การสร้างรายงานการขาย Power BI ใหม่ใน Excel:ความสำเร็จ ความล้มเหลว และประเด็นสำคัญ

Power BI ได้รับความนิยมสำหรับรายงานและแดชบอร์ดเชิงโต้ตอบ แต่ในฐานะผู้ชื่นชอบ Excel ฉันสงสัยว่า “Excel จะไปได้ไกลแค่ไหนหากฉันพยายามสร้างรายงาน Power BI ขึ้นมาใหม่” ฉันพยายามสร้างรายงานการขาย Power BI โดยทั่วไปภายใน Excel ขึ้นใหม่โดยใช้ Power Query, Data Model (Power Pivot), การวัด DAX, PivotTables/Charts, Slicers/Timelines และการขัดเกลาเค้าโครงบางส่วน

ในบทความนี้ ฉันจะแสดงวิธีที่ฉันพยายามสร้างรายงาน Power BI ใหม่ใน Excel และตำแหน่งที่ล้มเหลวและส่วนที่ไม่สำเร็จ

รายงานที่ฉันพยายามสร้างใหม่

ภาพรวมการขายมาตรฐานด้วย:

• การ์ด KPI: ยอดขายรวม กำไรรวม อัตรากำไร ฯลฯ
• เส้นแนวโน้ม: ยอดขายตามเดือน
• รายละเอียด: ยอดขายตามหมวดหมู่ ตามภูมิภาค ฯลฯ
• การโต้ตอบ: ตัวแบ่งส่วนข้อมูลสำหรับปี หมวดหมู่ ภูมิภาค และไทม์ไลน์วันที่
• เจาะลึกรายละเอียด: มุมมองรายละเอียดกรองตามตัวเลือกปัจจุบัน

แดชบอร์ดประเภทนี้มักใช้กันทั่วไป หลายทีมสร้างขึ้นใน Power BI มาสะท้อนมันใน Excel กันดีกว่า เป้าหมายคือเพื่อดูว่าฉันสามารถสร้างทั้งฟังก์ชันการทำงานและประสบการณ์ผู้ใช้ใน Excel ได้หรือไม่

ขั้นตอนที่ 1:โหลดและล้างข้อมูลด้วย Power Query (รับและแปลง)

• ไปที่ ข้อมูล แท็บ>> เลือก รับข้อมูล >> เลือก จากข้อความ/CSV หรือแหล่งอื่นๆ
• เรียกดูและเลือกไฟล์และนำเข้าไฟล์
• คลิก โหลด หรือ แปลงข้อมูล เพื่อล้างชุดข้อมูล

• ใน ตัวแก้ไข Power Query , ตั้งค่าประเภทให้ถูกต้อง (วันที่, จำนวนเต็ม, สกุลเงิน)
• ล้างข้อมูลของคุณด้วยการแก้ไขเล็กๆ น้อยๆ เช่น ตัดข้อความ ปรับกรอบข้อความให้เป็นมาตรฐาน ฯลฯ

• คลิก ปิดและโหลดไปที่... เพื่อนำเข้าข้อมูล
• จากนั้นเลือกตัวเลือกที่ต้องการ;
  • ตาราง หรือสร้างการเชื่อมต่อเท่านั้น .
  • เพิ่มข้อมูลนี้ลงในโมเดลข้อมูล .
  • คลิก ตกลง .

• นำเข้าข้อมูลทั้งหมดโดยทำตามขั้นตอนเดียวกัน

จุดที่ Excel ประสบความสำเร็จ:

• ฟังก์ชันการทำงานของ Power Query เหมือนกับ Power BI
• ความสามารถในการแปลงข้อมูลมีความแข็งแกร่ง
• การเชื่อมต่อแหล่งข้อมูลหลายแหล่งทำงานได้ดี

ตำแหน่งที่ Excel ล้มเหลว:

• ไม่มีตัวเลือกการรีเฟรชแบบเพิ่มหน่วย
• จำกัดไว้ที่ 1 ล้านแถวต่อแผ่นงาน
• ประสิทธิภาพช้าลงด้วยชุดข้อมูลขนาดใหญ่
• จำเป็นต้องรีเฟรชด้วยตนเอง (ไม่มีการกำหนดเวลาเกตเวย์)

ขั้นตอนที่ 2:สร้างความสัมพันธ์ในตัวแบบข้อมูล (Power Pivot)

• ไปที่ ข้อมูล แท็บ>> เลือก จัดการโมเดลข้อมูล .
• หรือไปที่ Power Pivot แท็บ>> เลือก จัดการ .

