การทำความเข้าใจวิธีสร้างสูตรเป็นขั้นตอนพื้นฐานในการเรียนรู้การใช้ Excel ต่อไปนี้เป็นข้อมูลเบื้องต้นเกี่ยวกับไวยากรณ์ของฟังก์ชันและสูตรใน MS Excel
แม้ว่าคุณจะสามารถไปได้ไกลเพียงแค่คัดลอกสูตรจากสเปรดชีตอื่นหรือแทรกฟังก์ชัน Excel จากเมนูเฉพาะ ก็เป็นความคิดที่ดีที่จะรับความรู้พื้นฐานเกี่ยวกับวิธีการทำงานของไวยากรณ์เป็นอย่างน้อย ด้วยวิธีนี้ คุณจะสามารถแก้ไขข้อผิดพลาดหรือปรับแต่งสูตรเพื่อให้ได้ประโยชน์สูงสุดจากสเปรดชีตของคุณ
ความหมายของไวยากรณ์คืออะไร?
ภาษาการเขียนโปรแกรมได้รับการออกแบบมาเพื่อให้คุณสั่งคอมพิวเตอร์ด้วยประโยคที่มีโครงสร้างได้ ไวยากรณ์เพียงหมายถึงกฎของภาษาที่มีโครงสร้างดังกล่าว เนื่องจากคอมพิวเตอร์ไม่ฉลาดพอที่จะแยกวิเคราะห์ข้อความใดๆ ที่เบี่ยงเบนไปจากมาตรฐานที่คาดไว้
Microsoft Excel แม้จะไม่ใช่ภาษาเขียนโปรแกรม แต่ก็มีความสามารถในการสั่งงานโปรแกรมโดยใช้สูตรได้ และเช่นเดียวกับคำสั่งเครื่องจักรรูปแบบอื่นๆ สิ่งนี้ก็มีไวยากรณ์ของตัวเอง การทำความเข้าใจไวยากรณ์นี้เป็นกุญแจสำคัญในการใช้ประโยชน์จากความสามารถของแอปพลิเคชันสเปรดชีต
สูตรใน Excel คืออะไร
สูตร Excel คือนิพจน์ที่สามารถป้อนลงในเซลล์แทนข้อมูลจริงได้ โดยใช้การดำเนินการทางคณิตศาสตร์หรือฟังก์ชันอื่นๆ เพื่อสร้างผลลัพธ์ ตัวอย่างเช่น อาจเขียนสูตรเพื่อเพิ่มตัวเลขทั้งหมดในคอลัมน์และแสดงผลลัพธ์
เหตุใดจึงใช้สูตรนี้ ท้ายที่สุดคุณสามารถคำนวณผลลัพธ์ได้ด้วยตนเองและเพียงป้อนลงในฟิลด์ที่กำหนด
ข้อดีของการใช้สูตรแทนค่าตายตัวในการคำนวณคือทำให้การอัปเดตสเปรดชีตง่ายขึ้น ทุกครั้งที่คุณทำการเปลี่ยนแปลงข้อมูลพื้นฐานที่ใช้ในการคำนวณ Excel จะคำนวณผลลัพธ์ให้คุณใหม่โดยอัตโนมัติ
ซึ่งหมายความว่าคุณสามารถขยายสูตรในเซลล์นับร้อยนับพันเซลล์ได้อย่างง่ายดายโดยไม่สูญเสียความแม่นยำใดๆ คุณยังสามารถคัดลอกและวางสูตรเหล่านี้ในสมุดงานและให้ Excel ปรับพารามิเตอร์ให้พอดีกับตำแหน่งใหม่โดยอัตโนมัติ
การสร้างสูตรพื้นฐาน
คุณป้อนสูตรในเซลล์โดยเริ่มต้นด้วยเครื่องหมายเท่ากับ แล้วพิมพ์นิพจน์ ตัวอย่างเช่น การพิมพ์นี้จะให้ผลรวมของตัวเลขสองตัวนี้:
=30 + 40 
