Microsoft Excel ช่วยให้ผู้ใช้สามารถกำหนดคุณลักษณะและคำสั่งโดยอัตโนมัติโดยใช้มาโครและการเขียนสคริปต์ Visual Basic for Applications (VBA) VBA เป็นภาษาโปรแกรมที่ Excel ใช้เพื่อสร้างมาโคร นอกจากนี้ยังรันคำสั่งอัตโนมัติตามเงื่อนไขเฉพาะอีกด้วย
มาโครคือชุดคำสั่งที่บันทึกไว้ล่วงหน้า พวกมันทำงานโดยอัตโนมัติเมื่อได้รับคำสั่งเฉพาะ หากคุณมีงานใน Microsoft Excel ที่ต้องทำซ้ำๆ เช่น การบัญชี การจัดการโครงการ หรือการจ่ายเงินเดือน การทำกระบวนการอัตโนมัติเหล่านี้จะช่วยประหยัดเวลาได้มาก
ภายใต้ นักพัฒนา แท็บ ริบบิ้น ใน Excel ผู้ใช้สามารถบันทึกการคลิกเมาส์และการกดแป้น (มาโคร) อย่างไรก็ตาม ฟังก์ชันบางอย่างต้องการสคริปต์เชิงลึกมากกว่าที่แมโครสามารถให้ได้ นี่คือจุดที่สคริปต์ VBA กลายเป็นประโยชน์อย่างมาก ช่วยให้ผู้ใช้สามารถสร้างสคริปต์ที่ซับซ้อนมากขึ้นได้
ในบทความนี้ เราจะอธิบายสิ่งต่อไปนี้:
- การเปิดใช้งานสคริปต์และมาโคร
- วิธีการสร้างมาโครใน Excel
- ตัวอย่างเฉพาะของมาโคร
- เรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับ VBA
- สร้างปุ่มเพื่อเริ่มต้น VBA
- เพิ่มโค้ดเพื่อให้ปุ่มทำงาน
- ได้ผลไหม
การเปิดใช้งานสคริปต์และมาโคร
ก่อนที่คุณจะสามารถสร้างมาโครหรือสคริปต์ VBA ใน Excel คุณต้องเปิดใช้งาน นักพัฒนา แท็บ ริบบิ้น เมนู. แท็บนักพัฒนาไม่ได้เปิดใช้งานตามค่าเริ่มต้น วิธีเปิดใช้งาน:
- เปิดเวิร์กชีต Excel
- คลิกที่ ไฟล์ > ตัวเลือก > กำหนดริบบิ้นเอง
- ทำเครื่องหมายในช่องข้างนักพัฒนา .
- คลิกที่ นักพัฒนา แท็บจาก ริบบิ้น เมนู
- ถัดไป ให้คลิกที่ ความปลอดภัยของมาโคร และทำเครื่องหมายที่ช่องถัดจาก เปิดใช้งานมาโครทั้งหมด (ไม่แนะนำ โค้ดที่อาจเป็นอันตรายสามารถเรียกใช้ได้)
- จากนั้นคลิกตกลง
สาเหตุที่มาโครไม่ถูกเปิดใช้งานโดยค่าเริ่มต้นและมาพร้อมกับคำเตือนว่าเป็นรหัสคอมพิวเตอร์ที่อาจมีมัลแวร์
ตรวจสอบให้แน่ใจว่าเอกสารนั้นมาจากแหล่งที่เชื่อถือได้ หากคุณกำลังทำงานในโครงการที่ใช้ร่วมกันใน Excel และโปรแกรมอื่นๆ ของ Microsoft
เมื่อคุณใช้สคริปต์และมาโครเสร็จแล้ว ให้ปิดใช้งานมาโครทั้งหมดเพื่อป้องกันโค้ดที่อาจเป็นอันตรายจากการแพร่ระบาดในเอกสารอื่น
สร้างมาโครใน Excel
การดำเนินการทั้งหมดที่คุณทำใน Excel ขณะบันทึกแมโครจะถูกเพิ่มเข้าไป
- จากแท็บนักพัฒนา ให้คลิกที่ บันทึกมาโคร .
