ข้อดีอย่างหนึ่งของบริการอีเมลออนไลน์อย่าง Gmail คือคุณไม่ต้องกังวลกับการเติมข้อความอัตโนมัติ เนื่องจากรายชื่อติดต่อทั้งหมดของคุณจะถูกจัดเก็บไว้ในระบบคลาวด์ และ Gmail จะสร้างดัชนีขนาดยักษ์ของทุกคนที่ส่งอีเมลถึงคุณหรือทุกคนที่คุณส่งอีเมลถึงคุณโดยอัตโนมัติ เมื่อคุณเริ่มพิมพ์ชื่อหรือที่อยู่อีเมล ระบบจะแสดงรายชื่อติดต่อที่ตรงกันทั้งหมดอย่างน่าอัศจรรย์!
ไม่เช่นนั้นกับ Outlook 2016 หรือ Outlook เวอร์ชันก่อนหน้าใดๆ ไม่มีสิ่งใดถูกเก็บไว้ในระบบคลาวด์ ดังนั้นทุกอย่างจึงขึ้นอยู่กับไฟล์ในเครื่อง นั่นเป็นความจริงสำหรับคุณลักษณะคำแนะนำการเติมข้อความอัตโนมัติด้วย โดยพื้นฐานแล้ว ทุกครั้งที่คุณพิมพ์ชื่อหรือที่อยู่อีเมลใน Outlook ระบบจะเก็บข้อมูลนี้ไว้ในไฟล์ ดังนั้นครั้งต่อไปที่คุณพิมพ์ชื่อหรืออีเมลนั้น ระบบจะเติมข้อความให้คุณโดยอัตโนมัติ
หมายเหตุ: หากคุณอยู่ในสภาพแวดล้อมขององค์กร ในทางเทคนิคแล้ว ผู้ติดต่อของคุณจะถูกจัดเก็บไว้ในคลาวด์ (เซิร์ฟเวอร์ Exchange)
หากคุณใช้ Outlook มาหลายปี ฐานข้อมูลการเติมข้อความอัตโนมัติของคุณอาจมีขนาดใหญ่ และหากจู่ๆ หยุดทำงาน การส่งอีเมลถึงใครซักคนจะกลายเป็นเรื่องยุ่งยาก! บางครั้งการเติมข้อความอัตโนมัติจะหยุดทำงานเนื่องจากเกิดปัญหากับไฟล์ PST และบางครั้งอาจเกิดจากการอัปเกรด Outlook เป็นเวอร์ชันใหม่กว่าจากเวอร์ชันก่อนหน้า ฉันยังพบปัญหาที่การเติมข้อความอัตโนมัติจะทำงานภายในหนึ่งเซสชันของ Outlook แต่วินาทีที่คุณปิดและเปิดใหม่อีกครั้ง รายการทั้งหมดก็หายไป
ในบทความนี้ ฉันจะพูดถึงวิธีการสองสามวิธีที่ได้เรียนรู้มาหลายปีเพื่อแก้ไขปัญหาการเติมข้อความอัตโนมัติใน Outlook และวิธีโอนคำแนะนำการเติมข้อความอัตโนมัติจาก Outlook เครื่องหนึ่งไปยังอีกเครื่องหนึ่ง
ซ่อมแซมไฟล์ PST
ปัญหาปกติที่การเติมข้อความอัตโนมัติหยุดทำงานเกี่ยวข้องกับไฟล์ PST ของคุณ สิ่งแรกที่ควรลองคือการซ่อมแซมไฟล์ PST และดูว่ารายการเติมข้อความอัตโนมัติกลับมาหรือหยุดการรีเซ็ตหรือไม่ คุณสามารถทำได้โดยไปที่ตำแหน่งต่อไปนี้ใน Windows 64 บิต
C:\Program Files (x86)\Microsoft Office\Office14
และเรียกใช้ scanpst.exe ไฟล์. โปรดทราบว่าเส้นทางอาจแตกต่างกันไปขึ้นอยู่กับเวอร์ชันของ Office ตัวอย่างเช่น หากคุณใช้ Office เวอร์ชัน 64 บิตและเวอร์ชันที่ใหม่กว่า เส้นทางอาจเป็น C:\Program Files\Microsoft Office\Office15 . นอกจากนี้ Office เวอร์ชันใหม่กว่าอาจจัดเก็บไฟล์ไว้ในตำแหน่งต่อไปนี้:
C:\Program Files\Microsoft Office\root\Office16
คลิก เรียกดู และไปที่ไฟล์ PST ของคุณ หากอยู่ในตำแหน่งเริ่มต้น ให้ไปที่ C:\Users\Username\AppData\Local\Microsoft\Outlook . โดยค่าเริ่มต้น ควรเรียกว่า Outlook.pst
หากคุณเห็นว่าเครื่องมือซ่อมแซมแก้ไขปัญหาบางอย่างกับไฟล์ PST ได้ คุณก็อาจจะโชคดีและการเติมข้อความอัตโนมัติจะทำงานได้ตามปกติอีกครั้ง โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากมีการรีเซ็ตทุกครั้งที่คุณปิดและเปิด Outlook
วิธีที่ 2 – นำเข้าไฟล์ NK2
Outlook ทุกเวอร์ชันก่อนปี 2010 เก็บข้อมูลชื่อ/อีเมลนี้ไว้ในไฟล์ที่มีนามสกุล NK2 Outlook 2010 จัดเก็บไว้แตกต่างกัน ดังนั้นคุณต้องนำเข้าไฟล์นี้ หากคุณกำลังพยายามรับข้อมูลคำแนะนำจาก Outlook เวอร์ชันเก่าลงใน Outlook 2010
https://support.microsoft.com/kb/980542
ตรวจสอบบทความ Microsoft KB ด้านบนเกี่ยวกับวิธีการทำเช่นนี้ คุณสามารถดาวน์โหลดโปรแกรม FixIT และเลือกไฟล์ NK2 ได้ จากนั้นไฟล์จะจัดการส่วนที่เหลือให้คุณเอง หากคุณต้องการทำเอง คุณสามารถค้นหาไฟล์ในตำแหน่งต่อไปนี้สำหรับ Outlook 2003/2007 ที่ใช้ Windows 2000 หรือ XP:
C:\Documents and Settings\Username\Application Data\Microsoft\Outlook
สำหรับ Outlook 2003/2007 ที่ใช้ Windows Vista หรือ 7:
C:\Users\Username\AppData\Roaming\Microsoft\Outlook
ตอนนี้เพื่อที่จะนำเข้าไปยัง Outlook 2010 คุณต้องตรวจสอบให้แน่ใจว่าไฟล์ NK2 อยู่ในไดเร็กทอรีนี้:
C:\Users\username\AppData\Roaming
สุดท้าย ให้คลิกที่ Start พิมพ์ run และในกล่องโต้ตอบ Open พิมพ์คำสั่งต่อไปนี้:
outlook.exe /importnk2
ที่ควรนำเข้าแคชชื่อจาก Outlook เวอร์ชันเก่าไปยัง Outlook 2010
วิธีที่ 3 – ล้างแคชเติมข้อความอัตโนมัติ
ในบางกรณี เพื่อให้สิ่งนี้ทำงานได้อีกครั้งใน Outlook คุณอาจต้องล้างแคชการเติมข้อความอัตโนมัติ หากทุกอย่างหายไปแล้ว ก็ไม่เป็นไร แต่น่าจะช่วยแก้ปัญหาแคชรีเซ็ตได้ครั้งแล้วครั้งเล่า
หากต้องการล้างแคช ให้ไปที่ ไฟล์ และคลิกที่ ตัวเลือก . จากนั้นคลิกที่ เมล และเลื่อนลงไปที่ส่งอีเมล มาตรา.