• เพิ่มความสัมพันธ์:
  • การขาย[ProductID] → ผลิตภัณฑ์[ProductID]
  • การขาย[รหัสลูกค้า] → ลูกค้า[รหัสลูกค้า]
  • ลูกค้า[RegionID] → ภูมิภาค[RegionID]

• ซ่อนคีย์และคอลัมน์ทางเทคนิคจากเครื่องมือไคลเอนต์เพื่อรักษารายการฟิลด์ที่สะอาด

พาวเวอร์ BI: โดยจะตรวจจับและสร้างความสัมพันธ์โดยอัตโนมัติ สำหรับการปรับเปลี่ยนเพิ่มเติม คุณสามารถลากและวางเพื่อสร้างความสัมพันธ์ได้

เอ็กเซล: Power Pivot มีการสร้างแบบจำลองความสัมพันธ์ที่คล้ายกัน อาจดูเหมือนเป็นอินเทอร์เฟซที่ซับซ้อนมากขึ้นสำหรับการจัดการความสัมพันธ์

ขั้นตอนที่ 3:  สร้างการวัด DAX

ในโมเดลข้อมูล คุณสามารถสร้างหน่วยวัด DAX ได้ คุณสามารถสร้างหน่วยวัด DAX ในแถบสูตร Power Pivot หรือคุณสามารถใช้ตัวเลือกการคำนวณได้

• ไปที่ Power Pivot>> จาก การคำนวณ>> เลือก การวัด>> เลือก การวัดใหม่ .
• ใส่ชื่อหน่วยวัดและสูตร
• คลิก ตกลง .

Total Sales = SUM(Sales[SalesAmount])
Total Cost = SUM(Sales[Cost])
Profit = [Total Sales] - [Total Cost]
Profit Margin % = DIVIDE([Profit], [Total Sales])
Average Order Value = DIVIDE([Total Sales], DISTINCTCOUNT(Sales[OrderID]))

• ดูตัวอย่างสูตรและผลลัพธ์ในหน้าต่าง Power Pivot

พาวเวอร์ BI: มาตรการ DAX ทำงานเหมือนกัน ฟังก์ชันตัวแสดงเวลาจะสว่างขึ้นทันทีที่คุณมีตารางปฏิทินที่เกี่ยวข้องกับวันที่ที่เหมาะสม

ขั้นตอนที่ 4: สร้างเลเยอร์รายงานด้วย PivotTable/แผนภูมิ

• แทรก PivotTable เชื่อมต่อกับโมเดลข้อมูล
  • ไปที่ ส่วนแทรก แท็บ>> เลือก PivotTable>> เลือก โมเดลข้อมูล .
  • เลือกสถานที่ตั้ง:ที่มีอยู่   หรือ แผ่นงานใหม่ .

• PivotTable ถูกสร้างขึ้นในแผ่นงานใหม่

หมายเหตุ: อย่าลืมสร้างภาพที่แตกต่างกัน คุณต้องสร้าง PivotTable แยกกัน PivotTable เดียวไม่รองรับภาพที่แตกต่างกัน ซึ่งใช้เวลานาน

สร้างภาพ:

การ์ด KPI:

• จากฟิลด์ PivotTable;
  • ลากหน่วยวัดใน ค่า .
  • จัดรูปแบบเป็นแบบอักษรขนาดใหญ่ ซ่อนผลรวมทั้งหมด/ผลรวมย่อย

สร้างแผนภูมิเชิงโต้ตอบ:

• สร้าง PivotTable อื่นจากตัวแบบข้อมูล
• ยอดขายตามเดือน:
  • ลาก วันที่ บนแถว .
  • ลาก จำนวนยอดขาย ในค่า .
• เลือก PivotTable
• ไปที่ PivoTAnalyze แท็บ>> เลือก PivotChart  >> เลือกแผนภูมิเส้น
• คลิก ตกลง .

