ทำระบบแจ้งเตือนอีเมลอัตโนมัติใน Excel: 2 วิธีง่ายสำหรับติดตามกำหนดส่งงาน

ใช้ชุดข้อมูลที่มีอีเมลผู้ต่างๆ พร้อม Deadline ที่ต้องปฏิบัติ ตั้งค่าแจ้งเตือนอีเมลอัตโนมัติตามวันที่

วิธีที่ 1 – ใช้ Power Automate สร้าง Automatic Email Alerts

ขั้นตอนที่ 1 – เตรียมชุดข้อมูล

• ใช้ชุดข้อมูลที่กล่าวมา
• ส่งอีเมลอัตโนมัติตาม Deadline

• เลือกเซลล์ใดในชุดข้อมูล กด Ctrl + T
• กล่อง Create Table แสดง ช่วง = ช่วงข้อมูล
• กด OK สร้างตาราง

• บันทึกไฟล์ Excel บน OneDrive for Business หรือ SharePoint
• เปิดแอป Microsoft 365

ขั้นตอนที่ 2 – เปิด Power Automate

• คลิกไอคอนมุมซ้ายบน (9 จุด)

หมายเหตุ: ไม่ทำงานกับ OneDrive Personal ต้องมีบัญชี Microsoft 365

• คลิก All apps ดูรายการแอป

• เลือก Power Automate

• ใน Power Automate คลิก Create > Scheduled Cloud Flow

• ตั้งชื่อ Flow (เช่น Automated Email Alert)
• ต้องการส่งทุกวัน เลือก Repeat every 1 Day
• คลิก Create

ขั้นตอนที่ 3 – เชื่อม Power Automate กับ Excel

• มี Step เดียวคือ Recurrence
• คลิก New Step เพิ่มขั้นตอน

• เลือก List rows present in a table จาก Actions (หรือค้นหา)

• คลิก dropdown Location เลือก OneDrive for Business

• เลือก OneDrive สำหรับ Document Library

• ไปที่ตำแหน่งไฟล์ เลือกไฟล์

• เลือกชื่อตารางที่มีข้อมูล (ใช้ Table 1)

• คลิก Show Advanced Options

• ใน Filter Query ใส่: Deadline eq'
• คลิก Add dynamic content จะมี Wizard ขึ้นมา
• ไปแท็บ Expression ใส่สูตร:

formatDateTime(convertFromUTC(utcNow(),'Central America Standard Time'),'yyyy-MM-dd')

จัดรูปแบบคอลัมน์ Deadline ให้เป็น Central America Standard Time

• ปิดด้วย '

• ตั้ง DateTime Format = ISO 8601

ขั้นตอนที่ 4 – ดึงรายการอีเมล

• เลือก Next step ค้นหา select เลือก Select: Data Operation

• คลิก Add dynamic content เลือก Value

• คลิกไอคอน Text หลังเลือก Map

• ค้นหา Email เลือก Email

ขั้นตอนที่ 5 – Compose รายการอีเมล

• เพิ่ม Step ค้นหา Compose เลือก Compose

• คลิก Add dynamic content ในแท็บ Expression ใส่:

union(body('Select'),body('Select'))

• คลิก OK

ขั้นตอนที่ 6 – เพิ่ม Control ให้แต่ละอีเมล

• เลือก Control

• เลือก Apply to each จาก Actions

• คลิกกล่องใต้ Select an Output from previous steps
• เลือก Outputs ผ่าน Add dynamic content

ขั้นตอนที่ 7 – ดึงข้อมูลสำหรับแต่ละอีเมล

• คลิก Add an action

• ค้นหา filter array เลือก Filter array

• เลือก Value จาก Wizard

• คลิก Add dynamic content เลือก Email

• เลือก Current item ในฟิลด์ที่ 3

ขั้นตอนที่ 8 – สร้าง HTML สำหรับอีเมลแจ้งเตือน

• คลิก Add an action ค้นหา Create HTML Table เลือก Create HTML Table

• ใน From คลิกกล่อง > Add dynamic content > Body
• คลิก Show advanced options

• ใน Columns เลือก Custom

• ตั้งชื่อคอลัมน์ Header: คอลัมน์ 1 = Deadline
• คอลัมน์ 2 ใช้สูตรใน Expression:

formatDateTime(item()['Deadline'],'MMM d,yyyy')

จัดรูปแบบค่า Deadline ให้เป็นรูปแบบที่กำหนด

• เพิ่มคอลัมน์ Topic
• ตั้งค่า Value ด้วยสูตรใน Expression:

ขั้นตอนที่ 9 – สร้างอีเมลใน Outlook อัตโนมัติ

• เพิ่ม Action Send an email (V2)

