แจ้งเตือนทางอีเมลอัตโนมัติใน Excel:2 วิธีง่ายๆ เพื่อการติดตามกำหนดเวลาอย่างมีประสิทธิภาพ

เราจะใช้ชุดข้อมูลต่อไปนี้ซึ่งประกอบด้วยอีเมลของบุคคลต่างๆ รวมถึงกำหนดเวลาที่พวกเขาต้องปฏิบัติตาม จากนั้นจึงตั้งค่าการแจ้งเตือนทางอีเมลตามวันที่เหล่านั้น

วิธีที่ 1 – ใช้ Power Automate เพื่อสร้างการแจ้งเตือนทางอีเมลอัตโนมัติใน Excel

ขั้นตอนที่ 1 – เตรียมชุดข้อมูล

เราจะทำงานร่วมกับชุดข้อมูลต่อไปนี้ที่กล่าวถึงก่อนหน้านี้
เราจะส่งการแจ้งเตือนทางอีเมลโดยอัตโนมัติตามกำหนดเวลา .

เลือกเซลล์ใดก็ได้ของชุดข้อมูลแล้วกด Ctrl + ต.
กล่องโต้ตอบของ สร้างตาราง กำลังแสดงอยู่
ช่วงของตารางคือช่วงของชุดข้อมูล
กด ตกลง เพื่อสร้างตาราง

บันทึกไฟล์ Excel ของคุณบน OneDrive for Business หรือ SharePoint .
ไปที่ Microsoft 365 แอปพลิเคชัน

ขั้นตอนที่ 2 – เปิดใช้งาน Power Automate

คลิกที่ไอคอนด้านซ้ายบน (จุดเก้าจุดในสี่เหลี่ยมจัตุรัส)

<แข็งแกร่ง> แจ้งเตือนทางอีเมลอัตโนมัติใน Excel:2 วิธีง่ายๆ เพื่อการติดตามกำหนดเวลาอย่างมีประสิทธิภาพ

หมายเหตุ: ไม่สามารถใช้ได้กับ บัญชี OneDrive Personal และคุณต้องมี Microsoft 365 บัญชี

คลิกที่แอปทั้งหมด เพื่อดูรายการแอปของ MS 365 .

เลือก Power อัตโนมัติ แอปพลิเคชัน

ใน Power อัตโนมัติ คลิกที่ สร้าง แล้วเลือก Cloud Flow ตามกำหนดเวลา .

ตั้งชื่อให้กับกระแสไฟ เราใช้ชื่อ การแจ้งเตือนทางอีเมลอัตโนมัติ .
เราต้องการให้มีการส่งการแจ้งเตือนทุกวัน ดังนั้นเราจึงเลือกทำซ้ำทุก 1 วัน
คลิกที่ สร้าง .

ขั้นตอนที่ 3 – เชื่อมโยง Power Automate และ Excel

เรามีการเกิดซ้ำในขั้นตอนเดียว .
คลิกที่ ขั้นตอนใหม่ เพื่อเพิ่มขั้นตอนอื่นๆ

เลือก รายการแถวที่มีอยู่ในตาราง จากการดำเนินการ แท็บ หากคุณไม่เห็นตัวเลือกนี้ คุณสามารถค้นหาในช่องค้นหาได้เช่นกัน

คลิกเมนูแบบเลื่อนลงสำหรับตำแหน่ง
เลือก OneDrive for Business .

เลือก OneDrive สำหรับ ไลบรารีเอกสาร .

นำทางไปยังตำแหน่งไฟล์และเลือกไฟล์

เลือกชื่อตารางที่มีชุดข้อมูลของคุณ เราใช้ ตารางที่ 1 ใน Excel

คลิกที่ แสดงตัวเลือกขั้นสูง .

ใน ตัวกรองแบบสอบถาม ฟิลด์ ใส่:07 .
คลิก เพิ่มเนื้อหาแบบไดนามิก และมันจะเปิดตัวช่วยสร้างแบบลอยขึ้น
ไปที่ นิพจน์ แล้วป้อนสูตรนี้ในแถบสูตร:

11

 
 ที่นี่ เราได้จัดรูปแบบ กำหนดเวลา  แล้ว คอลัมน์ของ Excel  ไฟล์ใน รูปแบบมาตรฐานของเวลามาตรฐานอเมริกากลาง . 
  
