สร้างแคตตาล็อกสินค้าแบบไดนามิกใน Excel: คู่มือขั้นตอนละเอียด

การจัดทำรายการสินค้าเป็นสิ่งจำเป็นสำหรับการจัดการธุรกิจ แคตตาล็อกสินค้าแบบโต้ตอบช่วยให้ผู้ใช้ค้นหา กรอง และเรียกดูสินค้าได้แบบไดนามิก Excel เป็นเครื่องมือยอดเยี่ยมสำหรับแคตตาล็อก เพราะมีสูตรไดนามิก Drop-downs, Filters, Slicers และอื่นๆ บทความนี้จะสอนสร้างแคตตาล็อกสินค้าแบบโต้ตอบใน Excel

ตัวอย่าง: ธุรกิจอีคอมเมิร์ซขนาดเล็กขายอุปกรณ์อิเล็กทรอนิกส์ ต้องการแคตตาล็อกโต้ตอบเพื่อค้นหาสินค้า กรองตามหมวดหมู่ ตรวจสอบสถานะสต็อก เป็นต้น

ขั้นตอนที่ 1: จัดเตรียมฐานข้อมูลสินค้า

1.1 สร้างตารางรายการสินค้า

• สร้างชีทใหม่ใน Excel
• เพิ่มคอลัมน์ที่เกี่ยวข้องกับสินค้า เช่น:
  • Product ID
  • Product Name
  • Category
  • Price
  • Stock Status
  • Image (optional)
  • Description

1.2 แปลงข้อมูลเป็นตาราง (Table)

การแปลงเป็นตารางทำให้กรอง จัดเรียง และใช้ Conditional Formatting ได้ง่ายขึ้น

• เลือกช่วงข้อมูลทั้งหมด (รวมหัวคอลัมน์)
• ไปที่แท็บ Insert >> เลือก Table
• ติ๊ก “My table has headers” และกด OK

ผลลัพธ์:

ขั้นตอนที่ 2: สร้างฟังก์ชันค้นหา (Search)

เพื่อให้ผู้ใช้ค้นหาจากชื่อสินค้า:

• สร้างชีทใหม่ ชื่อว่า Category
• เลือกเซลล์ใดเซลล์หนึ่ง ตั้งชื่อว่า “Search Product:”
• ที่เซลล์ B1 ให้ผู้ใช้พิมพ์คำค้นหา
• เลือกเซลล์ A3 และใส่สูตรต่อไปนี้

สูตร:

=FILTER(ProductTable[[Product Name]:[Stock Status]], ISNUMBER(SEARCH(B1, ProductTable[Product Name])), "No Match Found")

สูตรนี้กรองเฉพาะสินค้าที่มีคำค้นหาในเซลล์ B1 อยู่ในชื่อสินค้า แล้วคืนค่าข้อมูล Product Name, Category, Price, Stock Status ของสินค้านั้นๆ

ขั้นตอนที่ 3: เพิ่ม Drop-down List

3.1 Drop-down สำหรับ Category

เพื่อกรองสินค้าตามหมวดหมู่ ให้เพิ่ม Drop-down list

• เลือกเซลล์ ตั้งชื่อว่า “Select Category:”
• คลิกที่เซลล์ F2 >> ไปแท็บ Data >> Data Validation
• ใน Validation Criteria:
• ใน Allow >> เลือก List
• ใน Source >> ใส่สูตรต่อไปนี้เพื่อสร้างรายการหมวดหมู่ที่ไม่ซ้ำกัน:

=OFFSET(Products!$C$2, 0, 0, COUNTA(Products!$C$2:$C$11), 1)

Drop-down นี้จะแสดงรายการหมวดหมู่ที่ไม่ซ้ำกันให้เลือก

3.2 Drop-down สำหรับ Stock Status

• คลิกที่เซลล์ F4 >> แท็บ Data >> Data Validation
• ใน Validation Criteria:
• Allow >> List
• Source >> ใส่สูตรเพื่อสร้างรายการสถานะสต็อกที่ไม่ซ้ำจากชีทอื่น:

=OFFSET(Products!$E$2, 0, 0, COUNTA(Products!$E$2:$E$11), 1)

Drop-down นี้จะแสดงรายการสถานะสต็อกที่ไม่ซ้ำกันให้เลือก

ขั้นตอนที่ 4: แสดงสินค้าที่กรองแล้วแบบไดนามิก

เลือกค่าจาก Drop-down เพื่อแสดงสินค้าที่ตรงเงื่อนไข

• เลือกพื้นที่ใน Catalog Sheet สำหรับแสดงผลกรอง
• ตั้งชื่อหัวคอลัมน์
• ใช้สูตรไดนามิกกรองรายการสินค้าตามค่า Drop-down

4.1 ใช้ฟังก์ชัน FILTER กรองข้อมูลแบบไดนามิก

• เลือกเซลล์ H2 ใส่สูตรต่อไปนี้

สูตร:

=FILTER(ProductTable, (ProductTable[Category] = F2) * (ProductTable[Stock Status] = F4), "No products found")

สูตรนี้แสดงเฉพาะสินค้าที่ตรงกับ ทั้งหมด หมวดหมู่และสถานะสต็อกที่เลือก

• F2 = หมวดหมู่ที่เลือก, F4 = สถานะสต็อกที่เลือก
• หากไม่ตรงเงื่อนไข จะแสดง “No products found”

ตอนนี้การเลือกหมวดหมู่และสถานะจะกรองสินค้าที่เกี่ยวข้องได้ทันที

4.2 ใช้ Conditional Formatting สำหรับสถานะสต็อก

เน้นสินค้าที่หมดสต็อกให้เด่นชัด

• เลือกคอลัมน์ Stock Status
• ไปแท็บ Home >> Conditional Formatting >> New Rule
• เลือก “Use a formula to determine which cells to format”
• ใส่สูตร:

• คลิก Format >> เลือก Fill Color >> OK

ผลลัพธ์สุดท้าย:

สินค้าที่เป็น “Out of Stock” จะถูกไฮไลท์สีพีช

ขั้นตอนที่ 5: ใส่ Slicers เพื่อความโต้ตอบ

• คลิกที่ตารางสินค้า >> แท็บ Insert >> Slicer
• เลือก Category และ Stock Status >> OK
• จัดวาง Slicers ในชีทสินค้าเพื่อกรองง่ายขึ้น

Slicers ให้ผู้ใช้คลิกปุ่มแทนการใช้ Drop-down

• ลองเลือก Category และ In Stock จาก Slicer เพื่อกรองตารางสินค้า

สรุป

ทำตามขั้นตอนข้างต้นคุณจะได้แคตตาล็อกสินค้าแบบโต้ตอบใน Excel รองรับการกรอง ค้นหา แสดงผลแบบเรียลไทม์ ปรับแต่งได้ตามความต้องการ เหมาะสำหรับธุรกิจขนาดเล็ก ร้านค้าออนไลน์ หรือติดตามสต็อก จัดการสินค้าคงเหลือได้โดยไม่ต้องซื้อซอฟต์แวร์เสริม

Get FREE Advanced Excel Exercises with Solutions!