• คลิกฟิลด์ To > Add dynamic content > Current item

• ใส่ Subject
• ใน Body คลิก Add dynamic content เลือก Output

• ตั้งค่าขั้นสูงได้ที่ Show advanced options

• คลิก Save
• Flow พร้อม ทดสอบได้ที่ปุ่ม Test

• เลือก Manually ทดสอบด้วยมือ
• เปิด Outlook เช็คอีเมลอัตโนมัติ

ผลลัพธ์สุดท้าย

• ตัวอย่างข้อความใน Outlook

วิธีที่ 2 – ส่งอีเมลแจ้งเตือนจาก Excel Worksheet ด้วย VBA

ขั้นตอน:

• ใช้ชุดข้อมูลเดิม
• ถ้า Deadline อยู่ระหว่าง 1-7 วัน จากวันนี้ จะส่งอีเมลเตือนอัตโนมัติ

• เปิด VBA Macro ด้วย Alt + F11

• หน้าต่าง Microsoft Visual Basic for Applications เปิด
• แท็บ Insert > Module

• วางโค้ด VBA นี้ในโมดูล:

Public Sub SendReminderMail()
    ' Declare variables
    Dim XDueDate As Range, XRcptsEmail As Range, xMailContent As Range
    Dim xRngDn As Range, xCrtOut As Object
    Dim xValDateRng As String, xValSendRng As String
    Dim k As Long, xMailSections As Object
    Dim xFinalRw As Long, CrVbLf As String
    Dim xMsg As String, xSubEmail As String
    On Error Resume Next
    ' Select Due Date column
    Set XDueDate = Application.InputBox("Select the column for Deadline/Due Date date column:", "ExcelDemy", , , , , , 8)
    If XDueDate Is Nothing Then Exit Sub
    ' Select Recipients email column
    Set XRcptsEmail = Application.InputBox("Choose the column for the email addresses of the recipients:", "ExcelDemy", , , , , , 8)
    If XRcptsEmail Is Nothing Then Exit Sub
    ' Select reminded text column
    Set xMailContent = Application.InputBox("In your email, choose the column with the reminded text:", "ExcelDemy", , , , , , 8)
    If xMailContent Is Nothing Then Exit Sub
    ' Count rows
    xFinalRw = XDueDate.Rows.Count
    Set XDueDate = XDueDate(1)
    Set XRcptsEmail = XRcptsEmail(1)
    Set xMailContent = xMailContent(1)
    ' Open Outlook
    Set xCrtOut = CreateObject("Outlook.Application")
    ' Loop each row
    For k = 1 To xFinalRw
        xValDateRng = XDueDate.Offset(k - 1).Value
        If xValDateRng <> "" Then
            ' Send if 1 < (Due Date - Today) <= 7
            If CDate(xValDateRng) - Date <= 7 And CDate(xValDateRng) - Date > 0 Then
                xValSendRng = XRcptsEmail.Offset(k - 1).Value
                xSubEmail = xMailContent.Offset(k - 1).Value & " on " & xValDateRng
                CrVbLf = "<br><br>"
                xMsg = "<HTML><BODY>"
                xMsg = xMsg & "Dear " & xValSendRng & CrVbLf
                xMsg = xMsg & "Text : " & xMailContent.Offset(k - 1).Value & CrVbLf
                xMsg = xMsg & "</BODY></HTML>"
                ' Create email
                Set xMailSections = xCrtOut.CreateItem(0)
                With xMailSections
                    .Subject = xSubEmail
                    .To = xValSendRng
                    .HTMLBody = xMsg
                    .Display
                    .Send
                End With
                Set xMailSections = Nothing
            End If
        End If
    Next
    Set xCrtOut = Nothing
End Sub

• บันทึก แล้วกด F5 รัน
• หรือกดไอคอน Play

• กล่อง Input ขึ้น: เลือกคอลัมน์ Deadline (เช่น D5:D10) กด OK

• กล่องถัดไป: เลือกคอลัมน์อีเมล (เช่น B5:B10) กด OK

• กล่องสุดท้าย: เลือกคอลัมน์ Topic (เช่น C5:C10) กด OK

• อีเมลเตือนจะถูกส่งก่อนครบกำหนด
• สามารถส่งด้วยมือได้: วางอะพอสโทรฟี (') หน้า .Send เพื่อปิดการส่งอัตโนมัติ

• จะได้ Draft ทั้งหมดในแอป
• กด Send เอง เลือกผู้รับที่ต้องการ

ดาวน์โหลดสมุดงานฝึกหัด

บทความเกี่ยวข้อง

• วิธีสร้าง Popup Reminder ใน Excel
• วิธีสร้าง Notifications หรือ Reminders ใน Excel
• วิธีสร้าง Alerts ใน Excel
• วิธีปิด Alerts ใน Excel VBA
• วิธีตั้งสูตร Due Date Reminder ใน Excel
• วิธีตั้ง Due Date Reminder ใน Excel

<< กลับไปยัง Alerts in Excel | Learn Excel

รับแบบฝึกหัด Excel ขั้นสูงพร้อมเฉลยฟรี!