เพิ่มแถวรวม (Total Row) ในชีต Excel – ขั้นตอนง่ายๆ สำหรับสรุปที่แม่นยำ

ไม่ว่าคุณจะเป็นผู้ใช้ Excel มืออาชีพหรือเพิ่งเริ่มสำรวจโลกอันทรงพลังของสเปรดชีต การรู้วิธีคำนวณผลรวมอย่างมีประสิทธิภาพสามารถเพิ่มประสิทธิภาพการวิเคราะห์ข้อมูลและการรายงานของคุณได้อย่างมีนัยสำคัญ ในบทความนี้ เราจะแนะนำคุณทีละขั้นตอนในการเพิ่มแถวรวม (total row) ให้กับเวิร์กชีต Excel ของคุณ

แถวรวมจะแสดงด้วยตัวอักษรหนา (bold) เพื่อให้คุณแยกแยะได้ง่ายจากแถวอื่นๆ ในเวิร์กชีต Excel ของคุณ ข้อมูลที่แสดงในแถวนี้ถูกสร้างขึ้นอัตโนมัติ และจะช่วยให้คุณประหยัดงานที่น่าเบื่อในการบวกตัวเลขด้วยตนเอง มีหลายวิธีที่แตกต่างกันในการเพิ่มแถวรวม และการเข้าใจวิธีการทำจะช่วยให้คุณมีประสิทธิภาพมากขึ้นใน Microsoft Excel

1. เพิ่มแถวรวมในเวิร์กชีต Excel ด้วยแท็บ Table Design

ก่อนใช้วิธีนี้ในการเพิ่มแถวรวมให้กับเวิร์กชีต Excel ของคุณ คุณจะต้องแปลงข้อมูล Excel ของคุณเป็นตาราง ทำตามขั้นตอนเหล่านี้เพื่อทำ:

1. ใช้เคอร์เซอร์เลือกข้อมูลทั้งหมดที่คุณต้องการแปลงเป็นตาราง
2. ไปที่แท็บ Insert บน Ribbon ของ Excel และคลิก มันควรจะอยู่ตรงกลางระหว่างแท็บ Home และ Page Layout

1. เลือกไอคอนที่ชื่อว่า Table

1. หน้าต่างป๊อปอัปจะโผล่ขึ้นมา ซึ่งคุณสามารถเลือกรูปแบบตารางของคุณ และเลือกว่าตารางมีหัวข้อ (headers) หรือไม่ กดปุ่ม OK เมื่อเสร็จ

ข้อมูลในเวิร์กชีต Excel ของคุณตอนนี้แปลงเป็นตารางแล้ว คุณจะสังเกตเห็นแท็บใหม่ปรากฏบน Ribbon ชื่อ Table Design นี่คือแท็บที่คุณจะใช้เพื่อเพิ่มแถวรวมให้กับตารางของคุณ อย่างไรก็ตาม ในบางกรณี อาจเป็นไปได้ว่าคุณจะไม่เห็นแท็บนี้เพราะมันถูกปิดใช้งานใน Microsoft Excel อย่ากังวล คุณสามารถเปิดใช้งานได้ง่าย นี่คือวิธี:

1. ไปที่ File และเลือก Options ที่ด้านล่างของเมนูด้านซ้าย

1. หน้าต่างป๊อปอัป Excel Options จะปรากฏ เลือก Customize Ribbon จากเมนูด้านซ้าย

1. คลิกที่ส่วน Choose commands from เพื่อเปิดเมนูดรอปดาวน์ แล้วเลือก Tool Tabs

1. ในรายการตรงใต้ส่วน Choose commands from ให้ค้นหา Table Tools และเลือก Table Design ข้างใต้

1. คลิกปุ่ม Add กลางเพื่อเพิ่ม Table Designs ไปที่ Ribbon

1. เมื่อคุณเสร็จแล้ว ให้สิ้นสุดกระบวนการโดยการคลิกปุ่ม OK

ตอนนี้คุณจะสามารถเห็นแท็บ Table Design บน Ribbon ของเวิร์กชีต Microsoft Excel ของคุณ

