ในที่ทำงาน คุณอาจต้องจัดการกับงานต่างๆ นับล้านในแต่ละวัน การเก็บสิ่งเหล่านี้ไว้ในหัวอาจเป็นเรื่องยาก มีแอปเพิ่มประสิทธิภาพมากมายที่สามารถช่วยให้คุณจดจำสิ่งต่างๆ และจัดการงานให้กับคุณได้
ไม่ต้องการค้นหาและติดตั้งซอฟต์แวร์เพิ่มเติมใช่หรือไม่ ไม่ใช่ปัญหา. Slack มีคุณสมบัติการทำงานหลายอย่าง ต่อไปนี้คือเคล็ดลับและกลเม็ดยอดนิยมของ Slack ที่สามารถช่วยให้คุณทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้นในปีนี้
เคล็ดลับและกลเม็ดเด็ดๆ เพื่อเพิ่มประสิทธิผล
Slack ให้ความสำคัญกับประสิทธิภาพเสมอ ที่นี่คุณจะพบกับฟีเจอร์ล่าสุดที่เพิ่มเข้ามาใน Slack รวมถึงฟีเจอร์ที่เก่ากว่าและซ่อนอยู่ซึ่งคุณอาจไม่รู้
1. จัดระเบียบช่อง Slack ของคุณ
เนื่องจากทุกคนสามารถสร้างช่องใน Slack ได้ พื้นที่ทำงานของคุณจึงเต็มไปด้วยการแชทและช่องทางที่คุณไม่ได้ใช้ ปัญหาคือคุณจะใช้เวลาเท่าไรในการค้นหาสิ่งที่สำคัญท่ามกลางความยุ่งเหยิงนั้น เช่น เมื่อคุณจำชื่อช่องที่แชร์ลิงก์หรือไฟล์แนบที่คุณต้องการไม่ได้ .
วิธีที่ดีในการกระจายช่อง Slack ของคุณคือการจัดระเบียบ คุณสามารถแบ่งช่องทั้งหมดของคุณออกเป็นสามหมวดหมู่หลัก:
- ช่องที่ติดดาว :ติดดาวช่องสำคัญในพื้นที่ทำงาน Slack ของคุณ ควรเป็นช่องที่คุณใช้บ่อยที่สุด เช่น ช่องที่คุณพูดคุยเกี่ยวกับโครงการที่ใช้งานอยู่ หรือช่องที่คุณเข้าชมเพื่อรับข้อมูลสำคัญและลิงก์ตลอดเวลา
- ช่องปกติ: นี่อาจเป็นช่องที่ไม่สำคัญทั้งหมดที่คุณเปิดเป็นครั้งคราว
- ช่องปิดเสียง: มีช่องทางใดบ้างที่สร้างเสียงรบกวนมากเกินไป (เช่น การแจ้งเตือน) แต่ดูเหมือนว่าคุณยังใช้ช่องเหล่านี้ไม่บ่อยเพียงพอหรือไม่ ค้นหาช่องที่คุณไม่ได้ตรวจสอบเป็นประจำและปิดเสียงบน Slack
หากต้องการปิดเสียงช่อง ให้เปิดใน Slack จากนั้นเลือกชื่อช่องในส่วนหัวของการสนทนา เปิดเมนูการแจ้งเตือนและเลือกปิดเสียงช่อง .
ช่องที่ปิดเสียงทั้งหมดจะปรากฏเป็นสีเทาที่ด้านล่างของรายการช่อง
2. ตั้งค่าการช่วยเตือนใน Slack
คุณสามารถใช้ Slack เพื่อตั้งค่าตัวเตือนอัจฉริยะสำหรับตัวคุณเองหรือเพื่อนร่วมงาน เพื่อให้แน่ใจว่าคุณจะไม่พลาดกำหนดเวลาของโครงการ
ในการตั้งการเตือนสำหรับตัวคุณเอง ให้เปิดหน้าต่างข้อความใน Slack แล้วพิมพ์ /remind me ตามด้วยข้อความและเวลาที่เตือนความจำ ตัวอย่างเช่น /เตือนให้ฉันส่งอีเมลเวลา 14.00 น. .
คุณยังสร้างการช่วยเตือนให้เพื่อนร่วมงานได้อีกด้วย ในการทำเช่นนั้น ให้เปิดหน้าต่างข้อความใน Slack แล้วพิมพ์ /remind @someone ตามด้วยข้อความและเวลาที่เตือนความจำ ตัวอย่างเช่น /เตือน @Anya ให้ส่งอีเมลเวลา 14.00 น. .
