วิธีการส่งอีเมล

คุณต้องการส่งอีเมลและไม่รู้ว่าจะเริ่มต้นอย่างไร หรือบางทีคุณอาจรู้วิธีส่งอีเมลแต่ต้องการคำแนะนำในการดูแลจัดการอีเมลให้ดีขึ้น เราพร้อมให้ความช่วยเหลือ

วิธีการส่งอีเมลอาจฟังดูง่าย แต่การส่งอีเมลที่ยอดเยี่ยมไม่ใช่ ครั้งต่อไปที่คุณต้องการสื่อสารทางอีเมล คุณจะรู้ว่าต้องใช้เวลามากกว่าการรู้จักผู้รับและข้อความในการแบ่งปัน นี่คือวิธีการส่งอีเมลที่ดี

คุณต้องการอะไรในการส่งอีเมล

ก่อนที่เราจะแสดงวิธีการส่งอีเมล คุณต้องปฏิบัติตามข้อกำหนดเฉพาะก่อน ในการส่งอีเมล คุณจะต้องมีบัญชีกับผู้ให้บริการอีเมลรายใดรายหนึ่ง (เราจะใช้ Gmail) การเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ต คอมพิวเตอร์หรืออุปกรณ์เคลื่อนที่ และที่อยู่อีเมลของผู้รับ

วิธีส่งอีเมลด้วย Gmail

สมมติว่าคุณยังไม่มีบัญชีอีเมล ตั้งค่าบัญชีกับ Gmail หรือทางเลือกอื่นที่นิยมใช้แทน Gmail เมื่อเสร็จแล้ว เราสามารถดำเนินการในขั้นตอนต่อไปโดยสร้างข้อความอีเมล

สำหรับ Gmail ให้ไปที่ google.com/gmail แล้วป้อนข้อมูลรับรองเพื่อลงชื่อเข้าใช้บัญชีอีเมลของคุณ

2. สร้างอีเมลเปล่า

ถัดไป เริ่มเขียนอีเมลที่จะส่งในภายหลัง แตะ เขียน ปุ่มเพื่อสร้างอีเมลเปล่า ปุ่มเขียนจะอยู่ทางด้านซ้ายมือของเว็บไซต์ Gmail และปุ่มค้างอยู่ที่ด้านล่างขวามือของแอปมือถือ

3. ป้อนที่อยู่อีเมลของผู้รับ

ที่อยู่อีเมลของผู้รับคือที่อยู่ของบุคคลที่คุณต้องการส่งอีเมลถึง หากมีผู้รับมากกว่าหนึ่งราย คุณสามารถใช้ CC หรือ BCC ได้

เมื่อใช้ CC ผู้รับทั้งหมดจะเห็นรายชื่อผู้รับรายอื่น ผู้รับจะไม่เห็นผู้รับอีเมลเดียวกันในรายการ BCC เว้นแต่จะรวมอยู่ในสำเนา

หากต้องการเพิ่มผู้รับใน Gmail บนเว็บ ให้แตะผู้รับ ให้กรอกอีเมลผู้รับและเลือก สำเนา หรือ BCC เพื่อรวมผู้รับมากกว่าหนึ่งราย หากคุณใช้แอป Gmail บนมือถือ (Android หรือ iOS) ให้ป้อนผู้รับรายแรกภายใต้ ถึง แล้วแตะลูกศรชี้ลงเพื่อแสดงฟิลด์ CC และ BCC

โปรดใส่ใจกับที่อยู่เพื่อหลีกเลี่ยงการแชร์ข้อความกับบุคคลที่ผิด

4. เขียนหัวเรื่องของอีเมล

หัวเรื่องของอีเมลควรสรุปว่าอีเมลนั้นเกี่ยวกับอะไร เพื่อผลลัพธ์ที่ดีกว่า ตรวจสอบให้แน่ใจว่าหัวเรื่องสะท้อนถึงเนื้อหาของอีเมล เจาะจงและรัดกุมมาก

นอกจากนี้ หัวเรื่องควรมีความลวงเพื่อให้ผู้รับเปิดอีเมลของคุณได้ดีขึ้น การใช้ตัวย่ออีเมลสำหรับหัวเรื่องอาจมีประโยชน์ แต่ควรใช้ให้เหมาะสม

5. จัดการข้อความอีเมลของคุณ

นี่คือที่ที่คุณต้องใส่ทุกอย่างที่คุณต้องการให้ผู้รับหรือผู้รับรู้โดยละเอียด แต่ก่อนที่คุณจะส่งข้อความ ให้เริ่มต้นด้วยคำทักทายที่เหมาะสม

ตัวอย่างเช่น เมื่อเขียนอีเมลอย่างมืออาชีพ คุณควรหลีกเลี่ยงคำว่า "เรียน" หรือ "สวัสดี" นอกจากนี้ ให้ข้อความของคุณกระชับ ใช้มารยาทที่เหมาะสม และจัดรูปแบบอีเมลของคุณอย่างถูกต้อง (อ่านต่อเพื่อเรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับการจัดรูปแบบ)

คุณจำเป็นต้องเรียนรู้วิธีเขียนอีเมลแบบมืออาชีพในรูปแบบต่างๆ และคุณสามารถพึ่งพาเครื่องมืออินเทอร์เน็ตต่างๆ เพื่อช่วยให้คุณเขียนอีเมลได้ดีขึ้นในกรณีที่เกิดปัญหา