แน่นอนว่าการคำนวณตัวเลขคงที่เช่นนี้ไม่มีประโยชน์อย่างยิ่ง หากต้องการเพิ่มตัวเลขที่อยู่ในเซลล์ คุณต้องใช้การอ้างอิงเซลล์
เช่นเดียวกับสี่เหลี่ยมจัตุรัสบนกระดานหมากรุก เซลล์ของสเปรดชีตสามารถอ้างอิงโดยใช้ตำแหน่งตัวอักษรและตัวเลขผสมกัน หมายเลขแถวที่เป็นตัวเลขจะเพิ่มขึ้นเมื่อคุณเลื่อนลงไปตามสเปรดชีต ในขณะที่หมายเลขคอลัมน์ตัวอักษรจะเลื่อนไปทางขวา
คุณอาจสังเกตเห็นปัญหาที่ชัดเจนเกี่ยวกับเรื่องนี้ – ตัวอักษรหมดเร็วมาก แล้วคอลัมน์หลัง Z ล่ะ? จากนั้นเราก็เริ่มรวมตัวอักษร โดยให้ AA, AB, AC และอื่นๆ แก่เรา
เมื่อใช้การอ้างอิงนี้ คุณจะใช้ค่าของเซลล์ใดก็ได้ในสเปรดชีตในสูตรได้ เช่นนี้:
=A1 + A2
โปรดทราบว่าเมื่อคุณกด Enter สูตรจะปรากฏเฉพาะในแถบสูตร โดยเซลล์จะสปอร์ตตามค่าผลลัพธ์ ดังนั้น คุณต้องเลือกเซลล์เพื่อพิจารณาว่าค่าของมันมาจากสูตรหรือป้อนด้วยตนเอง
เพียงเท่านี้คุณก็สามารถสร้างสูตรพื้นฐานที่ใช้คำนวณได้ด้วยตัวเอง ส่วนที่ดีที่สุดคือหากคุณแก้ไขเซลล์ใดๆ ที่ถูกอ้างอิง ผลลัพธ์จะอัปเดตด้วยตัวเอง
ความรู้เบื้องต้นเกี่ยวกับฟังก์ชัน
การอ้างอิงเซลล์และเลขคณิตพื้นฐานอาจพาคุณไปได้ไกล แต่ก็ยังเหลืออะไรให้ต้องการอีกมาก การเขียนสูตรเพื่อเพิ่มเซลล์หลายร้อยเซลล์อาจเป็นเรื่องที่น่าเบื่อ แม้ว่าคุณจะทราบข้อมูลอ้างอิงก็ตาม
นั่นคือที่มาของฟังก์ชันต่างๆ เช่นเดียวกับภาษาการเขียนโปรแกรมอื่นๆ Excel มีฟังก์ชันในตัวมากมายที่สามารถทำงานที่ซับซ้อนโดยใช้ไวยากรณ์ที่ค่อนข้างง่าย
ฟังก์ชันต่างๆ จะถูกเรียกใช้โดยชื่อ ตามด้วยอาร์กิวเมนต์ใดๆ ที่อยู่ในวงเล็บ (หรือวงเล็บ ตามที่เรียกกันอย่างเคร่งครัด) ตัวอย่างเช่น คุณสามารถใช้ฟังก์ชัน SUM เพื่อเพิ่มเซลล์จำนวนมากได้อย่างง่ายดาย:
หากต้องการย่อสูตรให้สั้นลงอีก เราสามารถระบุช่วงแทนการป้อนข้อมูลอ้างอิงของทุกๆ เซลล์ได้ ตัวอย่างเช่น คุณสามารถพิมพ์ A1:A4 เพื่อรวมช่วงของเซลล์ทั้งหมดตั้งแต่ A1 ถึง A4 ซึ่งสามารถขยายข้ามแถวได้เช่นกัน และรวมเซลล์ได้มากเท่าที่คุณต้องการ
SUM ไม่ใช่ฟังก์ชันเดียวที่คุณมี สามารถรับรายการทั้งหมดได้โดยการคลิกที่สัญลักษณ์ ƒ𝑥 ถัดจากแถบสูตร แต่นี่คือรายการที่พบบ่อยบางส่วน:
