การสร้างบรรณานุกรมและการให้ข้อมูลอ้างอิงในข้อความอาจเป็นเรื่องที่น่าเบื่อหน่ายอย่างไม่น่าเชื่อ ย้อนกลับไปในสมัยก่อนคุณต้องหวดผ่านสิ่งนี้ด้วยมือ คนรุ่นหลังใช้เครื่องมืออย่าง "บุตรแห่งเครื่องอ้างอิง" เพื่อสร้างการอ้างอิงโดยอัตโนมัติ แต่พวกเขายังต้องพยายามแทรกลงในเอกสารของตนอย่างระมัดระวัง
โชคดีที่ Microsoft Word เวอร์ชันใหม่ (2007 และใหม่กว่า) ได้ทำให้วิธีการทั้งหมดเหล่านี้ล้าสมัย Word รองรับรูปแบบการอ้างอิงที่สำคัญทั้งหมด รวมถึงรูปแบบที่คลุมเครือด้วย
เพิ่มแหล่งที่มา
ในการเริ่มต้นใช้งาน Microsoft Word เมื่อใดก็ตาม (แม้ว่าคุณอาจต้องการรอจนกว่าคุณจะต้องแทรกข้อมูลอ้างอิงครั้งแรก) ให้นำเมาส์ไปที่แถบเมนูแล้วคลิกแท็บ "ข้อมูลอ้างอิง" ที่นี่คุณควรเห็นปุ่มที่มีข้อความว่า "แทรกการอ้างอิง" ไปข้างหน้าและคลิกที่ เมนูแบบเลื่อนลงจะปรากฏขึ้นพร้อมตัวเลือกสองสามอย่าง เลือกตัวเลือก "เพิ่มแหล่งที่มาใหม่" เพื่อเปิดหน้าต่าง "Create Source" ที่นี่คุณสามารถป้อนข้อมูลทั้งหมดที่จะใช้เพื่อสร้างการอ้างอิงในข้อความของแหล่งที่มาของคุณ
ตามค่าเริ่มต้น Microsoft Word จะใช้รูปแบบ APA หากคุณจะใช้รูปแบบอื่น (MLA, et al) ให้เลือกช่องที่ระบุว่า "แสดงช่องบรรณานุกรมทั้งหมด" ที่ด้านล่างซ้ายของหน้าต่าง การทำเช่นนี้จะทำให้คุณสามารถป้อนข้อมูลเพิ่มเติมที่จำเป็นสำหรับรูปแบบการอ้างอิงอื่นๆ
นอกจากนี้ ให้ความสนใจเป็นพิเศษกับช่องดรอปดาวน์ที่ด้านบนของหน้าต่างที่ระบุว่า "ประเภทของแหล่งที่มา" คุณจะสังเกตเห็นว่าค่าเริ่มต้นคือ "หนังสือ" ดังนั้น คุณจะต้องเปลี่ยนหากคุณใช้แหล่งข้อมูลประเภทอื่น เช่น วารสารวิชาการ เว็บไซต์ ฯลฯ เมื่อคุณกรอกข้อมูลทั้งหมดแล้ว ให้คลิก " ตกลง” และเพิ่มแหล่งที่มา คุณทำตามขั้นตอนเหล่านี้ซ้ำเพื่อเพิ่มแหล่งที่มาได้มากเท่าที่ต้องการ
ใส่ข้อมูลอ้างอิง
จากนั้น Word จะแทรกข้อมูลอ้างอิงนั้นลงในเอกสารของคุณโดยอัตโนมัติ นอกจากนี้ เมื่อใดก็ตามที่คุณต้องการอ้างอิงแหล่งที่มานั้นอีกครั้ง สิ่งที่คุณต้องทำคือคลิกปุ่ม "แทรกการอ้างอิง" อีกครั้ง การทำเช่นนั้นจะทำให้รายการดรอปดาวน์ให้คุณเลือกแหล่งที่มาที่เหมาะสม (หากคุณเพิ่มแหล่งที่มามากกว่าหนึ่งแห่ง)