• แผนภูมินี้แสดงประสบการณ์การเจาะลึกโดยใช้ วันที่ ลำดับชั้น

• ยอดขายตามหมวดหมู่/ภูมิภาค/ช่องทาง :PivotCharts คอลัมน์แบบคลัสเตอร์
  • ลาก หมวดหมู่ บนแถว .
  • ลาก จำนวนยอดขาย เกี่ยวกับค่านิยม

• ยอดขายตามรัฐ/จังหวัด: PivotChart วงกลม
  • ลาก รัฐ/จังหวัด บนแถว .
  • ลาก จำนวนยอดขาย เกี่ยวกับค่านิยม

• แผนที่: คุณจะต้องสร้างแผนภูมิแผนที่จากข้อมูลคงที่
  • กลุ่ม ประเทศ และ จำนวนยอดขาย จากนั้นใช้ แผนที่ที่เติม ของ Excel แผนภูมิ

พาวเวอร์ BI: Power BI นำเสนอการแสดงภาพในระดับถัดไปพร้อมการโต้ตอบ มันนำเสนอภาพหลักที่เหมือนกัน ตัวแบ่งส่วนข้อมูลทั่วโลกพร้อมเค้าโครงที่สะอาดตา มี KPI ในตัวพร้อมไฟจราจร/ไอคอนที่เชื่อมโยงกับเกณฑ์ (โดยไม่มีการจัดรูปแบบตามเงื่อนไขที่ซับซ้อน)

จุดที่ Excel ประสบความสำเร็จ:

• การควบคุมการจัดรูปแบบแผนภูมิที่ละเอียดยิ่งขึ้น
• ข้อความและคำอธิบายประกอบดีขึ้น
• ประเภทแผนภูมิที่กำหนดเองผ่านแผนภูมิรวม
• ฟังก์ชัน Sparklines ดั้งเดิม

ตำแหน่งที่ Excel ล้มเหลว:

• ไม่มีการแสดงภาพแผนที่แบบเนทีฟ
• ประเภทภาพเชิงโต้ตอบมีจำกัด
• ไม่มีคำอธิบายแผนภูมิอัตโนมัติพร้อมตัวกรอง
• ต้องมีการกำหนดขนาดและการวางตำแหน่งด้วยตนเอง
• ไม่มีความสามารถในการออกแบบที่ตอบสนอง

ขั้นตอนที่ 5:สร้างการโต้ตอบ

• เพิ่ม ตัวแบ่งส่วนข้อมูล (ปี หมวดหมู่ ภูมิภาค) และไทม์ไลน์ (วันที่).
  • ไปที่การวิเคราะห์ PivotTable แท็บ>> เลือก แทรกตัวแบ่งส่วนข้อมูล/ไทม์ไลน์ .

• • ซิงค์ตัวแบ่งส่วนข้อมูล ทั่วทั้ง PivotTable ทั้งหมด
  • ไปที่ ตัวแบ่งส่วนข้อมูล แท็บ>> เลือก รายงานการเชื่อมต่อ .
  • หรือคลิกขวาที่ ตัวแบ่งส่วนข้อมูล >> เลือก รายงานการเชื่อมต่อ .
  • เลือก PivotTable ทั้งหมดแล้วคลิก ตกลง .

