อีเมลเป็นเรื่องยาก เป็นเรื่องยากมากที่จะเข้าใจสิ่งที่คุณต้องการพูดในอีเมล และเกือบครึ่งเวลาที่ผู้คนมักจะเข้าใจผิดเกี่ยวกับคุณ ปัญหาส่วนใหญ่มาจากการที่คนที่คุณเขียนถึงมองไม่เห็นหน้าคุณ พวกเขามองไม่เห็นรอยยิ้มบนใบหน้าของคุณ และคุณไม่เห็นสีหน้าของพวกเขา ความสามารถตามธรรมชาติของมนุษย์ในการเข้าใจอารมณ์ในคำพูดผ่านการแสดงออกทางสีหน้าจะถือเป็นโมฆะในอีเมลโดยสิ้นเชิง
แล้วอะไรจะทดแทนการแสดงออกทางสีหน้าและน้ำเสียงได้? คุณจะได้รับข้อความของคุณอย่างมีประสิทธิภาพได้อย่างไรโดยที่ไม่ให้เพื่อนหรือทุกคนในสำนักงานมาตำหนิคุณ
นักเขียน Peter Drucker เคยเขียนไว้ว่า "สิ่งสำคัญที่สุดในการสื่อสารคือการได้ยินสิ่งที่ไม่ได้พูด ." ฉันจะไปให้ไกลกว่านั้นอีกขั้นหนึ่ง และบอกว่าสิ่งที่สำคัญที่สุดในการส่งอีเมลคือการชี้แจงให้ชัดเจนเพียงพอที่ผู้รับ ไม่ ได้ยินสิ่งที่ไม่ได้พูด อันที่จริง สิ่งที่ทำให้เกิดปัญหาส่วนใหญ่กับการสื่อสารทางอีเมลคือเมื่อผู้ที่ได้รับอีเมลตีความสิ่งเลวร้ายทั้งหมดที่คุณบอกเป็นนัย แม้ว่าคุณจะเขียนเพียงบรรทัดเดียว
นี่คือสิ่งที่นำไปสู่ความเกลียดชังและความไม่พอใจ นี่คือสิ่งที่สร้างความขุ่นเคือง นี่คือเหตุผลที่ผู้ชายที่อยู่บนโต๊ะในที่ประชุมตอนเช้าจ้องมาที่คุณ เพราะคุณได้ส่งสำเนาถึงเขาในอีเมลที่คุณส่งไปเมื่อบ่ายวานนี้ และเขามองว่าเป็นการโจมตีส่วนตัว
การสร้างอีเมลที่สมบูรณ์แบบของคุณ
ที่ MUO เราได้อธิบายไว้มากมายเกี่ยวกับด้านเทคนิคของการส่งอีเมล เช่น การส่งอีเมลโดยไม่ระบุชื่อหรืออีเมลของฉันในการส่งอีเมลจาก Excel แต่แล้วด้านอารมณ์ของอีเมลล่ะ แล้ววิธีที่คุณเจอในอีเมลของคุณเป็นอย่างไร และวิธีนำเสนอตัวเองที่ดีขึ้นด้วยคำที่เป็นลายลักษณ์อักษรที่จะไม่ทำให้ใครๆ ถูกตำหนิคุณตลอดเวลาล่ะ
ก็ใช่ว่าไม่มีความเจ็บปวดและความทุกข์ทรมานมากมายที่ฉันสามารถยืนที่นี่ในวันนี้และบอกคุณว่าตอนนี้ฉันอยู่ในฐานะที่จะช่วยได้ ฉันทำผิดพลาดทุกอย่างที่สามารถทำได้ด้วยอีเมล ตั้งแต่วันแรกที่เรียนในวิทยาลัย เมื่อฉันพยายามเริ่มต้นธุรกิจการตลาดหลายระดับด้วยการส่งอีเมลถึงทุกคนในวิทยาเขตจำนวนมาก ภายในหนึ่งวัน บัญชีของฉันถูกปิดเป็นเวลา 24 ชั่วโมง และคำเตือนที่น่ารังเกียจจากผู้ดูแลระบบเมนเฟรมของ IBM เกี่ยวกับสิ่งที่กำหนด "สแปม"
