Google มีวัฒนธรรมองค์กรที่น่าประทับใจที่สุดในโลก แต่วัฒนธรรมการทำงานร่วมกันและแรงขับเคลื่อนทีมเวิร์กคือสิ่งที่ทำให้ Google เป็นที่ทำงานที่ยอดเยี่ยมจริง วัฒนธรรมเดียวกันนี้สะท้อนอยู่ในชุดเครื่องมือบนคลาวด์ที่สร้างขึ้นเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพทีม
มาดูเครื่องมือการทำงานร่วมกันของ Google หลายตัวกัน
1. Gmail
Gmail เป็นผู้ให้บริการอีเมลที่ใช้งานง่าย ให้พื้นที่จัดเก็บ 15 GB ต่อบัญชี สิ่งที่คุณอาจไม่รู้คือ มันยังรองรับการทำงานร่วมกันผ่านตัวเลือกการมอบหมายสิทธิ์ (Delegation) ผู้รับมอบสิทธิ์สามารถอ่านและส่งอีเมล نيابةคุณได้ในขณะที่เข้าถึงบัญชี
ในการตั้งค่า ให้ทำตามขั้นตอนง่ายๆ ดังนี้:
- คลิกปุ่ม การตั้งค่า (ไอคอนเกียร์) และเลือก ดูการตั้งค่าทั้งหมด
- เลือกแท็บ บัญชีและการนำเข้า ด้านบน
- เลื่อนลงไปที่ มอบสิทธิ์การเข้าถึงบัญชีของคุณ
- เลือกตัวเลือกสำหรับ ทำเครื่องหมายว่าอ่านแล้ว และ ข้อมูลผู้ส่ง
- คลิก เพิ่มบัญชีอื่น ป้อนที่อยู่อีเมล Gmail ของบุคคลที่คุณมอบสิทธิ์ และคลิก ขั้นตอนถัดไป
- ยืนยันที่อยู่อีเมลและคลิก ส่งอีเมลเพื่อมอบสิทธิ์การเข้าถึง
คุณจะถูกนำกลับไปที่การตั้งค่า Gmail โดยที่จะเห็นที่อยู่อีเมลของบุคคลนั้นในส่วนนี้ จะแสดงว่า "Pending" จนกว่าพวกเขาจะยอมรับคำเชิญ และจะเปลี่ยนสถานะเมื่อยอมรับแล้ว
ผู้รับมอบสิทธิ์มี 7 วันในการยอมรับคำเชิญ หลังจากยอมรับแล้ว พวกเขาจะเห็นบัญชีของคุณแสดงภายใต้บัญชีของพวกเขาพร้อมคำว่า "Delegated" พวกเขาเพียงแค่คลิกเพื่อจัดการกล่องจดหมายเข้าของคุณ
2. Google Calendar
Google Calendar เป็นวิธีที่ดีในการจัดระเบียบชีวิตที่วุ่นวายอย่างเป็นภาพรวม เครื่องมือนี้ยังรองรับการแชร์ ทำให้บางปฏิทินหรือทั้งหมดเป็นสาธารณะ เพื่อให้คนอื่นเห็นว่าคุณว่างเมื่อไหร่
ต้องการแชร์ปฏิทินกับคนเดียว? ทำได้ง่ายมาก!
- คลิกปุ่ม ตัวเลือก (สามจุด) ข้างปฏิทินที่เกี่ยวข้องในรายการหลัก และเลือก การตั้งค่าและการแชร์
- ในหน้าถัดไป เลื่อนลงไปที่ แชร์กับคนเฉพาะเจาะจง
- คลิก เพิ่มผู้คน และป้อนที่อยู่อีเมลของบุคคลนั้น
- เลือกเมนูดรอปดาวน์ สิทธิ์ และเลือกสิทธิ์ที่ต้องการให้ สามารถเปลี่ยนได้ภายหลังในส่วนการตั้งค่าเดียวกัน
- คลิก ส่ง
คุณยังสามารถแชร์ผ่านลิงก์ได้ ที่หน้า การตั้งค่า ของปฏิทินเดียวกัน ให้เลื่อนลงไปที่ รวมปฏิทิน
คุณจะเห็นตัวเลือก URL ต่างๆ สำหรับปฏิทินของคุณ เช่น URL สาธารณะ, URL สาธารณะในรูปแบบ iCal, และ URL ส่วนตัวในรูปแบบ iCal
คัดลอก URL ที่สร้างขึ้นและส่งให้เพื่อนร่วมงาน เพื่อน หรือคนอื่นๆ ที่คุณรู้จัก โปรดระวังว่า ใครก็ตามที่ได้ลิงก์สามารถเข้าถึงปฏิทินได้
