เมื่อทีมของคุณต้องจัดการอีเมลขาเข้าเดียวกัน คุณสามารถใช้กล่องจดหมายสำหรับการทำงานร่วมกันจาก G Suite เพื่อเพิ่มผู้ใช้หลายรายในบัญชีเดียวกันได้ ฟังก์ชันนี้ช่วยให้สมาชิกในทีมหลายคนสามารถรักษากล่องจดหมายเดียวกันได้พร้อมกัน
ต่อไปนี้คือวิธีสร้างกล่องจดหมายสำหรับการทำงานร่วมกัน ใช้ฟีเจอร์ทั้งหมด มอบหมายสมาชิกในทีม และให้สิทธิ์เฉพาะทั้งหมดจากบัญชี G Suite
กล่องจดหมายสำหรับการทำงานร่วมกันใน G Suite คืออะไร
กล่องจดหมายสำหรับการทำงานร่วมกันใน G Suite ช่วยให้กลุ่มบุคคลเข้าถึง บำรุงรักษา และจัดการกล่องจดหมายอีเมลเดียวกันได้ ซึ่งจะเป็นประโยชน์สำหรับบริษัทและองค์กรที่ต้องการทีมการตลาดหรือฝ่ายขายทั้งหมดเพื่อตอบอีเมลที่คล้ายกัน
เป็นวิธีที่ยอดเยี่ยมในการเพิ่มประสิทธิภาพโดยการสนับสนุนการทำงานร่วมกันเป็นทีมทางออนไลน์ผ่านเครื่องมือของ Google เพื่อสร้างขั้นตอนการทำงานที่มีประสิทธิภาพ
ตัวอย่างเช่น หากตัวแทนขายของคุณได้รับอีเมลเกี่ยวกับพันธมิตรที่อาจเป็นพันธมิตรอยู่เสมอ คุณสามารถมอบหมายให้ทุกคนตรวจสอบกล่องจดหมายเดียวกันได้ ใครๆ ก็ตอบกลับและจัดการอีเมลที่เข้ามาได้
คุณยังสามารถตั้งค่ากล่องจดหมายสำหรับการทำงานร่วมกันได้หากคุณทำงานในโรงเรียนที่ได้รับอีเมลจากผู้ปกครอง เพื่อให้ครูคนใดสามารถตอบกลับอีเมลเหล่านั้นได้ สมาชิกคนใดที่มีสิทธิ์สามารถอ้างสิทธิ์อีเมลสำหรับตนเองหรือมอบหมายให้สมาชิกกลุ่มอื่นได้
Google Workplace ไม่ใช่เครื่องมือในการทำงานร่วมกันเพียงเครื่องมือเดียวที่ใช้ร่วมกับ Gmail แต่จะมีประสิทธิภาพสูงสุดถ้าคุณมี G Suite อยู่แล้ว
คุณสามารถใช้เครื่องมือนี้เพื่อแท็กอีเมลบางฉบับ ซึ่งจะช่วยจัดระเบียบกล่องจดหมายเข้าของคุณ และทำให้ค้นหาอีเมลเก่าได้ง่ายขึ้น หากคุณกำลังขายสินค้า การติดแท็กอีเมลทั้งหมดด้วยผลิตภัณฑ์เฉพาะเหล่านั้นจะช่วยให้ผู้อื่นค้นพบได้
ก่อนที่คุณจะมีกล่องจดหมายสำหรับการทำงานร่วมกัน คุณต้องตั้งค่า Google Group และเพิ่มสมาชิกก่อน
วิธีสร้าง Google Group และเพิ่มสมาชิก
ในการเริ่มต้นจัดการและเข้าถึงกล่องจดหมายสำหรับการทำงานร่วมกัน คุณต้องสร้างกลุ่มก่อน วิธีนี้จะช่วยให้คุณเริ่มเพิ่มสมาชิกในกล่องจดหมายสำหรับการทำงานร่วมกันได้
- ลงชื่อเข้าใช้ Google Groups .
- คลิก สร้างกลุ่ม .
- ป้อน ข้อมูล และเลือกการตั้งค่า
- คลิก สร้างกลุ่ม .
