Google มีวัฒนธรรมองค์กรที่น่าอิจฉาที่สุดแห่งหนึ่งของธุรกิจใดๆ ในโลก แต่สิ่งที่ทำให้ Google เป็นสถานที่ทำงานที่ยอดเยี่ยมอย่างแท้จริงคือจิตวิญญาณของการทำงานร่วมกันและแรงผลักดันสำหรับการทำงานเป็นทีม วัฒนธรรมเดียวกันนั้นสะท้อนให้เห็นในบัญชีรายชื่อเครื่องมือระบบคลาวด์ที่สร้างขึ้นเพื่อประสิทธิภาพการทำงานของทีม
มาดูเครื่องมือการทำงานร่วมกันของ Google หลายๆ อย่างกัน
1. Gmail
Gmail เป็นผู้ให้บริการอีเมลที่เป็นมิตรต่อผู้ใช้ โดยมีพื้นที่เก็บข้อมูล 15 GB ต่อบัญชี สิ่งที่คุณอาจไม่ทราบก็คือช่วยให้สามารถทำงานร่วมกันผ่านตัวเลือกการมอบหมายได้ ผู้รับมอบสิทธิ์สามารถอ่านและส่งอีเมลในนามของคุณขณะเข้าถึงบัญชีได้
ในการตั้งค่านี้ ให้ทำตามขั้นตอนง่ายๆ เหล่านี้:
- คลิก การตั้งค่า ปุ่ม (ไอคอนรูปเฟือง) แล้วเลือก
- เลือก บัญชีและการนำเข้า แท็บที่ด้านบน
- เลื่อนลงไปที่ ให้สิทธิ์เข้าถึงบัญชีของคุณ .
- ทำการเลือกของคุณสำหรับ ทำเครื่องหมายว่าอ่านแล้ว และ ข้อมูลผู้ส่ง
- คลิก เพิ่มบัญชีอื่น ป้อนที่อยู่ Gmail ของบุคคลที่คุณมอบหมายให้ แล้วคลิก ขั้นตอนถัดไป .
- ยืนยันที่อยู่อีเมลและคลิก ส่งอีเมลเพื่อให้สิทธิ์การเข้าถึง .
คุณจะถูกนำกลับไปที่การตั้งค่า Gmail ซึ่งคุณจะเห็นที่อยู่อีเมลของบุคคลนั้นในส่วนนั้น จะแสดงเป็นรอดำเนินการจนกว่าพวกเขาจะยอมรับคำเชิญและจะเปลี่ยนเพื่อแสดงถึงสิ่งนั้น
ผู้รับมอบสิทธิ์ของคุณมีเวลาเจ็ดวันในการยอมรับคำเชิญของคุณ เมื่อพวกเขาทำ พวกเขาจะเห็นบัญชีของคุณแสดงอยู่ใต้บัญชีของพวกเขาด้วยคำว่า Delegated พวกเขาเพียงแค่คลิกเพื่อจัดการกล่องจดหมายของคุณ
2. Google ปฏิทิน
Google ปฏิทินเป็นวิธีที่ยอดเยี่ยมในการจัดระเบียบชีวิตที่วุ่นวายของคุณ เครื่องมือนี้ยังสนับสนุนการแบ่งปัน ทำให้ปฏิทินของคุณบางส่วนหรือทั้งหมดเป็นแบบสาธารณะ เพื่อให้คนอื่นสามารถดูเมื่อคุณว่าง
ต้องการแชร์ปฏิทินกับคนเพียงคนเดียวใช่ไหม ง่าย!
- คลิก ตัวเลือก ปุ่ม (สามจุด) ทางด้านขวาของปฏิทินที่เกี่ยวข้องในรายการหลัก แล้วเลือก การตั้งค่าและการแชร์ .
- ในหน้าถัดไป ให้เลื่อนลงไปที่ แชร์กับบุคคลที่ต้องการ
- คลิก เพิ่มบุคคล แล้วป้อนที่อยู่อีเมลของบุคคลนั้น
- เลือก การอนุญาต กล่องแบบเลื่อนลงและเลือกสิทธิ์ที่คุณต้องการอนุญาต คุณยังสามารถเปลี่ยนแปลงได้ในภายหลังในส่วนเดียวกันของการตั้งค่า
- คลิก ส่ง .
คุณยังสามารถแบ่งปันของคุณโดยใช้ลิงก์ ในปฏิทินเดียวกัน การตั้งค่า ให้เลื่อนลงไปที่รวมปฏิทิน .