 ลงท้ายด้วย29  .
 
 
 
  ตั้งค่า DateTime รูปแบบ ถึง ISO 8601 .
 
 
 
 ขั้นตอนที่ 4 – แยกรายชื่ออีเมล
  เลือกขั้นตอนถัดไป และในช่องค้นหา ให้พิมพ์ เลือก และเลือก เลือก:การดำเนินการข้อมูล จากรายการการทำงาน .
 
 
 
  คลิกที่ เพิ่มเนื้อหาแบบไดนามิก  และเลือก ค่า  จากรายการ
 
 
 
  คลิกที่ ข้อความ  ไอคอนหลังจากเลือกแผนที่ ตัวเลือก
 
 
 
  ค้นหา อีเมล ในแถบค้นหาและเลือก อีเมล จากรายการ
 
 
 
 ขั้นตอนที่ 5 – เขียนรายการอีเมลที่แยกออกมา
  เพิ่มขั้นตอนอื่นและค้นหา เขียน  ในแถบค้นหา
 เลือก เขียน .
 
 
 
  เขียน การดำเนินการจะปรากฏขึ้น ดังนั้นให้คลิก เพิ่มเนื้อหาแบบไดนามิก .
 ใน นิพจน์ bar ให้ใส่สูตรต่อไปนี้:
 
 
 37  
  
 คลิก ตกลง เพื่อดำเนินการต่อ
 

 
 
 ขั้นตอนที่ 6 – เพิ่มการควบคุมให้กับอีเมลแต่ละฉบับ
  เลือก การควบคุม .
 
 
 
  เลือก นำไปใช้กับแต่ละรายการ  จากการดำเนินการ แท็บ
 
 
 
  คลิกที่ช่องด้านล่าง เลือกเอาต์พุตจากขั้นตอนก่อนหน้า 
 เลือก เอาต์พุต โดยใช้ เพิ่มเนื้อหาแบบไดนามิก ไอคอน.
 
 
 
 ขั้นตอนที่ 7 – แยกข้อมูลสำหรับอีเมลแต่ละฉบับ
  คลิกที่ เพิ่มการกระทำ .
 
 
 
  ค้นหา อาร์เรย์ตัวกรอง ในแถบค้นหาและเลือก อาร์เรย์ตัวกรอง 
 
 
 <แข็งแกร่ง>   
 เลือก ค่า  จากตัวช่วยสร้างเกิดขึ้นหลังจากคลิกที่ไอคอนเครื่องหมายบวกทางด้านขวา
 
 
 
  เลือก เพิ่มเนื้อหาแบบไดนามิก และเลือก อีเมล  จากนั้น
 
 
 
  เลือกรายการปัจจุบัน ในช่องที่สาม
 
 
 
 ขั้นตอนที่ 8 – สร้าง HTML สำหรับการแจ้งเตือนทางอีเมล
  คลิกที่ เพิ่มการกระทำ  และค้นหา สร้างตาราง HTML ในช่องค้นหา
 เลือก สร้างตาราง HTML .
 
 
 
  ในส่วน จาก  คลิกที่ช่องแล้วกด เพิ่มเนื้อหาแบบไดนามิก  ไอคอน.
 จากวิซาร์ดแบบลอย ให้เลือก เนื้อหา .
 คลิกที่ แสดงตัวเลือกขั้นสูง   
 
 
 <แข็งแกร่ง>   
 จากคอลัมน์ ฟิลด์ ให้เลือก กำหนดเอง .
 
 
 
  ป้อนชื่อคอลัมน์ที่คุณต้องการในชื่อตารางใน ส่วนหัว คอลัมน์
 ในช่วง ที่ 1  คอลัมน์ของ ส่วนหัว  ช่อง เขียน กำหนดเวลา 
 ในช่วง ที่ 2  ให้ใช้สูตรต่อไปนี้ใน นิพจน์ บาร์:
 
 
 40  
  

 
 
 เราจะจัดรูปแบบค่าของ กำหนดเวลา  คอลัมน์ในรูปแบบที่แน่นอน
  เพิ่มอีกคอลัมน์ชื่อ หัวข้อ 
 ตั้งค่าของคอลัมน์โดยใช้สูตรต่อไปนี้ใน นิพจน์  บาร์:
 
 
 
 ขั้นตอนที่ 9 – สร้างอีเมลใน Outlook โดยอัตโนมัติ
  เพิ่มอีกการกระทำ ชื่อ ส่งอีเมล  (V2 ). 
 
