ในชุดแอปพลิเคชันเว็บ G Suite, Google Sheets อาจเป็นที่น่าประทับใจที่สุด เปิดตัวปี 2006 กลายเป็นคู่แข่งแข็งแกร่งของ Microsoft Excel ทันที
วันนี้ Google Sheets มีฟีเจอร์แก้ไขและร่วมงานมากมาย ที่นักเรียน พนักงาน และนักงานอดิเรกล้านๆ ใช้ทุกวัน
ฟีเจอร์ที่ได้รับความนิยมมากที่สุดคือชุดฟังก์ชันที่ทรงพลัง ฟังก์ชันเป็นหัวใจสำคัญของสเปรดชีต แต่ละแพลตฟอร์มมักมีฟังก์ชันเฉพาะตัว
ฟังก์ชัน IMPORTRANGE ของ Google Sheets อนุญาตให้เชื่อมต่อข้อมูลระหว่าง 2 สเปรดชีตขึ้นไปได้อย่างราบรื่น เปิดโอกาสให้ทำได้หลายอย่างน่าสนใจ ฟังก์ชันนี้ช่วยให้นำเข้าข้อมูลใน Google Sheets ได้
IMPORTRANGE คืออะไร?
IMPORTRANGE เป็นหนึ่งในฟังก์ชันมากกว่า 100 ตัวที่ Google Sheets รองรับ ใช้สร้างสูตรจัดการข้อมูล คำนวณ และอื่นๆ
ฟังก์ชันอื่นๆ เช่น DATE (แปลงสตริงเป็นวันที่) COS (โคไซน์ของมุมในเรเดียน) ROUND (ปัดทศนิยม)
IMPORTRANGE ช่วยให้ทำ Cross-spreadsheet integration ได้: นำช่วงเซลล์จากสเปรดชีตอื่น (หรือเวิร์กชีตในชีตเดียวกัน) เข้ามาในชีตปัจจุบัน
Google Sheets users สามารถแยกข้อมูลเป็นหลายชีต แล้วยังดูรวมกันได้ด้วยสูตรง่ายๆ ยังอนุญาตให้ร่วมงาน: นำเข้าข้อมูลจากชีตของบุคคลที่สาม (หากอนุญาต) เข้ามาในชีตของตัวเอง
วิธีใช้ IMPORTRANGE
ขั้นแรก: ต้องมีสเปรดชีตต้นทางที่ต้องการนำเข้าข้อมูล หาหรือสร้างชีตตัวอย่างพร้อมข้อมูลสักแถว
ตัวอย่าง: ชีตง่าย 2 คอลัมน์ 3 แถว เป้าหมาย: นำข้อมูลนี้ไปใส่ในอีกชีตหนึ่ง สร้างชีตใหม่หรือใช้ชีตเดิม ตั้งค่าให้พร้อม
เริ่มต้นเหมือนใช้ฟังก์ชันทั่วไป: คลิกเซลล์ว่าง เพื่อเข้าถึง Formula bar พิมพ์ =IMPORTRANGE
Syntax พื้นฐาน: IMPORTRANGE(spreadsheet_url, range_string) มี 2 พารามิเตอร์ มาดูแต่ละตัว
spreadsheet_url: URL ของสเปรดชีตต้นทาง คัดลอกวาง URL ทั้งหมดได้ หรือใช้แค่ Identifier string ที่อยู่ใน URL ก็ได้
Identifier คือ สตริงยาวระหว่าง "spreadsheets/d/" และ "/edit" ใน URL ตัวอย่าง: "1bHbpbisrzaLF34r91UD1SLdDCpx7gD4v_4RnFBvgbfI"
range_string: ช่วงข้อมูลที่ต้องการนำเข้า แทนที่จะนำทั้งชีต ตัวอย่างชีตข้างต้น ช่วงทั้งหมดคือ A1:B4
ลดรูปได้เป็น A:B หากต้องการนำข้อมูลในคอลัมน์นี้ทั้งหมดรวมถึงข้อมูลเพิ่มในอนาคต หากไม่ต้องการหัวตาราง ใช้ A2:B4
รวมสูตรเต็ม: =IMPORTRANGE("1bHbpbisrzaLF34r91UD1SLdDCpx7gD4v_4RnFBvgbfI", "A:B")
ลองใช้สูตร จะเจอ Reference Error ตรงแรก ต้องคลิกที่เซลล์เพื่อเชื่อมต่อ 2 ชีตนี้
หากทำถูกต้อง ข้อมูลจะถูกนำเข้ามาในชีตปัจจุบัน
ง่ายใช่ไหม? หมายเหตุ: รูปแบบการจัดรูปแบบ (Formatting) จะไม่ถูกนำเข้ามา แต่ข้อมูลข้อความธรรมดาจะเข้ามาทั้งหมด
ทำไมต้องใช้ IMPORTRANGE?
ตอนนี้เห็นว่าง่ายแล้ว แล้วเมื่อไหร่ควรใช้? มาดูตัวอย่างใช้งาน
จัดระเบียบข้อมูลดีขึ้น (Better Organization)
อาจมีชีตซับซ้อน ตัวแปรที่เคลื่อนไหวอยากแยกจากข้อมูลอื่น IMPORTRANGE เหมาะที่สุด สร้างชีต "Variables" เก็บตัวแปรที่เคลื่อนไหว ใช้ IMPORTRANGE + QUERY + CONCATENATE รวมกลับมา
ร่วมงานกับเพื่อน (Collaborating)
2 หัวดีกว่า 1 IMPORTRANGE เชื่อมต่อชีตที่บัญชีของคุณไม่ได้เป็นเจ้าของ ได้เพียงแชร์ให้คุณ โครงการร่วมงาน ข้อมูลของ 2+ คน รวมเป็นชีตเดียวแบบไดนามิกได้
ซ่อนข้อมูลละเอียดอ่อน (Hiding Sensitive Data)
มีชีตส่วนตัว มีแถว/คอลัมน์ที่อยากโชว์สาธารณะ IMPORTRANGE ทำได้ดี
ตัวอย่าง: สร้างฟอร์ม Google Forms ถามข้อมูลส่วนตัว (ไม่อยากเปิดเผย) แต่ก็ถามคำถามทั่วไปที่อยากโชว์สาธารณะ ตั้ง range_string ให้ถูกต้อง เชื่อมกับชีตตอบฟอร์ม ทำได้
IMPORTRANGE เป็นเครื่องมือทรงพลังของ Google Sheets ใช้ได้หลายสถานการณ์ที่ต้องนำเข้าข้อมูล เป็นหนึ่งในความแตกต่างสำคัญระหว่าง Google Sheets และ Excel
มีคำถามเกี่ยวกับการใช้ฟังก์ชันนี้? หรือมีสูตรคล้ายๆ อยากแชร์? คอมเมนต์ด้านล่างได้เลย!
