แชร์ปฏิทิน Outlook ได้อย่างง่าย: คู่มือทีละขั้นตอนสำหรับเดสก์ท็อปและเว็บ

คุณกำลังมองหาวิธีง่ายๆ ในการแชร์ปฏิทินใน Microsoft Outlook หรือไม่? ไม่ว่าคุณจะทำงานในโครงการทีม หรือต้องประสานงานกับคนอื่น คู่มือนี้จะแสดงวิธีทำมัน เราจะสอนคุณวิธีแชร์ปฏิทินใน Outlook โดยใช้เวอร์ชันเดสก์ท็อปและเว็บของ Outlook และเป็นโบนัส คุณจะได้เคล็ดลับในการจัดการสิทธิ์ปฏิทินของคุณ

วิธีแชร์ปฏิทิน Outlook โดยใช้แอปพลิเคชัน Windows

การแชร์ปฏิทินจะง่ายมากหากคุณใช้ Microsoft Outlook สำหรับ Windows ปฏิบัติตามขั้นตอนเหล่านี้:

1. เปิด Outlook บนคอมพิวเตอร์ Windows ของคุณ

2. หาไอคอน Calendar ที่มุมซ้ายล่าง

3. ในแท็บ Home เลือก Share Calendar ด้านขวาบนของแถบเครื่องมือ

4. Outlook จะนำเสนอรายการปฏิทินที่แชร์ได้ จำไว้ว่าไม่ใช่ทุกปฏิทินที่คุณกำหนดค่าใน Outlook สามารถแชร์ได้

5. คลิกที่ปฏิทินที่คุณต้องการแชร์เพื่อเลือกมัน

6. กล่องโต้ตอบใหม่จะเปิดพร้อมคุณสมบัติปฏิทิน เลือก Add เพื่อเพิ่มผู้ใช้

7. จากรายการผู้ติดต่อ (โดยทั่วไปคือสมุดที่อยู่อีเมลของคุณ) เลือกว่าคุณจะแชร์ปฏิทินกับใคร เริ่มพิมพ์ชื่อของบุคคล และ Outlook จะกรอกที่อยู่อีเมลของพวกเขาให้

8. ผู้คนที่เพิ่มจะมีระดับสิทธิ์การแชร์เริ่มต้น คุณสามารถเลือกพวกเขาแต่ละคนและเปลี่ยนระดับการเข้าถึงตามที่คุณเห็นพอ

วิธีแชร์ปฏิทิน Outlook บนเว็บไซต์

คุณยังสามารถแชร์ปฏิทินของคุณโดยใช้เว็บไซต์ Outlook หากคุณใช้อุปกรณ์ที่ไม่มีแอป Microsoft Outlook นี่คือวิธีการ:

1. เปิดเว็บเบราว์เซอร์ที่คุณชอบและพิมพ์ Outlook.live.com ในแถบที่อยู่ ลงชื่อเข้าใช้ด้วยข้อมูลประจำตัวของคุณ

2. เลือกไอคอน Calendar ด้านซ้ายของเมนู

3. เลือกปฏิทินที่คุณต้องการแชร์และคลิกขวาบนมัน

4. หากปฏิทินเฉพาะนี้สามารถแชร์ได้ คุณจะมีตัวเลือก Sharing and permissions คลิกมัน

5. กล่องโต้ตอบใหม่จะป๊อปอัพ พิมพ์ที่อยู่อีเมลของบุคคลที่คุณต้องการแชร์ปฏิทินกับ หากผู้รับอยู่ในผู้ติดต่อของคุณ แอป Outlook เว็บจะเสนอรายการที่คุณสามารถเลือกอีเมลได้

6. เมื่อคุณเพิ่มผู้ใช้แล้ว คุณสามารถตั้งระดับสิทธิ์ของพวกเขาได้ เลือกระหว่าง Can view all details และ Can edit จากเมนูดรอปดาวน์

7. เลือก Share

การเข้าใจระดับสิทธิ์ (Permission Levels)

เมื่อแชร์ปฏิทิน Outlook ของคุณกับใครสักคน คุณจะต้องตั้งระดับสิทธิ์โดยปฏิบัติตามขั้นตอนที่อธิบายไว้ข้างต้น คุณสามารถทิ้งไว้ที่ค่าเริ่มต้นหรือเปลี่ยนเป็นหนึ่งในตัวเลือกที่เสนอ มี 5 ตัวเลือกหากคุณใช้แอป Outlook เดสก์ท็อป และมีเพียง 2 ตัวเลือกหากคุณแชร์ปฏิทินผ่านเว็บไซต์ เพื่อทราบว่าต้องเลือกระดับสิทธิ์ไหน คุณต้องเข้าใจพวกมัน

จำไว้ว่าหากคุณต้องการระดับสิทธิ์ที่ละเอียดกว่า คุณจะต้องตั้งค่ามันโดยใช้แอป Outlook เดสก์ท็อป เวอร์ชันเว็บมีตัวเลือกจำกัด คุณสามารถตั้งได้แค่ Can view all details หรือ Can edit นั่นหมายความว่าเพื่อนร่วมงานของคุณจะสามารถเห็นไอเท็มปฏิทินทั้งหมดในรายละเอียดเต็ม หรือจะสามารถเห็นและแก้ไขพวกมันได้