ในการสร้างการเตือนความจำสำหรับทั้งช่อง ให้เปิดช่องนี้ใน Slack แล้วพิมพ์ลงในหน้าต่างข้อความ /remind #nameofchannel ตามด้วยข้อความและเวลาที่เตือน ตัวอย่างเช่น /เตือน #general ให้ส่งอีเมลเวลา 14.00 น. .
3. เรียกดูข้อความที่ยังไม่ได้อ่านทั้งหมดของคุณ
สำหรับการเข้าถึงข้อความที่ยังไม่ได้อ่านทั้งหมดของคุณอย่างรวดเร็ว คุณสามารถใช้คุณลักษณะทั้งหมดที่ยังไม่ได้อ่านใน Slack
หากต้องการตั้งค่า ให้เปิด Slack แล้วเลือกเพิ่มเติม ในเมนูแถบด้านข้างทางด้านซ้าย จากนั้นเลือก ทั้งหมดที่ยังไม่ได้อ่าน . หรือคุณสามารถใช้แป้นพิมพ์ลัด Ctrl + เปลี่ยน + เอ (สำหรับ Windows) หรือ Cmd + เปลี่ยน + เอ เพื่อดูข้อความที่ยังไม่ได้อ่านทั้งหมดของคุณ
4. ตั้งค่าการตอบกลับ Slackbot อัตโนมัติ
หากคุณพบว่าตัวเองกำลังตอบหรือถามคำถามเดิมซ้ำแล้วซ้ำเล่าใน Slack คุณสามารถประหยัดเวลาได้ด้วยการตั้งค่าการตอบกลับอัตโนมัติของ Slackbot
Slackbot เป็นบอทในตัวที่สามารถตอบกลับอัตโนมัติสำหรับคุณเมื่อมีการระบุการใช้คำหรือวลีที่เรียกในข้อความหรือช่องทาง
ในการตั้งค่าการตอบกลับ Slackbot แบบกำหนดเอง ให้เลือกชื่อพื้นที่ทำงานของคุณที่มุมซ้ายบนของหน้าจอ และทำตามเส้นทางการดูแลระบบ> ปรับแต่ง .
ใน ปรับแต่งพื้นที่ทำงานของคุณ หน้าต่าง ใต้ Slackbot แท็บ เลือก + เพิ่มการตอบกลับใหม่ .
พิมพ์คำหรือวลีที่เรียกใน เมื่อมีคนพูด ทางด้านซ้าย และการตอบสนองใน Slackbot ตอบสนอง กล่อง. คำตอบอาจเป็นข้อความธรรมดา รวมถึงลิงก์ รูปภาพ หรืออิโมจิ
5. ปรับแต่งการแจ้งเตือนของคุณใน Slack
การแจ้งเตือน Slack อาจมีประโยชน์และเป็นอันตรายหากคุณได้รับการแจ้งเตือนมากเกินไป โชคดีที่คุณปรับแต่งได้ว่าต้องการรับการแจ้งเตือนใดใน Slack และเวลาที่ได้รับ
หากต้องการควบคุมการแจ้งเตือน ให้เลือกรูปโปรไฟล์ใน Slack แล้วไปตามเส้นทางค่ากำหนด> การแจ้งเตือน . จากที่นั่น คุณสามารถเลือกได้ว่าต้องการรับการแจ้งเตือนใด
เลือกว่าคุณต้องการรับการแจ้งเตือนเกี่ยวกับข้อความใหม่ทั้งหมด .หรือไม่ , ข้อความโดยตรง การกล่าวถึง และคำหลัก หรือ ไม่มีอะไร เลย
คุณยังรับการแจ้งเตือนเมื่อมีคนพูดถึงคำหรือวลีเฉพาะใน Slack ได้อีกด้วย ป้อนคำเหล่านั้นลงใน คำหลักของฉัน s box เพื่อเปิดใช้งานตัวเลือกนี้
ในหน้าเดียวกัน คุณสามารถตั้งค่ากำหนดการแจ้งเตือน .ของคุณเองได้ เพื่อให้แน่ใจว่าคุณจะได้รับเมื่อเหมาะสมเท่านั้น
6. ใช้ Slack Connect เพื่อเชิญบุคคลภายนอกบริษัทของคุณ
