วิธีการสร้างรายชื่อการแจกจ่ายใน Outlook

ถ้าคุณใช้ Outlook เพื่อสื่อสารกับเพื่อนร่วมงานของคุณ คุณอาจต้องการส่งอีเมลถึงกลุ่มเฉพาะที่มีการเปลี่ยนแปลงสมาชิกบ่อยๆ ตัวอย่างเช่น คุณอาจต้องส่งอีเมลถึงตัวแทนฝ่ายบริการลูกค้าของคุณทุกวัน แต่เนื่องจากมีการหมุนเวียนสูง รายการจึงอาจมีการเปลี่ยนแปลงบ่อยครั้ง

คุณสามารถพิมพ์ชื่อหรืออีเมลของแต่ละคนด้วยตนเองทุกครั้งที่ส่งอีเมล แต่สิ่งนี้อาจยุ่งยากขึ้นอย่างรวดเร็วเมื่อกลุ่มมีขนาดใหญ่ขึ้น ไม่เพียงแค่นั้น แต่คุณยังเสี่ยงต่อการลืมใครบางคนที่อาจนำไปสู่ละครในสำนักงานโดยไม่ได้ตั้งใจ นั่นคือที่มาของรายชื่อการแจกจ่ายหรือกลุ่มผู้ติดต่อ!

โดยส่วนใหญ่ คำว่า "กลุ่มผู้ติดต่อ" และ "รายการแจกจ่าย" สามารถใช้แทนกันได้ Microsoft เริ่มใช้วลี "กลุ่มผู้ติดต่อ" น่าจะเป็นเพราะใช้งานง่ายกว่า "รายชื่อการแจกจ่าย" เล็กน้อย

อย่างไรก็ตาม มีความแตกต่างที่แท้จริงระหว่างทั้งสองในองค์กรที่ใช้ Microsoft 365 ผู้ดูแลระบบของ Microsoft 365 สามารถแปลงรายชื่อการแจกจ่าย Outlook ที่มีอยู่เป็น "กลุ่ม" ซึ่งจะทำให้สมาชิกในกลุ่มสามารถเข้าถึงไลบรารีที่แชร์และพื้นที่การทำงานร่วมกันเช่น Microsoft ทีม Yammer และนักวางแผน

แม้ว่าแผนกไอทีของคุณอาจควบคุมรายชื่อการแจกจ่าย Outlook ขององค์กรของคุณ โดยเฉพาะอย่างยิ่งรายชื่อพนักงานทั้งหมดที่น่ากลัวและได้รับการดูแลไม่ดี คุณยังสามารถสร้างกลุ่มที่ติดต่อของคุณเองใน Outlook ได้

ด้านล่างนี้ เราจะแนะนำวิธีการสร้างกลุ่มที่ติดต่อใน Outlook สำหรับทั้งเวอร์ชันเบราว์เซอร์และแอปเดสก์ท็อป

วิธีสร้างกลุ่มที่ติดต่อใน Outlook Online

สร้างกลุ่มผู้ติดต่อใน Outlook เวอร์ชันเบราว์เซอร์ได้อย่างง่ายดาย

1. ลงชื่อเข้าใช้บัญชีของคุณที่ outlook.com หรือเลือก Outlook จากตัวเปิดใช้แอป หากคุณลงชื่อเข้าใช้ Microsoft 365 แล้ว หากคุณไม่เห็น Outlook ในรายการแอป (คุณจะเห็น) ให้เลือกแอปทั้งหมด .

2. ในบานหน้าต่างด้านซ้าย ใต้ กลุ่ม , เลือก กลุ่มใหม่ .