6. ปิดท้ายด้วยการลงชื่อออก

ข้อความอีเมลใช้การลงชื่อออกเพื่อทำเครื่องหมายจุดสิ้นสุดของอีเมล ดังนั้น คุณควรรวมการลงชื่อออกด้วยเสมอ ขึ้นอยู่กับประเภทของอีเมล คุณควรพิจารณาเกณฑ์บางอย่างในขณะที่เขียนการลงชื่อออก

พิจารณาเคล็ดลับเหล่านี้เมื่อลงชื่อออกจากอีเมล:

ใช้ชื่อเต็มของคุณ
ใช้การปิดที่เหมาะสม พิจารณาการลงชื่อออกจากอีเมลอย่างมืออาชีพที่ดีที่สุดสำหรับอีเมลที่เกี่ยวข้องกับงาน
รวมตำแหน่งมืออาชีพและข้อมูลติดต่ออื่น ๆ ของคุณ สิ่งเหล่านี้ไม่จำเป็น แต่ก็ไม่เสียหายที่จะรวมไว้
ลายเซ็นสามารถเป็นข้อดีได้เช่นกัน

7. แนบไฟล์—ถ้าจำเป็น

คุณต้องการแชร์ไฟล์บางไฟล์ผ่านอีเมลหรือไม่? ตอนนี้เป็นเวลาที่เหมาะสมที่จะเพิ่มข้อมูลดังกล่าว การเพิ่มไฟล์อาจจำเป็นสำหรับกระบวนการสมัครงานที่ต้องมี CV และประวัติย่อ

แต่ก่อนที่จะแนบไฟล์ ขอแนะนำให้แจ้งให้ผู้รับทราบในเนื้อหาอีเมลว่าคุณได้แนบไฟล์ไว้ที่ด้านล่างของข้อความ

วิธีการแนบไฟล์ใน Gmail

ในแอป Gmail สำหรับมือถือ ให้แตะไอคอนคลิปหนีบกระดาษที่ด้านบน เลือกแนบไฟล์ หรือ แทรกจากไดรฟ์ แล้วเลือกไฟล์ที่จะแนบ

เมื่อได้รับแจ้งบนเว็บ ให้คลิกไอคอนคลิปหนีบกระดาษเพื่ออัปโหลดไฟล์ที่จัดเก็บไว้ในคอมพิวเตอร์ของคุณ หรือคลิก Google ไดรฟ์เพื่ออัปโหลดไฟล์ที่จัดเก็บไว้ในบัญชี Google ไดรฟ์ของคุณ

ผู้ให้บริการอีเมลหลายรายอาจมีข้อจำกัดเกี่ยวกับขนาดไฟล์สูงสุดของไฟล์แนบ สำหรับ Gmail สูงสุด 25MB แต่คุณสามารถข้ามขีดจำกัดได้โดยการอัปโหลดไฟล์ของคุณไปยัง Google ไดรฟ์ก่อน

หากคุณต้องการส่งมากกว่าหนึ่งไฟล์ ให้ทำขั้นตอนเดิมซ้ำ

8. จัดรูปแบบและพิสูจน์อักษรอีเมลของคุณ

ก่อนที่จะกดปุ่มส่ง ให้จัดรูปแบบอีเมลของคุณอย่างถูกต้องโดยตรวจสอบให้แน่ใจว่าทุกอย่างมีขนาดและประเภทฟอนต์เหมือนกัน ตรวจสอบการจัดตำแหน่งที่ถูกต้องและการเยื้อง และสุดท้าย ตรวจสอบให้แน่ใจว่าข้อความถูกนำเสนอในลักษณะที่ปรับปรุงความสามารถในการอ่าน

Gmail ให้คุณจัดรูปแบบอีเมลโดยใช้ตัวเลือกการจัดรูปแบบ ปุ่ม. เพียงเลือกปุ่มการจัดรูปแบบ (A ที่ขีดเส้นใต้) เพื่อดูวิธีต่างๆ ที่คุณสามารถจัดรูปแบบข้อความอีเมลใน Gmail คุณสามารถเปลี่ยนประเภทแบบอักษร ขนาด ข้อความเป็นตัวหนา ขีดเส้นใต้ เปลี่ยนสีข้อความ ฯลฯ

สุดท้าย ตรวจสอบอีเมลของคุณจากบนลงล่างเพื่อให้แน่ใจว่าที่อยู่ของผู้รับถูกต้อง และอีเมลนั้นไม่มีข้อผิดพลาดทางไวยากรณ์และความหมาย การพิสูจน์อักษรอีเมลก่อนส่งไม่สามารถพูดเกินจริงได้

9. ส่งอีเมลของคุณ

หากทุกอย่างดูดี ได้เวลาส่งอีเมลของคุณแล้ว แตะ ส่ง ปุ่มเพื่อส่งอีเมล แต่ถ้าคุณต้องการให้ส่งอีเมลในภายหลัง ให้ค้นหาวิธีกำหนดเวลาอีเมลใน Gmail

ทำความเข้าใจวิธีการสื่อสารทางอีเมล

การรู้วิธีส่งอีเมลเป็นทักษะที่ยอดเยี่ยมเพราะเป็นสื่อกลางในการสื่อสารที่สำคัญ ในขณะที่มีการย้ายไปสู่แพลตฟอร์มการส่งข้อความโต้ตอบแบบทันที อีเมลยังคงได้รับการเคารพโดยเฉพาะในที่ทำงาน

ครั้งต่อไปที่คุณส่งอีเมล โปรดระลึกถึงเคล็ดลับเหล่านี้