Microsoft Excel เป็นแอปพลิเคชันสำหรับจัดการและวิเคราะห์ชุดข้อมูลขนาดใหญ่ (โดยเฉพาะข้อมูลตัวเลข) แต่บางครั้งคุณอาจพบข้อความข้อผิดพลาดว่า "Microsoft Excel can't insert new cells"
ข้อผิดพลาดนี้มักเกิดขึ้นเมื่อไม่มีพื้นที่เพียงพอสำหรับเซลล์ใหม่ หรือ Excel มีข้อจำกัดที่ป้องกันไม่ให้คุณแก้ไขส่วนต่างๆ ของสเปรดชีต เพื่อแก้ไขปัญหาเหล่านี้และแก้ไขข้อผิดพลาด "Microsoft Excel can't insert new cells" ให้ทำตามขั้นตอนด้านล่าง
ลบการป้องกันเซลล์ (Cell Protection)
หนึ่งในสาเหตุที่เป็นไปได้ของข้อผิดพลาดนี้คือการป้องกันเซลล์ การป้องกันเซลล์เป็นคุณสมบัติใน Microsoft Excel ที่ช่วยให้ผู้ใช้ล็อกหรือปลดล็อกเซลล์หรือช่วงข้อมูลเฉพาะเพื่อป้องกันการเปลี่ยนแปลงที่ไม่ได้รับอนุญาตหรือโดยบังเอิญต่อข้อมูลสำคัญ
เซลล์ที่ได้รับการป้องกันสามารถล็อกการแก้ไข การจัดรูปแบบ หรือการลบได้ หาก Excel ไม่สามารถแทรกเซลล์ใหม่ได้ คุณอาจต้องลบการป้องกันเซลล์โดยทำตามขั้นตอนเหล่านี้
- เปิดสมุดงาน Excel ของคุณและกด Ctrl + A เพื่อเลือกเซลล์ทั้งหมดในชีท
- ต่อไป เลือกปุ่ม Format ภายใต้ส่วน Cells บนแท็บ Home
- จากเมนูแบบเลื่อนลง เลือก Format Cells
- ในกล่องโต้ตอบ Format Cells เลือกแท็บ Protection และยกเลิกการติ๊กถูกที่ Locked การกระทำนี้จะปลดล็อกเซลล์ทั้งหมด
- คลิก OK เพื่อนำการเปลี่ยนแปลงไปใช้
ตอนนี้คุณควรสามารถแทรกเซลล์ใหม่ในสมุดงาน Excel ได้โดยไม่ต้องกังวลเรื่องการป้องกันเซลล์ อย่างไรก็ตาม หากข้อผิดพลาดยังคงอยู่ คุณต้องลองวิธีอื่นๆ ด้านล่าง
แยกเซลล์ที่รวมไว้ (Unmerge Cells)
เซลล์ที่รวมกันอาจป้องกันไม่ให้คุณแทรกเซลล์ใหม่ เนื่องจากอาจสร้างความขัดแย้งกับข้อมูลที่มีอยู่ หากคุณพยายามวางข้อมูลข้ามเซลล์ที่รวมกัน ให้ทำตามขั้นตอนด้านล่างเพื่อแยกเซลล์
- เปิดสมุดงาน Excel และไปที่เวิร์กชีตที่คุณกำลังเผชิญปัญหา
- กด Ctrl + A เพื่อเลือกเซลล์ทั้งหมดในเวิร์กชีต หรือเลือกเฉพาะเซลล์ที่คุณรู้ว่าถูกรวมกันและก่อให้เกิดปัญหาโดยใช้เมาส์
- ไปที่แท็บ Home บนริบบอนและกดลูกศรแบบเลื่อนลงของ Merge & Center ในส่วน Alignment
- เลือก Unmerge Cells จากรายการแบบเลื่อนลง จะแยกเซลล์ที่รวมกันทั้งหมดในเวิร์กชีตของคุณ
หลังจากแยกเซลล์แล้ว ให้ลองแทรกเซลล์ใหม่ในเวิร์กชีตอีกครั้งเพื่อดูว่าข้อผิดพลาดได้รับการแก้ไขหรือไม่
ยกเลิกการแช่แข็งหน้าต่าง (Unfreeze Panes)
หนึ่งในเหตุผลของข้อผิดพลาด "Microsoft Excel can't insert new cells" อาจมาจากการแช่แข็งหน้าต่าง (Frozen panes)
การแช่แข็งหน้าต่างมีประโยชน์เมื่อคุณต้องการล็อกแถวหรือคอลัมน์เฉพาะขณะเลื่อน แต่อาจก่อให้เกิดปัญหาเมื่อแทรกเซลล์ใหม่ข้ามพวกเขา เพื่อยกเลิกการแช่แข็งหน้าต่างใน Excel ให้ทำตามขั้นตอนเหล่านี้
- เปิดเวิร์กชีต Excel และกดแท็บ View บนริบบอน
- กดปุ่ม Freeze Panes และเลือก Unfreeze Panes จากเมนูแบบเลื่อนลง
หลังจากยกเลิกการแช่แข็งหน้าต่างแล้ว ให้ลองแทรกเซลล์ใหม่อีกครั้ง จำไว้เสมอว่าต้องบันทึกงานปัจจุบันก่อนทำการเปลี่ยนแปลงใดๆ เพื่อป้องกันการสูญเสียข้อมูล