- ป้อน ชื่อมาโคร , ปุ่มลัด และ คำอธิบาย ชื่อมาโครต้องขึ้นต้นด้วยตัวอักษรและไม่มีช่องว่าง ปุ่มลัดต้องเป็นตัวอักษร
ตัดสินใจเลือกตำแหน่งที่คุณต้องการจัดเก็บมาโครจากตัวเลือกต่อไปนี้:
- สมุดงานมาโครส่วนตัว :สิ่งนี้จะสร้างเอกสาร Excel ที่ซ่อนอยู่พร้อมมาโครที่เก็บไว้เพื่อใช้กับเอกสาร Excel ใดๆ
- สมุดงานใหม่ :จะสร้างเอกสาร Excel ใหม่เพื่อจัดเก็บมาโครที่สร้างขึ้น
- สมุดงานนี้ :สิ่งนี้จะใช้กับเอกสารที่คุณกำลังแก้ไขเท่านั้น
เมื่อเสร็จแล้ว คลิกตกลง .
- ดำเนินการต่างๆ ที่คุณต้องการทำให้เป็นอัตโนมัติ เมื่อเสร็จแล้ว คลิกหยุดการบันทึก .
- เมื่อคุณต้องการเข้าถึงมาโคร ให้ใช้แป้นพิมพ์ลัดที่คุณให้มา
ตัวอย่างเฉพาะของมาโคร
มาเริ่มกันด้วยสเปรดชีตง่ายๆ สำหรับลูกค้าและจำนวนเงินที่พวกเขาค้างชำระ เราจะเริ่มต้นด้วยการสร้างมาโครเพื่อจัดรูปแบบเวิร์กชีต
สมมติว่าคุณตัดสินใจว่าสเปรดชีตทั้งหมดควรใช้รูปแบบอื่น เช่น การใส่ชื่อและนามสกุลในคอลัมน์แยกกัน
คุณสามารถเปลี่ยนแปลงสิ่งนี้ได้ด้วยตนเอง หรือสร้างโปรแกรมโดยใช้มาโครเพื่อจัดรูปแบบให้ถูกต้องโดยอัตโนมัติสำหรับคุณ
บันทึกมาโคร
- คลิกที่ บันทึกมาโคร . เรียกมันว่า Format_Customer_Data และคลิก ตกลง .
- เพื่อให้ได้รูปแบบที่เราต้องการ เราจะเปลี่ยนชื่อคอลัมน์แรกเป็น ชื่อ .
- จากนั้นแทรกคอลัมน์ข้าง A แล้วเรียกว่า นามสกุล .
- เน้นชื่อทั้งหมดในคอลัมน์แรก (ซึ่งยังคงมีชื่อและนามสกุลอยู่) แล้วคลิก ข้อมูล จากการนำทางด้วยริบบิ้น
- คลิกที่ ข้อความเป็นคอลัมน์ .
- ติ๊ก ตัวคั่น> ถัดไป > แยกจากกัน> ถัดไป > เสร็จสิ้น . ดูภาพหน้าจอด้านล่างและวิธีแยกชื่อและนามสกุลตามขั้นตอนด้านบน
- หากต้องการจัดรูปแบบช่องยอดดุลที่ครบกำหนด ให้เน้นที่จำนวนเงิน คลิกที่ หน้าแรก > การจัดรูปแบบตามเงื่อนไข> เน้นกฎของเซลล์> มากกว่า > 0 .
สิ่งนี้จะเน้นเซลล์ที่มียอดดุลครบกำหนด เราได้เพิ่มลูกค้าสองสามรายที่ไม่มียอดคงเหลือเนื่องจากเพื่ออธิบายการจัดรูปแบบเพิ่มเติม
- กลับไปที่ นักพัฒนา และคลิก หยุดการบันทึก .
ใช้มาโคร
เริ่มจากสเปรดชีตต้นฉบับก่อนที่เราจะบันทึกมาโครเพื่อจัดรูปแบบอย่างถูกต้อง คลิกที่ มาโคร , เลือก และ เรียกใช้ มาโครที่คุณเพิ่งสร้างขึ้น
เมื่อคุณเรียกใช้แมโคร การจัดรูปแบบทั้งหมดจะทำเพื่อคุณ มาโครที่เราเพิ่งสร้างนี้ถูกจัดเก็บไว้ใน Visual Basic Editor .
