กฎ (Rules) ใน Microsoft Outlook เหมาะสำหรับดำเนินการอัตโนมัติบนอีเมล คุณสามารถทำอย่างเช่น ย้าย ติดธง หรือตอบกลับข้อความเฉพาะโดยไม่ต้องทำด้วยตนเอง เพื่อช่วยคุณ追上ไปกับกล่องจดหมายเข้าที่เติบโต เราจะแสดงวิธีสร้างกฎใน Outlook
เนื่องจากคุณสามารถสร้างกฎ Outlook บน Windows, Mac และเว็บ เราจะครอบคลุมการตั้งค่าบนแต่ละแพลตฟอร์ม โปรดทราบว่าเงื่อนไขและการกระทำที่มีอยู่แตกต่างกัน
ชุดเงื่อนไขและการกระทำที่สมบูรณ์ที่สุดสำหรับกฎอยู่ใน Outlook บน Windows เพื่ออธิบายวิธีสร้างกฎอย่างมีประสิทธิภาพที่สุด เรามาเดินผ่านการตั้งค่ากฎที่ใช้บ่อยกัน 몇 กฎ
การตั้งค่ากฎว่างเปล่าจากศูนย์ให้ความยืดหยุ่นมากที่สุด เพราะคุณสามารถเลือกเงื่อนไขและการกระทำมากกว่าหนึ่ง นอกจากนี้ Rules Wizard จะแนะนำคุณตลอดทาง
เปิด Outlook ไปที่แท็บ File และเลือก Manage Rules & Alerts ในส่วน Info
เมื่อกล่องโต้ตอบ Rules and Alerts ปรากฏ ให้เปิดแท็บ Email Rules และเลือกบัญชีที่ด้านบนหากคุณมีมากกว่าหนึ่ง จากนั้นเลือก New Rule
คุณสามารถตั้งค่ากฎของคุณด้วยคำแนะนำด้านล่างเพื่อย้ายอีเมลไปโฟลเดอร์ ติดธงเพื่อติดตาม หรือส่งตอบกลับอัตโนมัติ คุณสามารถลองมือกับกฎอื่นที่คุณจะพบว่ามีประโยชน์ เช่น การส่งต่ออีเมลอัตโนมัติ
ย้ายอีเมลไปโฟลเดอร์
ใน Rules Wizard ให้เลือกตัวเลือกย้ายหนึ่งในตัวเลือกด้านบน คุณสามารถย้ายข้อความไปโฟลเดอร์เฉพาะตามผู้ส่ง คำที่รวมอยู่ หรือสำหรับอีเมลที่คุณส่งแทนที่จะรับ
- ตัวอย่าง เราจะเลือก Move messages with specific words in the subject to a folder
- ที่ด้านล่าง ให้เลือกรายการที่ขีดเส้นใต้และสีฟ้าเพื่อระบุเงื่อนไขและการกระทำ
- เลือก Specific Words และป้อนคำที่ต้องการค้นหาในบรรทัดเรื่อง
- เลือก Specified เพื่อเลือกโฟลเดอร์ที่ต้องการย้ายข้อความไป
- จากนั้น เลือก Next
- คุณจะเห็นรายการเงื่อนไขพร้อมกับตัวที่คุณเลือกถูกทำเครื่องหมายอัตโนมัติ คุณสามารถเลือกเกณฑ์เพิ่มเติมสำหรับอีเมลได้ หากต้องการ ตัวอย่างเช่น คุณอาจต้องการใช้กฎกับข้อความที่ส่งมาหาคุณเท่านั้น เลือก Next
- คุณจะเห็นรายการการกระทำพร้อมกับตัวที่คุณเลือกถูกทำเครื่องหมาย ไม่เหมือนเงื่อนไขข้างต้น คุณสามารถเลือกการกระทำเพิ่มเติมได้ หากต้องการ ตัวอย่างเช่น คุณอาจต้องการทำเครื่องหมายข้อความว่าอ่านแล้วเมื่อถูกย้าย เลือก Next
