcloud.com/server/releases/nextcloud-20.0.2.zip
การติดตั้ง
คุณยังสามารถใช้ Web Installer เพื่อติดตั้ง Nextcloud บนเซิร์ฟเวอร์ของคุณ มันจะตรวจสอบ Dependency ดาวน์โหลดแพ็กเกจที่ถูกต้อง และแตกไฟล์พร้อมสิทธิ์และบัญชีผู้ใช้ที่เหมาะสม ตัวติดตั้งที่ง่ายกว่านี้ที่เคยเห็นคือ WordPress เท่านั้นเอง!
อย่าลืมตรวจสอบคู่มือผู้ดูแลระบบสำหรับคำแนะนำเพิ่มเติม พร้อมให้บริการที่นี่:
https://docs.nextcloud.com/server/20/admin_manual/
คุณสามารถเข้าถึงการติดตั้งผ่านเว็บอินเทอร์เฟซ หรือดาวน์โหลดไคลเอนต์สำหรับเดสก์ท็อปและมือถือ ไคลเอนต์ Nextcloud รองรับ Windows, macOS, Linux, iOS และ Android ครอบคลุมทุกแพลตฟอร์ม!
เราสมัครกับ Tab.Digital เนื่องจากเสนอพื้นที่ 8 GB สูงสุดในผู้ให้บริการทุกแห่ง ยังมีผู้ให้บริการอื่นๆ อีก ดังนี้:
คุณจะได้ที่อยู่ WebDAV เพื่อเข้าถึงไฟล์ หมายความว่าคุณสามารถตั้งค่าให้คอมพิวเตอร์เข้าถึงพื้นที่จัดเก็บนี้ผ่านแอปพลิเคชัน File Explorer ท้องถิ่นได้
แหล่งที่มา: บัญชี Nextcloud บน Tab.Digital
แอปพลิเคชันที่รวมอยู่ในแพลตฟอร์ม
คุณได้ฟีเจอร์ครบวงจรที่ต้องการจากระบบจัดการเอกสาร
มีแท็บสำหรับ Files — ไฟล์อาร์ไกฟ์และเอกสาร Photos — แกลเลอรี่รูปภาพ Activity — บันทึกกิจกรรมในบัญชี Talk — ไคลเอนต์แชท Mail — เชื่อมต่อบัญชีอีเมลที่มีอยู่ (ไม่ใช่เมลเซิร์ฟเวอร์) Contacts — เชื่อมต่อ Active Directory เป็นต้น Circles — ฟีเจอร์โซเชียลมีเดียบางส่วนจาก SharePoint Calendar, Notes, Tasks และ Deck — ระบบจัดการแบบ Kanban ด้วยการ์ด
สำหรับระบบจัดการเอกสาร ฟีเจอร์เหล่านี้ทำให้ Nextcloud เป็นตัวเลือกที่สมบูรณ์แบบสำหรับการจัดการข้อมูลในองค์กร
Nextcloud ยังมีมากกว่านี้ ซึ่งรับรองว่าเราจะนำไปใช้ในระบบสำนักงานขนาดเล็กของเรา! คุณสามารถเปิดไฟล์ Office ทั่วไปภายในระบบและแก้ไขได้ ไม่ chỉแก้ไข ยังทำสิ่งอื่นๆ อีกมากที่แพลตฟอร์มอื่นๆ อาจไม่รองรับ
การบูรณาการกับ Office
ระบบบูรณาการกับ ONLYOFFICE ชุดแอปพลิเคชัน Office โอเพนซอร์ส ที่พร้อมให้บริการที่ https://www.onlyoffice.com/ ภายใต้ใบอนุญาต AGPL จะช่วยให้คุณสร้าง แก้ไข และบันทึกไฟล์ภายในระบบ Nextcloud โดยไม่ต้องใช้แอปพลิเคชันอื่น ขณะใช้งานบน Tab.Digital ไม่พบปัญหา Lag หรือความช้าในชุดแอป Office
มีการกระทำหลายอย่างสำหรับการทำงานกับไฟล์ มีฟีเจอร์มากมายที่ทำได้ภายในแพลตฟอร์ม
- Activity — ติดตามกิจกรรมของไฟล์เฉพาะเจาะจง
- Chat — ถกเถียงเรื่องไฟล์จากภายในไฟล์เลย!
- Comments — ทิ้งความคิดเห็นบนไฟล์สำหรับการสนทนาที่ไม่ใช่ Real-time
- Sharing — แชร์ไฟล์กับผู้ใช้ในระบบ นอกระบบ หรือจัดกลุ่มตามโครงการ เพื่อให้ข้อมูลทั้งหมดจัดเก็บที่เดียว
- Versions — ควบคุมเวอร์ชันเพื่อย้อนกลับได้หากจำเป็น
การตั้งค่า
การตั้งค่าผู้ดูแลระบบครอบคลุมทุกอย่าง Super Admin สามารถปรับเปลี่ยนและปรับแต่งแพ็กเกจได้ตามต้องการ
ความปลอดภัย
รองรับการยืนยันตัวตน 2 ปัจจัย (2FA) การยืนยันตัวตนแบบไม่ใช้รหัสผ่าน FIDO2 และรหัสสำรองสำหรับล็อกอิน สามารถดูแอปและอุปกรณ์ที่ล็อกอินอยู่ ความปลอดภัยครอบคลุมและสมบูรณ์
สรุป
ก่อนจะเข้าสู่รายละเอียดเพิ่มเติม เราสรุปสิ่งที่ธุรกิจขนาดเล็กต้องการสำหรับระบบ File Sync and Sharing ที่รวมเครื่องมือการทำงานร่วมกัน:
- ระบบจัดเก็บไฟล์แบบออนเพรมิส
- การแชร์ไฟล์ภายในองค์กร
- แพลตฟอร์มแชทภายในที่ปลอดภัย
- ควบคุมเวอร์ชันไฟล์
- แอปพลิเคชันจากชุด Office
- รายชื่อติดต่อ/ปฏิทิน/งาน/บันทึก
- ฟีเจอร์โซเชียลมีเดียทั่วไป
- ความปลอดภัยของข้อมูล
- ความเป็นส่วนตัวของการสื่อสาร
- ควบคุมนโยบายการเก็บรักษาข้อมูล
ผู้เชี่ยวชาญจะชี้ให้เห็นว่าฟีเจอร์ส่วนใหญ่พร้อมให้บริการในคลาวด์จากบริษัทอย่าง Google, Microsoft และ Facebook (บางส่วน) แต่สิ่งที่เราต้องการคือระบบที่แยกจากบริษัทใหญ่เหล่านี้ เราต้องการโซลูชันที่ให้การควบคุมมากขึ้นเกี่ยวกับการจัดเก็บข้อมูล นโยบายการเก็บรักษา ฟีเจอร์ความเป็นส่วนตัว และต้นทุนต่ำ
Nextcloud เป็นแพ็กเกจที่มีทั้งหมดข้างต้นและมากกว่านั้น ในการตั้งค่าสำนักงานขนาดเล็ก นี่คือระบบที่นำไปใช้ได้ทันที ต้องการการปรับแต่งน้อยที่สุด คุณสามารถเริ่มใช้ Nextcloud ได้ทันทีหลังติดตั้ง
หวังว่าข้อมูลนี้จะเพียงพอสำหรับแพลตฟอร์มจัดการเอกสารนี้ เมื่อคุณลองใช้ Nextcloud ในองค์กรของคุณ อย่าลืมบอกเราผลประสบการณ์ในส่วนความคิดเห็น!