ความสามารถในการแชร์ของ Google Calendar เหมาะสำหรับการวางแผนการประชุม ช่วงเรียนรู้ หรือกิจกรรมทำงานร่วมกันอื่นๆ
3. Google Sheets
Google Sheets เป็นแอปสเปรดชีตที่คุณสามารถใช้งานร่วมกับผู้อื่นพร้อมกันได้ ข้อดีเช่น การจัดรูปแบบตามเงื่อนไขและสูตรสเปรดชีตในตัวช่วยประหยัดเวลาให้คุณและผู้ร่วมงาน คุณแม้แต่จะเห็นผู้อื่นแก้ไขแบบเรียลไทม์ได้
ในการแชร์สเปรดชีต ให้ทำตามขั้นตอนเหล่านี้:
- คลิกปุ่ม แชร์ มุมขวาบน
- เพิ่มที่อยู่อีเมลของผู้ที่คุณต้องการให้เข้าถึงสเปรดชีต
- คลิกไอคอน ดินสอ และระบุว่าผู้คนสามารถดู แก้ไข หรือแสดงความคิดเห็นได้
- หรือใช้ตัวเลือก รับลิงก์ที่แชร์ได้ และส่งลิงก์ด้วยตน เอง เลือกสิทธิ์การดูและแก้ไขเมื่อทำเช่นนั้น และส่งข้อความกลุ่มหรืออีเมลลิงก์ให้ทีม
- คลิก เสร็จสิ้น เมื่อเสร็จ
ต้องการส่งการแจ้งเตือนให้ผู้ร่วมงานในชีท? เพียงคลิกขวาที่เซลล์ในชีทของคุณและเลือก ความคิดเห็น จากนั้น พิมพ์เครื่องหมายบวก ตามด้วยชื่อผู้ร่วมงาน เพื่อส่งการแจ้งเตือนไปที่อีเมลของพวกเขา
4. Google Docs
Google Docs เหมาะสำหรับการร่วมคิดกับเพื่อนร่วมทีม ใช้ขณะเขียนรายการทำงาน สมองสตอร์มโครงการ หรือสิ่งอื่นๆ ที่ดีขึ้นเมื่อมีส่วนร่วมจากผู้อื่น
แชร์เอกสารกับผู้คนผ่านกระบวนการเดียวกับ Google Sheets (ดูด้านบน) คุณยังสามารถใช้ตัวเลือกลิงก์ที่แชร์ได้ในมุมของกล่องการแชร์
ตัวเลือกอื่นๆ เมื่อแชร์ Google Docs หรือ Google Sheets คือการตั้งค่าขั้นสูงบางอย่าง:
- คลิกปุ่ม แชร์ มุมขวาบน
- ในหน้าต่างป๊อปอัป คลิก ขั้นสูง
- ที่นี่คุณจะเห็นลิงก์สำหรับแชร์ ผู้ที่มีสิทธิ์เข้าถึง และตัวเลือกเชิญผู้คนเพิ่มเติม
- ภายใต้ การตั้งค่าเจ้าของ คุณสามารถติ๊กเครื่องหมายเพื่อเลือกตัวเลือกเพิ่มเติม ดังนั้นคุณสามารถป้องกันไม่ให้ผู้แก้ไขเปลี่ยนสิทธิ์การเข้าถึงหรือเพิ่มผู้อื่น และปิดใช้งานตัวเลือกสำหรับผู้แสดงความคิดเห็นและผู้ดาวน์โหลด พิมพ์ หรือคัดลอก
ขณะดูเอกสาร ให้สังเกตไอคอนสีสันที่คล้ายธงพร้อมชื่อผู้คน พวกเขาบอกคุณว่าใครเป็นผู้รับผิดชอบในการเปลี่ยนแปลง
5. Google Slides
กำลังเตรียมการนำเสนอแบบกลุ่ม? หลีกเลี่ยงการโทรศัพท์และอีเมลที่ไม่มีที่สิ้นสุดเกี่ยวกับวิธีดำเนินการ และทำงานร่วมกันด้วย Google Slides แทน เลือกเทมเพลตที่น่าสนใจเพื่อประหยัดเวลาออกแบบ และทำให้คำพูดโดดเด่นด้วยร้อยๆ แบบอักษร
เช่นเดียวกับ Google Docs และ Sheets เครื่องมือช่วยการทำงานร่วมกันนี้อนุญาตให้บุคคลที่ได้รับอนุญาตแก้ไขแบบเรียลไทม์ได้ เพียงปฏิบัติตามกระบวนการมألوفในการให้สิทธิ์พิเศษด้วยปุ่ม แชร์ มุมขวาบนของหน้าต่าง
6. Google Keep