- ต่อไป คุณจะเห็นรายการข้อยกเว้น คุณสามารถยกเว้นอีเมลบางอย่างจากกฎได้ ตัวอย่างเช่น คุณอาจไม่อยากให้อีเมลที่มีไฟล์แนบถูกส่งไปโฟลเดอร์ เลือก Next
- บนหน้าจอสุดท้ายสำหรับกฎ คุณจะตั้งชื่อกฎด้านบนก่อน และติ๊กช่อง Turn on this rule โดยอาจติ๊กช่องเพื่อรันกฎนี้ตอนนี้บนกล่องจดหมายเข้า หรือใช้กฎสำหรับบัญชีอีเมลทั้งหมด
- เมื่อเสร็จสิ้น ให้ยืนยันการตั้งค่ากฎในกล่องด้านล่างซึ่งแสดงเงื่อนไขและการกระทำ เลือก Finish เพื่อบันทึกและเปิดใช้งานกฎ
- ยืนยันเครื่องหมายถูกถัดจากกฎใหม่ในกล่อง Rules and Alerts และเลือก OK
ติดธงอีเมลเพื่อติดตาม
กฎ Outlook อีกอย่างที่มีประโยชน์คือการติดธงอีเมลเพื่อติดตาม คุณได้เลือกธงและเวลาสำหรับการติดตาม
- ทำตามกระบวนการเดียวกันข้างต้นเพื่อสร้าง New Rule และเปิด Rules Wizard
- จากนั้น เลือก Flag messages from someone for follow-up
- ที่ด้านล่าง ให้เลือกรายการที่ขีดเส้นใต้และสีฟ้าเพื่อระบุเงื่อนไขและการกระทำ
- เลือก People or public group เพื่อเลือกผู้ติดต่อ
- เลือก Follow up at this time เพื่อเลือกธงและเวลา
- จากนั้น เลือก Next
- เหมือนกับกฎข้างต้น Rules Wizard จะแนะนำคุณผ่านเงื่อนไข การกระทำ และข้อยกเว้นที่คุณสามารถยืนยันและเพิ่มเติมสำหรับกฎของคุณ จากนั้น ตั้งชื่อ เปิดใช้งาน และเสร็จสิ้น
ตอบกลับอีเมลอัตโนมัติ
กฎอีกอย่างที่คุณอาจพบว่ามีประโยชน์คือการตอบกลับอัตโนมัติ ซึ่งคล้ายกับข้อความ Out of Office แต่มีความยืดหยุ่นมากกว่า คุณสามารถใช้เทมเพลต Outlook เฉพาะ หรือสร้างข้อความตอบกลับสำหรับอีเมลเฉพาะ
- ทำตามกระบวนการเดียวกันข้างต้นเพื่อสร้าง New Rule และเปิด Rules Wizard จากนั้นเลือก Apply rule on messages I receive และเลือก Next
- เลือกเงื่อนไขที่ต้องการใช้สำหรับข้อความอีเมลที่รับ คุณสามารถใช้กฎกับผู้ส่งเฉพาะ ด้วยคำเฉพาะ เมื่อรับในช่วงวันที่ หรือเงื่อนไขอื่นๆ ที่ต้องการ เลือก Next
- เลือก Reply using a specific template หรือ Have server reply using a specific message ตามที่คุณชอบ จากนั้นเลือกข้อความที่ขีดเส้นใต้และสีฟ้าที่ด้านล่างตามตัวเลือกที่เลือก และเลือก Next เมื่อเสร็จ
- Reply using a specific template: เลือก a specific template เพื่อเลือกเทมเพลตที่ต้องการ
- Have server reply using a specific message: เลือก a specific message ป้อนข้อความในกล่องที่ปรากฏ และเลือก Save & Close