คลิกที่ รายการเติมข้อความอัตโนมัติที่ว่างเปล่า ปุ่ม. เป็นความคิดที่ดีที่จะยกเลิกการเลือก ใช้รายการการทำให้สมบูรณ์อัตโนมัติเพื่อแนะนำชื่อเมื่อพิมพ์ในบรรทัดถึง สำเนาถึง และสำเนาลับถึง กล่อง. ออกจาก Outlook แล้วเลือกช่องนี้อีกครั้ง ลองพิมพ์ที่อยู่อีเมลสองสามรายการ จากนั้นออกจาก Outlook แล้วเปิดใหม่อีกครั้งและดูว่ายังมีชื่ออยู่หรือไม่
วิธีที่ 4 – เปลี่ยนชื่อ RoamCache
คุณยังสามารถกำจัดแคชปัจจุบันของคุณโดยสมบูรณ์และเริ่มต้นใหม่ตั้งแต่ต้น ซึ่งอาจเป็นวิธีเดียวที่จะแก้ปัญหาได้ คุณเพียงแค่ต้องเปลี่ยนชื่อโฟลเดอร์ RoamCache เป็นอย่างอื่น และ Outlook จะสร้างใหม่เมื่อคุณเริ่มโปรแกรมอีกครั้ง
สำหรับ Windows Vista และ 7:
C:\Users\Username\AppData\Local\Microsoft\Outlook\RoamCache
สำหรับ Windows 2000 และ XP:
C:\Documents and Settings\Username\Local Settings\Application Data\Microsoft\Outlook\RoamCache
วิธีที่ 5 – แก้ไขไฟล์ NK2
แม้ว่า Outlook 2010/2013/2016 จะไม่มีไฟล์ NK2 โดยเฉพาะ พวกเขายังคงเก็บข้อมูลในไฟล์ แต่มีชื่ออื่น ชื่อของไฟล์คือ:
Stream_Autocomplete_X_AAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAA.dat
และอยู่ในนี้:
C:\Users\Username\AppData\Local\Microsoft\Outlook\RoamCache
หากคุณใช้ Windows XP พร้อม Outlook แสดงว่าอยู่ที่นี่:
C:\Documents and Settings\Username\Local Settings\Application Data\Microsoft\Outlook\RoamCache
ในวิธีที่ 4 เราเปลี่ยนชื่อโฟลเดอร์ RoamCache นี้ แต่จะลบทุกอย่างและทำให้คุณเริ่มต้นจากศูนย์ หากคุณเพิ่งเริ่มประสบปัญหานี้ คุณอาจกู้คืนคำแนะนำชื่อบางส่วนได้โดยเปิดไฟล์ Stream.dat นี้ในโปรแกรมชื่อ NK2Edit:
https://www.nirsoft.net/utils/outlook_nk2_edit.html
สิ่งแรกที่คุณสามารถลองได้คือเพียงเปิดไฟล์ .dat ด้วย NK2Edit แล้วปิด ตรวจสอบให้แน่ใจว่าปิด Outlook แล้วเมื่อคุณทำเช่นนี้ จากนั้นเปิด Outlook และดูว่าสามารถแก้ไขปัญหาได้หรือไม่ โปรดทราบว่าโปรแกรมนี้จะตรวจจับโดยอัตโนมัติหากคุณติดตั้ง Outlook และจะโหลดไฟล์แคชให้คุณหากเก็บไว้ในตำแหน่งเริ่มต้น คุณควรเห็นรายการเติมข้อความอัตโนมัติทันที:
หากไม่ได้เปิดขึ้นมาหรือคุณไม่สามารถเปิดได้ด้วยตนเอง คุณจะต้องสร้างไฟล์แคชใหม่และแทนที่ไฟล์ stream.dat ปัจจุบัน คุณสามารถทำได้โดยเปิด NK2Edit แล้วไปที่ ไฟล์> – ไฟล์ .NK2 ใหม่ .
จากนั้นไปที่ การดำเนินการ และเลือก เพิ่มบันทึกจากสมุดที่อยู่ .
ตอนนี้ เลือกผู้ติดต่อที่คุณต้องการใช้เพื่อสร้างไฟล์ NK2 ใหม่ คุณไม่จำเป็นต้องเลือกผู้ติดต่อทั้งหมดหากไม่ต้องการ คุณยังสามารถคลิกรายการแบบเลื่อนลงและคลิกที่รายชื่อติดต่อที่แนะนำ และดูว่ามีอะไรอยู่บ้าง หากไม่ ให้เลือก Contacts แล้วกด Control + คลิกเพื่อเลือกรายชื่อติดต่อแต่ละราย
ตอนนี้ทำไฟล์ – บันทึกเป็นและเรียกดูตำแหน่งของไฟล์แคชปัจจุบัน (stream_autocomplete) และเปลี่ยน บันทึกเป็นประเภท เป็น .dat แทน NK2
สำหรับชื่อไฟล์ ให้เลือกไฟล์ปัจจุบันที่คุณจะแทนที่ แค่นั้นแหละ! เป็นกระบวนการที่ยาวนาน แต่ได้ผล! และตอนนี้คุณก็รู้วิธีแก้ไขและแก้ไขรายการเติมข้อความอัตโนมัติด้วยตนเองแล้วหากต้องการ!
คุณยังสามารถรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการเติมข้อความอัตโนมัติของ Outlook ได้จากเว็บไซต์สนับสนุนของ Microsoft หากคุณยังคงมีปัญหาหรืออะไรไม่ชัดเจน แสดงความคิดเห็นที่นี่ แล้วฉันจะพยายามช่วย! สนุก!