3. ในป๊อปอัป ให้ตั้งชื่อและคำอธิบายให้กับกลุ่มใหม่ของคุณ แล้วเลือก สร้าง . (หากองค์กรของคุณเปิดใช้งาน คุณอาจได้รับแจ้งให้สร้างที่อยู่อีเมลสำหรับกลุ่ม ในกรณีนี้ เพื่อความสะดวกในการใช้งาน ให้พยายามทำให้ที่อยู่อีเมลเหมือนกับชื่อกลุ่ม)

4. ตอนนี้ เพิ่มสมาชิกในกลุ่ม ค้นหาบุคคลด้วยชื่อหรือที่อยู่อีเมล เลือกผลการค้นหาสำหรับบุคคลที่คุณต้องการเพิ่มในกลุ่ม และจะปรากฏใต้ "บุคคลนี้จะถูกเพิ่ม"

5. ทำซ้ำขั้นตอนที่ 4 จนกว่าคุณจะเพิ่มทุกคนที่คุณต้องการในกลุ่ม จากนั้นเลือก เพิ่ม ปุ่ม.
6. เลือก ปิด .
7. ส่งอีเมลถึงกลุ่มที่คุณสร้างโดยเลือก ข้อความใหม่ .

8. ใน ถึง ให้เริ่มพิมพ์ชื่อกลุ่มที่คุณสร้าง แล้วเลือกจากรายการที่ปรากฏขึ้น

ง่ายๆ. แต่ถ้าคุณต้องการเพิ่มหรือลบบุคคลออกจากกลุ่มล่ะ อ่านต่อ

วิธีแก้ไขกลุ่มที่ติดต่อใน Outlook Online

Microsoft ทำให้ง่ายต่อการแก้ไขกลุ่มที่ติดต่อโดยไม่ต้องออกจาก Outlook Online บางขั้นตอนอาจแตกต่างกันเล็กน้อยขึ้นอยู่กับว่าองค์กรของคุณกำหนดค่า Microsoft 365 อย่างไร แต่ขั้นตอนด้านล่างควรช่วยคุณได้

1. ในบานหน้าต่างด้านซ้าย ใต้ กลุ่ม , เลือกกลุ่มที่คุณต้องการแก้ไข
2. ในรายการของกลุ่มนั้น ให้เลือก เพิ่มเติม (สามจุด/จุดไข่ปลา) ไอคอน

3. เลือก การตั้งค่า . (ขึ้นอยู่กับวิธีกำหนดค่า Outlook สำหรับองค์กรของคุณ คุณอาจเห็นตัวเลือกในการเพิ่มสมาชิก ตรงจากไอคอนเพิ่มเติม)

4. ในแผงการตั้งค่ากลุ่มที่ปรากฏทางด้านขวา ให้เลือก แก้ไขกลุ่ม .

5. เลือก สมาชิก แท็บ
6. จากที่นั่น คุณสามารถเพิ่มสมาชิกหรือลบออกจากกลุ่มโดยเลือก X ไอคอนถัดจากรายการของบุคคลที่คุณต้องการลบ

7. ถ้าคุณได้เพิ่มสมาชิกในกลุ่ม ให้เลือก เพิ่ม ปุ่ม. มิฉะนั้น เลือก ปิด .

อีกวิธีหนึ่งในการแก้ไขกลุ่มที่ติดต่อใน Outlook Online

ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับวิธีกำหนดค่า Outlook คุณอาจแก้ไขกลุ่มที่ติดต่อได้โดยทำตามขั้นตอนเหล่านี้:

1. ไปที่ ผู้คน ส่วนของ Outlook (ทางด้านขวาของไอคอนปฏิทิน)

2. ในบานหน้าต่างด้านซ้ายในส่วน Groups ให้เลือก เจ้าของ เพื่อแสดงกลุ่มที่คุณสร้างขึ้น

3. เลือกกลุ่มที่คุณต้องการแก้ไขจากรายการ
4. เลือก จัดการสมาชิกกลุ่ม .

