7 ฟีเจอร์ของ Excel ที่ลดเวลาในการเตรียมรายงานเป็นรายชั่วโมง

Excel มีฟีเจอร์ที่มีประสิทธิภาพแต่มักถูกมองข้ามซึ่งทำงานเสมือนอัญมณี โดยสามารถทำงานซ้ำๆ โดยอัตโนมัติ ปรับปรุงความแม่นยำ และทำให้รายงานของคุณจัดการได้ง่ายขึ้น เมื่อเราทุ่มเทอย่างหนักในการสร้างรายงาน การเพิ่มประสิทธิภาพเพียงเล็กน้อยก็สามารถช่วยคุณประหยัดเวลาได้หลายชั่วโมงทุกสัปดาห์

ในบทช่วยสอนนี้ เราจะแสดงคุณลักษณะ Excel ที่ซ่อนอยู่ 7 ประการ ซึ่งจะช่วยประหยัดเวลาในการรายงาน

1. Flash Fill – จัดรูปแบบข้อมูลใหม่ทันที

Flash Fill เป็นเครื่องมือจดจำรูปแบบที่ขับเคลื่อนโดย AI ซึ่งจะตรวจจับรูปแบบในการพิมพ์ของคุณและเติมลงในส่วนที่เหลือของคอลัมน์โดยอัตโนมัติ

คุณสามารถใช้ฟีเจอร์นี้เพื่อล้างหรือแปลงข้อมูลโดยไม่ต้องใช้สูตร

• การแยกชื่อและนามสกุล
• การจัดรูปแบบหมายเลขโทรศัพท์
• การแยกรหัสออกจากข้อความ

ขั้นตอนการใช้งาน:

• เริ่มพิมพ์รูปแบบที่คุณต้องการในคอลัมน์ถัดจากข้อมูลของคุณ
• พิมพ์ตัวอย่างบางส่วน (สองเซลล์ขึ้นไป) ของการแปลง
• ใน Excel 365 ระบบจะตรวจจับรูปแบบและเติมเต็มส่วนที่เหลือของคอลัมน์โดยอัตโนมัติ
• สำหรับเวอร์ชันเก่า
  • ไปที่ ข้อมูล แท็บ>> เลือก เติมแบบรวดเร็ว หรือกด Ctrl + E .

• Excel เติมข้อมูลทั้งคอลัมน์โดยอัตโนมัติ

มาฟอร์แมตชื่อพนักงานขายใหม่:

• พิมพ์ว่า อดัมส์, จอห์น ในแถวแรก
• หลังจากพิมพ์ตั้งแต่สองเซลล์ขึ้นไป Excel จะตรวจจับรูปแบบโดยอัตโนมัติและแนะนำส่วนที่เหลือของคอลัมน์
• Excel เติมส่วนที่เหลือตามรูปแบบ

เวลาที่บันทึกไว้: รายงานมักต้องมีการจัดรูปแบบประเภทนี้ และไม่มีสูตรใดๆ ก็จะใช้งานได้ทันทีสำหรับการแปลงแบบครั้งเดียว

2. การจัดรูปแบบตัวเลขแบบกำหนดเอง – จัดรูปแบบข้อมูลโดยไม่เปลี่ยนค่า

การจัดรูปแบบตัวเลขแบบกำหนดเองสามารถสร้างรายงานที่ดูเป็นมืออาชีพซึ่งแสดงสิ่งที่คุณต้องการโดยไม่ต้องเปลี่ยนข้อมูลพื้นฐาน

ไวยากรณ์พื้นฐาน:

Positive;Negative;Zero;Text

ขั้นตอนการใช้งาน:

• ไปที่หน้าแรก แท็บ>> คลิก ไอคอนรูปแบบตัวเลข .
• หรือคลิกขวา>> เลือก จัดรูปแบบเซลล์ .
• คุณยังสามารถกด Ctrl+1 ได้อีกด้วย เพื่อเปิดจัดรูปแบบเซลล์ กล่องโต้ตอบ
• เลือก หมายเลข แท็บ>> เลือก กำหนดเอง .
• พิมพ์รูปแบบที่คุณกำหนดเอง

