หากคุณกำลังทำงานใน Excel คุณอาจเคยเจอสถานการณ์ที่ไม่สามารถ break links (ลบลิงก์) ไปยังการอ้างอิงภายนอก (external references) ได้ สิ่งนี้อาจทำให้หงุดหงิด โดยเฉพาะหากคุณต้องการอัปเดตแหล่งข้อมูลของคุณ หรือแชร์สมุดงานของคุณโดยไม่แชร์ไฟล์ต้นทาง
แต่ไม่ต้องกังวล มีบางวิธีแก้ที่คุณสามารถลองทำเพื่อ break ลิงก์ที่ดื้อรั้นเหล่านั้น ทำให้ข้อมูล Excel ของคุณอิสระ และทำให้สมุดงานของคุณเป็นอิสระ หากคุณไม่สามารถ break links ใน Microsoft Excel ได้ ให้ทำตามขั้นตอนด้านล่าง
วิธี Break Links ใน Excel (และทำไมมันจึงหยุดทำงาน)
ก่อนที่เราจะเจาะลึกวิธีแก้ ให้เราเข้าใจว่าทำไม break links อาจไม่ทำงานในตอนแรก เมื่อคุณลิงก์ข้อมูลจากสมุดงานหรือเวิร์กชีตอื่น Excel จะสร้างการเชื่อมต่อที่อนุญาตให้คุณอัปเดตข้อมูลโดยอัตโนมัติ อย่างไรก็ตาม บางครั้งคุณอาจต้องการลบการเชื่อมต่อนี้และเก็บแค่ค่าในสมุดงานของคุณ
เพื่อทำเช่นนี้ คุณสามารถใช้ตัวเลือก Edit Links บนแท็บ Data นี่จะแสดงรายการการอ้างอิงภายนอกที่ลิงก์กับสมุดงานของคุณ คุณสามารถเลือกลิงก์ที่คุณต้องการ break และคลิก Break Link นี่จะแทนที่สูตรที่ใช้ลิงก์ด้วยค่าปัจจุบันของพวกมัน
อย่างไรก็ตาม บางครั้งคำสั่งนี้อาจไม่ทำงาน หรืออาจไม่แสดงลิงก์ทั้งหมด สิ่งนี้อาจเป็นเพราะ:
- ลิงก์ถูกใช้บนชีทหรือสมุดงานที่ถูกป้องกัน (protected)
- ช่วงที่ตั้งชื่อ (named range) หรือชื่อที่กำหนด (defined name) ใช้ลิงก์ภายนอกที่ถูกป้องกัน
- แผนภูมิ (chart) หรือองค์ประกอบแผนภูมิมีลิงก์ภายนอกที่ถูกป้องกัน
- ลิงก์ถูกใช้ในกฎการตรวจสอบข้อมูล (data validation rule) หรือกฎการจัดรูปแบบเงื่อนไข (conditional formatting rule)
- ลิงก์ถูกสร้างโดยประเภทไฟล์ที่แตกต่างกัน หรือในเวอร์ชัน Excel ที่เก่ากว่า (หรือใหม่กว่า) ทำให้เกิดปัญหาความเข้ากันได้
หากสถานการณ์ใดสถานการณ์หนึ่งข้างต้นใช้กับสมุดงานของคุณ คุณจะต้องลองบางวิธีที่เราระบุไว้ด้านล่างเพื่อพยายาม break ลิงก์
วิธี Unprotect ชีท Excel
หนึ่งในวิธีแก้ที่ง่ายที่สุดที่คุณสามารถลองคือ unprotect ชีทหรือสมุดงานที่มีลิงก์ นี่จะอนุญาตให้คุณแก้ไขหรือลบลิงก์โดยไม่มีข้อจำกัด
เพื่อ unprotect ชีท ให้คลิกขวาที่แท็บชีท และเลือก Unprotect Sheet หากมีพรอมต์ ให้ป้อนรหัสผ่านและคลิก OK คุณจะต้องทำซ้ำสำหรับชีทอื่นๆ ที่มีลิงก์ภายนอกที่คุณไม่สามารถ break ได้
เพื่อ unprotect สมุดงานทั้งหมด ให้กด File > Info ต่อไป ให้กด Protect Workbook > Protect Workbook Structure แล้วกด Protect Workbook > Encrypt with Password ลบรหัสผ่านออกจากไฟล์สำหรับทั้งสองตัวเลือก (เมื่อถูกพรอมต์) และคลิก OK
เมื่อคุณทำเสร็จ ให้กด Save แล้วปิดสมุดงานและเปิดใหม่ (เพื่อตรวจสอบว่ารหัสผ่านถูกลบแล้ว)
หลังจาก unprotect ชีทหรือสมุดงานแล้ว ให้ลองเปิดเมนู Data > Edit Links อีกครั้ง เพื่อดูว่าตัวเลือก Break Link ยังคงเป็นสีเทา (grayed out) หรือไม่ หากไม่ใช่ ให้ใช้มันเพื่อลบลิงก์ภายนอกที่เหลืออยู่