ล้างข้อมูลและรูปแบบเซลล์ที่มีอยู่
น่าเสียดายที่คุณอาจพบว่าข้อผิดพลาด Excel นี้เกิดจากข้อมูลหรือรูปแบบที่มีอยู่ในแถวหรือคอลัมน์สุดท้ายของเวิร์กชีต ข้อมูลเหล่านี้อาจป้องกันไม่ให้คุณเขียนทับได้สำเร็จด้วยข้อมูลหรือเซลล์ใหม่ที่คุณพยายามแทรก
เพื่อแก้ไขปัญหานี้ ให้ทำตามขั้นตอนเหล่านี้เพื่อล้างข้อมูลและรูปแบบจากเซลล์เหล่านี้
- เปิดเวิร์กชีต Excel ของคุณ
- ระบุคอลัมน์และแถวที่ใช้งานจริงสุดท้ายในเวิร์กชีตของคุณ
- เลือกเซลล์ในแถว 1 ในคอลัมน์ว่างแรกทางขวาของคอลัมน์ที่ใช้งานล่าสุด
- กด Ctrl + Shift + Right Arrow เพื่อเลือกคอลัมน์ทั้งหมดในแถวเดียวกันทางขวาของคอลัมน์นั้นจนถึงจุดสิ้นสุด
- คลิกขวาที่คอลัมน์ที่เลือกและเลือก Clear Contents
- ต่อไป คลิกที่แถวว่างแรกด้านล่างของแถวที่ใช้งานล่าสุด
- กด Ctrl + Shift + Down Arrow เพื่อเลือกแถวทั้งหมดด้านล่างจนถึงจุดสิ้นสุดของเวิร์กชีตในคอลัมน์นั้น
- คลิกขวาที่แถวที่เลือกและเลือก Clear Contents
ขั้นตอนนี้ควรล้างข้อมูลและรูปแบบที่ซ่อนอยู่ซึ่งก่อให้เกิดข้อผิดพลาด โปรดทราบว่าในบางกรณี การกระทำนี้อาจส่งผลต่อลักษณะที่ปรากฏของเวิร์กชีต (เช่น รูปแบบที่กำหนดเองที่คุณได้ใช้)
คุณสามารถทำซ้ำสำหรับจำนวนเซลล์ที่มากกว่านี้ได้โดยการกด Ctrl + Shift + Right Arrow และ Ctrl + Shift + Down Arrow ตามลำดับก่อนล้างเนื้อหาของเซลล์
แนะนำให้สร้างสำเนาสำรองไฟล์ก่อนดำเนินการ
คัดลอกข้อมูลไปยังไฟล์ Excel ใหม่
ยังมีปัญหาอยู่? คุณอาจมีโอกาสประสบความสำเร็จมากขึ้นหากย้ายข้อมูลบางส่วนไปยังไฟล์ Excel ใหม่ทั้งหมด คุณสามารถวางและจัดการข้อมูลได้โดยไม่ต้องจัดการกับการตั้งค่าที่ล็อกหรือขัดแย้งในไฟล์ต้นฉบับ
- เปิดไฟล์ Excel ที่มีปัญหาก่อน
- สร้างสมุดงาน Excel ใหม่โดยคลิก File > New > Blank Workbook
- กลับไปที่สมุดงานต้นฉบับและเลือกเวิร์กชีตทั้งหมดโดยกด Ctrl + A หรือใช้เมาส์เลือกเฉพาะข้อมูลที่ต้องการคัดลอก
- คัดลอกข้อมูลที่เลือกโดยกด Ctrl + C หรือกดปุ่ม Copy ในแท็บ Home
- ไปที่สมุดงานใหม่ที่สร้างขึ้นและเลือกเซลล์ว่าง (โดยทั่วไปเริ่มที่เซลล์ A1 มุมซ้ายบน)
- วางข้อมูลโดยกด Ctrl + V หรือปุ่ม Paste บนแท็บ Home
หลังจากคัดลอกข้อมูลไปยังสมุดงานใหม่แล้ว คุณสามารถลองแทรกเซลล์ใหม่ในสมุดงานใหม่เพื่อดูว่าปัญหายังคงอยู่หรือไม่ หากข้อผิดพลาดได้รับการแก้ไข คุณสามารถทำงานต่อบนสมุดงานใหม่และบันทึกความคืบหน้า
การจัดการข้อมูลใน Microsoft Excel
เมื่อ Microsoft Excel ไม่สามารถแทรกเซลล์ใหม่ได้ อาจทำให้รู้สึกหงุดหงิด แต่โดยการทำตามขั้นตอนเหล่านี้ คุณควรจะสามารถแก้ไขข้อผิดพลาดนี้ในกรณีส่วนใหญ่
อย่างไรก็ตาม หากคุณพบปัญหาอื่นๆ กับ Excel เช่น Excel ไม่ตอบสนอง คุณจะต้องแก้ไขเพิ่มเติม—อาจต้องพิจารณาแก้ไขการติดตั้ง Office ทั้งหมด
เมื่อไฟล์ Excel เปิดไม่ได้ อย่าลองลืมเปิดไฟล์ใน Google Sheets บนเว็บเบราว์เซอร์ หากไฟล์ไม่ได้เสียหาย อาจช่วยให้คุณดึงข้อมูลและแทรกลงในไฟล์ใหม่ได้