- ทำเครื่องหมายข้อยกเว้นที่ต้องการ เลือก Next และเสร็จสิ้นกฎโดยการตั้งชื่อ เปิดใช้งาน และบันทึกด้วยปุ่ม Finish
วิธีสร้างกฎใน Outlook บน Mac
หากคุณใช้ Outlook บน Mac คุณสามารถตั้งค่ากฎกล่องจดหมายเข้าได้ง่าย แม้เงื่อนไขและการกระทำจะจำกัดกว่า Windows
- เปิด Outlook และเลือก Outlook > Settings ในแถบเมนู
- เลือก Rules ในหน้าต่างป๊อปอัป
- เลือกบัญชีด้านซ้ายหากมีมากกว่าหนึ่ง และเลือกปุ่มเครื่องหมายบวกด้านขวา
- ป้อนชื่อกฎ (Rule name) ด้านบน
- จากนั้น ตั้งค่าเงื่อนไขแรกโดยใช้กล่องดรอปดาวน์ ขึ้นอยู่กับที่คุณเลือก คุณอาจต้องเพิ่มเงื่อนไข ตัวอย่างเช่น หากเลือก Date Received คุณจะป้อนวันที่
- ต่อไป เลือกการกระทำโดยใช้กล่องดรอปดาวน์เหล่านั้น อีกครั้ง คุณอาจต้องเพิ่มการกระทำ ตัวอย่างเช่น หากเลือก Move to Folder คุณจะเลือกโฟลเดอร์
- เพื่อเพิ่มเงื่อนไขหรือการกระทำอีก ให้เลือกเครื่องหมายบวกด้านขวา หรือเพิ่มข้อยกเว้น ให้เลือกเครื่องหมายบวกถัดจาก Except if
- โดยอาจติ๊กช่องเพื่อไม่ใช้กฎอื่นที่ตรงเงื่อนไขเดียวกัน ยืนยันว่ากล่อง Enabled ถูกติ๊กด้านซ้ายล่าง และเลือก OK เพื่อบันทึกกฎ
วิธีสร้างกฎใน Outlook บนเว็บ
เพื่อสร้างกฎใน Outlook บนเว็บ ให้ไปที่เว็บไซต์และลงชื่อเข้าใช้ คุณจะเห็นเงื่อนไขและการกระทำคล้ายกับใน Outlook บน Mac
- เลือกไอคอน Settings (เฟือง) มุมขวาบน และเลือก View all Outlook settings ในแถบด้านข้างที่ปรากฏ
- ในหน้าต่างป๊อปอัป ให้เลือก Mail ด้านซ้ายสุด และ Rules ด้านขวา
- ที่ด้านบน ให้เลือก Add new rule
- ตั้งชื่อกฎของคุณ และใช้กล่อง Add a condition เพื่อเลือกเกณฑ์ ขึ้นอยู่กับเงื่อนไขที่เลือก คุณอาจต้องเพิ่ม ตัวอย่างเช่น หากเลือก From คุณจะถูกขอให้ระบุผู้ส่งด้านขวา
- ใช้กล่อง Add an action เพื่อเลือกการกระทำ อีกครั้ง คุณอาจถูกแจ้งให้เพิ่มการกระทำ ตัวอย่างเช่น หากเลือก Move to คุณจะถูกขอให้ระบุชื่อโฟลเดอร์หรือสร้างโฟลเดอร์ใหม่
- คุณสามารถใช้ตัวเลือกสีฟ้าเพื่อเพิ่มเงื่อนไขอีก การกระทำอีก หรือรวมข้อยกเว้นตามที่ต้องการ
- โดยอาจติ๊กช่องเพื่อหยุดประมวลผลกฎเพิ่มเติม และรันกฎบนกล่องจดหมายเข้าทันที
- เมื่อเสร็จสิ้น ให้เลือก Save
อีเมลของคุณจะปฏิบัติตามกฎไหม?
ด้วยการสร้างกฎอีเมลใน Outlook คุณสามารถลดเวลาที่ใช้จัดระเบียบข้อความ จำได้ว่าต้องติดตาม หรือตอบกลับอีเมลบางอย่าง หากคุณเจอปัญหา ให้ดูวิธีแก้ไขเมื่อกฎอีเมล Outlook ไม่ทำงาน