บทเรียนเรื่องมารยาทในการใช้อีเมลไม่ใช่บทเรียนมากนัก เนื่องจากเป็นการเตือนให้ตื่นว่าอีเมลสามารถทำให้คุณเดือดร้อนได้หากคุณจัดการผิด ตลอดหลายปีที่ผ่านมา ฉันได้ทำให้คนอื่นขุ่นเคือง ฉันเคยขุ่นเคือง และฉันต้องต่อสู้กับผู้คนมากมาย ฉันอยากจะบอกว่ามีคนชนะ - แต่ไม่มีใครชนะ นั่นคือเหตุผลที่ฉันยืนอยู่ตรงนี้ในวันนี้ โดยหวังว่าจะช่วยกลุ่มคนอีเมลในอนาคตให้เตรียมอีเมลเหล่านั้นให้ดียิ่งขึ้นก่อนที่จะคลิกปุ่มส่ง
1. ส่งนิยาย
ความผิดครั้งแรกของฉันอย่างหนึ่งเมื่อเริ่มทำงานเป็นวิศวกรคือ ฉันมักจะเขียนอีเมลที่ยาวตลอดสามหรือสี่ย่อหน้า เหตุผลไม่ใช่แค่เพราะว่าฉันพิมพ์ได้ค่อนข้างเร็ว แต่เพราะฉันรู้สึกเหมือนว่าถ้าฉันทิ้งรายละเอียดไว้ ผู้คนจะไม่เข้าใจจริงๆ ว่าฉันกำลังพูดถึงอะไร นั่นอาจเป็นจริงในระดับหนึ่ง - และเราจะไปหาอีเมลที่สั้นเกินไปในไม่กี่นาที - แต่มีบางอย่างที่จะพูดเพื่อความเรียบง่าย
เมื่อคุณเขียนอีเมลที่ซับซ้อนเช่นนี้ แสดงว่าคุณไม่สามารถถ่ายทอดข้อความของคุณในหลากหลายวิธี ประการแรก การที่คุณเขียนมากไปนั้นบ่งบอกถึงบุคคลที่คุณไม่ค่อยเคารพเวลาของเขา และถ้าคุณเขียนบ่อยเกินไป คุณก็จะทำให้เขารำคาญ ประการที่สอง ในขณะที่อีเมล 500 คำที่จัดเป็นหลายย่อหน้าก็สมเหตุสมผลสำหรับคุณ คุณน่าจะทำให้ทุกคนสับสนและทำให้พวกเขาเป็นไมเกรนได้
หากคุณเป็นผู้เชี่ยวชาญด้านคำศัพท์และมักจะเขียนทับ ให้กลับไปและพยายาม "ตัด" ประโยคเหล่านั้นเสมอ คิดหาวิธีใหม่ที่สร้างสรรค์ในการย่อหรืออาจลบออกทั้งหมด บางทีคุณอาจให้ข้อมูลมากเกินไป บอกผู้คนถึงสิ่งที่พวกเขาต้องการ ให้รู้ ไม่ใช่สิ่งที่คุณอยากให้พวกเขารู้ คุณ รู้. รู้ยัง?
2. การส่งอีเมลสองคำ
ความผิดที่ตรงกันข้ามกับอีเมลนวนิยายคืออีเมลหนึ่งหรือสองคำที่ไม่ได้อธิบายอะไรเลย เหมือนกับตอนที่ฉันถามลูกๆ ที่โต๊ะอาหารเย็น "แล้ววันนี้เป็นอย่างไรบ้าง " ครู่หนึ่งตอบอย่างไม่เต็มใจ "ก็ได้ " ไม่รู้ว่าจะกวนทำไม ก็กดเข้าไป "ทำอะไร สนุกไหม " คำตอบที่หลีกเลี่ยงไม่ได้ "ไม่ใช่ ไม่ใช่เลย
ฉันไม่เข้าใจจริงๆ ว่าทำไมบางคนถึงต้องกังวลกับการใช้อีเมล หากคุณโชคดี อีเมลจากบุคคลนี้จะมีประโยคเต็มประโยคเดียว หากคุณโชคไม่ดี บุคคลนั้นจะขอให้คุณทำอะไรเพื่อเขา แต่ไม่ต้องอธิบายให้ชัดเจนว่าเขาต้องการให้คุณทำอะไร มันเหมือนกับการส่งข้อความความทุกข์ทางวิทยุเมื่อคุณหลงทางอยู่กลางป่า และไม่แจ้งหน่วยกู้ภัยว่าพิกัดของคุณคืออะไร
