เมื่อทีมของคุณต้องจัดการอีเมลเข้าเหมือนกัน คุณสามารถใช้ Collaborative Inbox จาก G Suite เพื่อเพิ่มผู้ใช้หลายคนเข้าบัญชีเดียวกัน ฟังก์ชันนี้ช่วยให้สมาชิกทีมหลายคนดูแลกล่องจดหมายเดียวกันพร้อมกันได้
นี่คือวิธีสร้าง Collaborative Inbox ของคุณเอง ใช้ฟีเจอร์ทั้งหมด มอบหมายสมาชิกทีม และให้สิทธิ์เฉพาะเจาะจง ทั้งหมดจากบัญชี G Suite ของคุณ
Collaborative Inbox ใน G Suite คืออะไร?
Collaborative Inbox ใน G Suite อนุญาตให้กลุ่มบุคคลเข้าถึง ดูแล และจัดการกล่องจดหมายอีเมลเดียวกัน สิ่งนี้ช่วยบริษัทและองค์กรที่ต้องการให้ทีมการตลาดหรือขายตอบอีเมลที่คล้ายกัน
นี่เป็นวิธีเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานโดยส่งเสริมความร่วมมือออนไลน์ผ่านเครื่องมือของ Google เพื่อสร้างเวิร์กโฟลว์ที่มีประสิทธิภาพ
ตัวอย่างเช่น หากทีมขายรับอีเมลเกี่ยวกับความร่วมมือทางธุรกิจบ่อยๆ คุณสามารถมอบหมายให้ทุกคนติดตามกล่องจดหมายเดียวกัน ใครก็ตามสามารถตอบและจัดการอีเมลที่เข้ามาได้
คุณยังสามารถตั้งค่า Collaborative Inbox ได้ หากคุณทำงานที่โรงเรียนที่รับอีเมลจากผู้ปกครอง เพื่อให้ครูทุกคนตอบอีเมลเหล่านั้นได้ สมาชิกที่มีสิทธิ์เหมาะสมสามารถรับผิดชอบอีเมลนั้นๆ เอง หรือมอบหมายให้สมาชิกคนอื่นในกลุ่ม
Google Workplace ไม่ใช่เครื่องมือร่วมมือเพียงอย่างเดียวที่ผสานกับ Gmail แต่เป็นที่มีประสิทธิภาพที่สุดหากคุณมี G Suite อยู่แล้ว
คุณสามารถใช้เครื่องมือนี้เพื่อติดแท็กอีเมลเฉพาะ ซึ่งช่วยจัดระเบียบกล่องจดหมายและทำให้ค้นหาอีเมลเก่าย้อนหลังง่ายขึ้น หากคุณขายสินค้า การติดแท็กอีเมลทั้งหมดด้วยสินค้าเฉพาะจะช่วยให้คนอื่นหาเจอได้
ก่อนที่จะมี Collaborative Inbox คุณต้องตั้งค่า Google Group และเพิ่มสมาชิกก่อน
วิธีสร้าง Google Group และเพิ่มสมาชิก
เพื่อเริ่มจัดการและเข้าถึง Collaborative Inbox คุณต้องสร้างกลุ่มก่อน จะทำให้คุณเริ่มเพิ่มสมาชิกเข้าสู่ Collaborative Inbox ได้
- ลงชื่อเข้าใช้ Google Groups
- คลิก Create Group
- ใส่ ข้อมูล และเลือก การตั้งค่า
- คลิก Create Group
เมื่อตั้งค่ากลุ่มเสร็จแล้ว คุณสามารถเริ่มเชิญคนเข้ากลุ่มทางอีเมล เพิ่มเข้าไปโดยตรง หรืออนุมัติผู้ที่สมัครเข้าร่วม
การส่งคำเชิญจะส่งอีเมลไปยังกล่องจดหมายผู้รับโดยตรงเพื่อยืนยันว่าต้องการเข้าร่วมกลุ่ม การเพิ่มสมาชิกโดยตรงต้องใช้ที่อยู่อีเมลของพวกเขา จะเพิ่มสมาชิกหลังจากส่งคำขอแล้ว
ด้วยการสร้างกลุ่มและเพิ่มสมาชิก คุณจะมี Collaborative Inbox ที่ทำงานได้เต็มรูปแบบ สิ่งเดียวที่ขาดคือการเปิดใช้งานฟีเจอร์นี้
วิธีเปิดใช้งานฟีเจอร์ร่วมมือ
เพื่อสร้างกล่องจดหมายร่วมมือสำหรับสมาชิกที่มีอยู่ คุณต้องเปิดใช้งานฟีเจอร์ร่วมมือก่อน แต่ก่อนทำตามขั้นตอนด้านล่าง ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้เปิดใช้งานประวัติการสนทนาสำหรับ Google Groups แล้ว
- ลงชื่อเข้าใช้ Google Groups
- คลิก ชื่อของกลุ่ม
- คลิก Group Settings
- ภายใต้ Enable additional Google Group features > เลือก Collaborative inbox
เมื่อตั้งค่าฟีเจอร์ร่วมมือเสร็จแล้ว คุณต้องมอบหมายสิทธิ์ให้แต่ละสมาชิก เพื่อให้พวกเขาจัดการบัญชีได้ง่ายขึ้น
วิธีมอบหมายสิทธิ์ให้สมาชิก Collaborative Inbox
การมอบหมายสิทธิ์ให้สมาชิกกลุ่ม จะช่วยให้ทีมของคุณสามารถรับผิดชอบการสนทนา มอบหมายการสนทนา ทำเครื่องหมายว่าการสนทนาเสร็จสิ้น ทำเครื่องหมายว่าเป็นของซ้ำ และทำเครื่องหมายว่าไม่ต้องดำเนินการได้
คุณสามารถมอบหมายสิทธิ์ที่แตกต่างกันให้กลุ่มได้ ขึ้นอยู่กับบทบาทกลุ่มเริ่มต้น (เจ้าของ ผู้จัดการ สมาชิก) ทุกคนในองค์กร ทุกคนบนเว็บ หรือบทบาทที่สร้างเอง
- ลงชื่อเข้าใช้ Google Groups
- คลิกชื่อของกลุ่ม
- คลิก Group Settings
- คลิกสวิตช์เพื่อ Turn on สิทธิ์
- เลื่อนสไลด์และเลือกผู้ใช้ที่ได้รับ สิทธิ์
คุณยังสามารถสร้างข้อยกเว้นในสิทธิ์เพื่อยกเว้นสมาชิกเฉพาะออกจากการตั้งค่าสิทธิ์ได้
การจัดการ Collaborative Inbox ของ G Suite
Collaborative Inbox อนุญาตให้คุณมอบหมายสมาชิกต่างๆ เข้ากลุ่มและให้สิทธิ์เฉพาะเจาะจง เพื่อให้พวกเขาจัดการอีเมลได้อย่างมีประสิทธิภาพ
สมาชิกทีมแต่ละคนจะเข้าถึงกล่องจดหมายทั้งหมดได้ และสามารถมอบหมายการสนทนาที่ต่างกันให้สมาชิกต่างๆ ตอนนี้ทีมของคุณสร้างเสร็จแล้ว คุณต้องคิดเกี่ยวกับการรักษาความปลอดภัยให้ทุกคนในบัญชี