5. จากที่นั่น คุณสามารถเพิ่มสมาชิกหรือลบสมาชิกที่มีอยู่โดยเลือก X ข้างรายการ

วิธีสร้างกลุ่มที่ติดต่อในแอปเดสก์ท็อปของ Outlook

การสร้างกลุ่มผู้ติดต่อใน Outlook เวอร์ชันเดสก์ท็อปทำได้ง่ายกว่าในเวอร์ชันออนไลน์

1. เปิด Outlook แล้วเลือก บุคคล ไอคอนบริเวณมุมล่างซ้าย (ซึ่งคุณสลับไปมาระหว่างอีเมล งาน บุคคล และปฏิทิน)

2. ถัดไป จากแถบเครื่องมือ ให้เลือก กลุ่มที่ติดต่อใหม่ . (หากองค์กรของคุณใช้ Microsoft 365 คุณอาจเห็นปุ่มกลุ่มใหม่ เพื่อจุดประสงค์ของเรา เราจะใช้กลุ่มที่ติดต่อใหม่เพื่ออำนวยความสะดวกในการส่งอีเมลกลุ่ม)

3. ในหน้าต่างกลุ่มที่ติดต่อที่ปรากฏขึ้น ให้ตั้งชื่อกลุ่มที่ติดต่อของคุณ จากนั้นเลือก เพิ่มสมาชิก และเลือกว่าคุณต้องการรับสมาชิกใหม่จากที่ใด ตัวเลือกอาจรวมถึง จากที่ติดต่อ Outlook , จากสมุดที่อยู่ หรือ อีเมลติดต่อใหม่ .

4. ค้นหาบุคคลที่คุณต้องการเพิ่มในกลุ่มผู้ติดต่อทีละคน ตรวจสอบให้แน่ใจว่ารายการของพวกเขาถูกเน้น และเลือก สมาชิก ปุ่ม (หรือดับเบิลคลิกที่รายการ) เพื่อเพิ่ม เมื่อเสร็จแล้ว ให้เลือก ตกลง .
5. ปิดหน้าต่างและตอบกลับใช่ หากได้รับแจ้งให้บันทึกการเปลี่ยนแปลงของคุณ
6. ตอนนี้ เมื่อคุณระบุอีเมลใหม่ คุณสามารถพิมพ์ชื่อกลุ่มผู้ติดต่อใน ถึง สนาม. กลุ่มผู้ติดต่อของคุณจะถูกเพิ่ม หากต้องการ คุณสามารถขยายรายชื่อกลุ่ม และ Outlook จะแทนที่รายการด้วยสมาชิก แต่โปรดทราบว่าคุณจะไม่สามารถยุบรายการได้อีก

กลุ่มที่ติดต่อจะปรากฏเป็นรายการในสมุดที่อยู่ Outlook ดังนั้นคุณจะพบได้ในรายการเรียงตามตัวอักษร

วิธีแก้ไขกลุ่มที่ติดต่อในแอปเดสก์ท็อปของ Outlook

ตอนนี้ มาแก้ไขกลุ่มผู้ติดต่อที่มีอยู่ใน Outlook เวอร์ชันเดสก์ท็อปกันเถอะ

1. เปิด Outlook แล้วเลือก บุคคล ไอคอนใกล้มุมล่างซ้าย
2. ค้นหาและเลือกกลุ่มที่คุณต้องการแก้ไขในรายชื่อผู้ติดต่อของคุณ
3. ในบานหน้าต่างด้านขวา ให้เลือก แก้ไข . ซึ่งจะนำคุณกลับไปยังตำแหน่งที่คุณสามารถจัดการกลุ่มได้โดยการเพิ่มและ/หรือนำสมาชิกออก

ไม่ว่าคุณจะใช้ Outlook เวอร์ชันออนไลน์หรือแอปเดสก์ท็อป ก็คุ้มค่าที่จะใช้เวลาสองสามนาทีเพื่อสร้างรายชื่อการแจกจ่าย Outlook ที่คุณจะใช้ซ้ำๆ คุณจะดีใจที่คุณทำ