สร้างและจัดการรายชื่อเผยแพร่ Outlook เพื่อการสื่อสารทีมที่มีประสิทธิภาพ

หากคุณใช้ Outlook เพื่อสื่อสารกับเพื่อนร่วมงาน น่าจะเคยต้องการส่งอีเมลไปยังกลุ่มคนเฉพาะซึ่งสมาชิกเปลี่ยนแปลงบ่อยครั้ง ตัวอย่างเช่น คุณอาจต้องส่งอีเมลไปยังพนักงานบริการลูกค้าทุกวัน แต่เนื่องจากอัตราการลาออกสูง รายชื่ออาจเปลี่ยนแปลงบ่อย

คุณอาจพิมพ์ชื่อหรืออีเมลของแต่ละคนด้วยตนเองทุกครั้งที่ส่งอีเมล แต่เมื่อกลุ่มใหญ่ขึ้น วิธีนี้จะกลายเป็นภาระหนัก และยังมีความเสี่ยงที่จะลืมใครบ้าง ซึ่งอาจนำไปสู่ปัญหาในที่ทำงาน นั่นคือเหตุผลที่ "รายชื่อเผยแพร่" (Distribution List) หรือ "กลุ่มผู้ติดต่อ" (Contact Group) จึงมีบทบาทสำคัญ

โดยทั่วไป คำว่า "กลุ่มผู้ติดต่อ" และ "รายชื่อเผยแพร่" ใช้แทนกันได้ Microsoft เริ่มใช้คำว่า "กลุ่มผู้ติดต่อ" เนื่องจากเข้าใจง่ายกว่า "รายชื่อเผยแพร่" ค่อนข้างมาก

อย่างไรก็ตาม ในองค์กรที่ใช้ Microsoft 365 มีความแตกต่างจริงระหว่างทั้งสอง ผู้ดูแลระบบ Microsoft 365 สามารถแปลงรายชื่อเผยแพร่ Outlook ที่มีอยู่ให้กลายเป็น "กลุ่ม" (Groups) ซึ่งจะทำให้สมาชิกกลุ่มเข้าถึงไลบรารีร่วมและพื้นที่ทำงานร่วมกัน เช่น Microsoft Teams, Yammer และ Planner ได้

แม้แผนก IT อาจควบคุมรายชื่อเผยแพร่ขององค์กร—โดยเฉพาะรายชื่อทั้งองค์กรที่ดูแลรักษาไม่ดี คุณก็ยังสามารถสร้างกลุ่มผู้ติดต่อของตัวเองใน Outlook ได้

ด้านล่างเราจะแนะนำวิธีสร้างกลุ่มผู้ติดต่อใน Outlook สำหรับทั้งเวอร์ชันบนเบราว์เซอร์และแอปเดสก์ท็อป

วิธีสร้างกลุ่มผู้ติดต่อใน Outlook Online

การสร้างกลุ่มผู้ติดต่อใน Outlook เวอร์ชันเบราว์เซอร์ทำได้ง่ายดาย

1. เข้าสู่ระบบบัญชีที่ outlook.com หรือเลือก Outlook จากตัวเปิดแอป หากล็อกอิน Microsoft 365 อยู่แล้ว หากไม่เห็น Outlook ในรายการแอป ให้เลือก แอปทั้งหมด

2. ในแผงด้านซ้าย ภายใต้ กลุ่ม ให้เลือก กลุ่มใหม่

3. ในป๊อปอัป ให้ตั้งชื่อและคำอธิบายกลุ่มใหม่ แล้วเลือก สร้าง (หากองค์กรเปิดใช้งาน อาจขอให้สร้างที่อยู่อีเมลสำหรับกลุ่ม ในกรณีนั้น ควรทำให้ที่อยู่อีเมลตรงกับชื่อกลุ่มเพื่อความสะดวก)

4. เพิ่มสมาชิกเข้าไปในกลุ่ม ค้นหาบุคคลจากชื่อหรือที่อยู่อีเมล เลือกผลการค้นหาของบุคคลที่ต้องการเพิ่ม จะปรากฏภายใต้ "บุคคลนี้จะถูกเพิ่ม"

5. ทำซ้ำขั้นตอนที่ 4 จนครบทุกคนที่ต้องการเพิ่ม แล้วเลือกปุ่ม เพิ่ม
6. เลือก ปิด
7. ส่งอีเมลไปยังกลุ่มที่สร้างโดยเลือก ข้อความใหม่

8. ในช่อง ถึง เริ่มพิมพ์ชื่อกลุ่มที่สร้าง และเลือกจากรายการที่ปรากฏ

ง่ายมาก แต่ถ้าต้องการเพิ่มหรือลบคนออกจากกลุ่ม ต้องทำอย่างไร? อ่านต่อไป

วิธีแก้ไขกลุ่มผู้ติดต่อใน Outlook Online

Microsoft ทำให้แก้ไขกลุ่มผู้ติดต่อได้ง่ายโดยไม่ต้องออกจาก Outlook Online ขั้นตอนอาจแตกต่างกันเล็กน้อยขึ้นอยู่กับการตั้งค่า Microsoft 365 ขององค์กร แต่ขั้นตอนด้านล่างควรช่วยให้คุณทำได้

