Microsoft 365 Publisher เป็นแอปพลิเคชันที่หลากหลาย สามารถใช้ทำงานหลากหลายรูปแบบ เช่น ออกแบบบัตรนำหน้า ปฏิทิน นิตยสาร เมนู และอื่นๆ อีกมากมาย
เคล็ดลับและเทคนิค Microsoft Publisher
เราจะดูเคล็ดลับและเทคนิคที่ช่วยเพิ่มประสบการณ์การใช้งาน Publisher
- จัดระเบียบทรัพยากรก่อนเริ่มโครงการ
- วิธีเก็บเอกสารให้สม่ำเสมอ
- เลื่อนวัตถุเล็กน้อย
- ระยะห่างระหว่างตัวอักษร
- ใช้คู่มือ (guides) จัดแนววัตถุ
- สร้างสไตล์ของตัวเอง
- สร้างจุดเน้น
- วิธีพิมพ์หน้าสีเต็มโดยไม่มีขอบสีขาว
- คีย์ลัดที่มีประโยชน์
- แชร์รูปแบบ
- แสดงขอบเขตที่มองเห็นได้
- จัดแนวและพิมพ์หลายรายการบนหนึ่งแผ่นอัตโนมัติ
วิธีใช้ Publisher
1. จัดระเบียบทรัพยากรก่อนเริ่มโครงการ
ขั้นตอนแรกของทุกโครงการคือการวางแผนอย่างถ่องแท้ จัดระเบียบรายการที่จะใช้ในโครงการ Publisher และลองสร้างภาพจินตนาการว่าจะออกมาอย่างไร หากต้องเพิ่มรูปถ่ายหรือรายการอื่นๆ ที่พิมพ์แล้ว ให้สแกนหรือใช้วิธีอื่นนำเข้าคอมพิวเตอร์ วาดโครงร่างและติดป้ายเค้าโครงโครงการ เพื่อให้จัดวางง่ายขึ้นบนคอมพิวเตอร์ ตัดสินใจเรื่องแบบอักษร สี ฟอนต์ ระยะห่าง โครงสี และสิ่งอื่นๆ ที่จะทำให้โครงการโดดเด่น
นี่คือเวลาที่เหมาะสมที่สุดในการตัดสินใจเรื่องกระดาษหรือสื่อที่จะใช้สำหรับผลิตภัณฑ์สุดท้าย สื่อต่างๆ จะต้องการสี แบบอักษร ที่ต่างกัน หากเผยแพร่บนหน้าจอเท่านั้น ให้บันทึกสีและแบบอักษรที่เหมาะสมสำหรับสื่อนั้น
2. วิธีเก็บเอกสารให้สม่ำเสมอ (Uniform)
เพื่อวัตถุประสงค์ทางวิชาชีพ ควรทำให้เอกสารทุกฉบับมีลักษณะสม่ำเสมอ ฟอนต์สม่ำเสมอ โครงสีสม่ำเสมอ ศิลปะสม่ำเสมอ สามารถทำได้โดยใช้เอกสารหนึ่งเป็นเทมเพลต บัตรนำหน้าสามารถเปลี่ยนเป็นแผ่นพับหรือหัวจดหมายได้ เพื่อรักษาแบบอักษร สี และองค์ประกอบอื่นๆ ให้เหมือนเดิม ทำให้ลักษณะสม่ำเสมอทั่วทั้งเอกสาร
อ่านเพิ่ม: วิธีสร้างใบรับรองด้วย Microsoft Publisher
3. การเลื่อนวัตถุเพียงเล็กน้อย
อาจจำเป็นต้องเลื่อนวัตถุจากที่หนึ่งไปอีกที่เพื่อจัดแนว บางครั้งต้องการเลื่อนเพียงเล็กน้อย สามารถทำได้โดยเลือกวัตถุแล้วกดปุ่มลูกศรในทิศทางที่ต้องการ วิธีนี้ให้การเลื่อนที่แม่นยำกว่าใช้เมาส์
อ่านเพิ่ม: วิธีสร้างปฏิทินสุดเจ๋งด้วย Microsoft Publisher
4. ระยะห่างระหว่างตัวอักษร
พยายามวางข้อความให้พอดีหน้าโดยไม่ต้องขึ้นหน้าใหม่ หรือพื้นที่ข้อความไม่พอ วิธีแก้ง่ายๆ คือปรับระยะห่างระหว่างตัวอักษร จะทำให้ระยะห่างสม่ำเสมอ แต่อย่างไรก็ตาม никтоจะไม่สังเกตว่าระยะห่างเล็กลงจากมาตรฐาน