Slack Connect เป็นบริการที่ Slack นำเสนอสำหรับการเชิญบุคคลภายนอกบริษัทของคุณให้เข้าร่วมช่อง Slack ของคุณ วิธีนี้ทำให้คุณไม่ต้องกังวลว่าต้องรักษาการสื่อสารของคุณให้เป็นส่วนตัวและปลอดภัย (Slack ดูแลมัน) รวมถึงการสลับไปมาระหว่างผู้ส่งสารรายหนึ่งไปยังอีกรายหนึ่งเพื่อดำเนินการสื่อสารต่อไป
หากคุณต้องการแลกเปลี่ยนข้อความโดยตรงกับบุคคลภายนอกบริษัท คุณสามารถทำได้แม้ในแผน Slack ฟรี ในการส่งคำเชิญ Slack Connect DM ให้เริ่มข้อความใหม่และใน ถึง: ฟิลด์ ป้อนที่อยู่อีเมลของบุคคลที่คุณต้องการเชิญ
บุคคลอื่นจะมีเวลา 14 วันในการยอมรับคำเชิญของคุณ
หากคุณและบุคคลที่คุณต้องการเชิญใช้แผน Slack แบบชำระเงินแผนใดแบบหนึ่ง คุณสามารถสร้างช่องทางที่แชร์เพื่อสื่อสารบน Slack ได้อย่างมีประสิทธิภาพยิ่งขึ้น คุณยังสามารถเชิญบุคคลภายนอกให้เข้าร่วมช่องที่มีอยู่ของคุณได้ (ยกเว้น #ทั่วไป)
ในการเชิญบุคคลอื่นเข้าสู่ช่อง Slack ของคุณ ให้เลือกชื่อช่องและทำตามเส้นทางการตั้งค่า> Slack Connect> ร่วมงานกับบริษัทอื่น . ป้อนที่อยู่อีเมลของบุคคลที่คุณต้องการเชิญแล้วเลือกเสร็จสิ้น เพื่อยืนยัน.
7. ใช้การจัดรูปแบบข้อความเพื่อปรับปรุงการสื่อสารของคุณบน Slack
การจัดรูปแบบข้อความสามารถช่วยให้คุณเข้าใจประเด็นได้ง่ายและเพิ่มความชัดเจนในการสื่อสารใน Slack คุณสามารถจัดรูปแบบข้อความของคุณใน Slack ได้อย่างง่ายดายโดยใช้แถบเครื่องมือการจัดรูปแบบในกล่องข้อความ หรือใช้สัญลักษณ์พิเศษสำหรับแต่ละรูปแบบ
การใช้การจัดรูปแบบข้อความใน Slack จะทำให้ข้อความของคุณตัวหนา , ตัวเอียง , ใช้ ขีดทับ , บล็อคโควต , สัญลักษณ์แสดงหัวข้อย่อย และ รายการสั่งซื้อ รวมทั้งเพิ่มลิงก์และบรรทัดโค้ดในข้อความของคุณ
8. ใช้ทางลัด Slack
แป้นพิมพ์ลัดช่วยให้คุณทำงานเสร็จเร็วขึ้น ซึ่งช่วยประหยัดเวลาได้มาก
คุณสามารถค้นหารายการทางลัด Slack ทั้งหมดได้โดยกด Ctrl + / (สำหรับ Windows) หรือ Cmd + / (สำหรับ Mac)
9. จัดการอีเมลขาเข้า (เฉพาะแผน Slack แบบชำระเงิน)
การส่งอีเมลไปยัง Slack เป็นคุณสมบัติที่ยอดเยี่ยมที่สามารถช่วยให้คุณเก็บการสื่อสารงานทั้งหมดไว้บนแพลตฟอร์มเดียว อย่างไรก็ตาม ผู้ใช้บางคนต้องการแยกพวกเขาออกจากกัน หากคุณเป็นเจ้าของหรือผู้ดูแลระบบพื้นที่ทำงานที่ใช้แผน Slack แบบชำระเงิน คุณจะมีสิทธิ์ควบคุมคุณลักษณะนี้อย่างเต็มที่ – คุณจะต้องตัดสินใจว่าสมาชิกพื้นที่ทำงานสามารถส่งอีเมลไปยังแชนเนล DM หรือ Slackbot และโพสต์บน Slack ได้หรือไม่
ในการจัดการอีเมลขาเข้า ก่อนอื่นให้เลือกพื้นที่ทำงานของคุณ จากนั้นไปที่ การตั้งค่าและการดูแลระบบ และทำตามเส้นทาง การตั้งค่าพื้นที่ทำงาน> อีเมลขาเข้า> ขยาย . จากที่นั่น คุณสามารถเปิดใช้งาน หรือ ปิดการใช้งานอีเมลขาเข้า .
