วิธีส่งอีเมล: คู่มือครบวงจร สำหรับมือใหม่

อยากส่งอีเมลแต่ไม่รู้เริ่มที่ไหน? หรือรู้ส่งแล้วแต่อยากได้เคล็ดลับเขียนอีเมลดีขึ้น? เราอยู่ที่นี่ช่วย

การส่งอีเมล聽起來ง่าย แต่ส่งอีเมล "ดี" ไม่ง่าย ครั้งหน้าสื่อสารทางอีเมล จะรู้ว่าใช้มากกว่ารู้ผู้รับและข้อความ นี่คือวิธีส่งอีเมลดี

สิ่งที่ต้องมีสำหรับส่งอีเมล

ก่อนสอนส่งอีเมล ต้องมี: บัญชีผู้ให้บริการอีเมล (ใช้ Gmail) อินเทอร์เน็ต คอมพิวเตอร์/มือถือ และที่อยู่อีเมลผู้รับ

วิธีส่งอีเมลด้วย Gmail

ยังไม่มีบัญชีอีเมล? สมัคร Gmail หรือทางเลือกยอดนิยมอื่น แล้วขั้นต่อไป: สร้างข้อความอีเมล

1. ล็อกอินเข้าบัญชีอีเมล

Gmail: ไป google.com/gmail ใส่ข้อมูลเข้าสู่ระบบ

2. สร้างอีเมลว่าง

เริ่มเขียนอีเมลที่จะส่งภายหลัง กดปุ่ม Compose (เขียน) สร้างอีเมลว่าง ปุ่ม Compose อยู่ซ้ายมือเว็บ Gmail และขวาล่างแอปมือถือ

3. ใส่ที่อยู่อีเมลผู้รับ

ที่อยู่อีเมลผู้รับ = คนที่จะส่ง ถ้าหลายคน ใช้ CC หรือ BCC

CC: ผู้รับทุกคนเห็นรายชื่อคนอื่น BCC: ไม่เห็นผู้รับคนอื่นใน BCC เว้นแต่จะอยู่ใน CC

Gmail เว็บ: แตะช่อง Recipients ใส่อีเมล เลือก CC หรือ BCC เพิ่มผู้รับ แอปมือถือ (Android/iOS): ใส่ผู้รับแรกใน To แตะลูกศรลง เพื่อแสดง CC/BCC

ระวังที่อยู่ อย่าส่งผิดคน

4. เขียน Subject (หัวข้อ)

Subject ต้องสรุปว่าอีเมลเกี่ยวกับอะไร เพื่อผลดี Subject ต้องสะท้อนเนื้อหา เฉพาะเจาะจง กระชับ

Subject ควรดึงดูด เพื่อโอกาสให้ผู้รับเปิด ใช้ Acronym ใน Subject ช่วยได้ แต่ใช้ให้เหมาะสม

5. จัดเตรียมข้อความอีเมล

ส่วนนี้ใส่รายละเอียดทั้งหมดที่ผู้รับควรทราบ แต่ก่อนเทข้อความ เริ่มด้วย Greeting (ทักทาย) ที่เหมาะสม

เช่น อีเมลทางการ หลีกเลี่ยง "Dear" หรือ "Hi" รักษาข้อความกระชับ ใช้ Etiquette ถูกต้อง จัดรูปแบบอีเมลถูกต้อง (อ่านต่อเพื่อรายละเอียด)

สำคัญ: เรียนรู้วิธีเขียนอีเมลทางการหลายแบบ และใช้เครื่องมือออนไลน์ช่วยเขียนอีเมลดีขึ้นได้

6. จบด้วย Sign-off (ปิดท้าย)

อีเมลใช้ Sign-off ปิดท้าย ต้องมี Sign-off เสมอ ขึ้นกับประเภทอีเมล พิจารณาเกณฑ์เขียน Sign-off

เคล็ดลับ Sign-off:

• ใช้ชื่อ-นามสกุลเต็ม
• ใช้ Closing ที่เหมาะสม ดู Best professional email sign-offs สำหรับอีเมลงาน
• ใส่ตำแหน่งและข้อมูลติดต่ออื่นๆ ไม่บังคับ แต่ใส่ก็ไม่เสียหาย
• Signature (ลายเซ็น) เป็นประโยชน์

7. แนบไฟล์ — ถ้าจำเป็น

ต้องแชร์ไฟล์ทางอีเมล? ตอนนี้แนบได้เลย การแนบไฟล์จำเป็นในสมัครงาน CV/Resume ต้องมี

แนะนำ: บอกผู้รับใน Body ก่อนว่าแนบไฟล์ไว้ท้ายข้อความ

วิธีแนบไฟล์ใน Gmail

แอป Gmail มือถือ: แตะไอคอนหมุดกระดาษ บนสุด เลือก Attach file หรือ Insert from Drive เลือกไฟล์

เว็บ: คลิกไอคอนหมุดกระดาษ อัปโหลดไฟล์ในคอม หรือคลิก Google Drive อัปโหลดจาก Drive

ผู้ให้บริการอีเมลต่างกัน อาจจำกัดขนาดไฟล์แนบสูงสุด Gmail: 25 MB แต่วิธีหลีกเลี่ยง: อัปโหลด Google Drive ก่อน

ส่งหลายไฟล์ ทำซ้ำขั้นตอนเดียวกัน

8. จัดรูปแบบและตรวจสอบอีเมล

ก่อนกด Send จัดรูปแบบให้ถูกต้อง: ฟอนต์ขนาด/ชนิดเดียวกัน Alignment ถูกต้อง Indentation และนำเสนอให้อ่านง่าย

Gmail จัดรูปแบบด้วยปุ่ม Formatting Options เลือกปุ่มจัดรูปแบบ (A ขีดเส้นใต้) ดูวิธีจัดรูปแบบ: เปลี่ยนฟอนต์ ขนาด Bold Underline สีตัวอักษร ฯลฯ

สุดท้าย อ่านซ้ำจากบนลงล่าง: ที่อยู่อีเมลผู้รับถูกต้อง ไม่มีข้อผิดพลาด Grammar/Semantic การ Proofread ก่อนส่ง สำคัญมาก

9. ส่งอีเมล

ทุกอย่างดูดี กดปุ่ม Send ส่งอีเมล ถ้าอยากส่งภายหลัง เรียนรู้ Schedule email ใน Gmail

เข้าใจการสื่อสารทางอีเมล

รู้จักส่งอีเมล = ทักษะดี เพราะ Medium สำคัญ แม้มี Instant messaging แต่อีเมลยังถูกเคารพ โดยเฉพาะที่ทำงาน

ครั้งหน้าส่งอีเมล จำเคล็ดลับเหล่านี้ไว้