มาแสดงกำไรและขาดทุนโดยใช้สี:

• เลือกคอลัมน์กำไร
• เปิดจัดรูปแบบเซลล์ กล่องโต้ตอบ>> เลือก หมายเลข>> เลือก กำหนดเอง .
• แทรกการจัดรูปแบบต่อไปนี้
• คลิก ตกลง .

[Green]$#,##0;[Red]($#,##0);[Blue]$0;"N/A"

ตอนนี้กำไรปรากฏเป็นสีเขียว ขาดทุนปรากฏเป็นสีแดง และจุดคุ้มทุนจะแสดงเป็นสีน้ำเงินในรายงาน รูปแบบเดียวนี้สามารถแทนที่สูตร TEXT หลายคอลัมน์และการจัดรูปแบบด้วยตนเองได้

ตัวอย่างทั่วไปที่มีประสิทธิภาพ:

• เปอร์เซ็นต์พร้อมข้อความอธิบาย:

0.0% "Growth";[Red]-0.0% "Decline";0% "Flat"

รูปแบบนี้จะเพิ่มข้อความอธิบายพร้อมกับสีและเปอร์เซ็นต์

• ตัวย่อวันที่:

รูปแบบนี้แสดง "24 มกราคม" แทนที่จะเป็น "1/1/2024"

• ตัวเลขขนาดใหญ่แบบง่าย:

รูปแบบนี้แสดง 1,500,000 เป็น “2M”

• ข้อความแบบมีเงื่อนไขตามค่า:

[>100]"Exceeded Target";[>50]"On Track";"Needs Attention"

เวลาที่บันทึกไว้: คุณไม่จำเป็นต้องมีสูตร สีที่กำหนดเอง หรือแม้แต่คอลัมน์ตัวช่วยในการแสดงผล

3. Power Query – ทำความสะอาดข้อมูลอัตโนมัติ

Power Query นำเข้าและเชื่อมต่อแหล่งข้อมูลต่างๆ แม้ว่าผู้ใช้จะคิดว่าเป็นตัวเชื่อมต่อข้อมูลหรือเครื่องมือนำเข้า แต่ก็มีฟีเจอร์มากมายสำหรับการแปลงข้อมูลด้วยอินเทอร์เฟซที่ใช้งานง่าย ไม่จำเป็นต้องเขียนโค้ด

ขั้นตอนการใช้งาน:

• ไปที่ข้อมูล แท็บ>> เลือก รับข้อมูล .
• เลือกแหล่งที่มาของคุณ (ไฟล์ Excel, ฐานข้อมูล, หน้าเว็บ ฯลฯ)

• เลือกแหล่งข้อมูลของคุณ>> คลิก แปลงข้อมูล .

• ใช้ ตัวแก้ไข Power Query เพื่อลบช่องว่างเพิ่มเติม เปลี่ยนตัวพิมพ์ข้อความ หรือแยกคอลัมน์
• คลิก ปิดและโหลด เพื่อโหลดข้อมูลใน Excel และรีเฟรชได้ทุกเมื่อด้วยคลิกเดียว

การเปลี่ยนแปลงและการทำความสะอาดทั่วไป:

• ไปที่ หน้าแรก แท็บ>> เลือก ลบแถว >> เลือก ลบแถวว่าง .
• ไปที่ หน้าแรก แท็บ>> เลือก แยกคอลัมน์ >> เลือกตามตัวคั่น .
• ไปที่ การแปลง แท็บ>> เลือก ใช้แถวแรกเป็นส่วนหัว .

• ไปที่ การแปลง แท็บ>> เลือก รูปแบบ>> เลือก ทำให้แต่ละคำเป็นตัวพิมพ์ใหญ่ .

