กฎใน Microsoft Outlook เหมาะอย่างยิ่งสำหรับการดำเนินการกับอีเมลโดยอัตโนมัติ คุณสามารถทำสิ่งต่างๆ เช่น ย้าย ติดธง หรือตอบกลับข้อความบางข้อความได้โดยไม่ต้องดำเนินการด้วยตนเอง เพื่อช่วยให้คุณตามทันกล่องจดหมายที่กำลังเติบโต เราจะแสดงวิธีสร้างกฎใน Outlook
เนื่องจากคุณสามารถสร้างกฎ Outlook บน Windows, Mac และเว็บได้ เราจะกล่าวถึงการตั้งค่ากฎเหล่านี้ในแต่ละแพลตฟอร์ม โปรดทราบว่าเงื่อนไขและการดำเนินการที่มีอยู่จะแตกต่างกันไป
ชุดเงื่อนไขและการดำเนินการที่เหมาะสมที่สุดสำหรับกฎอยู่ใน Outlook บน Windows เพื่ออธิบายวิธีสร้างกฎได้อย่างมีประสิทธิภาพมากที่สุด มาดูการตั้งค่ากฎที่ใช้กันทั่วไปกันสักหน่อย
การตั้งค่ากฎว่างตั้งแต่ต้นจะทำให้คุณมีความยืดหยุ่นมากที่สุด เนื่องจากคุณสามารถเลือกเงื่อนไขและการดำเนินการได้มากกว่าหนึ่งรายการ นอกจากนี้ ตัวช่วยสร้างกฎจะแจ้งให้คุณทราบตลอดทาง
เปิด Outlook ไปที่แท็บไฟล์ และเลือกจัดการกฎและการแจ้งเตือนในส่วนข้อมูล
เมื่อกล่องโต้ตอบกฎและการแจ้งเตือนปรากฏขึ้น ให้เปิดแท็บกฎอีเมลแล้วเลือกบัญชีที่ด้านบนหากคุณมีมากกว่าหนึ่งบัญชี จากนั้นเลือกกฎใหม่
จากนั้น คุณสามารถตั้งค่ากฎของคุณตามคำแนะนำด้านล่างเพื่อย้ายอีเมลไปยังโฟลเดอร์ ตั้งค่าสถานะเพื่อติดตามผล หรือส่งการตอบกลับอัตโนมัติ คุณสามารถลองใช้กฎอื่นที่มีประโยชน์แทน เช่น การส่งต่ออีเมลโดยอัตโนมัติ
ย้ายอีเมลไปยังโฟลเดอร์
ในตัวช่วยสร้างกฎ ให้เลือกหนึ่งในตัวเลือกการย้ายที่ด้านบน คุณสามารถย้ายข้อความไปยังโฟลเดอร์เฉพาะตามผู้ส่ง คำที่รวมไว้ หรือสำหรับอีเมลที่คุณส่งแทนที่จะรับ
- ตามตัวอย่าง เราจะเลือกย้ายข้อความที่มีคำเฉพาะในหัวเรื่องของโฟลเดอร์
- ที่ด้านล่าง ให้เลือกรายการที่ขีดเส้นใต้และสีน้ำเงินเพื่อระบุเงื่อนไขและการดำเนินการ
- เลือกคำเฉพาะและป้อนคำที่ต้องการค้นหาในบรรทัดหัวเรื่อง
- เลือก Specified เพื่อเลือกโฟลเดอร์ที่คุณต้องการย้ายข้อความไป
- จากนั้น เลือกถัดไป
- คุณจะเห็นรายการเงื่อนไขพร้อมกับเงื่อนไขที่คุณเพิ่งเลือกซึ่งทำเครื่องหมายไว้โดยอัตโนมัติ คุณสามารถเลือกเกณฑ์เพิ่มเติมสำหรับอีเมลได้หากต้องการ ตัวอย่างเช่น คุณอาจต้องการใช้กฎกับข้อความที่ส่งถึงคุณเท่านั้น เลือกถัดไป
- จากนั้นคุณจะเห็นรายการการกระทำที่คุณเลือกไว้ เช่นเดียวกับเงื่อนไขข้างต้น คุณสามารถเลือกดำเนินการเพิ่มเติมได้หากต้องการ ตัวอย่างเช่น คุณอาจต้องการทำเครื่องหมายข้อความว่าอ่านแล้วเมื่อมีการย้าย เลือกถัดไป
- คุณจะเห็นรายการข้อยกเว้นต่อไป คุณสามารถเลือกยกเว้นอีเมลบางฉบับจากกฎได้ ตัวอย่างเช่น คุณอาจไม่ต้องการให้ส่งอีเมลพร้อมไฟล์แนบไปที่โฟลเดอร์ เลือกถัดไป