คุณจะเห็นตัวเลือก URL ต่างๆ สำหรับปฏิทินของคุณเป็น URL สาธารณะ, URL สาธารณะในรูปแบบ iCal และ URL ลับในรูปแบบ iCal
คัดลอก URL ที่สร้างขึ้นและส่งให้เพื่อนร่วมงาน เพื่อน หรือบุคคลอื่นที่คุณรู้จัก โปรดทราบว่าใครก็ตามที่ได้รับลิงก์จะสามารถเข้าถึงปฏิทินได้
ความสามารถในการแชร์ของ Google ปฏิทินนั้นยอดเยี่ยมสำหรับการวางแผนการประชุม เซสชันการศึกษา หรือกิจกรรมการทำงานร่วมกันอื่นๆ
3. Google ชีต
Google ชีตเป็นแอปสเปรดชีตที่คุณสามารถใช้ร่วมกับผู้อื่นได้พร้อมกัน ข้อดี เช่น การจัดรูปแบบตามเงื่อนไขและสูตรสเปรดชีตในตัวช่วยประหยัดเวลาสำหรับคุณและผู้ทำงานร่วมกัน คุณยังดูคนอื่นทำการแก้ไขแบบเรียลไทม์ได้อีกด้วย
หากต้องการแชร์สเปรดชีตของคุณ ให้ทำตามขั้นตอนเหล่านี้:
- คลิกปุ่ม แบ่งปัน ปุ่ม ที่มุมขวาบน
- เพิ่มที่อยู่อีเมลของคนที่คุณต้องการเข้าถึงสเปรดชีต
- คลิก ดินสอ และระบุว่าผู้อื่นสามารถดูแผ่นงาน แก้ไข หรือแสดงความคิดเห็นในแผ่นงานได้หรือไม่
- หรือคุณสามารถใช้ รับลิงก์ที่แชร์ได้ ตัวเลือกและส่งลิงค์ด้วยตนเอง เลือกสิทธิ์ในการดูและแก้ไขเมื่อดำเนินการดังกล่าว และคุณสามารถจัดกลุ่มข้อความหรือส่งอีเมลลิงก์ไปยังทีมของคุณได้
- คลิก เสร็จสิ้น เมื่อคุณเสร็จสิ้น
ต้องการส่งการแจ้งเตือนไปยังผู้ทำงานร่วมกันในแผ่นงานหรือไม่ เพียงคลิกขวาที่เซลล์ในแผ่นงานของคุณแล้วเลือกแสดงความคิดเห็น . จากนั้น พิมพ์ a เครื่องหมายบวก ตามด้วยผู้ทำงานร่วมกันเพื่อส่งการแจ้งเตือนไปยังที่อยู่อีเมลของพวกเขา
4. Google เอกสาร
Google เอกสารทำงานอย่างสมบูรณ์แบบในการรวมหัวของคุณร่วมกับเพื่อนร่วมทีม ใช้ในขณะที่เขียนรายการสิ่งที่ต้องทำ ระดมสมองสำหรับโครงการ หรือสิ่งอื่นใดที่ดีกว่าด้วยข้อมูลจากผู้อื่น
แชร์เอกสารกับผู้อื่นโดยใช้กระบวนการเดียวกับที่คุณใช้กับ Google ชีต (ด้านบน) คุณยังสามารถใช้ตัวเลือกลิงก์ที่แชร์ได้ที่มุมของช่องแชร์
ตัวเลือกอื่นที่คุณมีเมื่อแชร์ Google เอกสารหรือ Google ชีตคือการตั้งค่าขั้นสูง
- คลิกปุ่ม แบ่งปัน ปุ่มด้านบนขวา
- ในหน้าต่างป๊อปอัป คลิก ขั้นสูง .
- คุณจะเห็นลิงก์สำหรับแชร์ ผู้ที่มีสิทธิ์เข้าถึง และตัวเลือกในการเชิญคนอื่นๆ ได้ที่นี่
- ใต้ การตั้งค่าเจ้าของ คุณสามารถเลือกช่องสำหรับตัวเลือกเพิ่มเติมเหล่านั้นได้ ดังนั้น คุณจึงสามารถป้องกันไม่ให้ผู้แก้ไขเปลี่ยนการเข้าถึงหรือเพิ่มผู้อื่น และปิดตัวเลือกสำหรับผู้แสดงความคิดเห็นและผู้ดูในการดาวน์โหลด พิมพ์ หรือคัดลอก
ขณะดูเอกสาร ให้สังเกตไอคอนที่มีสีสันเหมือนธงพร้อมชื่อบุคคล พวกเขาบอกคุณว่าใครเป็นผู้รับผิดชอบในการเปลี่ยนแปลง
5. Google สไลด์
เตรียมพร้อมสำหรับการนำเสนอแบบกลุ่ม? หลีกเลี่ยงการโทรศัพท์และอีเมลไม่รู้จบเกี่ยวกับวิธีดำเนินการ และร่วมมือกับ Google สไลด์แทน เลือกเทมเพลตที่น่าดึงดูดเพื่อประหยัดเวลาในการออกแบบและทำให้คำของคุณปรากฏขึ้นพร้อมตัวเลือกแบบอักษรนับร้อย
เช่นเดียวกับ Google เอกสารและชีต ผู้อำนวยความสะดวกในการทำงานร่วมกันนี้ช่วยให้แก้ไขได้ทันทีโดยบุคคลที่ได้รับอนุญาต เพียงทำตามขั้นตอนที่คุ้นเคยในการให้สิทธิ์ด้วยปุ่ม แชร์ ปุ่มที่มุมขวาบนของหน้าต่าง
6. Google Keep
คิดว่า Google Keep เป็นเครื่องมือจัดการโครงการขั้นพื้นฐานที่สวยงาม คุณสามารถใช้เป็นที่สำหรับบันทึกย่อ ภาพวาด รายการ รูปภาพ และคลิปเสียง
- เริ่มแบ่งปันโดยคลิกที่ ผู้ทำงานร่วมกัน ไอคอน ที่ด้านล่างของโน้ต
- ป้อนชื่อบุคคลหรือพิมพ์ที่อยู่อีเมล
- คลิก บันทึก .
