เมื่อการทำงานจากระยะไกลและการทำงานร่วมกันออนไลน์ยังคงก่อให้เกิดสถานที่ทำงานสมัยใหม่ การรวมเครื่องมือที่จำเป็นอย่าง Microsoft Teams และ Outlook สามารถเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานและปรับกระบวนการสื่อสารให้ราบรื่น
การเพิ่ม Microsoft Teams ให้กับ Outlook เป็นเรื่องตรงไปตรงมา และเพียงแค่ต้องดาวน์โหลดทั้งสองแอปพลิเคชันลงอุปกรณ์ ไม่ต้องสลับไปมาระหว่างหลายแอปเพื่อประสานตารางเวลา
เพิ่ม Microsoft Teams ให้กับ Outlook (Windows และ Mac)
ข่าวดีเกี่ยวกับการรวม Teams กับ Microsoft Outlook คือกระบวนการราบรื่น ขอบคุณระบบนิเวศขั้นสูงของ Microsoft เมื่อคุณติดตั้งทั้งสองแอปพลิเคชันบนอุปกรณ์ Microsoft Teams Add-in จะถูกเพิ่มเข้า Outlook โดยอัตโนมัติ ทำให้คุณเข้าถึง Microsoft Teams ได้สะดวกจากริบบอน
Outlook มาพร้อมกับแผน Microsoft ส่วนใหญ่ แต่ Teams มาพร้อมแพ็กเกจที่เน้นธุรกิจ เช่น Microsoft 365 for Business หากคุณไม่มี Teams ดาวน์โหลดบนเครื่อง คุณสามารถดาวน์โหลดได้ที่เว็บไซต์อย่างเป็นทางการของ Microsoft ตัวติดตั้งจะแนะนำคุณผ่านกระบวนการติดตั้ง และจัดการงานหนักให้
เมื่อคุณมีทั้งสองแอปพลิเคชันติดตั้งบนคอมพิวเตอร์แล้ว ให้เปิด Outlook desktop client และ Teams จะปรากฏในกลุ่ม Teams Meeting ของแท็บ Home ในมุมมอง Calendar เลือก New Teams Meeting เพื่อเปิด
ตอนนี้คุณสามารถตั้งค่ารายละเอียดสำหรับการประชุม Teams
เพิ่ม Microsoft Teams ให้กับ Outlook (iOS และ Android)
เหมือนกับเวอร์ชันเดสก์ท็อป Microsoft Teams จะถูกเพิ่มให้กับ Outlook สำหรับ iOS และ Android โดยอัตโนมัติ ตราบใดที่คุณมีบัญชีธุรกิจ ทำตามขั้นตอนเหล่านี้เพื่อตั้งค่าการประชุม Teams ใน Outlook
- เปิดแอป Outlook และแตะไอคอน Calendar ที่มุมขวาล่างของหน้าจอ
- แตะเครื่องหมายบวก นี่จะเปิดการเชิญปฏิทินใหม่
- แตะสไลด์ถัดจาก Teams Meeting เพื่อสลับเป็นตำแหน่ง On
- ตั้งค่ารายละเอียดการเชิญที่เหลือ และแตะเครื่องหมายถูกที่มุมขวาบนของหน้าจอ
การเชิญ Teams ตั้งค่าแล้ว
คุณยังสามารถสร้างการประชุม Teams โดยใช้ Outlook for the Web เหมือนกับเวอร์ชัน Outlook อื่นๆ Teams จะถูกเพิ่มโดยอัตโนมัติหากคุณมีบัญชีธุรกิจ เพื่อตั้งค่าการประชุม Teams จาก Outlook for the Web ให้ทำตามขั้นตอนเหล่านี้
- เปิด Outlook บนเบราว์เซอร์ที่ต้องการ
- คลิกไอคอน Calendar ในเมนูด้านซ้ายเพื่อไปที่ Calendar View จากนั้นเลือก New Event
- หน้ากิจกรรมจะเปิด สลับสวิตช์ถัดจาก Teams Meeting เป็นตำแหน่ง On เพื่อตั้งค่ากิจกรรมนี้เป็นการประชุม Teams
- กรอกรายละเอียดการเชิญ และคลิก Save
การเชิญการประชุม Teams ตั้งค่าแล้ว
เคล็ดลับการแก้ไขปัญหาเพื่อแก้ Teams ไม่แสดงใน Outlook
มีเหตุผลสองประการที่ Teams อาจไม่ปรากฏใน Outlook ขั้นแรก คุณต้องใช้บัญชีธุรกิจหรือโรงเรียนเพื่อให้มี Teams ใน Outlook หากคุณใช้บัญชีส่วนตัว คุณจะไม่มีสิทธิ์เข้าถึงฟีเจอร์นี้ ในกรณีนี้ คุณจะต้องอัปเกรดบัญชี
หากคุณมีบัญชีธุรกิจหรือโรงเรียนและยังไม่เห็น Teams ใน Outlook อาจเป็นไปได้ว่า Add-in ถูกปิดใช้งาน ทำตามขั้นตอนเหล่านี้เพื่อตรวจสอบว่า Teams Add-in เปิดใช้งานหรือไม่
- คลิกแท็บ File
- เลือก Options จากด้านล่างของแผงด้านซ้าย
- คลิก Add-ins ในแผงด้านซ้าย และตรวจสอบว่า Microsoft Teams Meeting Add-in for Microsoft Office อยู่ในกลุ่ม Active Application Add-ins
- หาก Add-in ไม่ทำงาน ให้เลือก COM Add-ins ถัดจากตัวเลือก Manage และคลิก Go…
- หน้าต่าง COM Add-ins จะปรากฏ ติ๊กช่องถัดจาก Microsoft Teams Meeting Add-in for Microsoft Office และคลิก OK
ตอนนี้ เมื่อคุณรีสตาร์ท Outlook Add-in ควรปรากฏในกลุ่ม Teams Meeting ของแท็บ Home ในมุมมอง Calendar
แค่นั้นก็เสร็จแล้ว คุณสามารถสร้างการประชุม Teams ใหม่ได้ตรงจาก Outlook ประหยัดเวลาจากการสลับไปมาระหว่างแอปพลิเคชัน
