3 วิธีที่มีประสิทธิภาพในการกรองข้อมูลแนวนอนใน Excel

บทความนี้อธิบาย 3 วิธีในการกรองข้อมูลแนวนอนใน Excel การกรองข้อมูลแนวตั้งง่ายกว่าด้วยคุณสมบัติ Filter เริ่มต้น Pivot Table และเครื่องมืออื่นๆ แต่การกรองข้อมูลแนวนอนต้องใช้เทคนิคและฟังก์ชันใหม่ๆ เข้ามาช่วย

3 วิธีในการกรองข้อมูลแนวนอนใน Excel

ในบทความนี้ เราจะใช้ชุดข้อมูลต่อไปนี้ ชุดข้อมูลมีข้อมูลยอดขายของ 8 สินค้า ที่แบ่งเป็น 3 หมวดหมู่ต่างกัน เราจะอภิปราย 3 วิธีที่เหมาะสม ในการกรองชุดข้อมูลนี้ ตามหมวดหมู่

1. ใช้ฟังก์ชัน FILTER เพื่อกรองข้อมูลแนวนอนใน Excel

ฟังก์ชัน FILTER สามารถทำ การกรอง ข้อมูล แนวนอน ได้อย่างง่ายดายตาม เกณฑ์ที่กำหนดไว้ล่วงหน้า ฟังก์ชันนี้สามารถกรองข้อมูลได้ทั้ง แนวตั้ง และ แนวนอน

บทนำฟังก์ชัน FILTER

ไวยากรณ์:

=FILTER(array, include, [if_empty])
อาร์กิวเมนต์:

ในตัวอย่างของเรา เราจะกรองชุดข้อมูลตาม 3 หมวดหมู่ที่แตกต่างกัน คือ Fruit (ผลไม้), Vegetable (ผัก), และ Fish (ปลา) มาทำตามขั้นตอนด้านล่างกัน

ขั้นตอน:

• ในเซลล์ C10 เราใส่ชื่อหมวดหมู่ว่า Vegetable เราจะใช้สิ่งนี้เป็น เกณฑ์ ในการกรองชุดข้อมูล และเรายังสร้าง ตารางเอาต์พุต เพื่อ เก็บ ข้อมูลที่กรองแล้ว

• ในเซลล์ C12 ใส่สูตรต่อไปนี้:

=FILTER(C4:J8,C5:J5=C10, "Not Found")

▶ การวิเคราะห์สูตร

ฟังก์ชัน FILTER รับ 2 อาร์กิวเมนต์ คือ ข้อมูล และ เงื่อนไขตรรกะ

• ในสูตรนี้ เซลล์ C4:J8 (กล่องสีฟ้า) แทนข้อมูลที่ต้องการกรอง เซลล์ C5:J5 ในแถว C เป็นหมวดหมู่ใน กล่องสีแดง ที่เราตั้ง เกณฑ์
• ในสูตร C5:J5=C10 จะตรวจสอบค่าของเซลล์ C10 กับค่าเซลล์แต่ละเซลล์ของ C5:J5 ส่งคืน อาร์เรย์ {FALSE, FALSE, TRUE, FALSE, FALSE, TRUE, FALSE, TRUE} เราเห็นว่าค่า TRUE เป็นเซลล์ที่มีหมวดหมู่ vegetable

สูตรนี้ให้ โซลูชันแบบไดนามิก หมายความว่าเมื่อเราเปลี่ยน ข้อมูลในเซลล์ ผลลัพธ์ จะ ปรับค่า ทันที

• ผลลัพธ์แสดงเฉพาะคอลัมน์ที่มีหมวดหมู่ Vegetable

• ในขั้นตอนนี้ เราเปลี่ยนค่าเซลล์ C10 เป็น Fruit และข้อมูลถูกกรองแนวนอนสำหรับหมวดหมู่นั้นตามลำดับ

2. Transpose และกรองข้อมูลแนวนอนใน Excel

เราสามารถ Transpose (สลับแถว/คอลัมน์) ชุดข้อมูลของเรา จากนั้นใช้ตัวเลือก Filter เริ่มต้นที่ Excel มีอยู่เพื่อกรองข้อมูลแนวนอน มาดูตัวอย่างกัน

ขั้นตอน:

• ก่อนอื่น เลือก ชุดข้อมูลทั้งหมด กด Ctrl + C บนแป้นพิมพ์ หรือ คลิกขวา เมาส์ เลือก Copy จาก เมนูบริบท

• เราต้อง วาง ชุดข้อมูลที่คัดลอก ด้วยตัวเลือก Transpose เลือก เซลล์ที่ต้องการวาง ในตัวอย่างนี้เราเลือกเซลล์ B10 จากแท็บ Home คลิกที่แท็บ Paste เลือก Transpose เป็น ตัวเลือกวาง

วิธีอื่น:

เปิดหน้าต่าง Paste Special จาก เมนูบริบท หรือจาก แท็บ Home จาก ตัวเลือก Operation ให้ติ๊กถูก Transpose checkbox และกด OK

• ตอนนี้ เลือก ชุดข้อมูลที่ Transpose แล้ว และจากแท็บ Data คลิกที่ตัวเลือก Filter

• ขั้นตอนข้างต้นเปิดใช้งาน ตัวเลือกการกรอง บนแต่ละคอลัมน์ คลิก ที่ ตัวเลือกกรอง Category และติ๊กถูก Vegetable

• นี่คือผลลัพธ์ที่เราได้

โดยทำตามขั้นตอนข้างต้น เราสามารถกรองชุดข้อมูลตามเกณฑ์ใดๆ ได้

บทความที่เกี่ยวข้อง

• วิธีกรอง Excel Pivot Table (8 วิธีที่มีประสิทธิภาพ)
• กรองหลายคอลัมน์ใน Excel แบบอิสระ
• วิธีกรองหลายคอลัมน์พร้อมกันใน Excel (3 วิธี)
• กรองหลายแถวใน Excel (11 วิธีที่เหมาะสม)

3. สร้าง Custom Views เพื่อกรองข้อมูลแนวนอนใน Excel

ในวิธีนี้ เราจะกรองข้อมูลแนวนอนด้วยความช่วยเหลือของ Custom Views ของ Excel เราจะสร้าง จำนวนมุมมองที่กำหนดเอง ขึ้นอยู่กับ เกณฑ์ ของเรา เราต้องการ กรอง ข้อมูล ตาม หมวดหมู่ สินค้า ดังนั้นเราต้องสร้าง 4 มุมมองที่กำหนดเอง ในตัวอย่างนี้ ขั้นตอนที่จำเป็นมีดังนี้

ขั้นตอน:

• ก่อนอื่น เราจะสร้าง มุมมองที่กำหนดเอง พร้อม ชุดข้อมูลเต็ม ไปที่แท็บ View ใน Excel Ribbon แล้ว เลือก ตัวเลือก Custom Views

• ในหน้าต่าง Custom Views คลิกปุ่ม Add

• เราใส่ Dataset ใน กล่องป้อนข้อมูล เป็นชื่อของ Custom View และกด OK

• ตอนนี้ เพื่อสร้าง มุมมองที่กำหนดเอง สำหรับหมวดหมู่ Fruit ให้ ซ่อน คอลัมน์ทั้งหมดยกเว้นคอลัมน์หมวดหมู่ Fruit เลือก คอลัมน์ E, F, H, I, และ J ที่มีข้อมูลสำหรับ Vegetable และ Fish

• หลังจากนั้น คลิกขวา ที่ ด้านบน ของ แถบคอลัมน์ และเลือก Hide จาก เมนูบริบท

• ผลลัพธ์คือ คอลัมน์ทั้งหมดยกเว้นหมวดหมู่ Fruit ถูก ซ่อน

• ตอนนี้ เพิ่ม มุมมองที่กำหนดเอง ชื่อ Fruit สำหรับหมวดหมู่ Fruit

• เช่นเดียวกัน เพิ่ม มุมมองที่กำหนดเองอีกสองอัน สำหรับหมวดหมู่ Vegetable และ Fish ชื่อ Vegetable และ Fish สุดท้ายเราสร้าง 4 มุมมองที่กำหนดเอง

• ตอนนี้เราสามารถ เลือก มุมมองที่กำหนดเองใดๆ จากรายการ และคลิกปุ่ม Show จะแสดงมุมมองสำหรับหมวดหมู่สินค้าที่ตรงกัน ตัวอย่าง เรา เลือก Fish Custom View เพื่อ แสดง ข้อมูลที่กรองแล้วสำหรับหมวดหมู่ Fish

• นี่คือ ชุดข้อมูลที่กรองแล้ว สำหรับหมวดหมู่ Vegetable

หมายเหตุ

• ฟังก์ชัน FILTER เป็นฟังก์ชันใหม่ที่ใช้ได้เฉพาะใน Excel 365 ไม่พร้อมใช้งานในเวอร์ชันเก่า

สรุป

ตอนนี้เรารู้แล้วว่าจะกรองข้อมูลแนวนอนใน Excel ยังไง หวังว่าจะให้คุณมั่นใจใช้ฟังก์ชันนี้มากขึ้น หากมีคำถามหรือข้อเสนอแนะ อย่าลืมใส่ในกล่องความคิดเห็นด้านล่างครับ

เพิ่มเติม

• กรองหลายเกณฑ์ใน Excel (4 วิธีที่เหมาะสม)
• การกรองข้อมูล Excel ตามค่าเซลล์ (6 วิธีที่มีประสิทธิภาพ)
• ใช้ Text Filter ใน Excel (5 ตัวอย่าง)
• วิธีกรองค่าที่ไม่ซ้ำกันใน Excel (8 วิธีง่าย)