เมื่อคุณตั้งค่ากลุ่มแล้ว คุณสามารถเริ่มเชิญผู้คนเข้าสู่กลุ่มทางอีเมล เพิ่มพวกเขาลงในกลุ่มของคุณโดยตรง หรือการอนุมัติของผู้ที่สมัคร
การส่งคำเชิญทางอีเมลโดยตรงไปยังกล่องจดหมายของผู้รับเพื่อยืนยันว่าต้องการเข้าร่วมกลุ่ม การเพิ่มสมาชิกในกลุ่มโดยตรงต้องใช้ที่อยู่อีเมลของพวกเขา มันจะเพิ่มสมาชิกหลังจากส่ง
ด้วยการสร้างกลุ่มและเพิ่มสมาชิก คุณจะสามารถมีกล่องจดหมายสำหรับการทำงานร่วมกันที่ใช้งานได้อย่างสมบูรณ์ สิ่งเดียวที่รั้งคุณไว้คือต้องเปิดฟีเจอร์นี้
วิธีเปิดฟีเจอร์การทำงานร่วมกัน
ในการสร้างกล่องจดหมายสำหรับการทำงานร่วมกันสำหรับสมาชิกที่มีอยู่ของคุณ คุณต้องเปิดใช้งานคุณลักษณะการทำงานร่วมกันก่อน แต่ก่อนที่คุณจะทำตามขั้นตอนด้านล่าง ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณได้เปิดใช้งานประวัติการสนทนาสำหรับ Google Groups แล้ว
- ลงชื่อเข้าใช้ Google Groups .
- คลิก ชื่อกลุ่ม .
- คลิก การตั้งค่ากลุ่ม .
- ใต้ เปิดใช้งานคุณลักษณะเพิ่มเติมของ Google Group> เลือก กล่องจดหมายสำหรับการทำงานร่วมกัน .
เมื่อตั้งค่าคุณลักษณะการทำงานร่วมกันแล้ว คุณต้องกำหนดสิทธิ์ให้กับสมาชิกแต่ละคนเพื่อให้จัดการบัญชีได้ง่ายขึ้น
วิธีกำหนดสิทธิ์ให้กับสมาชิกกล่องจดหมายสำหรับการทำงานร่วมกัน
การกำหนดสิทธิ์ให้กับสมาชิกกลุ่มจะทำให้ทีมของคุณสามารถสนทนา มอบหมายการสนทนา ทำเครื่องหมายการสนทนาว่าเสร็จสิ้น ทำเครื่องหมายการสนทนาว่าซ้ำกัน และทำเครื่องหมายการสนทนาว่าไม่ต้องดำเนินการใดๆ
คุณสามารถกำหนดสิทธิ์ต่างๆ ให้กับกลุ่มได้โดยขึ้นอยู่กับบทบาทของกลุ่มเริ่มต้น (เจ้าของ ผู้จัดการ สมาชิก) ทุกคนในองค์กร ทุกคนบนเว็บ หรือบทบาทที่สร้างขึ้นเอง
- ลงชื่อเข้าใช้ Google Groups .
- คลิกชื่อกลุ่ม
- คลิก การตั้งค่ากลุ่ม .
- คลิกปุ่มสลับเพื่อ เปิด สิทธิ์
- เลื่อนแถบเลื่อนและเลือกผู้ใช้ที่จะได้รับสิทธิ์ .
คุณยังสามารถสร้างการยกเว้นในการอนุญาตของคุณเพื่อแยกสมาชิกบางคนออกจากการตั้งค่าการอนุญาตของคุณ
การจัดการกล่องจดหมายสำหรับการทำงานร่วมกันของ G Suite
กล่องจดหมายสำหรับการทำงานร่วมกันทำให้คุณสามารถกำหนดสมาชิกต่างๆ ให้กับกลุ่มและให้สิทธิ์เฉพาะกับพวกเขา เพื่อให้พวกเขาสามารถจัดการอีเมลของคุณได้อย่างมีประสิทธิภาพ
สมาชิกในทีมแต่ละคนจะสามารถเข้าถึงกล่องจดหมายทั้งหมดและสามารถกำหนดการสนทนาที่แตกต่างกันให้กับสมาชิกแต่ละคนได้ เมื่อสร้างทีมของคุณแล้ว คุณต้องคิดถึงการรักษาทุกคนในบัญชีให้ปลอดภัย