- ในหน้าจอสุดท้ายของกฎ คุณจะต้องตั้งชื่อกฎที่ด้านบนก่อน จากนั้นจึงทำเครื่องหมายในช่องเปิดกฎนี้ คุณสามารถเลือกทำเครื่องหมายในช่องเพื่อเรียกใช้กฎนี้ทันทีในกล่องจดหมายของคุณ หรือใช้กฎสำหรับบัญชีอีเมลทั้งหมด
- เมื่อคุณเสร็จสิ้น ให้ยืนยันการตั้งค่ากฎในช่องด้านล่างซึ่งจะแสดงเงื่อนไขและการดำเนินการ เลือกเสร็จสิ้นเพื่อบันทึกและเปิดใช้งานกฎ
- ยืนยันเครื่องหมายถูกที่อยู่ถัดจากกฎใหม่ของคุณในกล่องกฎและการแจ้งเตือน และเลือกตกลง
ตั้งค่าสถานะอีเมลเพื่อติดตามผล
กฎ Outlook ที่เป็นประโยชน์อีกข้อหนึ่งคือการตั้งค่าสถานะอีเมลเพื่อติดตามผล คุณจะต้องเลือกธงและเวลาสำหรับการติดตามผล
- ทำตามขั้นตอนเดียวกันด้านบนเพื่อสร้างกฎใหม่และเปิดตัวช่วยสร้างกฎ
- จากนั้น เลือกตั้งค่าสถานะข้อความจากบุคคลอื่นเพื่อติดตามผล
- ที่ด้านล่าง ให้เลือกรายการที่ขีดเส้นใต้และเป็นสีน้ำเงินเพื่อระบุเงื่อนไขและการดำเนินการ
- เลือกบุคคลหรือกลุ่มสาธารณะเพื่อเลือกผู้ติดต่อ
- เลือกติดตามผลในเวลานี้เพื่อเลือกธงและเวลา
- จากนั้น เลือกถัดไป
- เช่นเดียวกับกฎข้างต้น ตัวช่วยสร้างกฎจะแนะนำคุณเกี่ยวกับเงื่อนไข การดำเนินการ และข้อยกเว้นที่คุณสามารถยืนยันและเพิ่มให้กับกฎของคุณได้ จากนั้น ตั้งชื่อ เปิดใช้งาน และเสร็จสิ้น
ตอบกลับอีเมลโดยอัตโนมัติ
กฎอีกข้อหนึ่งที่คุณอาจพบว่ามีประโยชน์คือการตอบกลับอัตโนมัติ ซึ่งคล้ายกับข้อความเมื่อไม่อยู่ที่สำนักงาน แต่มีความยืดหยุ่นมากกว่า คุณสามารถใช้เทมเพลต Outlook เฉพาะหรือสร้างข้อความตอบกลับสำหรับอีเมลที่ต้องการได้
- ทำตามขั้นตอนเดียวกันด้านบนเพื่อสร้างกฎใหม่และเปิดตัวช่วยสร้างกฎ จากนั้นเลือกใช้กฎกับข้อความที่ฉันได้รับและเลือกถัดไป
- เลือกเงื่อนไขที่คุณต้องการใช้สำหรับข้อความอีเมลที่ได้รับ คุณสามารถใช้กฎกับผู้ส่งบางราย โดยใช้คำเฉพาะ เมื่อได้รับในช่วงวันที่ หรือเงื่อนไขอื่นใดที่คุณต้องการ เลือกถัดไป
- เลือกตอบกลับโดยใช้เทมเพลตเฉพาะหรือให้เซิร์ฟเวอร์ตอบกลับโดยใช้ข้อความเฉพาะตามที่คุณต้องการ จากนั้นเลือกข้อความสีน้ำเงินที่ขีดเส้นใต้ที่ด้านล่างตามตัวเลือกที่คุณเลือก และเลือกถัดไปเมื่อคุณเสร็จสิ้น
- ตอบกลับโดยใช้เทมเพลตเฉพาะ:เลือกเทมเพลตเฉพาะเพื่อเลือกเทมเพลตที่คุณต้องการ
- ให้เซิร์ฟเวอร์ตอบกลับโดยใช้ข้อความเฉพาะ:เลือกข้อความที่ต้องการ ป้อนข้อความในกล่องที่ปรากฏขึ้น และเลือกบันทึกและปิด
- ทำเครื่องหมายข้อยกเว้นที่คุณต้องการรวม เลือกถัดไป และจบกฎด้วยการตั้งชื่อ เปิดใช้งาน และบันทึกด้วยปุ่มเสร็จสิ้น
วิธีสร้างกฎใน Outlook บน Mac