สุดท้าย ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้เลือกรูปแบบที่เหมาะสมในแท็บการอ้างอิง ดังที่เราได้กล่าวไว้ก่อนหน้านี้ Word ใช้ APA เป็นค่าเริ่มต้น หากคุณต้องการใช้รูปแบบอื่น คุณจะต้องเปลี่ยนรูปแบบด้วยตนเอง โดยค้นหาเมนูแบบเลื่อนลง "สไตล์" ซึ่งอยู่ทางด้านขวาของปุ่ม "แทรกการอ้างอิง" การคลิกที่ดรอปดาวน์นี้จะแสดงรูปแบบการจัดรูปแบบทั้งหมดที่คุณสามารถใช้ได้ในเอกสารของคุณ เพียงเลือกอันที่คุณต้องการใช้ แล้วการอ้างอิงในข้อความของคุณจะถูกจัดรูปแบบโดยอัตโนมัติในสไตล์นั้น
สร้างบรรณานุกรม
เมื่อคุณทำเอกสารเสร็จแล้ว คุณจะต้องใช้บรรณานุกรมที่แสดงรายการแหล่งข้อมูลทั้งหมดของคุณในที่เดียว สร้างหน้าใหม่ที่ส่วนท้ายของเอกสารและกลับไปที่แท็บ "ข้อมูลอ้างอิง" ค้นหาปุ่ม "บรรณานุกรม" (ถัดจากปุ่ม "แทรกการอ้างอิง") แล้วคลิกบนปุ่มนั้น
ณ จุดนี้ คุณจะสามารถเลือกรูปแบบบรรณานุกรมต่างๆ ได้หากต้องการ อย่างไรก็ตาม หากคุณต้องการแค่มาตรฐานที่ใช้งานได้ ให้คลิก "แทรกบรรณานุกรม" จากนั้น Word จะสร้างบรรณานุกรมสำหรับงานทั้งหมดที่คุณอ้างถึงในเอกสารของคุณในรูปแบบที่ถูกต้อง
ใช้แหล่งข้อมูลเก่าสำหรับเอกสารใหม่
คุณเขียนบทความในหัวข้อที่คล้ายคลึงกันและพบว่าตัวเองกำลังใช้แหล่งข้อมูลเดียวกันซ้ำแล้วซ้ำอีกหรือไม่? ถ้าใช่ คุณจะยินดีที่ทราบว่า Word มี "รายการแหล่งที่มาหลัก" นี่คือรายการที่มีแหล่งที่มาทั้งหมดที่คุณสร้างขึ้นในอดีต วิธีนี้ทำให้คุณสามารถคว้าแหล่งที่มาที่คุณสร้างขึ้นสำหรับเอกสารเก่าและแทรกลงในเอกสารใหม่ได้ วิธีนี้ช่วยให้คุณไม่ต้องยุ่งยากกับการสร้างแหล่งข้อมูลซ้ำซ้อนทุกครั้งที่สร้างเอกสาร Word ใหม่
หากต้องการดึงและดึงแหล่งข้อมูลเก่าของคุณ ให้ไปที่แท็บ "ข้อมูลอ้างอิง" ใน Word ถัดไป คุณจะต้องคลิกที่ปุ่ม "จัดการแหล่งที่มา" ถัดจากปุ่ม "แทรกการอ้างอิง" จากนั้นหน้าต่างจะปรากฏขึ้นซึ่งแสดงรายการแหล่งที่มาทั้งหมดที่คุณสร้างขึ้นในเอกสารที่ผ่านมาในคอลัมน์ทางด้านซ้ายที่มีป้ายกำกับว่า "รายการหลัก" หากต้องการใช้แหล่งข้อมูลเก่าแหล่งใดแหล่งหนึ่งในเอกสารปัจจุบันของคุณ เพียงไฮไลต์แล้วคลิกปุ่ม "คัดลอก" แหล่งที่มาควรปรากฏในคอลัมน์ทางด้านขวาที่มีป้ายกำกับว่า "ปัจจุบัน" ล้างและทำซ้ำสำหรับแหล่งทั้งหมดที่คุณต้องการ แค่นั้นแหละ! การอ้างอิงในข้อความและบรรณานุกรมทำได้ง่ายด้วย Microsoft Word
คุณจัดการกับการอ้างอิงและบรรณานุกรมอย่างไร? คุณใช้เครื่องมือที่ช่วยทำให้กระบวนการเป็นอัตโนมัติ หรือคุณยังทำสิ่งต่าง ๆ ด้วยวิธีที่ล้าสมัยอยู่หรือไม่? แจ้งให้เราทราบในความคิดเห็น!