ผู้ใช้สามารถเรียกใช้แมโครได้หลายวิธี อ่าน เรียกใช้แมโคร เพื่อเรียนรู้เพิ่มเติม
เรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับ VBA
หากต้องการเรียนรู้เกี่ยวกับ VBA ให้คลิกที่ มาโคร จาก นักพัฒนา แท็บ ค้นหาสิ่งที่คุณสร้างขึ้นแล้วคลิก แก้ไข
โค้ดที่คุณเห็นในกล่องด้านบนคือสิ่งที่สร้างขึ้นเมื่อคุณบันทึกมาโครของคุณ
นอกจากนี้ยังเป็นสิ่งที่คุณจะเรียกใช้เมื่อคุณต้องการจัดรูปแบบสเปรดชีตการชำระเงินของลูกค้ารายอื่นในลักษณะเดียวกัน
สร้างปุ่มเพื่อเริ่มต้นใช้งาน VBA
ใช้สเปรดชีตเดียวกันกับลูกค้าด้านบนและจำนวนเงินที่เป็นหนี้ มาสร้างตัวแปลงสกุลเงินกันเถอะ
- หากต้องการแทรกองค์ประกอบปุ่ม ให้ไปที่ นักพัฒนา แท็บ
- เลือก ปุ่มคำสั่ง ActiveX จากเมนูแบบเลื่อนลงถัดจาก แทรก ใน การควบคุม ส่วน
- ลากปุ่มไปที่ใดก็ได้บนสเปรดชีต เพื่อให้คุณสามารถเข้าถึงได้ง่ายและเปลี่ยนแปลงในภายหลังหากต้องการ
- ในการแนบรหัส ให้คลิกขวาที่ปุ่มและเลือก คุณสมบัติ . เราจะเก็บ ชื่อ เป็น CommandButton และ คำบรรยาย เป็นแปลง (นี่คือข้อความปุ่ม)
เพิ่มโค้ดเพื่อให้ปุ่มทำงาน
การเข้ารหัส VBA ไม่ได้เกิดขึ้นในอินเทอร์เฟซของ Excel มันทำในสภาพแวดล้อมที่แยกต่างหาก
- ไปที่ นักพัฒนา และตรวจสอบให้แน่ใจว่า โหมดการออกแบบ เปิดใช้งานอยู่
- หากต้องการเข้าถึงรหัสของปุ่มที่เราเพิ่งสร้างขึ้น ให้คลิกขวาที่ปุ่มแล้วเลือก ดูรหัส .
- ดูโค้ดในภาพหน้าจอด้านล่าง ให้สังเกตจุดเริ่มต้น (ส่วนตัวย่อย ) และจบ (จบซับ ) ของรหัสมีอยู่แล้ว
- รหัสด้านล่างจะขับเคลื่อนขั้นตอนการแปลงสกุลเงิน
ActiveCell.Value =(ActiveCell * 1.28)
จุดประสงค์ของเราในส่วนนี้คือการแปลงสกุลเงินในสเปรดชีตของเรา สคริปต์ด้านบนแสดงอัตราแลกเปลี่ยนจาก GBP เป็น USD ค่าใหม่ของเซลล์จะเป็นค่าที่มีอยู่คูณด้วย 1.28
ภาพหน้าจอด้านล่างแสดงรูปลักษณ์ของโค้ดในหน้าต่าง VBA หลังจากที่คุณแทรก
- ไปที่ ไฟล์ ในการนำทางด้านบนและ คลิกที่ปิดและกลับไปที่ Microsoft Excel เพื่อกลับไปยังอินเทอร์เฟซหลักของ Excel
ใช้ได้ไหม
ก่อนที่คุณจะสามารถทดสอบโค้ดของคุณได้ คุณต้องปิดการใช้งานโหมดการออกแบบก่อน (คลิกที่มัน) เพื่อหลีกเลี่ยงการแก้ไขเพิ่มเติมและให้การทำงานของปุ่ม
- พิมพ์ตัวเลขใดๆ ลงในสเปรดชีตของคุณ จากนั้นคลิกปุ่ม แปลง ปุ่ม. หากค่าตัวเลขของคุณเพิ่มขึ้นประมาณหนึ่งในสี่ก็ใช้ได้
สำหรับตัวอย่างนี้ ฉันใส่ตัวเลข 4 ลงในเซลล์ หลังจากคลิก แปลง , ตัวเลขเปลี่ยนเป็น 5.12. เนื่องจาก 4 คูณ 1.28 คือ 5.12 โค้ดจึงทำงานอย่างถูกต้อง
เมื่อคุณเข้าใจวิธีการสร้างมาโครหรือสคริปต์ใน Excel แล้ว คุณสามารถใช้มันเพื่อทำให้การกระทำต่างๆ ใน Excel เป็นไปโดยอัตโนมัติ