• ไปที่ การแปลง แท็บ>> เลือก ประเภทข้อมูล (กำหนดวันที่ จำนวนเต็ม สกุลเงิน)

การรวมหลายไฟล์เข้าด้วยกัน:

รวมไฟล์ Excel ที่คล้ายกันหลายสิบไฟล์เข้าไว้ในรายงานหลักเดียวโดยอัตโนมัติ

• ไปที่ ข้อมูล แท็บ>> เลือก รับข้อมูล>> เลือก จากไฟล์>> เลือก จากโฟลเดอร์ .
• เรียกดู โฟลเดอร์ >> เลือก รวมไฟล์>> เลือก การแปลง ข้อมูลตามความจำเป็น

เวลาที่บันทึกไว้: กำจัดการล้างข้อมูลด้วยตนเองซ้ำๆ ทุกเดือน ลดการรวบรวมข้อมูลรายเดือน 2-3 ชั่วโมงเป็นการตั้งค่า 5 นาทีที่ทำงานโดยอัตโนมัติ

4. เครื่องมือวิเคราะห์ด่วน – แผนภูมิด่วน ผลรวม และการจัดรูปแบบ

เครื่องมือการวิเคราะห์ด่วนเป็นเครื่องมือที่มองเห็นแต่ถูกซ่อนอยู่ใน Excel โดยจะแนะนำแผนภูมิ ตาราง และการจัดรูปแบบทันทีตามการเลือก

ขั้นตอนการใช้งาน:

• เลือกข้อมูลของคุณ
• คลิก ไอคอนการวิเคราะห์ด่วน (ล่างขวา)
• เลือก การจัดรูปแบบ , แผนภูมิ , ผลรวม , ตาราง , เส้นแบบประกายไฟ .
• สำรวจคุณลักษณะทั้งหมดเพื่อแทรกลงในรายงานด้วยการคลิกเพียงครั้งเดียว

เรามาเน้นยอดขาย 10% แรกกันดีกว่า:

• เลือกคอลัมน์ยอดขาย (เช่น H2:H101)
• คลิกที่ ไอคอนการวิเคราะห์ด่วน .
• เลือก การจัดรูปแบบ>> เลือก 10% แรก .

เวลาที่บันทึกไว้: สามารถเปลี่ยนข้อมูลดิบให้เป็นข้อมูลเชิงลึกได้ภายในไม่กี่วินาทีโดยไม่ต้องค้นหาคำสั่ง เสนอคุณสมบัติและตัวเลือกที่หลากหลาย

5. ไดนามิกอาร์เรย์ – สูตรการรั่วไหลทันที

เติมหลายเซลล์โดยอัตโนมัติด้วยสูตรเดียว อัปเดตแบบไดนามิกทุกครั้งที่มีการเปลี่ยนแปลงเกิดขึ้น ฟังก์ชันอาร์เรย์ไดนามิกที่มีประสิทธิภาพและมีประโยชน์ ได้แก่ UNIQUE, XLOOKUP, FILTER, SORT, TEXTSPLIT ฯลฯ

ไม่ซ้ำใคร:

• รับพนักงานขายที่ไม่ซ้ำใครในคราวเดียว

รายการจะอัปเดตโดยอัตโนมัติเมื่อมีการเพิ่มชื่อใหม่

XLOOKUP สำหรับการค้นหาหลายรายการ:

• รับข้อมูลการขายสำหรับผลิตภัณฑ์เฉพาะจากภูมิภาคเฉพาะ

=XLOOKUP(1,(B2:B101="East")*(C2:C101="Laptop Pro 15")*(D2:D101="Computers"), I2:I101,"No match")

สูตรนี้จะคูณอาร์เรย์ TRUE/FALSE เพื่อสร้าง 1 โดยที่เกณฑ์ทั้งหมดตรงกัน จากนั้นส่งคืนต้นทุนต่อหน่วยโดยที่ภูมิภาค ผลิตภัณฑ์ และหมวดหมู่ตรงกัน