มันน่าผิดหวังอย่างยิ่งเพราะผู้คนต้องดิ้นรนเพื่อทำความเข้าใจว่าคุณกำลังพูดถึงอะไรในโลก ที่แย่ไปกว่านั้น คุณอาจบังคับให้พวกเขาเสียเวลาตอบอีเมลของคุณ เพียงเพื่อขอให้คุณอธิบายเพิ่มเติมอีกเล็กน้อย
ฉันสงสัยว่าคนส่วนใหญ่ที่มีปัญหานี้เขียนอีเมลสั้น ๆ เช่นนี้เพราะการพิมพ์เป็นแบบฝึกหัดที่ต้องใช้ความอุตสาหะ ไม่ใช่ทุกคนที่จะพิมพ์ได้เกิน 60 ถึง 70 คำต่อนาที ดังนั้นคุณต้องเห็นใจกลุ่มนี้บ้าง
3. การส่งอีเมลจำนวนมากมีความหมายสำหรับบุคคลหนึ่งคน
คุณต้องการที่จะติ๊กคนออก? ส่งอีเมลจำนวนมากถึงทุกคนในสำนักงานของคุณเพียงเพื่อตำหนิบุคคลเพียงคนเดียวในสิ่งที่พวกเขาทำผิด ฉันเรียกสิ่งนี้ว่าอีเมล "การเหยียดหยามสาธารณะ" โดยปกติ ทุกคนในสำนักงานอาจรู้อยู่แล้วว่าบุคคลใดคนหนึ่งทำผิดพลาด แต่ผู้จัดการจะปล่อยทิ้งไว้ตามลำพังไม่ได้ ดังนั้นพวกเขาจึงส่งอีเมลจำนวนมากถึงทุกคนที่อธิบายรายละเอียดที่ยอดเยี่ยมและน่าปวดหัวว่าทำไมการกระทำบางอย่างถึงผิดพลาด หรือเหตุใดข้อผิดพลาดนั้นจึงแย่จัง
ฉันต้องยอมรับว่าในบทบาทผู้บริหารในอดีต ฉันเคยชินกับพฤติกรรมนี้ ฉันเคยเห็นเพื่อนร่วมงานคนอื่นของฉันทำเช่นกัน เป็นความผิดพลาดง่าย ๆ ที่จะทำ เพราะคุณอาจต้องการให้แน่ใจว่าคนอื่นๆ ที่คุณจัดการไม่ได้ทำผิดพลาดแบบเดียวกัน ความจริงก็คือถ้าทุกคนรู้เรื่องนี้แล้ว คนที่ทำผิดจะถูกอัปยศ หากพวกเขาไม่รู้เรื่องนี้ ทุกคนจะสับสนและไม่แน่ใจว่าคุณกำลังพูดถึงพวกเขาหรือไม่
ทำให้ง่ายขึ้น - พูดคุยเกี่ยวกับปัญหาเฉพาะกับคนที่ทำผิดพลาด จากนั้น หากคุณรู้สึกว่ามันสำคัญพอสำหรับทุกคน ให้ส่งคำบอกกล่าว แต่ทำให้ดูเหมือนเป็นเพียง "สำหรับแจ้งให้ทราบ" ทั่วไปที่ส่งมาจากผู้บริหารระดับสูง ซึ่งจะลบน้ำเสียงที่กล่าวหาและทำให้เป็นส่วนตัวน้อยลง
4. การใช้กริยาวิเศษณ์
พฤติกรรมทั่วไปอีกอย่างในอีเมล มักจะมาจากผู้ที่หลงใหลในงานของพวกเขาโดยทั่วไป หรือเกี่ยวกับโครงการเฉพาะที่กำลังอยู่ระหว่างการสนทนา พฤติกรรมนั้นเป็นการใช้กริยาวิเศษณ์มากเกินไป ประโยคเช่น "การออกแบบนั้นผิดอย่างมหันต์ " หรือ "วิธีการนั้นคลุมเครืออย่างเจ็บปวด" เป็นเพียงการนำเสนออารมณ์ในการสนทนาเท่านั้น
เมื่อคุณดูประโยคเหล่านั้นโดยไม่ใช้คำวิเศษณ์ คุณจะเห็นได้ว่าประโยคเหล่านี้มีลักษณะเชิงธุรกิจมากกว่าและเป็นปฏิปักษ์น้อยกว่ามาก มิฉะนั้น คุณแค่เจอเหมือนเด็กดื้อที่เอาแต่ใจเกินไป