1. ในแผงด้านซ้าย ภายใต้ กลุ่ม ให้เลือกกลุ่มที่ต้องการแก้ไข
2. ในรายการกลุ่มนั้น ให้เลือกไอคอน เพิ่มเติม (สามจุด/วงเปลี่ยน)

3. เลือก การตั้งค่า (ขึ้นกับการตั้งค่า Outlook ขององค์กร อาจเห็นตัวเลือก เพิ่มสมาชิก โดยตรงจากไอคอนเพิ่มเติม)

4. ในแผงการตั้งค่ากลุ่มที่ปรากฏทางขวา ให้เลือก แก้ไขกลุ่ม

5. เลือกแท็บ สมาชิก
6. จากนั้นสามารถเพิ่มสมาชิกหรือลบสมาชิกออกจากกลุ่มโดยเลือกไอคอน X ถัดจากรายการบุคคลที่ต้องการลบ

7. หากเพิ่มสมาชิกแล้ว ให้เลือกปุ่ม เพิ่ม มิฉะนั้นเลือก ปิด

อีกวิธีหนึ่งในการแก้ไขกลุ่มผู้ติดต่อใน Outlook Online

ขึ้นกับการตั้งค่า Outlook คุณอาจแก้ไขกลุ่มผู้ติดต่อได้โดยทำตามขั้นตอนเหล่านี้:

1. ไปที่ส่วน ผู้คน ของ Outlook (ทางขวาของไอคอนปฏิทิน)

2. ในแผงด้านซ้าย ส่วนกลุ่ม ให้เลือก เจ้าของ เพื่อแสดงกลุ่มที่คุณสร้าง

3. เลือกกลุ่มที่ต้องการแก้ไขจากรายการ
4. เลือก จัดการสมาชิกกลุ่ม

5. จากนั้นสามารถเพิ่มสมาชิกหรือลบสมาชิกที่มีอยู่โดยเลือก X ถัดจากรายการ

วิธีสร้างกลุ่มผู้ติดต่อในแอปเดสก์ท็อป Outlook

การสร้างกลุ่มผู้ติดต่อใน Outlook เวอร์ชันเดสก์ท็อปง่ายกว่าบนเว็บอีก

1. เปิด Outlook และเลือกไอคอน ผู้คน ใกล้มุมซ้ายล่าง (สำหรับสลับระหว่างอีเมล งาน ผู้คน และปฏิทิน)

2. จากแถบเครื่องมือ ให้เลือก กลุ่มผู้ติดต่อใหม่ (หากองค์กรใช้ Microsoft 365 อาจเห็นปุ่มกลุ่มใหม่ด้วย แต่เราจะใช้กลุ่มผู้ติดต่อใหม่เพื่อส่งอีเมลกลุ่ม)

3. ในหน้าต่างกลุ่มผู้ติดต่อที่ปรากฏ ให้ตั้งชื่อกลุ่ม แล้วเลือก เพิ่มสมาชิก และเลือกแหล่งที่มาของสมาชิกใหม่ ตัวเลือกอาจรวมถึง จากผู้ติดต่อ Outlook, จากสมุดที่อยู่, หรือ ผู้ติดต่ออีเมลใหม่

4. ค้นหาบุคคลที่ต้องการเพิ่มทีละคน ตรวจสอบให้แน่ใจว่ารายการถูกเน้น แล้วเลือกปุ่ม สมาชิก (หรือดับเบิลคลิกรายการ) เพื่อเพิ่ม เมื่อเสร็จแล้วเลือก ตกลง
5. ปิดหน้าต่าง ตอบ ใช่ หากถูกถามว่าต้องการบันทึกการเปลี่ยนแปลง
6. ตอนนี้เมื่อสร้างอีเมลใหม่ คุณสามารถพิมพ์ชื่อกลุ่มผู้ติดต่อในช่อง ถึง กลุ่มจะถูกเพิ่มเข้าไป หากต้องการ คุณสามารถขยายรายชื่อกลุ่มได้ และ Outlook จะแทนที่กลุ่มด้วยสมาชิก แต่เตือนไว้ก่อน: จะไม่สามารถยุบรายการกลับได้อีก

กลุ่มผู้ติดต่อจะปรากฏเป็นรายการในสมุดที่อยู่ของ Outlook ดังนั้นคุณจะหาได้จากรายการเรียงลำดับตัวอักษร

วิธีแก้ไขกลุ่มผู้ติดต่อในแอปเดสก์ท็อป Outlook

ตอนนี้มาแก้ไขกลุ่มผู้ติดต่อที่มีอยู่ใน Outlook เวอร์ชันเดสก์ท็อป

1. เปิด Outlook และเลือกไอคอน ผู้คน ใกล้มุมซ้ายล่าง
2. ค้นหาและเลือกกลุ่มที่ต้องการแก้ไขในรายชื่อผู้ติดต่อ
3. ในแผงด้านขวา ให้เลือก แก้ไข จะนำคุณกลับไปที่หน้าจัดการกลุ่ม โดยสามารถเพิ่มหรือลบสมาชิกได้

ไม่ว่าคุณจะใช้ Outlook เวอร์ชันออนไลน์หรือแอปเดสก์ท็อป การใช้เวลาสัก 몇 นาทีสร้างรายชื่อเผยแพร่ Outlook ที่ใช้ซ้ำได้ จะคุ้มค่ามาก คุณจะรู้สึกดีที่ทำเช่นนั้น