เพื่อเพิ่มแถวรวม:

1. ไปที่แท็บ Table Design

1. เลือก checkbox Total Row ข้างใต้ชื่อแท็บ

เมื่อคุณติ๊กถูก Total Row ในแท็บ Table Design ตาราง Excel ของคุณจะเพิ่มแถวใหม่ที่ด้านล่างโดยอัตโนมัติ โดยที่ตัวเลขรวมจะแสดงด้วยตัวหนา

แถวสุดท้ายใหม่ที่ด้านล่างของตารางของคุณ แถวรวม (total row) มีคำว่า Total ในคอลัมน์ซ้ายสุด และสูตร subtotal จะแสดงเฉพาะคอลัมน์สุดท้ายเท่านั้น แต่คุณสามารถคลิกที่เซลล์ว่างภายใต้คอลัมน์อื่นได้ ซึ่งจะเปิดเมนูดรอปดาวน์ที่คุณสามารถเลือกประเภทของผลรวมที่คุณต้องการสร้าง

2. เพิ่มแถวรวมในเวิร์กชีต Excel ด้วยลัดคีย์บอร์ด

เนื่องจากแถวรวมมีประโยชน์มาก คุณอาจจะใช้มันบ่อย ในการเร่งความเร็วเวิร์กโฟลว์ (workflow) และข้ามการไปที่แท็บต่างๆ เพื่อเปิดใช้งาน คุณสามารถใช้ลัดคีย์บอร์ดเพื่อเพิ่มผลรวมให้กับตารางของคุณ นี่คือวิธี:

1. เลือกเซลล์ใดๆ ภายในตาราง Excel ของคุณ
2. บนคีย์บอร์ดของคุณ กด Ctrl + Shift + T เพื่อ toggle on แถวรวม

คุณสามารถใช้ลัดคีย์บอร์ดเดียวกันเพื่อ toggle off แถวรวม

ลัดคีย์บอร์ดอีกอย่างที่ใช้งานได้จะช่วยให้คุณเลือกประเภทการรวม (aggregation types) ที่แตกต่างกันในตารางของคุณ คุณสามารถสลับระหว่างสูตร Excel ได้อย่างง่ายดาย กด Alt + Down arrow เพื่อเปิดใช้งานเมนูดรอปดาวน์ของเซลล์เพื่อเลือกการรวม คุณสามารถใช้ลูกศร Up และ Down เพื่อนำทางรายการดรอปดาวน์ต่อไป เพื่อเลือกการรวมที่ต้องการและนำไปใช้กับตาราง ให้กด Enter บนคีย์บอร์ดของคุณ

3. เพิ่มแถวรวมในเวิร์กชีต Excel ด้วยฟังก์ชัน Sum

คุณสามารถเพิ่มแถวรวมด้วยตนเองได้ นี่คือวิธี:

1. เลือกเซลล์สุดท้ายของคอลัมน์แรกในตาราง Excel ของคุณ และพิมพ์ Total ในมัน กด Enter บนคีย์บอร์ดของคุณ

1. เลือกเซลล์สุดท้ายในแถวตารางถัดไป ที่ด้านล่างของตารางของคุณ และไปที่แท็บ Home

1. ในส่วน Edit ของแท็บ Home ให้ค้นหาฟังก์ชัน Sum ยังเรียกว่า AutoSum ขึ้นอยู่กับเวอร์ชันของแอป Excel ของคุณ

1. คลิกลูกศรถัดจาก AutoSum เพื่อเปิดเมนูการรวมเพื่อเลือกประเภทของการรวม ตัวเลือกเริ่มต้นคือสูตร Sum