คิดถึง Google Keep ว่าเป็นเครื่องมือจัดการโครงการพื้นฐานที่สวยงาม คุณสามารถพึ่งพาได้เป็นที่สำหรับบันทึก ศิลปะ รายการ รูปภาพ และคลิปเสียง
- เริ่มแชร์โดยคลิกไอคอน ผู้ร่วมงาน ล่างของบันทึก
- ป้อนชื่อบุคคลหรือพิมพ์ที่อยู่อีเมลของพวกเขา
- คลิก บันทึก
เมื่อคุณเปิด Google Keep คุณจะเห็นผู้ที่แก้ไขบันทึกล่าสุดพร้อมกับเวลา
7. Google Hangouts (Chat)
Google Hangouts ซึ่งจะเปลี่ยนชื่อเป็น Google Chat เป็นแอปการส่งข้อความ ใช้สำหรับคุยกับคนละคนผ่านข้อความ หรือถึง 150 คน
คุณยังสามารถเริ่มแชทวิดีโอได้สูงสุด 10 คน เริ่มการสนทนาใหม่โดยคลิก เครื่องหมายบวก จากนั้น เพิ่มผู้คนโดยชื่อ ที่อยู่อีเมล หรือเบอร์โทรศัพท์ สุดท้าย เลือกว่าคุณต้องการการสนทนาข้อความ โทรศัพท์ หรือวิดีโอโทร
ให้ผู้คนเพิ่มเติมเข้าร่วมได้โดยคลิกไอคอนคน และคลิกไอคอน เชิญผู้คน ด้านบน จากนั้นทำตามกระบวนการเดียวกับตอนสร้างแชทครั้งแรก
8. Google Meet
Google Meet คล้ายกับ Google Hangouts เพราะทั้งคู่ให้บริการโทรวิดีโอ อย่างไรก็ตาม Google Meet กำหนดให้กับมืออาชีพและเป็นบริการเสียค่าใช้จ่าย แม้จะฟรีชั่วคราวเนื่องจากโควิด-19 Google Hangouts เน้นไปที่ผู้บริโภคมากกว่า
รองรับผู้เข้าร่วมได้สูงสุด 250 คนต่อการโทรสำหรับผู้ใช้ G Suite และ 100 คนกับบัญชี Google ส่วนตัว นอกจากนี้ยังมีฟีเจอร์สตรีมสดและบันทึกวิดีโอ
การเริ่มหรือเข้าร่วมการประชุมด้วย Google Meet เรียบง่าย แค่ไปที่เว็บไซต์ กด เริ่มการประชุม หรือ ป้อนรหัสการประชุม และคุณก็พร้อมแล้ว
โบนัส: G Suite
หากคุณทำงานร่วมกันเพื่อเหตุผลทางธุรกิจ การตรวจสอบ G Suite อาจเป็นความคิดที่ดี G Suite เป็นโซลูชันแบบแพ็กเกจของ Google สำหรับองค์กรทุกประเภท ให้เครื่องมือทั้งหมดข้างต้น รวมถึงอีกหลายอย่าง โดยปฐมพื้นฐาน ให้คุณเข้าถึงทุกเครื่องมือจากที่เดียว
เวอร์ชัน G Suite ของ Google Drive มีแผงควบคุมการจัดการศูนย์กลางพร้อมคุณสมบัติป้องกันการสูญหายข้อมูล ยังประดิษฐ์ค้นหาที่ขับเคลื่อนด้วย Machine Learning ช่วยให้ผู้คนหาไฟล์ได้เร็วขึ้น
หลังจากทดลองใช้ฟรี 2 สัปดาห์ คุณจะจ่ายค่าบริการรายเดือนต่อผู้ใช้ตามระดับแพ็กเกจ
ซื้อ G Suite: 6 ถึง 25 ดอลลาร์ต่อเดือนต่อผู้ใช้ ตามแพ็กเกจที่เลือก หลังทดลองใช้ฟรี 2 สัปดาห์
ใช้ประโยชน์จากเครื่องมือทำงานร่วมกันของ Google
การคุ้นเคยกับเครื่องมือเหล่านี้เรียบง่าย เพราะกระบวนการทำงานบางอย่าง (เช่น การแชร์เอกสาร) เหมือนกันในทุกแอป และส่วนใหญ่อนุญาตให้คุณทำงานต่อได้คนเดียวหรือร่วมกัน แม้ไม่มีอินเทอร์เน็ต
ด้วยเครื่องมือมืออาชีพมากมายที่ใช้ฟรี! ไม่มีข้ออ้างให้ทีมของคุณไม่เก่งขึ้น สำหรับข้อมูลเพิ่มเติม ดูเครื่องมือทำงานร่วมกันออนไลน์เพิ่มเติมเหล่านี้
