Excel เป็นแพลตฟอร์มที่ทรงพลังและเป็นมากกว่าเครื่องมือสเปรดชีตมาโดยตลอด ด้วยพลังของ Power Automate และ Power BI ตอนนี้คุณสามารถทำให้ Excel ทำหน้าที่เหมือนตัวเปิดใช้เวิร์กโฟลว์ โดยที่การคลิกปุ่มสามารถรีเฟรชรายงาน ส่งอีเมล อัปเดตรายการ SharePoint หรือแม้แต่ทริกเกอร์เวิร์กโฟลว์การอนุมัติได้
ในบทช่วยสอนนี้ เราจะแสดงวิธีทริกเกอร์การดำเนินการ Power BI หรือ Power Automate จากปุ่ม Excel
เหตุใดจึงทริกเกอร์ Power BI หรือ Power Automate จาก Excel
- ทำงานซ้ำอัตโนมัติได้โดยตรงจากสเปรดชีตของคุณ
- รีเฟรชแดชบอร์ด Power BI ตามความต้องการ
- ส่งข้อมูล Excel ไปยัง Teams, Outlook หรือ SharePoint ได้ทันที
- เรียกใช้เวิร์กโฟลว์การอนุมัติโดยไม่ต้องออกจาก Excel
- เปลี่ยน Excel ให้เป็น “แอป” น้ำหนักเบาด้วยปุ่มเวิร์กโฟลว์
สิ่งที่คุณต้องการ (ข้อกำหนดเบื้องต้น)
- บัญชี Microsoft 365 พร้อม Excel สำหรับเว็บ (สำหรับสคริปต์ Office)
- การเข้าถึง Power Automate (รวมอยู่ใน Microsoft 365)
- บริการ Power BI (ฟรีหรือ Pro ขึ้นอยู่กับความต้องการการแชร์ชุดข้อมูลของคุณ)
วิธีที่ 1:ใช้ปุ่ม Excel Online กับสคริปต์ Office (ปกติ)
วิธีการนี้ใช้ได้กับ Power Automate เวอร์ชันมาตรฐาน (ไม่ต้องใช้ Premium)
ขั้นตอนที่ 1:สร้างสคริปต์ Office ใน Excel
- เปิดเวิร์กบุ๊กของคุณใน Excel สำหรับเว็บ
- ไปที่ อัตโนมัติ แท็บ>> เลือก สคริปต์ใหม่ .
- แทนที่สคริปต์ที่มีอยู่ด้วยสคริปต์ต่อไปนี้:
function main(workbook: ExcelScript.Workbook) {
console.log("Excel button clicked! Triggering Power Automate...");
}
- บันทึกเป็น TriggerFlow .
ขั้นตอนที่ 2:เพิ่มปุ่มใน Excel
- คุณสามารถเพิ่มปุ่มได้จาก ตัวแก้ไขโค้ด .
- คลิก ตัวเลือกเพิ่มเติม (...)>> เลือก เพิ่มในสมุดงาน .
ตอนนี้ การคลิกปุ่มนี้จะเรียกใช้สคริปต์ของคุณ
ขั้นตอนที่ 3:เชื่อมต่อสคริปต์กับ Power Automate
- ทำงานอัตโนมัติจาก ตัวแก้ไขโค้ด .
- คลิก ตัวเลือกเพิ่มเติม (...)>> เลือก ทำงานอัตโนมัติ .
- มันจะนำทางไปยัง Power Automate เว็บไซต์
- คลิก ดำเนินการต่อ .
- ใน เรียกใช้สคริปต์>> เลือก พารามิเตอร์
- สถานที่: เลือก Excel ออนไลน์ (ธุรกิจ)
- ไลบรารีเอกสาร: เลือกเอกสาร
- ไฟล์: เลือกไฟล์ Excel ของคุณ
- สคริปต์: เลือก TriggerFlow
- คลิกที่ บวก (+) ไอคอนเพื่อเพิ่มการกระทำ
- เลือก Power BI .
- คุณจะเห็นการดำเนินการหลายอย่างสำหรับ Power BI
- เลือก รีเฟรชชุดข้อมูล .
- ในพารามิเตอร์
- พื้นที่ทำงาน: เลือกพื้นที่ทำงานของฉัน
- ชุดข้อมูล: เลือกชุดข้อมูลของคุณ
- คุณสามารถเพิ่มการกระทำอื่นๆ ในโฟลว์ได้
- Outlook → ส่งอีเมล
- ทีม → โพสต์ข้อความ
- SharePoint → เพิ่มรายการใหม่
- เมื่อเสร็จแล้ว ให้บันทึกโฟลว์
- คลิกที่ บันทึก .
ขั้นตอนที่ 4:ทดสอบ Power ไหลอัตโนมัติ
- คลิกที่ ทดสอบ .
- เลือก ด้วยตนเอง เพื่อทดสอบการไหล
- คลิก ทดสอบ .
- คลิก เรียกใช้โฟลว์ .
- การทดสอบจะดำเนินการ โดยแสดงระยะเวลาและการแจ้งเตือนความสำเร็จเมื่อเสร็จสิ้น
- กลับไปที่ Excel สำหรับเว็บ
- คลิก TriggerFlow ของคุณ ปุ่ม.