1. นี่จะคำนวณผลรวมสำหรับคอลัมน์ที่เลือกโดยอัตโนมัติ คุณสามารถทำซ้ำกระบวนการสำหรับแต่ละคอลัมน์ด้วยตนเอง

4. เพิ่มแถวรวมในเวิร์กชีต Excel จากเมนูคลิกขวา

อีกวิธีหนึ่งในการเพิ่มแถวรวมคือจากเมนูคลิกขวา ผู้ใช้ Excel หลายคนจะพบว่านี่เป็นวิธีที่ง่ายที่สุด

1. คลิกขวาที่จุดใดจุดหนึ่งในตาราง Excel
2. เลือกตัวเลือก Table จากเมนู

1. เลือกตัวเลือก Total Row จากเมนูย่อย Table

การกระทำนี้จะเพิ่มแถวรวมให้กับตารางของคุณ

5. เพิ่มแถวรวมในเวิร์กชีต Excel ด้วย VBA

หากคุณกำลังทำงานกับตารางในเวิร์กชีตหลายแผ่น คุณจะผิดหวังที่จะได้ยินว่าไม่มีทางเพิ่มแถวรวมให้กับทุกตารางภายในเวิร์กบุ๊ก Excel ยังขาดตัวเลือกในการตั้งค่าแถวรวมเป็นค่าเริ่มต้นเมื่อคุณสร้างตาราง อย่างไรก็ตาม มีวิธีแก้ปัญหา คุณสามารถใช้ VBA (Visual Basic for Applications) เพื่อ toggle แถวรวมเปิดและปิดในทุกตารางในเวิร์กบุ๊กของคุณ

เพื่อใช้ VBA คุณจะต้องเข้าถึงแท็บ Developer ใน Excel หากคุณไม่พบมันบน Ribbon ให้กด Alt + F11 บนคีย์บอร์ดของคุณเพื่อเรียกหน้าต่าง VBA ซึ่งคุณสามารถทำงานได้

เมื่อคุณได้เปิดหน้าต่าง VBA แล้ว ทำตามขั้นตอนเหล่านี้:

1. ใน Visual Basic Editor ไปที่เมนู Insert และเลือก Module

1. โมดูลใหม่จะถูกสร้างขึ้น ซึ่งคุณสามารถพิมพ์คำสั่งได้
2. คัดลอกโค้ดต่อไปนี้:

Sub AddTotalRow()

Dim ws As Worksheet

Dim tbl As ListObject

For Each ws In ActiveWorkbook.Worksheets

For Each tbl In ws.ListObjects

tbl.ShowTotals = True

Next tbl

Next ws

End Sub

1. วางโค้ดลงในโมดูลที่เพิ่งเปิด

1. คลิกที่ปุ่มสีเขียว play บน Ribbon VBA เพื่อนำโค้ดนี้ไปใช้

โค้ด VBA นี้จะวนลูปผ่านเวิร์กชีตทั้งหมดในเวิร์กบุ๊ก Excel ของคุณ และทุกตารางในแต่ละแผ่น มันจะตั้งค่าคุณสมบัติ ShowTotals เป็น True ซึ่งเพิ่มแถวรวมสำหรับแต่ละตาราง

โค้ดนี้ยังสามารถปิดแถวรวมได้ แต่คุณจะต้องเปลี่ยนบรรทัดโค้ด "tbl.ShowTotals = True" เป็น "tbl.ShowTotals = False."

ตอนนี้ที่คุณรู้วิธีเพิ่มแถวรวมให้กับเวิร์กชีต Microsoft Excel แล้ว คุณสามารถเริ่มทำการคำนวณที่ซับซ้อนมากขึ้นและจัดระเบียบข้อมูลของคุณอย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น ต่อไปสำรวจอาร์เรย์ฟังก์ชัน สูตร และเครื่องมือการแสดงผลที่มีให้ใช้งาน และให้ Excel ทำงานทั้งหมดให้คุณเมื่อคุณต้องคำนวณสินเชื่อ