วิธีลบ Named Ranges
อีกวิธีแก้ที่เป็นไปได้คือ ลบ named ranges หรือ defined names ใดๆ ที่ใช้การอ้างอิงภายนอก Named range คือกลุ่มเซลล์ที่มีชื่อกำหนดให้ Defined name คือสูตรที่มีชื่อกำหนดให้ คุณสามารถใช้ชื่อเหล่านี้ในสูตรแทนการอ้างอิงเซลล์
เพื่อลบ named ranges หรือ defined names ให้ทำตามขั้นตอนเหล่านี้:
- จากริบบอน ให้กด Formulas > Name Manager
- ในกล่องเมนู Name Manager ให้เลือกการอ้างอิงภายนอกที่มีอยู่ใดๆ
- คลิก Delete และยืนยัน
ทำซ้ำสำหรับชื่ออื่นๆ ที่ใช้การอ้างอิงภายนอก เมื่อคุณทำเสร็จ ให้กด Data > Edit Links และตรวจสอบว่าตัวเลือก Break Link ยังคงเป็นสีเทาสำหรับลิงก์ภายนอกที่เหลืออยู่หรือไม่ หากไม่ใช่ ให้ลบลิงก์ออกจากสเปรดชีตของคุณ
วิธีลบลิงก์ภายนอกจากแผนภูมิ Excel
อีกวิธีแก้ที่เป็นไปได้คือ ลบลิงก์ภายนอกใดๆ จากแผนภูมิใน Excel ที่คุณสร้าง แผนภูมิหรือองค์ประกอบแผนภูมิอาจใช้การอ้างอิงภายนอกเป็นข้อมูลต้นทาง (source data) หรือเป็นตัวเลือกการจัดรูปแบบ
คุณอาจต้องตั้งค่าข้อมูลของคุณก่อน ตัวอย่างเช่น หากคุณใช้ข้อมูลภายนอกจากชีทอื่น คุณอาจต้องย้ายหรือคัดลอกข้อมูลไปยังชีทที่มีอยู่ของคุณเพื่อ break ลิงก์
เพื่อลบลิงก์ภายนอกจากแผนภูมิหรือองค์ประกอบแผนภูมิใน Excel ให้ทำตามขั้นตอนเหล่านี้:
- เลือกแผนภูมิหรือองค์ประกอบแผนภูมิที่ใช้การอ้างอิงภายนอก
- กด Chart Design > Select Data
- ในเมนู Select Data Source ให้เลือก Edit ภายใต้ Legend Entries (Series) หรือ Horizontal (Category) Axis Labels
- ในกล่อง Edit Series หรือ Axis Labels ให้เปลี่ยน Series name หรือ Axis label range เป็นการอ้างอิงเซลล์ภายในสมุดงานของคุณที่ไม่ใช่ภายนอก
- คลิก OK และปิดกล่องโต้ตอบ
ทำซ้ำขั้นตอนเหล่านี้สำหรับแผนภูมิหรือองค์ประกอบแผนภูมิอื่นๆ ที่ใช้การอ้างอิงภายนอก หลังจากลบลิงก์ภายนอกจากแผนภูมิของคุณแล้ว ให้กด Data > Edit Links เพื่อดูว่าคุณสามารถ break ลิงก์ที่เหลือได้หรือไม่
วิธีลบลิงก์ภายนอกจากกฎ Data Validation ใน Excel
คุณอาจต้องตรวจสอบและลบลิงก์ภายนอกจากกฎการตรวจสอบข้อมูล (data validation rules) กฎการตรวจสอบข้อมูลอาจใช้การอ้างอิงภายนอกเป็นข้อมูลต้นทางหรือเกณฑ์
ตัวอย่างเช่น คุณอาจมีรายการแบบเลื่อนลง (drop-down list) ที่ขึ้นอยู่กับ named range ในสมุดงานอื่น หรือกฎที่จำกัดค่าตามค่าในเวิร์กชีตอื่น เพื่อลบลิงก์ภายนอกจากกฎการตรวจสอบข้อมูล ให้ทำตามขั้นตอนเหล่านี้:
- เลือกเซลล์หรือช่วงเซลล์ที่ใช้กฎการตรวจสอบข้อมูลพร้อมการอ้างอิงภายนอก
- กด Data > Data Validation
- ในเมนู Data Validation ให้เลือก Settings
- ในกล่อง Allow ให้เลือก Any value
- คลิก OK เพื่อบันทึกการเปลี่ยนแปลงของคุณ
ทำซ้ำสำหรับลิงก์ภายนอกเพิ่มเติม จากนั้นตรวจสอบว่าคุณสามารถลบพวกมันได้โดยการกด Data > Edit Links > Break Link
วิธีลบลิงก์ภายนอกจากกฎ Conditional Formatting ใน Excel