- AVERAGE – ฟังก์ชันพื้นฐานอีกฟังก์ชันหนึ่งคือฟังก์ชัน AVERAGE ส่งคืนค่าเฉลี่ยของช่วงของค่าที่ป้อนเข้าไป มีประโยชน์มากสำหรับการคำนวณทางการเงิน
- CONCATENATE – อันนี้ใช้งานได้กับข้อความแทนที่จะเป็นตัวเลข ด้วย CONCATENATE คุณสามารถรวมสองสตริงเข้าด้วยกันและส่งออกค่าสุดท้ายได้ มีประโยชน์สำหรับการสร้างข้อความด้วยตัวดำเนินการแบบมีเงื่อนไขและรวมเข้าด้วยกันเพื่อให้ได้ผลลัพธ์สุดท้าย
- LEN – รูปแบบย่อของความยาว LEN เพียงนับจำนวนอักขระในสตริงที่กำหนด รวมถึงการเว้นวรรคด้วย การใช้งานตามสถานการณ์อย่างมาก (เช่น การค้นหาว่าเซลล์ว่างมีช่องว่างจริง ๆ หรือไม่) แต่ดีกว่าการนับอักขระด้วยตนเอง
- TRIM – เป็นเรื่องปกติที่จะใส่ช่องว่างเพิ่มเติมในบางเซลล์โดยไม่ตั้งใจ ส่งผลให้ผลลัพธ์ของการคำนวณบางอย่างหรือการดำเนินการ CONCATENATE หายไป ฟังก์ชัน TRIM สามารถใช้เพื่อลบช่องว่างเพิ่มเติมทั้งหมด โดยเหลือเพียงช่องว่างเดียวระหว่างทุกคำ
ฟังก์ชันลอจิก
จนถึงตอนนี้ เราได้เห็นฟังก์ชันต่างๆ มากมายที่ทำงานที่เป็นประโยชน์มากมาย เช่น SUM, AVERAGE หรือ TRIM แต่การเปรียบเทียบเชิงตรรกะล่ะ
เช่นเดียวกับภาษาการเขียนโปรแกรมอื่นๆ ไวยากรณ์ของ Excel รวมถึงตัวดำเนินการเชิงตรรกะ เช่น IF, AND รวมถึง OR ฟังก์ชันที่มีประโยชน์ที่สุดคือฟังก์ชัน IF โดยอีกสองฟังก์ชันมักใช้ในนิพจน์เชิงตรรกะ
ไวยากรณ์ของ IF นั้นเรียบง่าย นั่นคือนิพจน์เชิงตรรกะที่ประเมินว่าเป็น TRUE หรือ FALSE ตามด้วยค่าที่ต้องปฏิบัติตามในเงื่อนไขใดเงื่อนไขหนึ่งที่กำหนดไว้ตามลำดับ แน่นอนว่าทั้งหมดนี้อยู่ในวงเล็บและคั่นด้วยลูกน้ำ บางอย่างเช่นนี้:
โปรดทราบว่าอาร์กิวเมนต์สุดท้ายสามารถละเว้นได้ ซึ่งในกรณีนี้ฟังก์ชันจะส่งกลับค่าก็ต่อเมื่อเงื่อนไขเป็นจริงเท่านั้น สามารถใช้เพื่อสร้างสูตรที่ซับซ้อนโดยรวมค่าในการคำนวณตามเงื่อนไขได้
ในทางกลับกัน อาร์กิวเมนต์แรกอาจมีได้หลายรูปแบบ นิพจน์เชิงตรรกะอาจเป็นเพียงการเปรียบเทียบค่าสองค่าโดยใช้สัญลักษณ์เช่น "<" หรือ "=" แต่ก็อาจเป็นการรวมกันของข้อความดังกล่าวหลายรายการโดยใช้ AND หรือ OR