 
 <แข็งแกร่ง>   
 คลิกที่ ถึง  ฟิลด์แล้วคลิก เพิ่มเนื้อหาแบบไดนามิก .
 จากวิซาร์ดแบบลอย ให้เลือก รายการปัจจุบัน จากรายการ
 
 
 
  เขียนหัวเรื่องของจดหมายในส่วน หัวเรื่อง สนาม.
 ในร่างกาย คลิก เพิ่มเนื้อหาแบบไดนามิก และเลือกเอาต์พุต จากรายการ
 
 
 
  คุณสามารถเลือกตัวเลือกขั้นสูงได้โดยคลิกที่ แสดงตัวเลือกขั้นสูง 
 
 
 <แข็งแกร่ง>   
 เลือก บันทึก .
 โฟลว์ของคุณพร้อมแล้ว คุณสามารถทดสอบผลลัพธ์ของคุณได้โดยคลิกที่ การทดสอบ ปุ่ม.
 
 
 
  เลือก ด้วยตนเอง เพื่อทดสอบโฟลว์ด้วยตนเอง
 เปิด Outlook  แอปพลิเคชันเพื่อตรวจสอบการแจ้งเตือนทางอีเมลอัตโนมัติ
 
 
 
 เอาท์พุตสุดท้าย
  นี่คือข้อความตัวอย่างใน Outlook แอปพลิเคชัน
 
 
 
 วิธีที่ 2 – ส่งการแจ้งเตือนทางอีเมลอัตโนมัติจากแผ่นงาน Excel โดยใช้ VBA
 
 ขั้นตอน:  
 เราจะทำงานร่วมกับชุดข้อมูลต่อไปนี้ที่กล่าวถึงก่อนหน้านี้
 หากกำหนดเวลาอยู่ระหว่าง 1 และ 7  นับจากวันนี้ เราจะสร้างการแจ้งเตือนทางอีเมลอัตโนมัติ
 
 
 
  เพื่อเปิด VBA  มาโคร กด Alt  + F11 .
 
 
 
  Microsoft Visual Basic สำหรับแอปพลิเคชัน หน้าต่างจะปรากฏขึ้น
 จาก ส่วนแทรก  ให้เลือก โมดูล ตัวเลือก
 
 
 
  วาง VBA  ต่อไปนี้ รหัสในโมดูล:
 