อีกวิธีแก้ที่เป็นไปได้คือ ลบลิงก์ภายนอกใดๆ จากกฎการจัดรูปแบบเงื่อนไข (conditional formatting rules) กฎการจัดรูปแบบเงื่อนไขอาจใช้การอ้างอิงภายนอกเป็นข้อมูลต้นทางหรือเกณฑ์ ตัวอย่างเช่น คุณอาจมีกฎที่เปลี่ยนสีของเซลล์ berdasarkanค่าในสมุดงานหรือเวิร์กชีตอื่น
เพื่อลบลิงก์ภายนอกจากกฎการจัดรูปแบบเงื่อนไข ให้ทำตามขั้นตอนเหล่านี้:
- เลือกเซลล์หรือช่วงเซลล์ที่ใช้กฎการจัดรูปแบบเงื่อนไขพร้อมการอ้างอิงภายนอก
- ต่อไป ให้กด Home > Conditional Formatting > Manage Rules
- ในเมนู Conditional Formatting Rules Manager ให้กด Edit
- ในกล่อง Edit Formatting Rule ให้เปลี่ยน Formula หรือ Source เป็นค่าหรือช่วงภายในสมุดงานของคุณ
- คลิก OK และปิดกล่อง แล้วทำซ้ำสำหรับช่วงเซลล์อื่นๆ
หลังจากลบลิงก์ภายนอกจากกฎการจัดรูปแบบเงื่อนไขแล้ว ให้กด Data > Edit Links > Break Link เพื่อลบลิงก์อย่างสมบูรณ์
วิธีลบลิงก์ภายนอกจาก Excel แบบ Manual
ยังมีปัญหาอยู่? วิธีเร็วหนึ่งในการลบลิงก์ภายนอกจากไฟล์ Excel ของคุณแบบ manual คือ การแปลงไฟล์ Excel ของคุณเป็นไฟล์ zip ชั่วคราว คุณสามารถทำได้โดยการเปลี่ยนนามสกุลไฟล์ใน File Explorer ด้วยตนเอง แต่ก็ต่อเมื่อไฟล์ไม่ได้ถูกเข้ารหัส (encrypted) ทำให้ข้อมูล Excel ยังมองเห็นได้ แต่แก้ไขไม่ได้
เมื่อคุณเปลี่ยนนามสกุลแล้ว คุณสามารถแตกไฟล์และลบโฟลเดอร์ที่ซ่อนอยู่ (ชื่อ externalLinks) ออกจากไฟล์ zip โฟลเดอร์นี้จัดเก็บข้อมูลเกี่ยวกับการอ้างอิงภายนอกในสมุดงานของคุณ เมื่อคุณทำเสร็จ คุณสามารถบีบอัดไฟล์และคืนชนิดไฟล์ Excel เดิมได้
ก่อนเริ่มต้น ให้แน่ใจว่าคุณทำสำเนาไฟล์ Excel ของคุณก่อน ไม่ต้องการทำกับไฟล์ต้นฉบับ เผื่อไฟล์เสียหาย
- ในการทำเช่นนี้ คุณจะต้องเปลี่ยนชื่อไฟล์ที่คัดลอกใน File Explorer จาก file.xls หรือ file.xlsx เป็น file.zip เมื่อเสร็จแล้ว ให้แตกเนื้อหาของไฟล์ zip ไปยังโฟลเดอร์ใหม่
- เปิดโฟลเดอร์ใหม่และลบโฟลเดอร์ externalLinks ในโฟลเดอร์ xl หากทำไม่ได้ใน File Explorer ให้ลองใช้ตัวเลือกอื่นอย่าง 7-Zip แทน
- ต่อไป ให้เลือกไฟล์และโฟลเดอร์อื่นๆ ทั้งหมด คลิกขวา แล้วเลือก Compress to Zip folder จากเมนูบริบท
- เปลี่ยนชื่อไฟล์ zip ด้วยนามสกุล .xls หรือ .xlsx เดิมของคุณ
เมื่อคุณเปลี่ยนชื่อไฟล์ zip แล้ว ให้เปิดมันใน Excel และตรวจสอบว่ามันยังทำงานอยู่ คุณควรสามารถตรวจสอบได้ว่าลิงก์ถูกลบแล้วโดยการเปิดเมนู Edit Links — หากยังไม่ถูกลบ คุณควรสามารถลบพวกมันได้ในจุดนี้
การจัดการข้อมูล Excel ของคุณ
ด้วยขั้นตอนข้างต้น คุณสามารถลองหาวิธี break ลิงก์ภายนอกในสมุดงาน Microsoft Excel ของคุณได้อย่างรวดเร็ว คุณยังสามารถลองรวมข้อมูลจากสมุดงาน Excel ของคุณเข้าไปในไฟล์ใหม่ที่ไม่มีลิงก์ภายนอก หรือบันทึกไฟล์ของคุณโดยใช้ประเภทไฟล์ Excel ที่แตกต่างกัน เช่น XLSX จาก XLS (หรือในทางกลับกัน)
ยังคงลำบากในการหาข้อมูลที่ก่อให้เกิดปัญหา? คุณสามารถใช้ฟังก์ชันค้นหาใน Excel เพื่อช่วยคุณได้ตลอดเวลา