พาวเวอร์ BI: คลิกที่ภาพใดๆ เพื่อกรองภาพอื่นๆ ทั้งหมดโดยอัตโนมัติ นอกจากนี้ยังมีตัวแบ่งส่วนข้อมูลอิสระพร้อมตัวเลือกการจัดรูปแบบ

เอ็กเซล: ตัวแบ่งส่วนข้อมูลทำงานได้ดีสำหรับการกรองขั้นพื้นฐาน ตัวแบ่งส่วนข้อมูลหลายตัวสามารถควบคุม PivotTable หลายรายการพร้อมกับการเชื่อมต่อ พวกเขาสามารถสร้างการเชื่อมต่อกับ PivotTable อื่น ๆ ได้ แต่ไม่มีการกรองภาพข้าม (การคลิกแผนภูมิไม่ได้กรองสิ่งอื่น) ความสามารถในการเจาะลึกที่จำกัด และไม่มีบุ๊กมาร์กหรือสถานะการดู

ขั้นตอนที่ 6:จัดเรียงภาพทั้งหมดเพื่อสร้างรายงาน

ใน Power BI คุณสามารถสร้างภาพทั้งหมดในหน้ารายงานได้ ในภายหลัง คุณก็แค่จัดเรียงมันใหม่ โดยคงไว้ซึ่งความลื่นไหลเชิงกลยุทธ์ ใน Excel เนื่องจากเราสร้าง PivotTable, ตัวแบ่งส่วนข้อมูล และแผนภูมิหลายรายการ คุณจะต้องคัดลอกและจัดระเบียบสิ่งเหล่านี้ให้เป็นแผ่นเดียวหรือหลายแผ่น

• เลือกภาพ
• คลิกขวา>> เลือก คัดลอก .
• เลือกตำแหน่งในแผ่นรายงาน>> เลือก วาง .
• จัดรูปแบบภาพทั้งหมดเพื่อสะท้อนรูปลักษณ์ของ Power BI
• Excel มีตัวเลือกการจัดรูปแบบมากมาย

• ลองใช้การโต้ตอบโดยเลือกตัวแบ่งส่วนข้อมูล

โปรดจำไว้ว่า PivotTable เหล่านี้ทั้งหมดจะทำให้ประสิทธิภาพการทำงานช้าลง เวลาในการโหลดจะเพิ่มขึ้นอย่างมาก

สิ่งที่ทำงานได้ดีอย่างน่าประหลาดใจใน Excel

• การนำเข้าข้อมูล :Power Query คล้ายกับ Power BI
• การสร้างแบบจำลองและ DAX :สคีมาดาว หน่วยข่าวกรองเวลา และการวัด DAX เหมือนกับ Power BI
• ภาพหลัก :เส้น แท่ง ตาราง การ์ดสไตล์ KPI และแม้แต่แผนที่ธรรมดาก็ชัดเจน
• การสำรวจรายละเอียด :การคลิกสองครั้งที่เซลล์ Pivot เพื่อ "แสดงรายละเอียด" (เจาะลึกไปยังแถว) นั้นมีประโยชน์ และแผ่นรายละเอียดที่ได้รับการดูแลจัดการจะช่วยให้เป็นระเบียบเรียบร้อย
• ประสิทธิภาพ (ขนาดที่เหมาะสม) :โมเดลข้อมูลทำงานได้รวดเร็วสำหรับชุดข้อมูลแผนกทั่วไป

จุดที่ Excel ขาดตลาด (และเหตุใดจึงสำคัญ)