- สคริปต์ทำงาน → Power Automate ถูกทริกเกอร์ → การดำเนินการ
- เมื่อเราเพิ่มการรีเฟรชชุดข้อมูล Power BI รายงานของเราจะอัปเดตทันที
กรณีการใช้งาน:
- รีเฟรชแดชบอร์ด Power BI ได้ในคลิกเดียว
- ส่งคำขออนุมัติโดยตรงจากแผ่นงาน Excel
- โพสต์การอัปเดตสถานะไปยัง Teams เมื่อข้อมูลเปลี่ยนแปลง
- ส่งอีเมลรายงานที่กรองแล้วจาก Excel ไปยังผู้จัดการของคุณ
- บันทึกข้อมูลคำสั่งซื้อลงในรายการ SharePoint
วิธีที่ 2:ทริกเกอร์ Power ทำให้โฟลว์เป็นอัตโนมัติจากปุ่ม Excel (พรีเมียม)
ขั้นตอนที่ 1:สร้าง Power Automate Flow
- ไปที่ Power อัตโนมัติ .
- เลือก สร้าง >> เลือก Instant Cloud Flow .
- ตั้งชื่อโฟลว์:ทริกเกอร์จากปุ่ม Excel .
- เลือก เมื่อได้รับคำขอ HTTP เป็นตัวกระตุ้น
- คลิก สร้าง .
- คลิกที่ บวก (+) ไอคอนเพื่อเพิ่มการกระทำ:
- เลือก พาวเวอร์ BI >> เลือก รีเฟรชชุดข้อมูล .
- ในพารามิเตอร์
- เลือก พื้นที่ทำงาน
- เลือก ชุดข้อมูล .
- เพิ่มการกระทำอื่น:
- ส่งอีเมล (V2)
- ในพารามิเตอร์
- แทรก ถึง
- พิมพ์ หัวเรื่อง
- พิมพ์ เนื้อหา
- ตอนนี้ บันทึก การไหล
รับ URL ของ Flow (ทริกเกอร์ HTTP):
- หลังจากบันทึกโฟลว์ ขั้นตอน "เมื่อได้รับคำขอ HTTP" จะสร้าง URL ที่ไม่ซ้ำกัน
- คัดลอก URL นี้เพื่อใช้ในโค้ด VBA ของคุณ
ขั้นตอนที่ 2:สร้างปุ่มใน Excel
- เปิด Excel
- ไปที่ นักพัฒนา แท็บ>> เลือก แทรก >> เลือก ปุ่ม (การควบคุมแบบฟอร์ม) .
- วาดปุ่มบนแผ่นงานของคุณ
- คลิกขวา>> เลือก กำหนดมาโคร .
ขั้นตอนที่ 3:เพิ่มโค้ด VBA เพื่อเรียกโฟลว์
- วางโค้ด VBA นี้ (แทนที่ด้วย Flow URL ของคุณ):
Sub TriggerFlow()
Dim objHTTP As Object
Dim URL As String
URL = "Insert URL from your Flow"
Set objHTTP = CreateObject("MSXML2.XMLHTTP")
objHTTP.Open "POST", URL, False
objHTTP.Send
MsgBox "Flow Triggered Successfully!"
End Sub
- คลิกปุ่ม 'ทริกเกอร์ Power Automate' เพื่อเรียกโฟลว์ Power Automate ของคุณ
- ข้อความแสดงความสำเร็จจะปรากฏขึ้นเมื่อมีการทริกเกอร์โฟลว์สำเร็จ
บทสรุป
ด้วยการทำตามวิธีการข้างต้น คุณสามารถทริกเกอร์การดำเนินการ Power BI หรือ Power Automate จากปุ่ม Excel ได้ ไม่ว่าคุณจะมีเวอร์ชันปกติหรือพรีเมียมก็ตาม ด้วยปุ่ม Excel สำหรับเว็บ สคริปต์ Office และ Power Automate เวอร์ชันมาตรฐาน คุณสามารถทริกเกอร์การรีเฟรช Power BI ส่งอีเมล หรือเริ่มเวิร์กโฟลว์ได้โดยตรงจากสเปรดชีตของคุณ หากองค์กรของคุณมีใบอนุญาตแบบพรีเมียม คุณสามารถปลดล็อกการผสานรวมขั้นสูงเพิ่มเติมได้ (เช่น ทริกเกอร์ VBA + HTTP หรือ API แบบกำหนดเอง) แต่ถึงแม้จะเป็นเวอร์ชันมาตรฐาน Excel ก็สามารถทำหน้าที่เป็นตัวเปิดใช้เวิร์กโฟลว์ที่มีประสิทธิภาพสำหรับงานประจำวันของคุณได้
เริ่มต้นด้วยการดำเนินการเล็กๆ น้อยๆ สร้างปุ่มที่รีเฟรชชุดข้อมูล Power BI ของคุณ เมื่อคุณเห็นแล้วว่าได้ผล คุณสามารถขยายแนวคิดไปสู่การอนุมัติ การแจ้งเตือนทางอีเมล หรือการแจ้งเตือนของทีมได้
รับแบบฝึกหัด Excel ขั้นสูงพร้อมโซลูชันฟรี!