XLOOKUP เป็นลูกพี่ลูกน้องที่ทรงพลังและยืดหยุ่นกว่าของ VLOOKUP ซึ่งทำงานได้ในทุกทิศทางและจัดการเกณฑ์ต่างๆ ได้อย่างง่ายดาย

เวลาที่บันทึกไว้: ไม่จำเป็นต้องคัดลอกและวางค่าที่กรองด้วยตนเอง คอลัมน์เหล่านี้จะแทนที่คอลัมน์ตัวช่วยด้วยช่วงสดหนึ่งช่วง (#) อัปเดตอัตโนมัติหากมีการเปลี่ยนแปลงเกิดขึ้น

6. วิเคราะห์ข้อมูล – รับข้อมูลเชิงลึกที่สร้างโดย AI ทันที

คุณลักษณะการวิเคราะห์ข้อมูลซ่อนอยู่ในแท็บหน้าแรกทางด้านขวาสุด ฟีเจอร์นี้จะสแกนชุดข้อมูลและแนะนำแผนภูมิ สรุป และข้อมูลเชิงลึกที่สำคัญโดยอัตโนมัติ ขับเคลื่อนโดยกลไก AI ของ Excel

คุณสามารถใช้มัน;

• หากคุณมีชุดข้อมูลแต่ไม่แน่ใจว่าชุดข้อมูลบอกเล่าเรื่องราวอะไร
• คุณต้องการรายงานด่วนโดยไม่ต้องสร้าง PivotTable
• คุณต้องการแผนภูมิที่พร้อมใช้งานสำหรับการนำเสนอ

ขั้นตอนการใช้งาน:

• คลิกภายในชุดข้อมูล
• ไปที่ หน้าแรก แท็บ>> เลือก วิเคราะห์ข้อมูล .
• Excel แนะนำ "ยอดขายรวมตามภูมิภาค" หรือ "แนวโน้มการขายตามผลิตภัณฑ์"
• คลิก แทรก เพื่อเพิ่มลงในรายงานของคุณทันที

มาวิเคราะห์ข้อมูลที่มีอยู่ของเรา:

• คลิกที่ใดก็ได้ภายในชุดข้อมูล
• ไปที่ หน้าแรก แท็บ>> เลือก วิเคราะห์ข้อมูล (ด้านขวาของ Ribbon)
• Excel จะเปิดบานหน้าต่างด้านข้างด้วย:
  • PivotTable ที่แนะนำ (เช่น กำไรตามชื่อผลิตภัณฑ์และพนักงานขาย)
  • แผนภูมิที่แนะนำ (เช่น ต้นทุนต่อหน่วยตามวันที่)
  • ตามข้อมูล แสดงการวิเคราะห์มากกว่า 37 รายการ ซึ่งรวมถึงการวิเคราะห์เกือบทุกประเภท
• คลิก แทรก PivotTable/แผนภูมิ ถัดจากคำแนะนำที่คุณต้องการ

• คุณสามารถพิมพ์คำถามใดๆ ที่เกี่ยวข้องกับรายงาน เช่น "สร้างแผนภูมิวงกลมสำหรับพนักงานขาย"
• Excel สร้างคำตอบได้ทันที

• สำรวจคำถามที่แนะนำ
• Excel สร้างรายงานโดยอัตโนมัติด้วยการคลิกเพียงครั้งเดียว

เวลาที่บันทึกไว้: มองเห็นแนวโน้มได้ทันทีและแนะนำการวิเคราะห์ที่คุณอาจนึกไม่ถึง ไม่จำเป็นต้องมีความรู้เกี่ยวกับสูตรหรือ PivotTable คุณสามารถพิมพ์คำถามเป็นภาษาธรรมชาติได้