หากคุณใช้ Outlook บน Mac คุณสามารถตั้งค่ากฎของกล่องจดหมายได้อย่างง่ายดาย แม้ว่าเงื่อนไขและการดำเนินการจะถูกจำกัดกว่าบน Windows เล็กน้อยก็ตาม
- เปิด Outlook แล้วเลือก Outlook> การตั้งค่าในแถบเมนู
- เลือกกฎในหน้าต่างป๊อปอัป
- เลือกบัญชีทางด้านซ้ายหากคุณมีมากกว่าหนึ่งบัญชี และเลือกปุ่มเครื่องหมายบวกทางด้านขวา
- ป้อนชื่อกฎที่ด้านบน
- จากนั้น ตั้งค่าเงื่อนไขแรกโดยใช้กล่องแบบเลื่อนลง คุณอาจต้องเพิ่มเงื่อนไขทั้งนี้ขึ้นอยู่กับสิ่งที่คุณเลือก ตัวอย่างเช่น หากคุณเลือกวันที่ได้รับ คุณจะป้อนวันที่
- จากนั้น เลือกการดำเนินการโดยใช้กล่องแบบเลื่อนลงเหล่านั้น คุณอาจต้องเพิ่มการดำเนินการอีกครั้ง ตัวอย่างเช่น หากคุณเลือกย้ายไปยังโฟลเดอร์ คุณจะเลือกโฟลเดอร์
- หากต้องการเพิ่มเงื่อนไขหรือการดำเนินการอื่น ให้เลือกเครื่องหมายบวกทางด้านขวา หรือหากต้องการเพิ่มข้อยกเว้น ให้เลือกเครื่องหมายบวกถัดจาก ยกเว้นถ้า
- หรือเลือกทำเครื่องหมายในช่องเพื่อไม่ใช้กฎอื่นๆ ที่ตรงตามเงื่อนไขเดียวกัน ยืนยันว่าได้ทำเครื่องหมายในช่องเปิดใช้งานที่ด้านซ้ายล่างแล้วเลือกตกลงเพื่อบันทึกกฎ
วิธีสร้างกฎใน Outlook บนเว็บ
หากต้องการสร้างกฎใน Outlook บนเว็บ ให้ไปที่เว็บไซต์แล้วลงชื่อเข้าใช้ คุณจะเห็นเงื่อนไขและการดำเนินการที่คล้ายกันกับเงื่อนไขและการดำเนินการใน Outlook บน Mac
- เลือกไอคอนการตั้งค่า (เฟือง) ที่ด้านบนขวาและเลือกดูการตั้งค่า Outlook ทั้งหมดในแถบด้านข้างที่ปรากฏขึ้น
- ในหน้าต่างป๊อปอัป ให้เลือกเมลทางด้านซ้ายสุดและกฎทางด้านขวา
- ที่ด้านบน ให้เลือกเพิ่มกฎใหม่
- ตั้งชื่อให้กับกฎของคุณ จากนั้นใช้ช่องเพิ่มเงื่อนไขเพื่อเลือกเกณฑ์ คุณอาจต้องเพิ่มเงื่อนไขดังกล่าว ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับเงื่อนไขที่คุณเลือก ตัวอย่างเช่น หากคุณเลือกจาก คุณจะถูกขอให้ระบุผู้ส่งทางด้านขวา
- ใช้กล่องเพิ่มการดำเนินการเพื่อเลือกการดำเนินการ คุณอาจได้รับแจ้งให้เพิ่มการดำเนินการอีกครั้ง ตัวอย่างเช่น หากคุณเลือกย้ายไปที่ ระบบจะขอให้คุณระบุชื่อโฟลเดอร์หรือสร้างโฟลเดอร์ใหม่
- คุณสามารถใช้ตัวเลือกที่เป็นสีน้ำเงินเพื่อเพิ่มเงื่อนไข การดำเนินการอื่น หรือรวมข้อยกเว้นตามที่คุณต้องการ
- คุณสามารถเลือกทำเครื่องหมายในช่องเพื่อหยุดการประมวลผลกฎเพิ่มเติมและเรียกใช้กฎในกล่องจดหมายของคุณได้ทันที
- เมื่อเสร็จแล้ว ให้เลือกบันทึก
อีเมลของคุณจะเป็นไปตามกฎหรือไม่
ด้วยการสร้างกฎอีเมลใน Outlook คุณสามารถลดเวลาที่ใช้ในการจัดระเบียบข้อความ อย่าลืมติดตามผล หรือตอบกลับอีเมลบางฉบับ หากคุณประสบปัญหา โปรดดูการแก้ไขเหล่านี้เมื่อกฎอีเมลของ Outlook ใช้งานไม่ได้