เทคนิคนี้ยังใช้ได้เมื่อต้องการเติมหน้าหรือกล่องข้อความแต่เนื้อหาไม่พอ ให้เลือกข้อความทั้งหมดที่ต้องการปรับ แล้วกด Ctrl + Shift + } (เพิ่ม) หรือ Ctrl + Shift + { (ลด)
5. ใช้เส้นกริด (grid lines) จัดแนววัตถุ
การเก็บวัตถุและองค์ประกอบอื่นๆ ให้เรียบร้อยและจัดแนวกันง่ายด้วย Publisher มีคู่มือแนวนอนและแนวตั้ง ใช้งานง่ายแค่คลิกที่ไม้บรรทัดแนวนอนหรือแนวตั้ง ถือปุ่มเมาส์หลักและลากเข้าสู่เอกสาร เส้นใหม่จะไม่ถูกพิมพ์ แต่เมื่อจัดแนววัตถุกับเส้นเหล่านี้ วัตถุจะล็อกตำแหน่งอัตโนมัติ
6. สร้างสไตล์ของตัวเอง
Publisher อนุญาตให้สร้างสไตล์ข้อความของตัวเองได้ ช่วยให้สร้างสรรค์และสม่ำเสมอตลอดโครงการ คุณได้เลือกเองว่า Normal, Body Text, Accent Text และข้อความอื่นๆ จะมีลักษณะอย่างไร
เพื่อสร้างสไตล์ ให้ไปที่ Home (หน้าแรก) แล้วคลิก Style (สไตล์) จะเห็นสไตล์ปัจจุบันที่ใช้อยู่ ไปที่ New Style (สไตล์ใหม่)
พิมพ์ชื่อสไตล์ที่ต้องการในกล่องที่ระบุ
ใน Enter New Style Name คุณสามารถเลือกสไตล์สำหรับ Font (แบบอักษร), Text Effects (เอฟเฟกต์ข้อความ), Character Spacing (ระยะห่างตัวอักษร), Bullets and Numbering (หัวข้อย่อยและหมายเลข), Horizontal Rules (เส้นแนวนอน), และ Tabs (แท็บ) ได้
7. สร้างจุดเน้นหรือแบ่งความน่าเบื่อในการอ่าน
ย่อหน้ายาวๆ อาจทำให้ผู้อ่านเบื่อและไม่อ่านจบ แม้ข้อมูลจะสำคัญ ย่อหน้าน่าเบื่อสามารถทำให้น่าสนใจได้โดยใช้กล่องข้อความสร้าง "Call out" (เรียกความสนใจ) วางกล่องข้อความนอกย่อหน้า พิมพ์สิ่งน่าสนใจที่เกี่ยวข้อง หรือสิ่งที่ต้องการเน้น ทำให้ฟอนต์ใหญ่และสวยงาม สีกล่องข้อความเพื่อให้โดดเด่น
อ่านเพิ่ม: วิธีออกแบบการ์ดอวยพรด้วย Microsoft Publisher
8. วิธีพิมพ์หน้าสีเต็มโดยไม่มีขอบสีขาว
พยายามพิมพ์หน้าสีเต็มแต่อยากไม่ให้มีขอบสีขาวรอบๆ? อาจลองพิมพ์บนกระดาษสีให้สีพิมพ์และสีกระดาษตรงกัน แต่ค่าใช้จ่ายเพิ่มและสีอาจไม่ตรงกันพอดี เครื่องพิมพ์ต้องจับขอบกระดาษขณะผ่าน ทำให้มีขอบที่พิมพ์ไม่ได้รอบแผ่นพิมพ์ ค่อนข้างขัดขวางเมื่อต้องการพิมพ์สีเต็ม
วิธีแก้คือการพิมพ์แบบ "Bleed" (พิมพ์ล้น) Bleed คือการพิมพ์บนกระดาษขนาดใหญ่กว่าที่ต้องการ ให้พื้นหลังสีพิมพ์ล้นออกนอกพื้นที่ที่ต้องการ แล้วตัดให้พอขนาดหลังพิมพ์