• การเน้นข้ามระหว่างแผนภูมิ:
  • Power BI ช่วยให้คุณสามารถคลิกแถบในภาพหนึ่งเพื่อกรองข้ามและเน้นข้ามภาพอื่นๆ
  • ตัวแบ่งส่วนข้อมูลของ Excel จะกรองตามการเชื่อมต่อ แต่แผนภูมิจะไม่เน้นซึ่งกันและกันแบบไดนามิก
• การเจาะลึกระดับหน้าและเคล็ดลับเครื่องมือ:
  • หน้าเจาะลึกและคำแนะนำเครื่องมือหน้ารายงานของ Power BI นำเสนอการวิเคราะห์แบบมีคำแนะนำ
  • Excel ไม่มีสิ่งนั้น แต่คุณสามารถใช้ไฮเปอร์ลิงก์ไปยังแผ่นรายละเอียดและตัวแบ่งส่วนข้อมูลที่มีป้ายกำกับชัดเจน แต่ยังคงเป็นแบบแมนนวล
• พารามิเตอร์ฟิลด์ไดนามิก (ตัวสลับมิติ/หน่วยวัด):
  • พารามิเตอร์ฟิลด์ของ Power BI เป็นเรื่องที่น่ายินดี
  • ใน Excel คุณสามารถเลียนแบบตารางที่ไม่ได้เชื่อมต่อ + SELECTEDVALUE + SWITCH ได้ แต่จะยุ่งยากและยากสำหรับผู้ใช้ปลายทางที่จะดูแลรักษา
• DirectQuery, โมเดลคอมโพสิต, การรีเฟรชส่วนเพิ่ม :
  • Power BI สามารถสืบค้นแบ็กเอนด์ขนาดใหญ่โดยไม่ต้องนำเข้าทุกอย่าง ผสมผสานแหล่งที่มา และรีเฟรชแบบเพิ่มทีละส่วน
  • โมเดลข้อมูลของ Excel เป็นแบบนำเข้าเท่านั้น และการรีเฟรชจะเกิดขึ้นทั้งหมดหรือไม่มีเลย
• เหมาะกับอุปกรณ์เคลื่อนที่ บุ๊กมาร์ก เรื่องราว:
  • เรื่องราวที่บุ๊กมาร์กของ Power BI เทคนิคบานหน้าต่างการเลือก และเค้าโครงมือถือจะไม่แปล
  •  Excel ต้องใช้ VBA/ไฮเปอร์ลิงก์เพื่อสิ่งใดที่นอกเหนือจากการนำทางแบบธรรมดา

คู่มือการตัดสินใจฉบับย่อ

เลือก Excel:

• Excel ดีกว่าสำหรับการวิเคราะห์โดยที่ทีมเล็กๆ รายงานบน OneDrive/SharePoint แต่ไม่ได้แทนที่แอปหรือมุมมองอุปกรณ์เคลื่อนที่
• คุณต้องมีการคำนวณที่ยืดหยุ่นและขั้นสูงควบคู่ไปกับภาพ (เซลล์แบบ What-if, LAMBDA/LET ฯลฯ)

เลือก Power BI:

• หากคุณต้องการแชร์ในวงกว้าง รีเฟรชตามกำหนดเวลา และควบคุมการเข้าถึงต่อผู้ชม บริการ Power BI คือคำตอบที่ชัดเจน
• นำเสนอการเน้นข้าม เจาะลึก คำแนะนำเครื่องมือ บุ๊กมาร์ก และเลย์เอาต์บนมือถือ สามารถควบคุมการเผยแพร่แอปและการใช้งานเมตริกได้

บทสรุป

Excel เป็นเครื่องมือที่ยอดเยี่ยมและตอบสนองความต้องการของผู้ใช้ขั้นพื้นฐานถึงระดับสูง สามารถสะท้อนหรือสร้างรายงาน Power BI ทั่วไปชิ้นใหญ่ขึ้นมาใหม่ได้ โดยเฉพาะ ETL, สคีมาแบบดาว, DAX และวิชวลหลัก ที่ล้มเหลวคือการเล่าเรื่องเชิงโต้ตอบ การแบ่งปันภายใต้การควบคุม และโมเดล/รีเฟรชระดับองค์กร หากผู้ใช้และผู้มีส่วนได้ส่วนเสียของคุณอาศัยอยู่ใน Excel และมีขอบเขต Excel จะเป็นพื้นที่การรายงานที่น่าเชื่อถืออย่างสมบูรณ์แบบ แต่ถ้าคุณต้องการเรื่องราวแบบคลิกผ่าน การเผยแพร่ที่ปลอดภัย หรือการเชื่อมต่อแบบสดๆ ในวงกว้าง เลือกใช้ Power BI