7. เครื่องมือกล้อง – สแนปชอตสดของการวัดหลัก

เครื่องมือนี้ไม่ได้อยู่บน Ribbon; คุณต้องเพิ่มลงในแถบเครื่องมือด่วนด้วยตนเอง สามารถสร้างรูปภาพของช่วงที่อัปเดตอัตโนมัติได้ คุณสามารถวางส่วนที่อัปเดตสดของรายงานไว้บนแดชบอร์ดได้โดยไม่ต้องมีลิงก์ที่ซับซ้อน

คุณสามารถใช้มัน;

• การสร้างแดชบอร์ดด้วยแผนภูมิสด
• การแสดง KPI จากชีตต่างๆ ในมุมมองเดียว

ขั้นตอนในการเพิ่มและใช้งาน:

ในการเพิ่ม กล้อง เครื่องมือ;

• คลิกขวาที่แถบเครื่องมือ>> เลือก ปรับแต่ง .

• เลือก ปรับแต่ง Ribbon>> เลือก กล้อง>> คลิก เพิ่ม และแทรกลงใน แท็บใหม่ .
• คลิก ตกลง .

หากต้องการใช้เครื่องมือ;

• เลือกช่วงเซลล์
• ไปที่แท็บใหม่>> คลิก กล้อง .
• วาง ไอคอน + ในกรณีที่จำเป็น

• วางไอคอน + ในแผ่นงานใหม่
• การเปลี่ยนแปลงใดๆ ในแหล่งที่มาจะอัปเดตสแนปชอตทันที

เวลาที่บันทึกไว้: ช่วยให้คุณสามารถดึงตัวชี้วัดสดมารวมกันโดยไม่ต้องเชื่อมโยงที่ซับซ้อน ทำให้แดชบอร์ดมีรูปลักษณ์ที่สวยงามเนื่องจากการแก้ไขรูปภาพทำได้ง่ายกว่าการแก้ไขเซลล์

คุณสมบัติโบนัสที่ซ่อนอยู่

การจัดกลุ่มและการจัดเค้าร่าง – ขยาย/ยุบส่วนรายงาน:

ช่วยเก็บรายละเอียดรายวันแต่แสดงสรุปตามค่าเริ่มต้น

• รายละเอียดรายเดือนที่สะสมเป็นยอดรวมรายไตรมาส
• การซ่อนแถวโดยละเอียดในรายงานการจัดการ

ขั้นตอนการใช้งาน:

• เลือกแถวที่คุณต้องการจัดกลุ่ม
• ไปที่ข้อมูล แท็บ>> เลือก กลุ่ม .
• ใช้ +/- ปุ่มเพื่อขยายหรือยุบ

สรุป

Excel มีคุณสมบัติมากมาย ในบรรดาคุณสมบัติทั้งหมดเหล่านั้น คุณสมบัติทั้ง 7 ประการนี้จะช่วยประหยัดเวลาหลายชั่วโมงในการรายงาน ด้วยการใช้คุณลักษณะ Excel ที่ซ่อนอยู่ทั้งเจ็ดนี้ คุณจะเปลี่ยนจากผู้ประมวลผลข้อมูลไปเป็นนักวิเคราะห์ข้อมูล สร้างรายงานที่ไม่เพียงแต่ประหยัดเวลา แต่ยังให้ข้อมูลเชิงลึกและประสบการณ์ผู้ใช้ที่ดียิ่งขึ้นอีกด้วย โดยส่วนตัวแล้ว อาจดูเหมือนว่าฟีเจอร์เหล่านี้จะลดลงไม่กี่นาที แต่เมื่อรวมเข้ากับขั้นตอนการรายงานของคุณ ก็สามารถลดเวลาในการรายงานลงได้ถึง 50% หรือมากกว่านั้น ความมหัศจรรย์ที่แท้จริงคือการระบุงานที่ซ้ำกันและให้ Excel จัดการงานเหล่านั้นให้กับคุณ