 Public Sub SendReminderMail()
'Declare the variables
    Dim XDueDate As Range
    Dim XRcptsEmail As Range
    Dim xMailContent As Range
    Dim xRngDn As Range
    Dim xCrtOut As Object
    Dim xValDateRng As String
    Dim xValSendRng As String
    Dim k As Long
    Dim xMailSections As Object
    Dim xFinalRw As Long
    Dim CrVbLf As String
    Dim xMsg As String
    Dim xSubEmail As String
    On Error Resume Next
    'To select the date column insert a input box
    Set XDueDate = Application.InputBox("Select the column for Deadline/Due Date date column:", "ExcelDemy", , , , , , 8)
    If XDueDate Is Nothing Then Exit Sub
    'Insert a input box for selecting the recipients
    Set XRcptsEmail = Application.InputBox("Choose the column for the email addresses of the recipients:", "ExcelDemy", , , , , , 8)
    If XRcptsEmail Is Nothing Then Exit Sub
    'To enter the text mail, insert a input box
    Set xMailContent = Application.InputBox("In your email, choose the column with the reminded text:", "ExcelDemy", , , , , , 8)
    If xMailContent Is Nothing Then Exit Sub
    'Count rows for the due dates
    xFinalRw = XDueDate.Rows.Count
    Set XDueDate = XDueDate(1)
    Set XRcptsEmail = XRcptsEmail(1)
    Set xMailContent = xMailContent(1)
    'Set command to open MS Outlook Application
    Set xCrtOut = CreateObject("Outlook.Application")
    'Apply For loop to conduct the operation in each row one by one
    For k = 1 To xFinalRw
        xValDateRng = ""
        xValDateRng = XDueDate.Offset(k - 1).Value
        'Apply If condition for the Due Date values
        If xValDateRng <> "" Then
        'Condition set to send mail if the difference between due dates and current date is greater than 1 and less than 7 days
        'Means 1 < X< 7, X = Due Date - Current Date
        If CDate(xValDateRng) - Date <= 7 And CDate(xValDateRng) - Date > 0 Then
            xValSendRng = XRcptsEmail.Offset(k - 1).Value
            'Create the subject, body and text contents with the required variables
            xSubEmail = xMailContent.Offset(k - 1).Value & " on " & xValDateRng
            CrVbLf = "<br><br>"
            xMsg = "<HTML><BODY>"
            xMsg = xMsg & "Dear " & xValSendRng & CrVbLf
            xMsg = xMsg & "Text : " & xMailContent.Offset(k - 1).Value & CrVbLf
            xMsg = xMsg & "</BODY></HTML>"
            'Create the email
            Set xMailSections = xCrtOut.CreateItem(0)
            'Define the position to place the Subject, Body and Recipients Address
            With xMailSections
                .Subject = xSubEmail
                .To = xValSendRng
                .HTMLBody = xMsg
                .Display
                .Send
            End With
            Set xMailSections = Nothing
        End If
    End If
    Next
    Set xCrtOut = Nothing
End Sub
 
 
  หลังจากบันทึก ให้กด F5  เพื่อรันโปรแกรม
 คุณยังสามารถเรียกใช้โปรแกรมได้โดยคลิกที่ไอคอนเล่น
 
 
 
  กล่องข้อความอินพุตจะปรากฏขึ้น
 เลือกคอลัมน์สำหรับกำหนดเวลา เราได้เลือก D5:D10 ช่วงแล้วกด ตกลง 
 
 
 <แข็งแกร่ง>   
 กล่องข้อความอินพุตอื่นจะลอยขึ้น
 เลือกคอลัมน์สำหรับที่อยู่อีเมล เราได้เลือก B5:B10 ช่วงแล้วกด ตกลง 
 
 
 <แข็งแกร่ง>   
 กล่องข้อความอินพุตสุดท้ายจะลอยขึ้น
 เลือกคอลัมน์สำหรับหัวข้อ . เราได้เลือก C5:C10 ช่วงแล้วกด ตกลง 
 
 
 
  อีเมลทั้งหมดของคุณจะถูกส่งเป็นอีเมลแจ้งเตือนก่อนถึงวันครบกำหนด
 คุณยังสามารถเลือกที่จะส่งอีเมลด้วยตนเองโดยใช้โปรแกรมอัตโนมัติที่อธิบายไว้ข้างต้น วางเครื่องหมายอะพอสทรอฟี่ (' ) ก่อน (.send ) เพื่อปิดการใช้งาน ดังที่แสดงในภาพด้านล่าง
 
 
 
  คุณจะได้รับฉบับร่างที่เสร็จสมบูรณ์ทั้งหมดในแอป
 โดยการคลิกปุ่มส่ง ให้เลือกผู้ที่คุณต้องการส่งอีเมลถึง
 
 
 
 
 ดาวน์โหลดหนังสือแบบฝึกหัด  
บทความที่เกี่ยวข้อง
  วิธีสร้างการแจ้งเตือนป๊อปอัปใน Excel
 วิธีสร้างการแจ้งเตือนหรือการแจ้งเตือนใน Excel 
 วิธีสร้างการแจ้งเตือนใน Excel
 วิธีปิดการใช้งานการแจ้งเตือนใน Excel VBA
 วิธีการตั้งค่าสูตรเตือนวันครบกำหนดใน Excel
 วิธีตั้งค่าตัวเตือนวันครบกำหนดใน Excel
 
 
 <<กลับไปที่การแจ้งเตือนใน Excel | เรียนรู้ Excel  รับแบบฝึกหัด Excel ขั้นสูงพร้อมโซลูชันฟรี!