ลองใช้โดยไม่มีคำวิเศษณ์ การออกแบบนั้นผิด วิธีการนั้นคลุมเครือ
มันอาจไม่ถูกใจผู้รับ แต่ก็ไม่ได้โจมตีพวกเขาและตั้งเป็นฝ่ายรับ มีความเป็นมืออาชีพมากกว่า และคุณอาจปิดตัวเองได้ในฐานะผู้ใหญ่ แม้ว่าคุณจะไม่เห็นด้วยกับใครก็ตาม
5. ใช้ Passive Voice มากเกินไป
จริงๆ แล้ว อาชีพการเขียนของผมนั้น ยังไม่สายเลยจนกระทั่งผมได้เรียนรู้และเข้าใจเสียงพูดที่ไร้ความหมายอย่างแท้จริง ปัญหาของการเรียนรู้คือคุณเริ่มเห็นมันทุกที่ การใช้ passive voice ที่แพร่หลายมากที่สุดอย่างหนึ่งคือในอีเมล เนื่องจาก passive voice ช่วยให้บุคคลแยกตัวออกจากการกระทำได้
แทนที่จะพูดว่า "ฉันขับรถไปส่งลูกค้าที่สนามบิน" ซึ่งวางความรับผิดชอบไว้บนบ่าของคุณโดยตรง คุณอาจเขียนว่า "ลูกค้าถูกพาไปที่สนามบินแล้ว"
นี่เป็นพฤติกรรมทั่วไปในหมู่คนที่กังวลเกี่ยวกับความรับผิดชอบในทุกเรื่อง เพราะถ้ามีอะไรผิดพลาด พวกเขาไม่ต้องการถูกตำหนิ คนเหล่านี้คือคนกลุ่มเดียวกันที่บ่นเมื่อผู้เสี่ยง - คนที่รับผิดชอบในการทำสิ่งต่างๆ ให้สำเร็จ - ได้รับการยอมรับหรือเลื่อนตำแหน่ง ความจริงก็คือผู้คนมองผ่านเสียงโต้ตอบในอีเมล หากคุณทำภารกิจสำเร็จหรือบรรลุเป้าหมาย อย่ากลัวที่จะรับเครดิต!
6. ตบหลังตัวเอง
ที่แปลกก็คือ ตรงกันข้ามกับกลุ่มคนที่มักใช้ passive voice ในอีเมลตลอดเวลา คือคนที่เขียนเกี่ยวกับทุกอย่างด้วยตัวบุคคลก่อนเกือบทุกครั้ง เมื่ออ่านอีเมลของพวกเขา คุณจะคิดว่าโครงการไม่ใช่ความพยายามของกลุ่ม แต่เป็นความสำเร็จส่วนบุคคล คุณจะคิดว่าคนที่ส่งอีเมลได้ทำทุกอย่างเต็มที่!
คุณรู้จักอีเมลเหล่านี้ได้อย่างไร นับการเกิดของคำว่า "ฉัน"
เมื่ออ่านอีเมลจากบุคคลประเภทนี้ เห็นได้ชัดว่าพวกเขารู้สึกว่าโลกทั้งใบหมุนรอบตัวพวกเขา และทุกคนควรให้ความชื่นชมยินดีอย่างต่อเนื่องสำหรับงานทั้งหมดที่พวกเขาทำสำเร็จเพียงลำพัง อีเมลเหล่านี้มักทำให้เพื่อนร่วมทีมรู้สึกท้อแท้และไม่มีใครชื่นชม วิธีการนี้เป็นช่องทางด่วนสู่ความโกรธและการแยกตัวออกจากเพื่อนของคุณ
ฉันแน่ใจว่ามีอีเมลประเภทอื่นๆ อีกมากมายที่สร้างความรำคาญและทำให้ผู้อื่นขุ่นเคือง ฉันพนันได้เลยว่าคุณมีรายการของคุณเองด้วย! อีเมลประเภทใดที่ทำให้คุณผิดหวัง สัตว์เลี้ยงของคุณมีกี่ประเภท? แบ่งปันความคิดของคุณในส่วนความคิดเห็นด้านล่าง