10. ดูกิจกรรมข้อความของคุณ (แผน Slack แบบชำระเงินเท่านั้น)
หากคุณต้องการทำให้พื้นที่ทำงาน Slack ของคุณมีประสิทธิภาพมากขึ้น คุณสามารถใช้ข้อมูลที่คุณรวบรวมได้โดยการดูกิจกรรมข้อความ เป็นคุณลักษณะที่มีให้สำหรับเจ้าของหรือผู้ดูแลระบบพื้นที่ทำงานที่ใช้แผน Slack แบบชำระเงินแบบใดแบบหนึ่ง
หากต้องการดูกิจกรรมข้อความ ให้ค้นหาข้อความที่คุณต้องการตรวจสอบและเลือกไอคอนสามจุด ถัดจากมัน. จากนั้นเลือก ดูกิจกรรมข้อความ .
สถิติเหล่านี้สามารถช่วยคุณวัดผลกระทบของการประกาศและแคมเปญการสื่อสารภายใน
11. เรียนรู้วิธีค้นหาข้อมูลอย่างหย่อนยาน
คุณเป็นส่วนหนึ่งของพื้นที่ทำงานขนาดใหญ่และพยายามค้นหาข้อมูลเกี่ยวกับ Slack อยู่เสมอใช่หรือไม่ ตามค่าเริ่มต้น เมื่อคุณค้นหาใน Slack ระบบจะแสดงผลลัพธ์จากช่องทางและข้อความทั้งหมดจากผู้ใช้ทั้งหมดจากพื้นที่ทำงานของคุณ อย่างไรก็ตาม Slack เสนอวิธีที่มีประสิทธิภาพมากกว่าสองสามวิธีในการค้นหาของคุณ
ใช้ข้อมูลต่อไปนี้ในการค้นหาของคุณเพื่อผลการค้นหาที่ดีขึ้น:
- ใน: เมื่อคุณต้องการค้นหาภายในช่องใดช่องหนึ่ง เช่น ผลการทดสอบใน:#general .
- จาก: เมื่อคุณต้องการเรียกดูข้อความจากผู้ใช้คนเดียว เช่น ผลการทดสอบจาก:@person .
- มี: เมื่อค้นหาข้อความที่มีคำหลักบางคำ เช่น มี:ผลการทดสอบ .
- หลัง: , ก่อนหน้า: หรือ ระหว่าง: เพื่อค้นหาข้อความจากช่วงเวลาที่กำหนด เช่น ระหว่าง:วันนี้ .
12. เริ่มใช้ตัวสร้างเวิร์กโฟลว์
สุดท้าย หนึ่งในบริการเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานที่ดีที่สุดที่คุณสามารถใช้ใน Slack ได้คือ Workflow Builder ตัวสร้างเวิร์กโฟลว์คือชุดเครื่องมือที่ช่วยให้คุณทำงานประจำวันของคุณโดยอัตโนมัติ เพื่อให้คุณไม่ต้องเสียเวลาทำงานด้วยตนเอง ไม่ว่าจะเป็นข้อความต้อนรับสำหรับผู้ใช้ใหม่ หรือการขอลายเซ็นในเอกสาร คุณเป็นผู้กำหนดว่าขั้นตอนการทำงานของคุณจะง่ายหรือซับซ้อนเพียงใด
ในการเริ่มต้นใช้งานตัวสร้างเวิร์กโฟลว์ ให้เลือกพื้นที่ทำงานของคุณและทำตามเส้นทางเครื่องมือ> ตัวสร้างเวิร์กโฟลว์ . จากนั้นเลือกประเภทของกิจวัตรที่คุณต้องการทำให้เป็นอัตโนมัติ และเริ่มสร้างเวิร์กโฟลว์แรกบน Slack
มาเป็นผู้ใช้ Slack Power
Slack มักถูกมองว่าเป็นเพียงแพลตฟอร์มการสื่อสาร อย่างไรก็ตาม แอปนี้ยังเป็นแอปเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานอีกด้วย คุณเพียงแค่ต้องรู้วิธีใช้งานแอป ตลอดจนเคล็ดลับและกลเม็ดที่ซ่อนอยู่บางประการของ Slack เพื่อเป็นผู้ใช้ระดับสูง
Slack ช่วยให้คุณมีประสิทธิผลมากขึ้นหรือไม่? เคล็ดลับและลูกเล่น Slack ที่คุณชื่นชอบคืออะไร? แบ่งปันกับเราในส่วนความคิดเห็นด้านล่าง
