จัดเรียงรายการตามตัวอักษรใน Microsoft Word ได้ง่าย: คู่มือ Windows, Mac และ Web

คุณมีรายการใน Microsoft Word ที่ต้องการจัดเรียงตามตัวอักษร (Alphabetize) ไหม? คุณไม่ต้องทำด้วยมือ — Microsoft Office มีเครื่องมือ built-in สำหรับจัดเรียงรายการ Bullet points และตาราง ให้คุณจัดระเบียบเอกสารได้สะดวก

ในบทช่วยสอนนี้ เราจะแสดงวิธีใช้เครื่องมือเหล่านี้เพื่อจัดรูปแบบรายการใน Word ให้เรียงตามตัวอักษร

การจัดเรียงรายการใน Word เวอร์ชัน Windows และ Mac สามารถทำได้ด้วยวิธีเดียวกันง่ายๆ ดังนี้

1. ในเอกสาร Word ที่ต้องการจัดเรียง ไปที่แท็บ Home

2. เลือกข้อความที่ต้องการจัดเรียงตามลำดับตัวอักษร
3. ในส่วน Paragraph คลิกปุ่ม Sort (ไอคอน AZ พร้อมลูกศรลง)

4. กล่องโต้ตอบ Sort Text จะโผล่ขึ้นมา ในกล่องนี้ คุณสามารถกำหนดค่าการจัดเรียงข้อความได้
5. เพื่อจัดเรียงแต่ละบรรทัดตามตัวอักษร ให้เลือก Paragraphs ในรายการดรอปดาวน์ Sort by ตรวจสอบให้แน่ใจว่าเลือก Text ในส่วน Type เพื่อเรียงจาก A ถึง Z ให้เลือก Ascending ถ้าเลือก Descending จะเรียงจาก Z ถึง A

6. หากคุณเลือกส่วนหัว (Heading) ด้วย ให้ติ๊กถูกกล่อง Header row
7. ตัวเลือกเพิ่มเติม: คลิก Options เพื่อเปิดกล่องโต้ตอบ Sort Options ซึ่งช่วยกำหนดวิธีแยก項目ในรายการ เช่น เลือกว่า Case-sensitive หรือไม่ และภาษาที่ต้องการจัดเรียง เมื่อเลือกตัวเลือกเสร็จ กด OK

8. กด OK เพื่อยืนยันรายการของคุณ

วิธีจัดเรียงรายการตามตัวอักษรใน Microsoft Word (Web Version)

Word เวอร์ชันเว็บ (Web version) เป็นคำตอบของ Microsoft ต่อ Google Docs มีประโยชน์ แต่ขาดฟีเจอร์สำคัญบางอย่างที่แอป Desktop มี อย่างน่าเสียดาย ฟีเจอร์การจัดเรียง (Sorting) เป็นหนึ่งในนั้น หากคุณวางแผนใช้ฟีเจอร์นี้บ่อย แนะนำให้ติดตั้ง Word เวอร์ชัน Desktop บน Windows

ถ้าไม่ได้ติดตั้ง มีวิธี繞道 (Workaround) ใช้ Microsoft Excel Online แทน:

1. ในแดชบอร์ด Microsoft 365 ออนไลน์ ให้เปิดสมุดงาน Excel ใหม่ (New Excel workbook)

2. ไปที่เอกสาร Word ของคุณ ใช้ Ctrl + C คัดลอกรายการที่ต้องการจัดเรียง
3. กลับไปที่สเปรดชีต Excel ว่าง เลือกกล่องแรกของสเปรดชีต กด Ctrl + V วางรายการ
4. วางเคอร์เซอร์เหนือหัวคอลัมน์ และคลิกเพื่อเลือกคอลัมน์ทั้งหมดที่มีรายการของคุณ

5. ไปที่แท็บ Data

6. เพื่อเรียงจาก A ถึง Z ให้คลิก Sort Ascending เพื่อเรียงจาก Z ถึง A ให้คลิก Sort Descending

7. เมื่อรายการที่จัดเรียงแล้วยังคงถูกเลือก กด Ctrl + C คัดลอก
8. กลับไปที่เอกสาร Word ไฮไลท์รายการที่ยังไม่จัดเรียง กด Ctrl + Shift + V เพื่อวางรายการที่จัดเรียงแล้วแทนที่ โดยคงรูปแบบเอกสารไว้

วิธีจัดเรียงรายการที่มีหมายเลข (How to Sort a Numbered List)

ถ้าคุณมีรายการที่มีหมายเลข (Numbered list) ที่พยายามจัดเรียง อาจเจอปัญหา ถ้าคุณต้องการให้หมายเลขยังคงเรียงลำดับตัวเลข แต่รายการจัดเรียงตามตัวอักษร คุณสามารถจัดเรียงได้ตามปกติ ปัจจุบันไม่มีตัวเลือกให้เก็บหมายเลขรายการคู่กับรายการที่ตรงกันเมื่อจัดเรียงตามตัวอักษร

การจัดเรียงรายการตามตัวอักษรใน Word

นี่คือคำตอบ ไม่ว่าคุณจะใช้ Windows, MacOS หรือเวอร์ชันเบราว์เซอร์ คุณควรสามารถจัดเรียงรายการใน Word ได้อย่างง่ายดายแล้ว ไม่ต้องนั่ง Copy-Paste แต่ละรายการทีละอันอีกต่อไป!