เนื่องจากทั้ง AND และ OR ส่งคืน TRUE หรือ FALSE เท่านั้น แทนที่จะเป็นสตริงข้อความหรือค่าตัวเลขใดๆ คุณใช้ฟังก์ชันเหล่านี้โดยรวมสองนิพจน์เชิงตรรกะเป็นอาร์กิวเมนต์ AND ส่งคืน TRUE หากอาร์กิวเมนต์ทั้งสองประเมินเป็น TRUE ในขณะที่ OR ส่งคืน TRUE แม้ว่าอาร์กิวเมนต์ตัวใดตัวหนึ่งจะเป็น TRUE มิฉะนั้นจะส่งกลับ FALSE
การใช้ IF, AND และ OR สามารถสร้างเงื่อนไขที่ซ้อนกันที่ซับซ้อนมากเพื่อประเมินค่าต่างๆ มากมายก่อนที่จะแยกผลลัพธ์ออกในที่สุด แม้ว่าสูตรดังกล่าวมักจะเกิดข้อผิดพลาดได้ง่ายเนื่องจากมีวงเล็บและเครื่องหมายจุลภาคที่เกี่ยวข้องทั้งหมด เป็นการดีกว่าที่จะแยกการคำนวณและทำสิ่งต่าง ๆ ให้เรียบง่าย
เพื่อทำให้สิ่งต่างๆ ง่ายขึ้น Excel มีฟังก์ชันบางอย่างที่รวม IF เข้ากับการดำเนินการที่มีประโยชน์อื่นๆ เช่น SUM หรือ AVERAGE
การคัดลอกสูตร
บ่อยครั้งที่คุณจำเป็นต้องทำการคำนวณประเภทเดียวกันในช่วงเซลล์ที่แตกต่างกันในเวิร์กชีต โดยแสดงผลลัพธ์ในเซลล์ที่แยกจากกัน คุณต้องป้อนสูตรเดิมซ้ำแล้วซ้ำอีกด้วยตนเอง โดยเปลี่ยนการอ้างอิงเซลล์ทุกครั้งหรือไม่
ไม่ คุณสามารถคัดลอกมันได้
เมื่อคุณลองวางเซลล์ที่คัดลอกใน Excel (โดยการคลิกขวาที่เซลล์เป้าหมาย) คุณจะมีตัวเลือกการวางหลายตัวเลือก คุณสามารถวางเซลล์ทั้งหมด คัดลอกเฉพาะค่า หรือแม้แต่วางเฉพาะสูตรก็ได้
ยังดีกว่าคือ สูตรที่วางได้รับการแก้ไขเพื่อแสดงการอ้างอิงแบบสัมพันธ์ตามตำแหน่งใหม่ หากคุณคัดลอกสูตรที่สรุปค่าของคอลัมน์ A และวางลงในเซลล์อื่น สูตรจะอัปเดตการอ้างอิงด้วยหมายเลขคอลัมน์ใหม่
คุณต้องรู้อะไรบ้างเกี่ยวกับไวยากรณ์ของฟังก์ชัน Excel
ในฐานะมือใหม่ ไม่ต้องกังวลกับการพยายามจดจำฟังก์ชัน Excel ทุกฟังก์ชันที่มีอยู่ ส่วนใหญ่ไม่ค่อยมีประโยชน์ และคุณสามารถค้นหาไวยากรณ์ได้โดยคลิกปุ่ม ƒ𝑥 ข้างแถบสูตร
เพียงจำไว้ว่าไวยากรณ์ Excel พื้นฐานของสูตร ได้แก่ เครื่องหมายเท่ากับ ตามด้วยนิพจน์ที่สามารถรวมหลายฟังก์ชันได้ แต่ละฟังก์ชันรับอาร์กิวเมนต์บางส่วน (แม้ว่าบางฟังก์ชันจะไม่รับ) และส่งกลับค่าที่สามารถนำไปใช้ในฟังก์ชันอื่นหรือการคำนวณอื่นได้
แม้ว่าฟังก์ชันการซ้อนแบบนี้จะซับซ้อนได้อย่างรวดเร็ว แต่จะทำให้คุณตกอยู่ในวงเล็บที่ขาดหายไป เราขอแนะนำให้รักษาทุกสูตรให้เรียบง่ายและตรงไปตรงมา โดยขยายการคำนวณที่ซับซ้อนออกไปหลายเซลล์เพื่อให้สามารถจัดการสิ่งต่างๆ ได้