เช่น ต้องการพิมพ์สีเต็มบนกระดาษ Letter (8.5×11 นิ้ว) สามารถพิมพ์บนกระดาษกว้างและยาวกว่าเล็กน้อย ให้สีล้นออกนอกขนาด Letter แล้วตัดให้พอขนาด Letter จะได้แผ่นที่มีสีเต็ม หมายเหตุ: พื้นที่ Bleed คือส่วนที่จะถูกตัดทิ้ง
อ่านเพิ่ม: วิธีสร้างบัตรนำหน้าด้วย Microsoft Publisher
9. คีย์ลัดที่มีประโยชน์
คีย์ลัดสำคัญ เพราะช่วยได้เมื่อเมาส์หรือแทชพัดล้มเหลว นี่คือคีย์ลัดที่มีประโยชน์:
- Ctrl + ปุ่มลูกศร เลื่อนหน้าทั้งหน้าในทิศทางของปุ่มที่กด
- Shift + ลูกศร (ซ้าย/ขวา) เลือก/ยกเลิกตัวอักษร ทางซ้าย/ขวาของเคอร์เซอร์
- Shift + ลูกศร (บน/ล่าง) เลือก/ยกเลิกบรรทัดทั้งบรรทัด บน/ล่างของเคอร์เซอร์
- Ctrl + Shift + ลูกศร (ซ้าย/ขวา) เลือก/ยกเลิกคำทั้งคำ ทางซ้าย/ขวาของเคอร์เซอร์
- Ctrl + Shift + ลูกศร (บน/ล่าง) เลือกบรรทัดทั้งบรรทัด บน/ล่างของเคอร์เซอร์
- Ctrl + ลูกศร (บน/ล่าง) วางเคอร์เซอร์ข้อความที่ต้นย่อหน้า บน/ล่างของเคอร์เซอร์
- Ctrl + Spacebar รีเซ็ตข้อความที่เลือกเป็นรูปแบบข้อความเริ่มต้น
10. แชร์รูปแบบ (Format Painter)
Publisher ทำให้แชร์รูปแบบของฟอนต์หนึ่งไปยังอีกฟอนต์หรือทั้งเอกสารได้ง่าย เพียงเลือกข้อความที่มีรูปแบบที่ต้องการ คลิกไอคอน Format Painter (แปรงรูปแบบ) แล้วคลิกคำที่ต้องการเปลี่ยน เพื่อเปลี่ยนทั้งประโยค ย่อหน้า หรือเอกสาร ให้ถือปุ่มเมาส์หลักและลากครอบคำทั้งหมดที่ต้องการเปลี่ยน
11. แสดงขอบเขตที่มองเห็นได้ (Visible Boundaries)
การแสดงขอบเขตที่มองเห็นได้สำคัญเมื่อทำงานกับวัตถุที่มีสีเหมือนพื้นหลัง และเมื่อจัดแนวหลายวัตถุบนหน้า การแสดงขอบเขตจะทำให้จัดแนวง่ายขึ้นและวัตถุมองเห็นชัดเจนขึ้น สำหรับกล่องข้อความ จะช่วยให้เลือกได้ง่ายขึ้น เพื่อแสดงขอบเขตของวัตถุ ให้เลือก วัตถุ (Object) ไปที่ View (มุมมอง) แล้วติ๊ก Boundaries (ขอบเขต) เพื่อซ่อน ให้ยกเลิกติ๊ก Boundaries
12. จัดแนวและพิมพ์หลายรายการบนหนึ่งแผ่นอัตโนมัติ
มีรายการที่สร้างในซอฟต์แวร์กราฟิกและต้องพิมพ์หลายชิ้นบนแผ่นเดียว? อาจเป็นป้ายกำกับ รูปภาพ หรือสิ่งที่ต้องก็อปปี้และพิมพ์ Publisher อนุญาตให้เพิ่ม ปรับ แล้ว Publisher จะก็อปปี้และพิมพ์หลายชุดบนแผ่นเดียวอัตโนมัติ เปิด Publisher เลือกบัตรนำหน้า เปลี่ยนขนาดตามต้องการ เพิ่มรายการลงแผ่น เพิ่มขอบเบาๆ เพื่อตัดง่ายขึ้น Publisher จะก็อปปี้ แล้วคุณพิมพ์ได้เลย
Publisher เป็นโซลูชันที่หลากหลายและต้นทุนต่ำสำหรับการออกแบบและพิมพ์โครงการวิชาชีพและทั่วไป ยังมีอีกมากมายที่ทำได้กับ Publisher แค่สำรวจและทำรายการของตัวเอง