Can View When I'm Busy (ดูได้เฉพาะว่าง/ไม่ว่าง)

นี่คือระดับสิทธิ์เริ่มต้น และหากคุณเลือกไม่เปลี่ยนมัน นี่คือสิ่งที่ผู้รับจะได้รับโดยอัตโนมัติ เพื่อนร่วมงานที่คุณแชร์ปฏิทินกับจะสามารถเปิดมันและเห็นได้แค่ว่าคุณว่าง ยุ่ง นอกสำนักงาน หรือมีนัดหมาย

Can View Titles and Locations (ดูหัวข้อและสถานที่)

หากคุณต้องการแสดงรายละเอียดมากขึ้นให้ผู้รับปฏิทิน ให้เลือกตัวเลือก "Can view titles and locations" แม้จะให้การเข้าถึงรายละเอียดจำกัด เพื่อนร่วมงานของคุณตอนนี้สามารถเห็นสถานที่และหัวข้อ (หรือเรื่อง) ของการประชุมของคุณได้ คุณสามารถติดป้ายบางการประชุมเป็นนัดหมายส่วนตัว และพวกมันจะไม่แสดงสถานที่และหัวข้อ แทนที่จะถูกกำหนดเป็นส่วนตัวแม้เมื่อใช้ระดับสิทธิ์นี้

Can View All Details (ดูรายละเอียดทั้งหมด)

การตั้งค่าระดับสิทธิ์นี้จะให้ผู้รับเห็นรายละเอียดเต็มและไอเท็มปฏิทินทั้งหมด นอกจากการประชุมและนัดหมาย พวกเขายังจะเห็นผู้เข้าร่วม บันทึกการประชุม และไฟล์แนบ

Can Edit (แก้ไขได้)

ระดับสิทธิ์นี้จะอนุญาตให้เพื่อนร่วมงานของคุณเปลี่ยนแปลงปฏิทิน Outlook ของคุณได้ พวกเขาจะสามารถเพิ่มหรือลบนัดหมายของคุณได้ แต่พวกเขาจะไม่สามารถรับคำขอนัดหมายให้คุณ หรือตอบสนองคำเชิญนัดหมายได้

Delegate (มอบสิทธิ์แทน)

คุณอาจจะต้องการมอบระดับสิทธิ์นี้ให้คนที่น่าเชื่อถือ มันจะอนุญาตให้พวกเขาจัดการการประชุม นัดหมาย และคำเชิญทั้งหมดอย่างเต็มที่ เมื่อคุณมอบสิทธิ์ delegate ให้ใคร คุณสามารถเลือกว่าจะให้พวกเขาจัดการนัดหมายส่วนตัวของคุณได้หรือไม่ แต่เพื่อปรับแต่งตัวเลือกปฏิทิน Outlook เหล่านี้ให้ละเอียด คุณจะต้องไปที่ Account Settings

ในการทำเช่นนั้น ปฏิบัติตามขั้นตอนเหล่านี้:

1. ไปที่ File ที่มุมซ้ายบนของแอป Outlook

2. ในแท็บ Info เลือก Account Settings

3. หาตัวเลือก Delegate Access

4. กำหนดค่าตัวเลือก Delegate คุณสามารถเลือกให้คำขอนัดหมายถูกส่งเฉพาะไปยัง delegates ของคุณ แต่คุณจะได้รับสำเนา ตัวเลือกที่สองจะมีเฉพาะ delegates ของคุณได้รับคำขอนัดหมาย ตัวเลือกที่สามจะส่งคำขอนัดหมายให้ทั้งคุณและ delegate ของคุณ

สำคัญที่ต้องทราบว่าคุณไม่สามารถตั้งองค์กรทั้งหมดหรือผู้ใช้ภายนอกเป็น delegates ได้ ระดับสิทธิ์นี้สงวนไว้เฉพาะผู้ใช้หรือกลุ่มเฉพาะเท่านั้น Delegates จะเข้าถึงไอเท็มปฏิทินทั้งหมดได้เต็มที่ ดังนั้นเลือกอย่างระมัดระวังว่าใครคุณต้องการมอบระดับสิทธิ์นี้

การแชร์ปฏิทินของคุณใน Outlook เป็นวิธีที่ยอดเยี่ยมในการให้ทุกคนอยู่บนหน้าเดียวกัน ด้วยการปฏิบัติตามขั้นตอนง่ายๆ นี้ คุณสามารถแชร์ปฏิทินของคุณได้อย่างง่ายดาย และมีความราบรื่นในใจว่าทุกคนอยู่บนตารางเวลาเดียวกัน คุณมีเคล็ดลับอื่นๆ สำหรับการแชร์ปฏิทินใน Outlook ไหม? แจ้งให้เราทราบในความคิดเห็น!