เมื่อเปิด Google Keep คุณจะเห็นคนสุดท้ายที่แก้ไขโน้ตพร้อมกับเวลา
7. Google Hangouts (แชท)
Google Hangouts จะเปลี่ยนชื่อเป็น Google Chat เป็นแอปรับส่งข้อความ ใช้เพื่อพูดคุยกับคนทีละคนผ่านข้อความหรือมากถึง 150 คน
คุณยังสามารถเปิดวิดีโอแชทกับผู้คนได้มากถึง 10 คน เริ่มการสนทนาใหม่โดยคลิกที่เครื่องหมายบวก . จากนั้นเพิ่มบุคคลด้วยชื่อ ที่อยู่อีเมล หรือหมายเลขโทรศัพท์ สุดท้าย เลือกว่าคุณต้องการการสนทนาทางข้อความ โทรศัพท์ หรือแฮงเอาท์วิดีโอ
ให้คนอื่นเข้าร่วมมากขึ้นโดยคลิกที่ไอคอนบุคคลและคลิก เชิญผู้คน ไอคอนที่ด้านบน จากนั้น ทำตามขั้นตอนเดียวกับที่คุณทำเมื่อสร้างแชท
8. Google Meet
Google Meet นั้นคล้ายกับ Google แฮงเอาท์มาก เนื่องจากทั้งคู่มีบริการแฮงเอาท์วิดีโอ อย่างไรก็ตาม Google Meet มีไว้สำหรับมืออาชีพและเป็นบริการแบบชำระเงิน แม้ว่าขณะนี้จะให้บริการฟรีเนื่องจากการแพร่ระบาดของโควิด-19 ในทางกลับกัน Google Hangouts เหมาะสำหรับผู้บริโภคมากกว่า
รองรับผู้เข้าร่วมได้สูงสุด 250 คนต่อการโทรสำหรับผู้ใช้ G Suite (ดูด้านล่าง) และ 100 คนด้วยบัญชี Google ส่วนตัว นอกจากนี้ คุณยังตรวจสอบคุณสมบัติการสตรีมสดและการบันทึกได้อีกด้วย
การเริ่มหรือเข้าร่วมการประชุมด้วย Google Meet เป็นเรื่องง่าย เพียงไปที่เว็บไซต์ กด เริ่มการประชุม หรือ ป้อนรหัสการประชุม และคุณอยู่ในทางของคุณ
โบนัส:G Suite
หากคุณกำลังทำงานร่วมกันด้วยเหตุผลทางธุรกิจ การลองใช้ G Suite อาจเป็นความคิดที่ดี G Suite คือโซลูชันแพ็กเกจของ Google สำหรับองค์กรทุกประเภท มีเครื่องมือทั้งหมดข้างต้น รวมทั้งเครื่องมืออื่นๆ อีกหลายอย่าง โดยพื้นฐานแล้วจะให้คุณเข้าถึงเครื่องมือทุกอย่างได้จากที่เดียว
Google ไดรฟ์เวอร์ชัน G Suite มีแผงการดูแลระบบส่วนกลางพร้อมคุณลักษณะการป้องกันข้อมูลรั่วไหล นอกจากนี้ยังมีคุณลักษณะการค้นหาที่ขับเคลื่อนด้วยการเรียนรู้ด้วยเครื่องที่ช่วยให้ผู้คนค้นหาไฟล์ได้เร็วขึ้น
หลังจากสิ้นสุดการทดลองใช้ฟรี 2 สัปดาห์ คุณจะชำระเงินเป็นรายเดือนต่อผู้ใช้ตามระดับชั้น
ซื้อ G Suite: $6 ถึง $25 ต่อเดือนต่อผู้ใช้ตามแพ็คเกจที่เลือกหลังจากทดลองใช้งานฟรีสองสัปดาห์
ใช้ประโยชน์จากเครื่องมือการทำงานร่วมกันของ Google
ทำความคุ้นเคยกับเครื่องมือเหล่านี้เป็นเรื่องง่าย นั่นเป็นเพราะกระบวนการทำงานบางอย่าง (เช่น การแชร์เอกสาร) ในแอปจะเหมือนกันทุกประการ และส่วนใหญ่ยังอนุญาตให้คุณทำงานคนเดียวหรือกับคนอื่นได้แม้จะไม่มีการเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ต
ด้วยเครื่องมือระดับมืออาชีพมากมาย (ฟรี!) จึงไม่มีข้อแก้ตัวที่จะไม่เป็นทีมที่ยอดเยี่ยม ดูข้อมูลเพิ่มเติมที่เครื่องมือการทำงานร่วมกันออนไลน์เพิ่มเติมเหล่านี้
